总经理要掌握的沟通技巧在一些机制比较健全的大中型公司,通常设有董事会。董事会是股东会或企业职工股东大会这一权力机关的执行机构,负责公司或企业的指挥与管理,对公司股东会或企业股东大会负责并报告工作。因此,总经理怎样与董事会打交道,关系着信息能否传达顺畅,决策能否完善,执行能否到位,最终直接影响企业的效益,决定了企业的发展。
1走出“极端”的沟通误区
总经理与董事会的沟通,是一种向上沟通,怎样的沟通方式能够取得好的沟通效果,是每个总经理需要迫切希望知道的。事实上,想了解正确的沟通方式,可以先从了解错误的沟通方式开始,这样就可以避免犯错,自然有助于提高沟通效果。以下是两种常见的沟通误区,需要总经理们避免。
误区一:自以为是,抛开董事会。
现代企业中,有些总经理比较强势,他们自以为是,不把董事会放在眼里:董事会的意见,他们不认真听;董事会的决策他们也不认真执行,而是只按照自己的想法管理公司、做决策。
在与董事长或董事会进行上向管理沟通时,自以为是的总经理最常见的错误是把董事会当傻子,对董事会的意见、决策建议充耳不闻。理由是:我是总经理,我天天与公司具体业务打交道,因此我对企业的具体情况和公司的业务最了解;而董事会不参与公司具体的经营管理实践,对公司运行的许多细节问题不了解,既然如此,那么在具体的战略、战术决策问题方面,董事会应该重视我的意见,甚至要对我的意见洗耳恭听,而不应该对我的想法和看法说三道四、评头论足,更不能让我这“内行”的总经理执行“外行”的董事会的决议。
如果总经理有了这种沟通心态,就会导致一系列恶果的产生。
首先,总经理自以为是,不听董事会的建议,置董事会的决策意见于不顾,会让自己变得固执己见,认为自己的想法是最高明的,那么结果只会让总经理变得目中无人、狂妄自大。试问,这样的总经理谁会喜欢呢?
其次,总经理自以为是会严重影响与董事会之间的关系。双方商量来商量去,无法达成一致意见,既浪费了时间,也导致了双方互相有成见。这就是为什么很多企业的重大决策经常议而不决,议而难决的原因。
再次,不把董事会放在眼里的总经理,既会伤害董事会成员,也会让自己成为他们的公敌,使董事会成员不自觉地扭曲正常的决策态度和意向,导致决策时带着个人成见、情绪,影响决策的气氛和决策的质量。
最后,总经理把董事会的决议丢在一边,明明董事会给出了明确的决策,但总经理如果自说自话,肆意歪曲董事会的决议,就会导致董事会的权威性丧失。
错误的向上沟通方式,被称之为强势总经理沟通模式。通常来说,那些居功自傲或自我膨胀过度的总经理喜欢采用这种沟通模式。如果总经理坚持不改这个习惯,就会导致一个后果——导致董事会暂时出现一些混乱,但最终不会解体,反而会变得更加强硬,董事会成员会团结起来,坚决维护自己的利益和权威性。
与此同时,总经理可能会被“杯酒释兵权”,更有甚至直接被“请走”或“驱逐出境”,从而直接影响总经理本人的利益和发展,当然对企业也会带来极大的负面影响。
另外,值得注意的是,无论总经理个人的意见正确与否,采用强势沟通模式,对企业和个人都是没有好处的。因为没有人会喜欢咄咄逼人、盛气凌人的总经理。因此,总经理在董事会面前有必要适当示弱,这是一种智慧的表现。
实践经验证明:你的意见越正确,你越需要尊重别人,倾听别人的看法和建议,正因为你处于强势地位,你更应该保持低调、学会克制,应该自觉加强与董事会的沟通,以达成真正的共识。如今是合作时代,逞匹夫之勇表面上非常风光,实际上,这种总经理通常不会有什么好下场。
误区二:唯唯诺诺,屈从于董事会。
既然不能让董事会听我的,反过来,我老老实实听董事会的行不行?我既然不能逞匹夫之勇,那我就乖乖的,行不行?不行,或者说短期行,但是从长远来看不行。
与前一种沟通相反,有的总经理面对董事会时,显得自信心不足,唯唯诺诺,他们的理由是:“我是董事会的雇员,我必须成为董事会最信得过的人”。要知道这种沟通模式,是绝对不行的。
现代企业中,有些总经理采取弱势沟通模式。为了避免沟通的麻烦,或为了不触怒董事会,或为了保住自己的职位和高薪,或为了少承担一些责任,往往对董事会唯命是从,不论大事小事,只要能请示就一概让董事会拍板。
这种沟通模式可以消除任何因为意见不一而导致的争吵和辩论,看似气氛非常和谐,然而,与此同时,总经理这一主体就失去了存在的意义。总经理在董事会决策和企业重大决策过程中,发挥不了应有的作用和意义。总经理变成了没有自己思维的传声筒,其作用不是真正的总经理,而成了秘书。
产生这种沟通现象的原因有两方面,既有总经理自己的原因,也有董事会的原因。
总经理方面的原因包括以下几点:
首先是总经理个人的原因,个人意志力薄弱,抗压能力差,经不起不同意见的磨合,或者没有承担责任的勇气,没有坚持己见的信心。
其次是总经理对自己的工作或企业缺乏真正的使命感和责任心,对企业的发展不太关心,只想拿个高薪,混口饭吃。所以,听命于董事会,做做样子,落一身轻松。
再次是因为总经理缺乏沟通能力,几次决策和建议被董事会否定之后,就自卑、失落,干脆不主动提意见了,心想:我提意见你们还不采纳,那好,我全听你的,更省心。
最后是总经理与董事会某些成员有私人关系,不是由于才德而是由于其他原因而被任命为总经理,因此不敢明目张胆地发表自己的正确意见。
关于董事长或董事会的原因有:董事会或董事长太过强势,他没有倾听总经理意见的欲望,即董事会尤其是董事长或其他核心人物在管理沟通方面存在问题。在董事长与总经理两职分离的企业,董事长通常既是法定代表人,又是党委书记,因此实际上,董事长是极其“强势”的人物。此时,如果总经理能力弱、性格比较软,那么他就容易变成“第一副总”或“常务副总”。
写给总经理的话
身为总经理应该明白,自己并非古语所说的那样“一人之下,万人之上”,因此,你没有理由自以为是。当然,虽然上有董事会,你也不必感到总经理一职有多么卑微,无须唯唯诺诺,你只要保持平常心来行使总经理的职权就可以了。
2调查不足,失信于董事会
还有一种总经理,他们既没有对董事会不予重视,也没有失去自己的立场,对公司里的重大事务的决策有自己的看法和意见,但是他们仍然不能和董事会实现畅通的沟通。总经理送给董事会报告时总是拖拉,或者总是被董事会一次次打回来重做,搞得总经理莫名其妙:我没有欺骗董事会啊,也没有隐瞒客观情况,更没有在公司公事中掺杂个人私心杂念,完全是从公司的利益和长远发展来考虑的,为什么董事会不理解我的心情呢?
有家公司的总经理屡次遭到董事会的“退稿”,最后该总经理泄气了,想一走了之不干了,而该公司不能没有这位总经理,一旦他离开了,会严重影响职工的情绪,后果不堪设想。
后来董事会一个成员私底下告诉总经理,说董事会之所以那么对待他,是因为他的态度有问题。比如,提供给董事会的报告过于简单,不够专业,从董事会决策角度来看,明显存在信息不足、调查不深入等问题。
某跨国公司驻上海的分公司中,朱先生就是这样一位总经理,他上交给董事会的策划报告,大都没有经过仔细的市场调研。他有一个工作习惯,就是利用网络查询他所要的资料,不了解实地的情况,然后根据网络资料做一个项目策划。
虽然资料很多,但是可借鉴的具有实用性的资料却不多,因此,朱先生的策划总是缺乏深度,董事会看了他的策划,觉得点子不错,但是他们却看不到可行的措施。因此,总是把他的策划报告压在那里,迟迟不拿出来讨论。
有一次,朱先生做了一个自认为非常不错的投资项目策划方案,他信心百倍地将其交给董事会,想尽快得到答复。却不料一个星期过去了,也不见董事会得出讨论结果。于是朱先生去找董事会询问情况。
一位董事会成员告诉他:“朱总,我们看了你的项目投资计划,非常不错,但是这个总价值近800万元的投资项目,你的投资分析报告只有可怜的一张纸,这是不是有点太小气了呢?”
朱总解释道:“这不重要,重要的是策划如果有价值,那就干吧。”
对方告诉他:“是这样的,你的分析太少,那么说服力就太小,我们董事会成员怎么敢贸然答应你的策划方案呢?万一出了差错怎么办?”
见朱总不说话,对方又说:“如果你真的对这个项目很有信心,那就回去做一个深度分析报告吧,多去实地考察,这样得到的资料更有说服力。这样才能保证你的策划方案有实际价值……”
也许朱总的项目策划很有价值,但是由于董事会对具体细节问题不像总经理人那么了解,因此,董事会要求总经理提供更多的资料,这是很自然的事情。因为缺少必要的决策信息,董事会无从决策。
在这些事上,董事会的做法显然也不对,即董事会或董事长如果对总经理有什么要求,应该及时与之沟通和说明,而不是把总经理搁在一边,让他去猜哑谜,给本已郁闷不已的总经理增加疑惑或忧虑。
值得关注的是,当总经理与董事会之间沟通严重不足时,董事会和总经理互相之间会产生严重的误会。比如,董事会可能会觉得总经理是有意不提供充足的调查信息的,原因在于总经理心虚,不敢提供足够信息给董事会;而总经理非常生气,认为董事会侮辱自己的人格,对自己的一片真心不尊重、不信任,对从事具体企业经营管理的人不理解。
写给总经理的话
即便你对公司一片诚心,一片好意,真心想提出有价值的项目,但是如果你的调查不足,董事会也是没有办法采纳你的建议。因此,只有充分调查,用客观事实说话,才能有效地说服董事会作出决策。
3决策失误,推卸责任
还有一种总经理比较狡猾,他们具有丰富的人生阅历,城府较深,有强烈的自我保护意识,内心信奉的是见风使舵、明哲保身的人生哲学。这种总经理并不缺乏能力,甚至可以说他们通常才智过人,但在多年的实践中,他们过于看重个人的利益和职位的升迁,而把企业和集体利益放在次要位置,而且往往曾经遭受过挫折,有刻骨铭心的教训。
一般来说,这种总经理的沟通能力很强,能够把握董事会的心态和企业发展的大局,但在设计企业决策方面,他们喜欢耍手段,巧妙地把决策的权利和义务返还给董事会,目的就是为了逃避决策带来的风险和责任。
伍先生是某零售公司的总经理,他做人做事非常有心计,生怕自己在总经理的岗位上做错了事情,从而承担责任。当下属提出不错的销售建议时,他从来不当面答应,而是对下属说:“你写一个书面的建议书,把你的想法和理由写清楚”。等下属把建议书给他之后,他就将建议书递交给董事会,让董事会来决定。
这样即使到时候下属的计划出问题了,他也没有什么责任,因为建议不是他审批的,他没有直接责任。一段时间后,董事会发现了伍先生这一毛病,于是对他说:“一些小事、下属的建议,你完全有权批准或是放弃,没必要往我们这里递交,那样会影响办事效率的。”
伍先生答应了董事会的要求,从那以后,下属所提的建议,伍先生基本上不予批准,因为他害怕决策失误承担责任,因此,干脆来个最保险的做法。但是这又导致下属的意见和想法被压抑,员工对他非常不满,有些员工直接向董事会递交意见书,说伍先生不听下属建议、在岗位上毫无作为。董事会对伍先生做了一番考核和评价后,发现他确实毫无作为,于是将其从总经理的位置上换下来了。