塞缪尔·斯迈尔斯指出,确定实现目标的优先次序有两个依据:根据紧急性或根据重要性。
要把主要精力放在可以获得最大回报的事情上,而别将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上。
对于一个想干事业的人来说,必须分清事情的主次,哪些是需要做的,哪些是不需要做的,哪些事关照一下就行,哪些事干脆应该放弃……从而为自己去做最重要的事留下充足的时间和最多的精力。否则你就是一个不能驾驭时间的人,并会因此而使自己的梦想成为泡影。
根据塞缪尔·斯迈尔斯的建议,每一位有心的现代人都制订一份自己在一段时间里的详尽工作计划,并在每天结束前精确地安排明天的工作。
大多数的人是根据紧急性确定工作次序,所以他们会花很多时间去救火,而重要的工作却直到期限临头才着手。
如果你是根据紧急性来定优先次序,可能会分为三类:
必须今天做好。
应该在今天做好。
应该在某个时间做好,但是还不急。
假定你准备两个月内完成一项工作。明显的,你不会把这件工作列为第一类,因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类,但也可能不会,因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类,直到期限迫近时,你会发现很难找到专家来帮忙,而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己,并且说下次一定要早点完成。但你还是不会,因为到时候你会以同样的理由,把工作拖延到最后。
一般来说,我们可以根据重要性来定优先次序,而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待办工作表,首先,从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题,来检视某一项工作。如果是,就在前面打一个记号,然后按照你要去做的先后次序标上数字,标先后次序的时候要考虑两个因素:紧急性和时间效益率。
时间效益率只是一种评估方式,使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要,也没有紧急性,但是做这件工作获益很大,所用的时间也不多,则仍然要先办好它。例如,你一天最重要的工作是拟定一项报告,而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事,那么在你开始草拟你的报告之前,用几分钟的时间把这些小事分配下去,被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。
“先做重要事情”这项原则也有例外,你会发现不要在一天的开始做最重要的事情,而另分配一段时间,集中精神去做会更好。
在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后,也同样的把比较不重要的事项编上优先次序,然后努力按照次序去做。你已经有了一个比赛计划了,你一天的“产量”将会比你做完了一件工作之后,再停下来为要做的事定优先次序要大得多。
老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”入手,而效力是一个含意更广、更有用的观念。
效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。
例如,为了即将召开的一项会议,你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看,你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否为最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看,你就会问自己,打电话给这些人,是不是把时间做最佳的运用,你也许会考虑另一种联络方法;你也会考虑把打电话的事派给别人做;或把会议完全取消掉,好把时间用在更有用的地方。
健全的时间管理,应该以效力优先、效率次之的观念为出发点。