3M公司推出了一款很人性化的产品，名为防偷窥护目镜，用来安装在计算机屏幕上。防偷窥护目镜除护眼的功能外，其目的就是使得除了使用者本人以外，从其他角度经过或是观察的人，因为角度关系，看不到计算机屏幕上所显示的内容。产品推出以后，有两种反应。一种是赞成，认为应该保证个人使用计算机时，即使受到干扰，其他人也无法一目了然地看见个人计算机的使用状况，保护了个人隐私；另一种当然是持反对立场，认为如果在上班时间的办公室里，装了防偷窥护目镜，似乎就“预谋”处理私务。没想到一款创意的产品会产生这样两极的想法。
我们当然不针对此产品发表任何看法！但是作为老板或主管阶层，往往有个共同的经验，那就是办公室里巡视一圈，远远看到所有人都在埋头干活，非常认真、辛苦！想贴身去慰问辛劳的员工，哪知一近看，竟然发现许多人都在QQ或MSN上。此时老板心中肯定想着，公司难道花钱请你来聊天的不成？
相反，有些公司的老板，却反其道而行地允许员工上班时间上QQ、MSN，或类似的交流网络。通过QQ等的联系，可能10秒内就能完全沟通好一则信息。若是要打电话，除了电话占线与电话费费用不说，至少也得花上几分钟；若碰到对方不在，还得留言；在同一家公司找人谈事，也不必等走到位子旁，才发现人不在。此外，透过QQ上的一些使用者的昵称，有时还可以了解对方当天的情绪，避免误踩“地雷”惹人烦心，也能适时表达关心。
目前禁用QQ的原因，除了认为上班聊天的想法以外，最常见的理由不外乎信息体系的安全与工作效率的考虑。在信息体系的安全方面，企业应可通过如网络监控与一些保护软件来确保。而阻挡QQ使用的作为，随着Skype、You Tube等的兴起，这种趋势越来越难以禁止，也代表着企业未来遇到的困扰只会多不会少。这时候，信息体系的安全问题就更加刻不容缓！然而随着互联网技术的发展，信息体系的安全问题总会有人提出解决方案（毕竟有人专门靠此赚钱），与其拼命防堵员工偷懒，还不如在工作效率的管控上尽力，因为即使禁用QQ，没效率的人恐怕还是没效率（还能骗加班费），有效率的人反倒丧失互联网带来的便利性。所以笔者建议老板们要实施的不是严格禁止，而是软硬兼施，在“组织文化”的建立与“工作管理”上多花点心思，会产生更大的效益。以下就针对上述两点进行简明扼要的说明。
一、组织文化
组织文化是组织成员共有的信念系统，它会大致决定组织成员的行为。因此要提升工作效率，老板必须塑造两方面的文化。
（一）道德的文化
做一个大家都看得到的模范
传达你所期望的道德水平，使员工自觉自愿且彼此监督
公开地奖励道德行为与处罚不道德行为
（二）学习的文化
发展员工能力以实现其真正的愿望，同时在组织中培育出具影响力的创意模式
鼓励员工创新和冒险
这不是谈高调、讲理想，因为除了是时代必走的潮流外，已经有太多的成功标杆告诉我们，不要把员工先假设成上班在混，疏导与纳入正常管理才能根本解决问题！塑造上述两方面的文化，才能让企业一方面对员工行为有所规范，另一方面又不会限制住员工的自主性及创意。例如，被美国《财富》杂志评为最好的雇主，也是最受欢迎的网站谷歌（Google），就与众不同地设了一个“文化长”（Chief Culture Officer）的职务。该职务的任务非常简单：保持谷歌独特的文化，使员工感到快乐，尽量发挥。几年前，权威的管理论坛调查了近200个中外CEO，问他们最担心组织管理的问题是什么，排名第一的竟是“员工不愿真诚地与老板沟通”！几年前的一本全球畅销书《顾客第二！员工第一！》也是在阐述这种理念。
二、工作管理
有些企业施行绩效管理，期初没制订清楚的目标，期末主管仅凭印象考核。中间员工在做什么，做得好不好，没人管控，没人检讨！学管理的都知道，绩效管理是一种“手段”而非“目的”！是一种作为提升员工绩效所施行的管理手段。但大多数的企业，却总是当“目的”在运用，用来作为加薪升迁或奖金的唯一依据。如此的工作管理，员工的绩效当然是得过且过、吃吃大锅饭。不用管理员工上班时在做什么，只要针对工作做好管理，上不上QQ根本不是重点。管理者的管理能力，是看管理者不在的时候，员工都在干什么，而不是管理者看得到的时候，员工在干什么。也就是说，老板巡视一圈发觉大家都没在QQ上，也不必窃喜。如果你不在的时候又是如何呢？
将工作管理好，是从事管理者一生追求的目标与任务，而公司要如何做到工作的管理甚至是工作的简化，我建议要先区分该项工作是例行性的还是项目性的，然后从以下两点切入。
（一）从流程切入（例行性工作）
以流程为基础，重新检视投入（IN PUTS）（时间、人力等）与产出（OUT PUTS）的合理性，所有管理的衡量重点，都是产出÷投入的比例关系
针对不合理的事（如流程执行过于冗长，签核过程的积压公文，等等）加以消除、整合、简化与信息化
针对不合理的人（如3个人的工作明明2个人即可完成）加以调整
（二）从项目管理切入（项目性工作）
制订项目计划书，明确地定义项目目标以及达成此目标的策略
利用WBS（Work Breakdown Structure，工作分解结构）管控项目进度当然要让“组织文化”与“工作管理”并行是需要投入许多精力与时间的，不过一旦有此体会并愿意付诸实现，我想老板们反倒该担心如果没有QQ，那还真不知道该如何是好！当然，在考虑上班施行QQ开放之前，要先建立更好的管理模式与员工成熟度，就像我前面所说的基本问题，如信息体系的安全。我在中国大陆进行咨询与训练多年，发现平均有15%的人的计算机存在病毒，而U盘的中毒率大约在20%以上，个人是该检讨使用这类工具习惯了！
总之，不上QQ不能代表工作绩效好！相反，如果上QQ工作绩效能达到或超越老板制订的具体标准，那么身为主管的你又何须费心呢？所以，员工工作有没有绩效才是老板应该费心的管理重点！与上不上QQ无关！你说不是吗？
