2.5.2 财务管理信息系统需求分析
作为财务管理信息系统的使用者，无论采用哪种开发方式、采用什么样的开发方法，需求分析都是必须做的。只有通过需求分析，才能将系统功能和性能的总体概念描述为具体的软件需求说明，从而奠定开发的基础。需求分析工作是一个不断认识和逐步细化的过程，它将总体规划阶段确定的软件工作域逐步细化到可详细定义的程度。
需求分析不只是开发人员的事，使用者也起着至关重要的作用。使用者必须对系统功能和性能提出初步要求，系统分析人员在认真了解使用者要求的基础上，细致地进行调查分析，把使用者的要求转换成系统逻辑模型，并准确地用系统需求说明书表达出来。下面以结构化开发方法的需求分析为例说明这个阶段的目标和财务人员所要做的工作。
1.需求分析的目的
需求分析所要做的工作是描述目标系统的功能和性能，确定系统设计的限制和本系统同其他系统的接口细节，以及定义系统的其他有效性需求。
系统分析员通过需求分析，细化对系统的要求，给系统开发提供—种可转化为数据设计、结构设计和过程设计的数据与功能表示。系统开发完成后，系统需求说明书将作为评价软件质量的依据。
信息系统开发的最终目的是实现目标系统的物理模型，即解决怎么做的问题，物理模型是由逻辑模型实例化得到的，与物理模型不同的是，逻辑模型不考虑实现机制与细节，只描述系统要完成的功能和处理的数据。需求分析的任务就是借助于现行系统的逻辑模型导出目标系统的逻辑模型，解决目标系统“做什么”的问题。从现行系统获得目标系统的步骤可以表示。图中对现行系统进行分析，并获得目标系统逻辑模型的过程即为需求分析。
（1）获得现行系统的物理模型。现行系统可能是需要改进的计算机处理系统，也可能是手工系统，或者部分手工处理、部分计算机处理的系统。在这一步首先分析、理解现行系统是如何运行的，了解现行系统的组织机构、输入/输出、资源利用情况和日常数据处理过程，并用一个具体模型来反映分析者对现行系统的理解。现行系统的物理模型应客观地反映实际情况。
（2）抽象出现行系统的逻辑模型。在理解现行系统“怎样做”的基础上，抽取其“做什么”的本质，从而从现行系统的物理模型抽象出现行系统的逻辑模型。抽象的过程就是区分决定物理模型的本质因素和非本质因素，并去掉非本质因素，从而获得反映系统本质的逻辑模型的过程。
（3）建立目标系统的逻辑模型。分析目标系统与现行系统逻辑上的差别，明确目标系统到底要“做什么”，从而从现行系统的逻辑模型导出目标系统的逻辑模型。具体做法是：
1）决定变化的范围，即决定目标系统与现行系统在逻辑上的差别。
2）将变化的部分看成新的处理步骤，对功能图、数据流图等进行调整。
3）由外向内对变化的部分进行分析，推断其结构，获得目标系统的逻辑模型。
4）为了完整地描述目标系统，对得到的逻辑模型进行补充、完善。
2.需求分析的过程和内容
需求分析工作可以分成四个方面：对问题的识别、分析与综合、形成需求说明书和评审。
（1）问题识别
系统分析人员要研究可行性分析阶段产生的可行性分析报告和系统开发项目实施计划，从系统的角度理解和确定系统范围，确定对目标系统的综合要求，即系统需求，并提出这些需求实现的条件以及需求应达到的标准。也就是解决目标系统做什么，做到什么程度的问题。系统需求主要从以下几方面表述：
1）功能需求。列举出所开发系统在职能上应做什么。这是信息系统需求分析中最主要的内容。
2）性能需求。给出所开发系统的技术性能指标，包括存储容量限制、运行时间限制、安全保密性等。
3）环境需求。这是对系统运行时所处环境的要求。例如硬件方面采用什么机型、有什么外部设备、构建何种网络、数据通信接口等；软件方面采用什么支持系统运行的系统软件（操作系统、数据库管理系统等）；使用方面上需要使用部门在制度上、操作人员的技术水平上具备什么样的条件等。
4）可靠性需求。可靠性需求就是对目标系统将来实际投入运行后，在不同的运行环境下不发生故障的概率水平，及目标系统对运行环境的要求等做出估计。重要系统或是运行失效会造成严重后果的系统，应当提出较高的可靠性要求。
5）安全保密要求。安全保密要求将对系统在不同环境下安全、保密的要求做出规定，通过对目标系统进行特殊的设计，使其安全保密方面性能得到保证。
6）用户界面需求。用户界面是用户与系统交互的直接渠道，通过对用户交互界面需求的定义，详细规定用户界面应该达到的要求，使用户界面更友好、更方便，有助于提高系统的使用效率。
7）资源使用需求。资源使用需求是对目标系统运行时所需的数据、基础软件、内存空间等各项资源的定义。
此外，对于自行开发系统或二次开发系统来说，项目立项后，还要提出系统开发成本与进度需求，根据合同规定对系统开发的进度和各阶段费用提出要求，作为信息系统工程项目管理的依据。
（2）分析与综合
需求分析的第二步是问题分析和方案综合。
1）确定功能需求。分析人员要从数据流和数据结构出发，逐步细化所有的系统功能，找出系统各元素之间的联系、接口特性和设计上的限制，分析它们是否满足功能要求，是否合理，详细地明确功能需求。
2）确定其他需求。在功能需求确定基础上，对问题识别阶段提出的除功能需求外的其他需求进行分析、完善，剔除不合理的部分，增加需要的内容，最终形成系统的需求方案，即逻辑模型。并用一定的分析方法工具，如结构化分析方法、面向数据结构的Jackson方法、面向对象的分析方法等工具将逻辑模型直观地描述出来。
（3）编制需求分析文档
系统需求应该用图文组成的格式化文档清晰、准确、完整地描述出来，作为下一步系统设计和未来目标系统评价的依据。通常把描述系统需求的文档称为系统需求说明书。
（4）需求分析评审
作为需求分析阶段工作的复查手段，在需求分析的最后一步，应该由专门指定人员组成的评审组，按照严格的规程对功能的正确性、完整性和清晰性，以及其他需求给予评价。评审结束应有评审负责人的结论意见及签字。
3.财务人员在需求分析中的职责
对于自行开发的系统或购买软件之后进行二次开发的系统来说，业务人员的参与和配合是非常重要的。系统需求分析的过程，也是系统开发人员与用户密切配合、充分沟通和交换意见的过程。系统需求分析阶段的开发人员是系统分析员，他们是用户与程序员之间的桥梁；而财务人员熟悉企业的财务业务，同时又是目标系统的直接使用者，他们在财务管理信息系统的需求分析中也起着至关重要的作用。
（1）财务人员在需求分析中的职责
财务人员对数据处理工作的考虑、对软件的意见和要求应该看做是需求分析十分宝贵的原始资料。财务人员在需求分析中担负的主要职责包括：
1）积极配合系统分析员的工作。包括按照要求提供系统分析员需要的各种业务资料、文档材料；根据需要为系统分析员讲解业务处理过程、各种业务资料和文档材料等的作用。
2）准确、完整、清晰地描述现行系统（手工系统或信息系统）。
3）准确、充分地阐明对目标系统的要求。
（2）参与需求分析的财务人员应该具备的素质
为能胜任上述任务，参与需求分析的财务人员应当具备以下素质。
1）具有熟练的财务业务知识和经验；全面、深入地了解本单位的现行系统，了解现行系统存在的问题和优点。
2）全面、深入地了解目标系统应该达到的目标；了解本单位目标系统运行的环境条件。
3）能够具有一定的计算机硬、软件的专业知识，尤其是软件工程、数据库管理系统方面的专业知识。
4）具有良好的书面和口头交流表达能力。
5）善于与他人合作，能够倾听他人的意见，注意发挥其他人员的作用。
6）具有一定的从相互冲突或混淆的原始资料和现象中找出恰当的问题的能力。
2.6 财务管理信息系统实现工具
财务管理信息系统的实现工具包括财务管理信息系统软件、数据分析软件、数据仓库技术等。本节主要对目前常用于财务管理信息化的电子表格工具软件Excel进行介绍。
Excel是微软公司（Microsoft Corp.）开发的用做图表数据处理的工具，是Microsoft Office的套件之一。Excel自发布以来已历经了多个版本，本书以Excel 2000作为基础来介绍相关内容。
Excel是一个具有强大数据处理、数据管理、数据分析和数据共享功能的应用软件。它除了具有很强的制表功能、界面友好、直观方便外，还提供了丰富的函数、卓越的图表功能、数据分析工具、辅助决策工具和通过Web实现协作和信息共享等功能。利用Excel工具可以完成理财工作中的业务处理、各种业务报表的编制、输出和分析及辅助决策等工作，是财务管理工作中常用的工具。
Excel在财务管理工作中的应用主要有两种方式——数据表方式和图表方式。数据表方式主要以表格的形式，通过设计数据模型、采集数据、对模型求解形成数据报告、分析评价等过程完成业务处理；图表方式是以图形、图表形式把数据表示出来的方法。两种方式相互结合就可以在完成数据处理、分析的同时，以直观、清晰的形式把处理的结果表示出来。
2.6.1 数据表分析方式
Excel的应用，主要是通过电子数据表的形式解决财务管理工作中的问题，因此，应用之前应该熟悉数据表分析方式。数据表分析方式主要以表格的形式完成业务处理，而表格都是存在于某个工作表中的，因此，如何设计数据表、采集数据和编辑工作表就变得非常重要。
1.设计数据表格式
一般在财会工作中进行格式设计的数据表部分应该包括表标题、表头、表尾和表体固定栏目等内容。用Excel设计数据表，就像在一张网格纸上画表格一样，标题、表头、表体等要按照需要安排在相应的单元中。下面以“某企业第一季度产品销售情况表”为例说明如何设计数据表格式。
（1）输入并编排标题。标题是文字，属于文本数据类型。输入前首先要选择标题所在的单元格位置，然后输入标题内容。
（2）输入并编排表头、表尾。数据表的表头一般包括报表的栏目和报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等报表上边框线以上的内容。其中报表栏目的内容、编制单位、使用的货币单位等数据也是文本类型，其输入方法是：在每个单元格输入相应内容后按【Enter】键，将光标移到下一单元格，即可再输入内容。
（3）输入表体的固定栏目。表体固定栏目，某企业第一季度产品销售情况表中的产品甲、产品乙、总计等内容，一般也是文本型数据，其输入的一般方法也是在每个单元格输入相应内容后按【Enter】键，将光标移到下一单元格，即可再输入内容。
2.调整行高与列宽
在工作表编辑过程中，有时显示一部分文字或出现“########”的情况，说明单元格的高度或宽度不够，于是需要调整行高或列宽。调整的简单方法是：将鼠标指向调整行高的行或列宽的列与其下面相邻行或相邻列的分界线上，鼠标指针变为垂直双向箭头，表明该行或列可用拖曳方式自由调整；按住鼠标左键进行上下或左右拖曳，直到合适的高度或宽度为止，释放鼠标左键，调整完成。
3.编辑和审核数据
编辑数据是指对数据进行修改、移动、复制、插入（包括插入行、列或单元格）、删除或清除、查找替换数据等处理过程。
审核数据是为了保证工作表中数据准确无误，对工作表中的数据所做的审核。Excel提供了一些命令、宏和错误值，可以帮助我们在工作表中发现错误。具体应用方法参照有关章节，在此不再赘述。
4.向工作表中添加其他内容
为了使工作表内容更丰富、形象、生动，便于用户理解，从而满足不同用户的不同需求，还可以向工作表中添加图片、批注等内容。
2.6.2 图形分析方式
数据表分析方式中数据处理的结果可以以数据的形式呈现出来，这种形式虽然精确，却很难有直观和全面的效果。因此，可以把数据在各类图表上描述出来，使用户不必花费时间去思索和比较就能够对数据的变化、发展趋势、变化周期、变化速度和变化幅度有一个形象、直观的把握。
Excel提供了丰富的图表类型，以便于用户创建满足各种需要的图表，从而使图表形式成为数据表格的一个很好的补充。Excel共提供了十几种标准的图表类型，而每一种图表类型中还有多种不同的具体形式——子图表类型可以选择。同时用户也可以自定义图表类型。
1.建立图表
Excel中可以建立嵌入式图表和图表工作表两种图表。嵌入式图表是把图表直接绘制在原始数据所在的工作表中，而图表工作表则是把图表绘制在一个独立的工作表。无论哪种图表，其和原始数据表格的数据是紧密相关的，原始数据的变化都可以立即反映到图表上。
2.编辑图表
刚建立的图表可能并不令人满意或者显示的效果不理想，此时就需要对图表进行适当的编辑，以达到最佳的效果。对图表进行编辑就是对图表的各个对象进行一些必要的修饰。
3.图表及其对象
一个图表是由多个部件组成的，每一个部件就是图表的一个对象是一个标准的簇状柱形图，该图表包含了多个对象，如图表区域、图表标题、绘图区、图例、数值轴、分类轴和图形。
2.6.3 Excel的函数应用
在使用Excel处理财务事务时，函数得到了广泛的运用。在Excel中，函数的概念和数学中函数的概念类似，它是一些预定义的公式，这些公式使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。在定义函数时，需要指定函数名，并且指定一些参数名（或变量）和参数之间的运算规则。给这些参数赋予一定的值并且按照确定的规则进行计算就可以得到一个值，这个值即函数的当前值。若参数变化，函数的当前值也会随之变化。
事实上，Excel已经提供了大量已经定义好的基本运算函数、统计函数和财务函数，可以直接使用。例如，函数SUM可以对各参数（单元格、单元格区域或常数）的值进行汇总求加；函数AVERAGE可以对各参数（单元格、单元格区域或常数）的值求平均值；函数FV可以基于固定利率及等额分期付款方式，求某项投资的未来值。
Excel提供的函数能够满足大部分财务的需求。在一些有特殊需求的情况下，还可以针对具体的业务，自定义一些函数。
1.函数的基本结构
Excel函数一般由函数名称、参数和括号组成。
函数的基本结构：函数名称（参数1，参数2，……参数n）
其中，函数名称指出函数的含义，它由一个字符串来表示。每个函数都有唯一的一个函数名称；函数名称后面是把参数括起来的圆括号，在有多个参数的情况下，参数之间需要用半角的逗号分隔开；参数是一些可以变化的量，参数的多少随函数定义来确定。
2.函数的使用
如果对要使用的函数非常熟悉，可以在单元格中直接输入函数公式，然后单击编辑栏中的【=】按钮，系统将根据你输入的函数公式自动进行计算，并把计算结果显示到该单元格中。除了直接输入函数公式外，还可以使用Excel提供的“公式选项板”完成函数的输入和使用。下面以函数COUNTIF为例说明利用“公式选项板”使用函数的方法：
（1）单击需要输入公式的单元格，如单元格B8。
（2）单击“常用”工具栏中的【粘贴函数】按钮，“粘贴函数”对话框。根据需要选择函数类型及要使用的函数名称。如果事先不知道应该使用什么函数，可以按照要完成的业务和“粘贴函数”对话框下方给出的每一个函数的简单说明进行选择。
（3）单击【确定】按钮，打开的“公式选项板”对话框，这时就可以开始编辑要使用的函数了。在参数编辑框中直接输入参数值，或者单击右端的箭头按钮，选择输入参数值。
例如，要统计第一季度各月份销售额超过50000元的产品个数。单击参数Range右侧的按钮后，显示的工作表，重新选择单元格区域，返回上一个对话框，依次输入所有参数。如本例中另一参数criteria处输入“＞50000”后，单击【确定】按钮即可完成函数的输入。系统计算后把计算结果显示在相应的单元格中。
2.6.4 Excel的宏
宏是一系列可以重复执行的操作。在处理工作表的过程中，如果要重复执行一系列相同的操作，可以将这些操作过程录制成宏。在以后如果要执行这些操作，只需运行宏，从而大大简化操作。
Excel提供了录制宏的功能，为了优化宏的功能，还可以利用Visual Basic对录制的宏进行编辑。为了使宏更容易运行，可以将宏与快捷键、工具栏的按钮或菜单项建立关联，一旦按下快捷键、单击按钮或执行菜单项就可以运行宏。此外，为了更有效地利用宏，还可以在模块间、不同工作簿之间进行宏复制。
1.录制宏
录制宏的步骤如下。
（1）选择“工具”→“宏”→“录制新宏”命令，打开的对话框。
（2）在对话框的“宏名”一栏输入宏名，指定快捷键，选择宏保存的位置，单击【确定】按钮便开始录制宏。
（3）在工作表中执行一遍需要录制的操作。
（4）选择“工具”→“宏”→“停止录制”命令。于是在工作表上所做的操作被指定到已经输入的宏名中，宏录制完成。
需要说明的是，宏名必须是首字符为字母的字母数字串，名称中不允许出现空格。如果在“快捷键”编辑框中指定了快捷键（在“Ctrl+”后的编辑框中键入一个字母），以后可以用【Ctrl+字母】（小写字母）或【Ctrl+Shift+字母】（大写字母）的方式来运行宏。
2.运行宏
宏录制好后，可以通过运行宏实现需要的操作。
（1）选择“工具”→“宏”→“宏”命令，打开的对话框。
（2）在对话框中选择要运行的宏“Frame”，再单击【执行】按钮，即将所选的单元格区域加上边框。因为已经定义了宏运行的快捷键，因此运行时也可以在选中要加边框的单元格区域后，直接按【Ctrl+A】也可以获得同样的效果。
3.编辑宏
宏其实就是一段Visual Basic程序，要编辑或查看宏的程序，可以在的对话框中选择要编辑的宏，再单击【编辑】按钮，即可启动Visual Basic编辑器，并显示该宏的程序。要对宏进行修改，可以通过修改Visual Basic实现。
习题
1.简述企业业务过程和财务活动分析的内容。
2.试分析财务管理过程与其他业务过程之间的关系。
3.试分析财务管理信息系统与财务管理过程的关系。
4.画图说明财务管理信息化平台的构成。
5.简述财务管理信息系统开发的方式、方法。
6.上机进行Excel的操作，掌握函数、公式、宏的基本应用方法。
