在商务电话沟通过程中，我们往往不会那么顺利地与我们的潜在客户见面，因为有时间交叉、秘书之类的障碍横立在我们面前。
因此，我们要想顺利进行沟通，就必须先越过那些障碍。
1五分钟突破秘书关
商务电话沟通，只有找到决策人才算是沟通的开始，因为非决策者无法对你所提供的产品和服务做出购买的决定，甚至根本不感兴趣，所以商务电话沟通最重要的一点是如何找到真正的购买者，能作决策的购买者往往是公司或企业的高层或负责人。在找到他们之前，电话往往迂回地被对方的秘书或接线员挡驾。所以学会如何在短时期内，甚至在五分钟内突破这些秘书的挡驾也将是一个重要的环节。
商务电话沟通，尤其对于电话营销者来说，只有顺利越过秘书障碍，才能进行自己的工作。营销人员的电话业务，目的就是寻找决策人与之定约。多数情况下，他们不可能拿起电话就找到决策人，因为没有决策人的详细资料，他们只能通过对方单位的职员、秘书、办公室主任等接线人的重要关卡，才会与决策人取得联系。
为什么说是重重关卡？有些人以为简单地要求接线人将电话转过去，就可以找到决策人。其实并不是这样。
一些公司和单位，在经历了各色营销电话的狂轰乱炸后，已经形成了习惯性反感和过敏的条件反射。他们一听到营销电话，就会本能地产生拒绝态度，或推托，或敷衍，或立即挂断。这实在是电讯业高速发展给电话营销带来的挑战。
也有一些公司，则采取专门措施，训练专职接线员，对电话进行过滤工作，由接线员应酬各类电话，推掉与公司无关的电话，只把那些有价值的资讯记录下来，归类呈报或转接主管。
很多公司把营销电话视为骚扰电话，并深恶痛绝。那些被推销电话骚扰得不堪忍受的公司负责人，会指示接线员不要把这类电话转到他们那里，并教她们怎样应付。
有的干脆把电话转到一个特殊的号码，有电话打进，立即听到这样的声音：
“对不起，总经理因事外出，有事请留言或请发电子邮件，我们的网址是……”
“对不起，每周一10点半之前，所有的主管都在，我们在这个时间欢迎您来公司面谈，平时不在电话里预约。”
一批缺乏经验的电话营销人员，面对这种情况，很可能一筹莫展，甚至想放弃这一目标客户。
这里有个算得上成功的越过沟通障碍的例子（电话接通）：
“喂，您好。”
“你好。”
“请问是A公司吗？”
“对，你哪里？”
“你好，我是B公司。我公司正在进行一项产品的促销活动，不知贵公司有没有兴趣？”
“哦，这件事不归我管，你找供应部吧。”
“好的，好的，请告诉我供应部的电话好吗？”
“7788090。”
“好的，我记一下，7788090。您帮我核对一下，7788090。”
“对。”
“噢，还有，请问供应部的经理贵姓？”
“姓张。”
“姓张，我记一下，他的全名是……”
“你就找张经理就行了。”
“好的好的，谢谢，再见。”
从上例中我们可以看出，一个业务电话的开始是由以下5个步骤所组成。
①打招呼。
②核实对方单位（如确认无误，可忽略）。
③自我介绍。
④说明缘由。
⑤初步探听主管部门及负责人。
成功就是既定目标的实现。一个业务电话的成功与否，取决于你打电话前所选定的目标。
我们可以把上面的步骤，作为成功实现小目标的方法对待，实现了小目标，离大目标也就近了。
由此可见，在寻找潜在顾客的时候，每一个电话，并非都由老总来接，只要能在电话中找到有利于和负责人沟通的信息，比如负责人的姓名、网址、直拨电话、传真、该公司的业务情况等。这时，我们就可以说打了一个成功的绕障碍电话。
最终目标的实现，在于怎样从小目标做起。
如何顺利突破秘书关？请熟练掌握以下法则：
（1）恳求帮助法则
每个人内心深处都有贡献他人和社会的情怀，帮助他人的意愿。所以突破秘书关的第一个方法就是帮助法则。
“××小姐，您好！我有急事需要马上跟张总商讨一下，您可不可以帮我把电话直接转给张总？”提出这个愿望，同时你说的话又讲得非常贴切有礼貌，对方就很难拒绝。
商务电话沟通最大的特点是通话的双方在电话线的两端，看不到对方的面貌举止，所以你的声音和语气将决定对方对你的印象。如果想让别人听下去，就要给对方一个良好的印象，进而为自己塑造一个良好的电话性格。
在与秘书进行沟通时，要很尊重他们。而尊重的语气，首先表现在礼貌的寒暄、言语的适当停顿和聆听秘书的反应上。如果你没有招呼，语言唐突，术语太多，不顾接线人反应，令对方不得要领。这样不仅导致秘书对你的第一印象欠佳，还会给人一种电话骚扰的感觉。
有时可以这样说：
“您好，我是A公司的（这种简称的自我介绍，听上去要亲切得多），有个样品介绍单，我们想给总经理发个E-mail，您知道总经理的电话吧，我想记一下。”
这个介绍单的真假无关紧要，关键是，这是一个很好的试探，给双方都留有谈话的余地，礼貌地回避了那些引人反感的口罗嗦话。
因为清楚明了，顺情合理，你就很容易得到接线人的认可。
（2）妙用私事法则
“我找王总。”
“请问你找王总有什么事情？”
“我跟王总之间有些个人私事，我想××秘书你一定不太方便替你的总裁处理他的私事吧？”
“好吧，我帮你转进去。”一般的秘书在私事问题上害怕涉及总裁的隐秘，万一处理不好她就要被炒鱿鱼了，她觉得不太合算，就会马上给你转进去。不过，你讲话的语言、声音让她感觉到你跟总裁之间有私事、私交、私情。
（3）赞美须恰如其分
如果一位秘书听到了对她非常巧妙的赞美，而且这些赞美的语句在她的生活当中从来没有遇到过，她会非常高兴的。很多人往往都会这样赞美别人：“喂，小姐，你好漂亮！”“噢，你没有看到我，怎么会知道我很漂亮？”“啪”把你的电话挂断了，因为你的赞美不切实际。你在这个时候的赞美一定要非常的贴切，赞美秘书的时候一定能够建立跟秘书的亲和力。“×××秘书，你的声音真的是我听过的最动听的声音。我一听你的声音我就感觉到你在这个方面真的是非常有涵养。”“嗨，听得出来，你是一个非常专业的秘书。”“听得出来，你一定是你们总裁的一个好帮手。”“听得出来，你一定是你们公司总裁的一个好搭档。”假如一个秘书听到你这样的赞美，她就会对你产生好感，会比较高兴地答应你的要求，帮助你转接电话。
假如你的赞美都是陈词滥调，而且是天天听到的同样赞美，一点新鲜感都没有，对方也会厌倦的。有的人长得本来就不漂亮，你说她貌似天仙，对方就会觉得自己连凡间美女之貌都没有，怎么会貌似天仙呢？不太可能。所以，你这样的赞美，不但不能使秘书高兴，反而会使她产生反感，她还会为你转接吗？赞美秘书一定要贴切。
（4）让秘书觉得你是一流人物
“总经理在吗？”
“哪里？”
“《××报》，请帮我找一下你们总经理……”
“嘟—嘟—嘟—”（接线人已经挂断电话）
有些人常常犯这样一个毛病，初次接触就对别人很不礼貌，用凌驾于他人之上的语气进行接洽，以为这样就会让对方认为自己是有来头的大人物而产生压迫感、为己所用。结果却适得其反，回过头来，还要花费更多的精力和时间去打同一个电话。
你可以在接通电话后，马上用和缓的口吻问一下对方的姓氏：“您好，请问您是哪位？”这样就在错觉上扭转了双方立场上的关系。因为，当你要求对方报出姓名时，本来是代表着权威的接线人立即就被拉到了一般水准。他甚至会觉得不可以不认真对待这个电话，否则，就会有一些责任上的追究。在对方想尽快解除心理上的压力时，就把相关的信息泄漏了出来。
谨防用粗鲁的语气，那样会激怒对方。因为一流人物和无礼的自大狂有本质上的不同。
上述那个电话可这样处理：
“您好，请问，贵姓啊？”
“什么事？”
“我是××报的，有一些情况想找老总了解一下，给我一个老总的电话好吗？我记一下，谢谢您。”
成功的绕障碍电话，要使用平等中性的语气交谈。
（5）巧妙的回电话
“刚才我的手机接到了一个电话，可能是你们总经理打给我的，能帮我转一下吗？也许你的手机从来没有接到过电话，但你说了这句话秘书就会认为是自己老总打出的，所以没有过滤，就给你转进去了。这个方法特别巧妙，用这种方法打给许多企业的总裁秘书，她们一般都防不胜防。因为她的确无法判断你讲这句话是虚假的，还是真实的。
（6）恰当提问，让秘书自动靠近
大家都知道一点，否定意味的语言对达成共识有百害而无一利。那么，为什么大多数人还要这样提问：“你好，A公司吗？请问，经理现在有时间吗？”接线人就会说：“你下午打来吧。”你准备了大半天的好态度，被他一句话就给交待了。错在哪里？错就错在你的问题设计不当。
某科贸公司项目经理潘先生说，“有时我看着业务新手打电话，真让我啼笑皆非。我说，你怎么不问他们经理今天呼吸吗？你可以等他忙完了喘气儿再打嘛。那你就永远也不要打了。”
所以说，绕障碍的时候，不要先去问人家有没的时间，而要表达出这个电话的重要性。
绕障碍时，你可以暗示出你与决策人有一定的关系，也可以暗示这个电话是不容耽误的，或使用其他技巧避免自己说出具有否定意味的话。
另一方面，提问也会引起秘书的纠缠，所以，应避免在绕障碍时信口提问。有人认为，如果你想让人听你讲话，你首先就要给对方制造出一种积极心理，让他乐于听你讲话。最有效的办法是，通话时先问对方：“我现在可以同您交谈吗？”对方会因为你尊重了他的时间，就有了与你通话的愿望。
这种开场白说了之后，的确会使秘书意识到对方把谈话的主动权交给了自己，从而减少了一些电话暴力的印象。但是我们不提倡在绕障碍时用这种方法向秘书提问。比如说，“请问您现在有时间吗？我找一下你们经理，他在不在？”你这样说，就做出一个想跟秘书深谈的暗示。这种暗示是错误的，就算秘书感到了你的善意，同时也会产生警觉。接下来就会问你，“你到底是谁？你有什么事？你要做什么？你要求什么？”这会给绕障碍造成很大的麻烦。
谈问题会言多语失，会引起更多的问题。而且电话营销人员一天要打很多业务电话，没完没了地作一些明知没有结果却还要作的解释，不要很长时间你就会累倒。所以，一旦陷入提问的窘境时，或者适时沉默，或者答非所问。这个时候，沉默是金，雄辩是银。
在绕障碍时，有一句话要注意：秘书之所以有问题，是因为你引导了他提问。而秘书之所以没有问题，不是因为他没有想法，而是你给了他信任。当信任大于问题的时候，就什么问题也没有了。
（7）应坚持不懈
坚持不懈法则是通过全方位地总结了很多打电话的过程经验才汇集出来的，目的就是坚持对方帮你转接电话，其他一概不回答。就是你持续不断地要她帮你转接电话，这样就会让秘书感觉到你好有韧性，好有持久力，好有坚持度，好有耐心。持续不断地给对方带来这种印象，对方就会感觉到：这个人大概不到黄河不罢休，有一种坚持到底的韧性，我还是直接给他转过去，以防有更多的麻烦。这样，就能达成自己想要的结果。
（8）我是××的朋友
“我找××先生。”秘书就对××说，可能是你的好朋友，你看直接叫你××，她就把电话转给××了。而该人与××可能并不相识，但他直接让秘书感觉到跟××是老朋友、老同事、老关系、老业务，老团队的成员，而让秘书觉得无法拒绝他。因为他太亲切，太熟悉了。假如今天你想与客户建立一种良好关系的话，我们有时不妨说：“喂，我跟你们老王是老朋友了……只是没有见过面而已。”那就是“神交已久”，精神的交往已久，只是没见过面罢了。
（9）有时应直截了当
直截了当法则有个技巧，就是你必须有非常强烈的自信心。打电话时抬高声音说：“喂，找一下老王。”“喂，找一下李总。”你给对方的感觉是你是高高在上的。有一位经常跟各部委做项目商务的人，在拿起电话打给别人往往直言说：“我是国家外经贸部，我找王先生。”本来是王总，他不称呼对方王总，他称呼王先生。一听是国家外贸部的，秘书还敢挡驾吗？不敢挡。“您找王总，那我就转给他好了。”
在适当时候，在运用电话为公司开拓业务的时候，如果能培养出打电话的自信心，打电话时有非常贴切的尺度、贴切的分寸、有效的空间，就能给客户带来良好的印象。
（10）运用沉默，凭借气势突破秘书关
有些资深营销人员认为，在绕障碍的阶段，不一定对所有的秘书都要谦和有加。
一方面，长时间保持一种中性和诚恳的语调打电话，有些人会烦透了，这本身就影响营销人员的状态。另一方面，温和的口气有时会助长秘书自以为是的脾气，反倒增加了障碍。还有一种情况，你电话打过去后感觉到秘书心不在焉、爱理不理，这个时候给对方适当的压力是必要的。
所以，一些营销人员在打招呼之初，就设法在气势上占上风。这有其实用之处，并且有时也相当奏效。
