目前，我国与国际间的合作、交流越来越多，人员往来日益频繁，每年来华的外宾人数都达数百万人之众。神州大地日新月异的发展变化，像强大的磁铁，吸引着他们来到厂矿企业、居民社区和各种公众场所等进行参观和访问。对我们来说，接待外宾参观是一项重要的涉外交际，是我们扩大对外宣传、树立自身民族形象、增大国际影响力和感召力以及加深与世界各国人民理解、沟通、友谊的机会和渠道。孔子曰：“有朋自远方来，不亦乐乎。”作为一个礼仪之邦和一向以热情、好客著称于世的民族，搞好外宾的参观访问接待工作，是每个公民的义不容辞之举。
1.准备工作。接待外宾的参观访问，一般事先都会得到有关外事部门的通知。在接到通知后，根据通知中确定的参观时间、具体内容和外宾的人数等，着手进行参观前的准备工作。
准备工作大体内容包括：先要制定出一个详细的参观活动计划安排，对参观的内容、参观的行动路线、参观路程的长短、各参观点之间的距离、徒步行走还是乘车前往，车辆、参观的出发时间，集合地点，相互之间的联络办法，接待人员的配置和任务交代，参观中间是否穿插安排休息、介绍、座谈和合影等，标语口号的张贴，欢迎仪式的准备，以及怎样进行各种情况和场合下的灵活应酬等等，做出科学、周密的计划。
在此基础上，应立即通知各有关单位、部门、岗位，传达精神，下达任务，落实责任，做到步步相联，环环紧扣，确保整个接待工作严密、有序、万无一失。在准备过程中，如遇特殊情况，要及时、如实地向有关部门和人员汇报、通报情况，协调意见，调整参观计划安排，如无特殊情况，不要随意改动活动的日程和安排。
2.接待礼仪。接待外宾参观时，一般要注意以下五方面的礼仪。
一是在外宾到来以前，有关负责接待的人员要提前赶到指定的碰头地点迎候。当外宾乘坐的车辆抵达时，要主动上前，按照参加迎接人员的职位高低和年龄长幼的排列顺序，经陪同外宾人员介绍后，依次握手寒暄。如果决定并且已准备向外宾献花，在握手结束后，要由礼仪小姐或少先队员及时献上。注意要保持好欢迎的秩序，不要见到外宾后就一拥而上，争相寒暄。其他非主要的欢迎人员不一定都要和外宾握手，可站在欢迎现场热情鼓掌。如果目光和外宾相视，要主动、热情地微笑点头示意；如果相隔的距离较近，还可以用英语或其他语种简单地向外宾问好。切忌见到外宾时，表情平淡，甚至有意回避，缺乏主人应有的热情。
二是在欢迎和参观的现场，如果安排有仪仗队和欢迎的人群，当外宾迈出车门或迎面走来时，仪仗队要开始奏迎宾曲；欢迎的人群可以列队鼓掌，也可以挥舞事先准备好的小旗、彩绸、鲜花等，热情欢迎。还可以口喊中文或外宾所在国的见面欢迎语，诸如“您好”、“欢迎您”等，伴着迎宾曲翩翩起舞，等等不一。欢迎仪式的规模和持续时间的长短，可以根据外宾的规格和承接接待单位的实际情况相应而定。欢迎仪式中，或在各参观地点，参加接待的人员都不要随意走动、争睹围观或中途无故离开。仪仗队和欢迎的人群要待外宾离开后，再有秩序地解散。解散后，要尽快回到各自的岗位，不要尾随在外宾的后面，或在背后指指划划，议论纷纷。如果外宾主动向群众招手、鼓掌、点头、寒喧和谈话等，都应该友好地回礼；如果外宾要拍摄、录摄群众欢迎的场景时，要表现得落落大方，既不能趾高气昂，也不要回避躲闪。
三是在接待参观过程中，负责接待的人员要根据外宾的情况、特点和涉外工作、交往的要求，有针对性地进行讲解，有原则和灵活地回答外宾提出的这样、那样的问题。
具体地说，要注意好三方面的问题：
第一，注意介绍和回答问题的口气，不宜使用我们平时常见的“汇报”、“指示”、“检查工作”、“指导工作”等套词。可以说，“下面，把×××情况向各位外国朋友介绍一下”，“请尊敬的外宾对我们的工作多提宝贵意见”等等。
第二，介绍和回答问题，要简明扼要，重点突出，实事求是，表达严谨，生动活泼。不要连篇累牍，漫无边际，冗长乏味，或好大喜功，夸夸其谈，也不要过于随意或刻板。
第三，要注意保密工作。不应对外公开的事情，不能随随便便地公开，不能对外公开的生产工艺或产品，不要主动引导外宾去参观；也不要把有关的技术和文字资料“拱手”相让。即使外宾在参观中提出了类似的要求，也要礼貌地予以婉拒，或适时、灵活地叉开话题，转到其他问题的介绍上去。
第四，是如果参观的外宾人数较多，除要接待好主要的外宾以外，其他的外宾也不要忽视或冷落。在介绍情况或回答外宾提问时，都要注意兼顾好大多数。有些外宾，可能在参观中对某些内容发生了兴趣，看得认真，问得仔细，落了伍，掉了队，或临时有其他事情，如上厕所等。遇到这些情况，都应该安排专人照顾和负责。
第五，如果时间等允许的话，可以根据外宾的意见，或主动向外宾提出来，安排稍事休息、交流和座谈以及合影等。安排时要注意“主随客便”，不能强求，对客人的要求也不要轻易推诿。
