客户信息管理制度
客户档案管理制度
一、目的
本制度立足于建立完善的市场客户档案管理系统和客户档案管理规程，以提高营销效率，扩大市场占有率，与本公司交易伙伴建立长期稳定的业务联系。
二、适用范围
公司的过去、现在和未来的市场直接客户与间接客户都属本制度的适用范围。
三、客户档案管理内容
1.客户基础资料：客户资料主要是通过营销人员对客户进行的电话访问和电子邮件访问搜集来的。在档案管理系统中，大多数以建立客户数据库的形式出现。
客户基础资料主要包括客户的基本情况、所有者、管理者、创立时间、与本公司交易时间、公司规模、资产等方面。
2.客户特征：服务区域、销售能力、发展潜力、公司文化、经营方针与政策、经营管理特点等。
3.业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4.交易活动现状：主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策、信誉与形象、信用状况、交易条件和以往出现的信用问题等。
四、客户档案管理方法
1.建立客户档案系统：本制度规定客户基础资料的取得形式如下，并采用数据库的形式进行。
（1）由销售代表在进行市场调查和客户访问时进行整理汇总。
（2）向客户邮寄客户资料表，请客户填写。
（3）委托专业调查机构进行专项调查。
2.客户分类：利用上述资料，将公司拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，增加公司在市场上所占的份额。
客户分类的主要内容包括：
（1）客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的开展。可按客户所在行业、客户性质、地域、顾客类型划分。
（2）客户等级分类。本公司根据实际情况，确定客户等级标准将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行渠道管理、销售管理和货款回收管理。
本制度规定客户分类标准如下：一是按客户与本公司的月平均销售额或年平均销额分类；二是按客户的信用状况，将客户分为不同的信用等级。
（3）客户路序分类。为便于销售代表巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域：然后再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不同的路序。
3.客户构成分析：利用各种客户资料，按照不同的标准将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。
客户构成分析的主要内容包括：
（1）销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在本公司总销售额中，各类等级的客户所占比重，并据此确定未来的营销重点。
（2）商品构成分析。通过分析本公司商品总销售量中各类商品所占比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。
（3）地区构成分析。通过分析本公司总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。
4.客户信用分析：在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。
五、客户档案管理应注意的问题
1.客户档案管理应保持动态性，不断地补充新资料。
2.客户档案管理应重点为公司选择新客户、开拓新市场提供资料。
3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案系统的质量和效率。
4.客户档案系统应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。
客户名册管理制度
一、编制客户名册
有关客户主要情况全部填写在客户名册之中，以利于本公司各种市场开拓计划和管理业务之用。
二、花名册种类
1.客户名册。
（1）政府机构名册。
（2）特殊公司名册。
（3）普通公司名册。
2.顾客（个人）花名册。
3.交易伙伴花名册。
三、客户名册由业务部保管，作为销售计划制定的资料，以及销售活动管理的参考。
四、销售部门可向销售计划部门申请借阅名册，作为销售业务的参考资料。
五、名册填写的步骤
1.各销售代表按照事先规定的范例及范例中所包含的各项栏目和要求填写名册，然后统一交给业务部。
2.业务部协助各销售代表，按要求正确填写。必要时，可由业务部牵头召开会议，讲解填写方法。
3.业务汇总客户名册后，逐一进行检查、审核和调查，对错误或不实之处，进行订正。
4.在订正处盖上印，写上日期。
5.客户名册原则上每两年增补或调整一次。
客户名簿管理制度
一、目的
为规范客户簿的管理，提高客户簿的利用率，特制定本制度。
二、交易往来客户名簿的种类
1.交易往来客户名簿以交易往来客户原始资料（以卡片方式一家公司使用一张）和交易往来客户一览表来区分。在总务部财务科里记载、订正等。前者留在总务部经理室备用，后者则分配给各负责部门使用。
2.交易往来客户原始资料是将交易往来客户的机构、信用、与本公司的关系等详细记入，而交易往来客户一览表则将这些资料简单地进行记录。
三、交易往来客户原始资料的保管和阅览
各部门在必要的时候，可随时向经理室借阅常备的交易往来客户资料。各负责人以外的人要阅览时，则须经过总财务科的同意。
经理对于资料的保管要十分留意，避免污损、破损、遗失等。
四、做成记录及订正
1.无论买或卖，对于开始有交易往来的公司，各负责人要在后，“交易开始调查书”（略）里，记人必要事项，取得单位主管的认可后，禀报董事长。
经董事长同意后，依照调查书，在财务科做成交易往来客户原簿，并记人交易往来客户一览表。
2.财务科应一年2次（2月、8月）定期对交易往来客户做调查，如果有变化，在交易往来客户原簿及交易往来客户一览表里记入、订正。
3.对于有关交易往来客户的记人事项的变化或记人其他新的事项时，财务科应随时加以记录。
4.如果交易往来客户解散或是与本公司的交易关系解除，财务科应该尽速将其从交易往来客户原簿及交易往来客户一览表中除去，并分别保管其交易往来客户原始资料。
五、各负责人的责任
各负责人对于担当交易的状况要多加留意，如果有变化，要及时向财务科传达。要经常保持交易往来客户原始资料及交易往来客户一览表的正确性。
六、资料的整理及处理
交易解除后的资料要在“交易中止”或者“交易过去”的资料里分别放人并整理。完全不可能恢复交易来往的名簿，取得主管经理的同意后将其除去。
××公司客户信息管理章程范本
一、目的
为使本公司的客户信息管理工作不断完善，走向制度化和规范化，特制定本章程。
二、报告种类
1.日常报告：口头。
2.紧急报告：口头或电话。
3.定期报告：提交《客户信息报告》。
三、客户分类
根据客户信用状况，分为甲、乙、丙三个等级。
甲、乙级由营业主管划分确定，其余客户均列为丙级。
1.甲级：企业形象好、知名度高，在同行业中有竞争优势，信用问题确有保证（与本公司的交易规模大小无直接关系）。
2.乙级：信用状况一般。大多数客户应列入此类。
3.丙级：需要多加防范。
四、定期报告
业务人员根据上述分类，依照《客户信息报告》规定事项，向上级主管进行定期报告。上级主管对报告审核整理后，按下列要求经由总经理向董事会报告。
1.甲级：6个月1次（每年3月和9月）。
2.乙级：3个月1次（每年2月、5月、8月和11月）。
3.丙级：每月1次。
五、报告程序
报告于每月月底向营业主管提出，营业主管应在5日内提交总经理。
六、日常报告
日常报告的提交方法依另行规定的《客户信息报告》中的规定办理。
七、紧急报告
当发生拒付或拒付可能性较大的信用问题时，依实际情况应尽可能迅速通报上级和有关部门。
××公司客户需求信息处理制度范本
通则
第一条本制度旨在为需求信息（特别是订货信息）的搜集、整理、加工、上报和具体运用提供规范性处理方法。
第二条需求信息处理的基本步骤为：
一、确定搜集需求信息的基本方针和需求。
二、确定具体的业务分工和职责分担。
三、选择最佳搜集和调查的方法。
四、制作详细的信息报告。
五、根据需求信息，确定扩大客户订货的基本方针。
六、信息报告的分类归档。
七、通过信息发布，促进营业部销售人员的推销。
八、在公司内外实行信息提供奖励制。
第三条需求信息的搜集整理及日常管理工作由企划部负责。
第四条需求信息搜集工作的基本方针由企划部经理确定，并负责组织实施。
第五条企划部制定信息搜集和市场调查规范，并负责培训指导有关人员。
第六条所有需求信息都应交至企划部，由企划部进行归类、分析和保存。提供信息者要填制信息提供记录卡。
第七条在综合分析的基础上，企划部对各种信息的内容、可信度、使用价值等作出分析判断，并提供给有关部门。
第八条各营业部门要将近期工作重点、业务内容、需要的信息种类等及时通报企划部。
第九条对确有实用价值或采用后取得明显效益的信息提供者，给予×××至××××元的一次性奖励。
信息搜集要领
第十条公司需与有业务关系的企业、机构、组织等保持联系，及时了解其需求动向，并通过它们搜集各类间接信息。
第十‘条制定信息搜集管理计划，根据计划合理分工，并派专人负责。
第十二条做好基础工作，如建立客户档案和客户名录，掌握主要名录及通讯联系方法等。
第十三条在具体实施过程中，应根据信息的性质和信息源的特点，选择不同的搜集调查方法。
第十四条提供充足的经费和物质条件保证。
第十五条信息搜集工作不能局限于专职人员，要使公司每一位员工都关心和参与。
第十六条需求信息的信息源主要包括政府部门，各种协会、团体，各类事业单位、研究机构，各类工商企业，各类信息机构，各种传播媒介。
第十七条在上门访问客户取得订货信息时，应注意：
一、在正式访问前，应对其营业状况进行观察，了解基本情况。
二、善于从对方话语中获取信息。
三、要给对方以亲切感和信赖感。
四、避免单刀直入，应多听多问。
五、善于把握话题围绕既定目标展开谈话。
第十八条获取的信息应及时整理，对重要信息要向上级提交信息报告。
客户开发管理制度
客户开发选择制度
一、为选择新的原料供应商作为本公司的合作客户，以保证企业原材料的合理供应以及制定合理标准与选择程序，特制定本制度。
二、新客户的选择原则。
1.新客户必须具备按时供货的管理能力：
2.新客户必须具备满足本企业质量要求的设备和技术：
3.新客户必须达到较高的经营水平，具有较强的财务能力和较好的信用：
4.新客户必须具有积极的合作态度：
5.新客户的成本管理和成本水平必须符合本公司要求：
6.新客户必须遵守双方在商业上和技术上的保密原则。
三、新客户选择程序。
1.常规调查。
（1）候选客户向本公司提交企业发展历程、企业概况、最新年度决算表、产品指南、产品目录等文件。
（2）与新客户的负责人交谈，进一步了解其生产经营情况、经营方针和对本公司的基本看法。
（3）新客户技术负责人与本公司技术和质量管理部门负责人进一步商洽合作事宜。
2.实地调查。
根据常规调查的总体印象做出总体判断，衡量新客户是否符合上述基本原则。在此基础上，资料部会同技术、设计、质量管理等部门对新客户进行实地调查。调查结束后提出新客户认定申请。
四、开发选择认定。
1.提出认定申请报告。
根据常规调查和实地调查结果，向营销部主管正式提出新客户选择申请报告。该报告主要包括以上项目：
（1）与新客户交易的理由及今后交易的基本方针：
（2）交易商品目录与金额：
（3）调查资料与调查结果。客户开发建议管理制度
一、目的。
客户开发人员在市场开发与产品销售的过程中会形成许多宝贵建议。为大力发掘员工内在的思考力和创造力，充分利用员工的聪明才智，推动企业的持续发展，特制定本制度。
二、建议人资格。
本公司的专职与兼职客户开发人员以及其他机关人员均可对企业的经营与发展提供合理化建议。
三、建议内容。
1.企业整体营销策略的调整：
2.客户开发与市场开发策略的制定：
3.客户管理方法。
四、建议方法。
1.员工将写好的建议放人提案箱，公司于每月20日开箱并于月底前审查完毕：
2.建议内容不需获得各级主管的许可：
3.每3个月全体员工集会讨论一次，评定奖级，当场发奖。
五、审查委员会的职责及组成。
1.审查委员会的主要职责：
调查提案内容，讨论并协调各单位之间的意见，并做出评价。
2.审查委员会由下列人员组成：
主任委员由常务董事担任：
副主任委员由副总经理或厂长担任：
委员由4名主管级人员担任。
六、主任委员及委员的职责。
1.主任委员的职责：
（1）主持委员会之议事：
（2）主任委员有事时，由副主任委员代理。
2.委员的职责。
委员须出席审查委员会，并公正、迅速审查，决定是否采用。其职责如下：
（1）委员会各项事务的执行：
（2）所有建议的事前调查及资料的准备：
（3）与建议制度有关的企划推进、统计及公共关系：
（4）其他与建议制度有关事项。
七、建议的审查及询问。
