富兰克林一生非常勤勉努力地工作,他的工作显得非常合理而有序,这主要得益于他善用大事表的工作习惯。富兰克林曾自豪地对他的一个朋友说:“只要有大事表,大小事都能搞定。为什么大事表这么管用?其实大事表的概念,就是让你把所有应做的事完整地写下来。它不只是写今日或明日的待办事项就行了,而是列出每一件你需要去办的事情,包括今天、明天,还有长远的未来。”
“所以,大事表写得愈详细,你就愈能掌握情况。有了大事表,你就不用再在桌上堆一堆文件了,你只要把这张表从头到尾看一遍,就马上知道自己该办什么、该向谁报告、该何时完成等等,这中间如何安排,由你全权掌控。再加上办公桌也已整齐干净,你就永远不用再在乱成一团的环境中做事了。”
富兰克林给人们留下了他写大事的要领,主要包括以下13大要点:
用大张的纸。
用大一点的纸来写大事表,不要写在信封背面或便条纸上。
保持整洁。
大事表是很重要的文件,需要保持整洁。不要拿它当计算纸,或在上面乱画。
把大事表放在桌上。
大事表放在桌上,要随时补记或删除事项都很方便。
不要隔行书写。
一张纸通常可写25到30行左右,如果要新加内容,每行都要用到,不要空行。
不要用铅笔。
铅笔写字很容易模糊。
不要拘泥于先后顺序。
每天早上把大事表从头到尾看一遍,找最重要的事来做。这样完成的都会是重要的工作,而且成果丰硕,比浪费时间重写一张表好多了。
不时对照大事表。
把大事表摆在案头,不时看一下,以完成重要工作为目标,也就是能带来可观收益、好处多多的工作。
删除完成的事。
每完成一件工作,就把它在表上划去。这比打勾还要有成就感。
着手做新工作。
完成任务后,参照一下大事表,找出下一件待办的重要工作。不要花时间考虑,立刻动手做!
随时补充新事项。
要是一天之中,接到电话、收了信和电子邮件后,有新的事冒出来,别因此就放下手边所有的事。只把新的工作加进大事表中,先把手上的事做完再说。
另起一页。
大事表第一页写完了,就另起一页继续写,不要挤在空白的地方。
重新整理。
完成了大事表第一页上约半数的工作,就是重写、合并事项的时候了,否则又会有一叠的大事表。方法很简单,只要先把大事表的第一页逐项看过,把待办事项重写在最新的那一页上。写完后,与第一页对照一下,看看有无漏写的事项,然后第一页就可以丢了,要不也可以把它归入一个“旧大事表”的档案。
为明日计划。
下班回家前,记得再看一遍大事表,想想隔天最重要的工作是什么。然后为自己排定时间,写在行事历上,便于隔天一早就动工。这也是非常好的省时秘诀。
富兰克林强调,不要把大事表上的每件琐事先做完,再来对付困难的部分。要领是:趁自己精力十足的时候,挑最重要的事做,也就是最花时间、最耗脑力、最耗精神的工作。这样自己的工作品质不但高,又能准时完成,成果也令人满意,而且花的工夫、承受的压力也相对减轻。
“很多人都怕大事表变得很长,因为他们认为一天之内就要把表上所有的事都办好,要是办不到,他们就垂头丧气的。”富兰克林说,“我自有另一套做法——我会把我该做的事全都列出来,这样才不会忘记。通常我每天都会有100到150件左右的事(或电话)待办。”
“你可别以为我一天之内把这100多件事全办完了,我没有,而且这也不是我的目的。我的目的是每天都要把重要的事做完。因此有时我一天大概只从大事表上划掉一件事,但是那件事是至关紧要、非完成不可的事。从这个角度看,我那天的产量还非常好哩。”
富兰克林和大事表相伴终生,由此大大地提了工作效率,获益多多。
富兰克林认为:养成把每项必办的事记在大事表上的习惯,不但事半功倍,工作质量高,最重要的是,可以做自己的主人,安排自己的生活,使自己的人生更加亮丽!