富兰克林指出：正如环境可以影响人一样，工作环境的有无秩序性也可以影响人的工作效率的高低。一个人若不想工作得很糟糕，那么井然有序的工作环境则是必需的。
当专注于自己的一生和职业目标时，需要思考如何从许多可能的事情中找出几件，并加以完成。而当作出“基本决定”时，这就是一种执行：“我下一步该怎么做？”而使工作环境井然有序则是所要做的第一步。
（1）清理所有文件并加以处理
文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。
除非自己的工作像誊写员工作一样，得分类、归档、修正或处理文件，否则自己的文书工作应该是做得完的。因此，这些工作不该占用自己太多的时间。
如果自己现在或即将成为主管，希望尽可能减少不必要的文书工作，不妨试着提高那些必要的工作的效率，并将所有文件集中在一个适当的地方存放。
那么应该如何处理这些工作呢？
大多数人常把文件堆在身旁，如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯——只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处，就可以猜出一个人办事情的能力。
如果自己面前总有一大堆文件，这暗示着自己一定经常受到困扰。零乱的文件表明需要别人的帮助，可是情况还不算太坏。有一位会计师，他的办公室里总是堆积好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚，用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间，而有时则三四叠堆在一起，其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道，更不在乎里面写的是什么。其实，只要翻翻里面的文件，就可以发现，有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料，而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件，对他来说，再也没有比这更好的资料了。
如果自己喜欢堆积文件——假使心里觉得有必要保留的话——那么劝你改掉这些习惯，你需要的是另一种方式的协助。
假如自己是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯，或者觉得这些文件若搁在手边，做起事来会更有效率的话，那么还有药可救。
老实说，这些文件无疑是一项重担。试着加以处理吧，否则它们会降低工作效率。就像一辆汽车，如果净是旧零件，就无法迅速把车修好一样。
看看自己面前堆积的东西，然后查阅一下其内容。在这些文件中，哪些对自己仍有用处？如果自己跟周围的人一样，那可能会有75%的文件是没有用的。除非在找资料，否则是不会去看它的。如果没有这些文件放在面前，也不会有失落的感觉。而当堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时，将因此而提高工作效率。
（2）消除各种降低效率的因素
试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件，也一定要是最重要的，而且对自己有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。
这里用“离久情疏”这句话可能比较合适。如果是重要文件，大多数人都会把文件放在醒目的地方，以免自己忘了。他们担心，假如他们把文件存档的话，他也会忘了文件上所提到的工作或职责。
他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。是否得和亲戚住在一块，才能记得他们呢？是否也得时时看到这些文件，才能把它们记在心里呢？显然无用。
这些文件的真正作用是让人无法专注于某一件相当重要的工作。每当扫视面前堆着文件的桌子，会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事，这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四个字上。
最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁，让自己能专注于某一件重要的事，而不受其他因素的干扰。不用担心会忘了下一步该怎么做，绝对不会忘的。有些相当有用的记忆术，能让自己记得这些事，而不致耽误工作进度。
用不着多久，自己就将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件，这不仅使自己在脑海里有了一张清晰的秩序图，更重要的是当付诸实际行动时，工作效率之高会使你倍加满意。
