富兰克林非常强调做事要井然有序,有条不紊,而不要成为一个杂乱无章的人。他说:“你不可能生来就能把事物弄得井然有序、条理分明;但是,你可能多少明白杂乱无章可能带来的种种缺失、弊端,更不用说因此而导致的挫折与焦虑了。”井然有序可以提高自己的工作效率,使自己不但更能掌握自己的生活,也会有更多的闲暇时间。
虽然目前还没有找出放诸四海皆准、能够协助人们条理分明的整理系统,不过下面的一些方法还是可以帮助人们更好地处理生活和事务,而做得井然有序。
(1)列表
列表是最有效的整理方法。把要做的事用表列出来,可以依重要程度,排出先后顺序,设定所需时间与完成期限,而且可依顺序完成进度。
(2)目标
目标能让人掌握正确的方向,而不会迷失方向。不过,不要让设定的目标成为控制自己的暴君。要接受一项事实,每件工作不可能都能如期完成。一天做不完的,不妨挪到明天,成为优先处理事项即可。
(3)计划
不要企图什么事都一把抓,这样的结果可能到头来什么都没做好。所以,可以先从小处着手、循序渐进,并且尽快着手,然后,保持应变能力,随时调整优先顺序。
(4)行事历
行事历可以提醒自己的重要约会及各项工作之完成期限。建议自己使用一本即可。并用笔随时记录工作的先后顺序,一定得每天查看,好提醒自己。
(5)奖励
就算只是完成小事一桩,也不要忘了好好享受它所带来的成就感。
(6)从书架开始整理
把生活安排得井然有序是一回事,工作安排得井井有条则又是另一回事了。要整理自己的工作环境,如桌子、书架、档案柜,别让档案资料堆得满桌都是。不妨依以下的程序进行整理:
先丢掉重复多余的文件、过期的记录、束之高阁的书、一直抽不出时间看的期刊,还有在最近一段时间内,一直没有用到的资料。然后重新整理、分门别类。例如,可以依据工作性质将书架分为:专业书、参考手册、报告等。但是不论采用何种方法分类,记得按一般检索,依序排列资料。
丢掉无用的档案,或将其移至工作范围之外。把常用档案中过期、重复或不适用的资料销毁。并以涵盖范围最广的分类方法重新归纳自己的档案,然后依使用类率排列档案顺序。比方说,将最常用的档案放在最近的抽屉或较少用的档案之前。每一类别依序标签,甚至可用不同颜色的档案夹或标签来整理。
最后整理桌子,丢掉或重新利用资源——从一直没有时间修理的破设备,到留着以防万一却已经干掉的墨水瓶等。铅笔、圆珠笔是不可或缺的办公用品,可是也没有必要每种都保留一打库存。还有订书机,可以先放在抽屉里,要用的时候再拿出来。让你的桌上只留下常用的物品及正在研究的材料就可以了。
要戒除把不用的东西堆积在桌上的习惯,尽可能丢掉可以丢掉的东西,并快速决定堆放在桌上的东西的去留。动作尽量迅速,不用的档案尽快抽换,好节选你下一刻要处理的事物。别在小纸片上记东西,最好是记录在本子上。每日终了时,把桌面清理干净,只留下隔日要处理的东西。
(7)保持井然有序
不论是自己的桌子或是自己的人生,井然有序总比杂乱无章好。不必担心自己会因此失去应变能力而变得神经兮兮或像个机器人。
富兰克林认为:在人生的旅途中拼搏,井然有序可以使自己心灵平静,让自己更愿意,而且更有时间和他人交往,以建立良好的人际关系。总之,它使自己能掌握自我,进而才有余力追求人生的理想。