随着科学技术的发展和人们生活水平的提高,电话的普及率越来越高,每天有许多事情都要通过电话来商谈、询问、通知、解决。虽然打电话不像面对面的交谈,可以看到对方的表情、举止,但通过声音,没有见过面的人也会互相留下印象。这种印象可能好,也可能不好。农村青年接打电话时,一定要注意讲究文明礼貌,给对方留下一个好印象。
(1)接听电话的礼仪
首先,当电话铃响后,应尽快去接,不要有意拖延、怠慢对方。拿起话筒后,不要开口便问“你是谁”,或“喂”个不停,应当先向对方问好,随后作一个自我介绍,以便对方确定有没有打错电话。当询问对方时应注意在适当的时候,要根据对方的反应委婉询问。如果对方打错了电话,不要一声不响地挂断电话,也不要用生硬的口气说:“他不在”“打错了”“没这人”“不知道”等语言。接电话时应尽量用语文明,态度热情、谦和、诚恳,语调要平和,音量要适中。
接电话时,尤其是在工作单位或替别人接电话,对对方的谈话可以作必要的重复,以确定接听内容的准确。对于重要而又不易记住的内容应简明扼要地记录下来,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。
当电话交谈完毕时,应尽量让对方结束对话。如果确实有特殊原因需要自己来结束,也应向对方解释、致歉。通话结束后,应等对方放下话筒后,自己再轻轻地放下话筒,以示尊重。
(2)打电话的礼仪
接电话应礼貌待人,打电话时也不能马虎了事。打电话首先要选择适当的时间。如果不是亲属或很熟悉的朋友,打电话一般宜在上午8点以后,节假日应在上午9点以后,晚上应在22点以前。无特殊情况下,不宜在中午休息时间、就餐时间和节假日给对方打电话,这表示对对方的生活习惯和家人的尊重;还有一点应注意,在给公务员打电话时,要尽量避开临近下班的时间。因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到对方单位,如果有特殊情况需往对方家里打时,也应注意避开吃饭或睡觉时间。
打电话之前,首先应确认对方的电话号码是否正确,仅凭记忆容易拨错。一旦拨错应立刻向接电话者表示歉意,说“对不起”“打扰您了”等。另外,打电话前最好先想好要讲的内容,以便节省通话时间。不要先打通之后,再现想现说,更不要“煲电话粥”。通常,一次电话不应长于3分钟,即所谓“3分钟原则”。
电话打通后,首先应向对方问好,然后说你要找的人,必要时,应询问对方是否方便,应在对方方便的情况下开始交谈。找人时应说:“您好!请问您是×××吗?请您帮我找一下×××。”而不要简单地说:“给我找×××。”宜在通话之初告诉对方自己的身份。
在通话过程中,态度要友好,用语应文明、礼貌,不要大喊大叫。在请总机接转时,应当向接转人员致谢。请受话人代转时,应说“请”“劳驾”等。
通话结束后,应主动和对方说“再见”,然后轻轻放下话筒。如果是与长辈或上级通话,一定要等对方挂了电话后自己再轻轻放下话筒。
文明礼貌地接打电话,是对他人的一种尊重,是一个人道德素养高尚的表现。