4.1出纳账簿基本
要素
所谓账簿，就是以会计凭证为依据，延续地、系统地、全面地、综合地记录和反映各项经济业务的内容，并以相互联系的专门格式和账页所组成的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法，也是会计核算的主要环节1.按性质和用途分类账簿按其性质和用途来分，可分为日记账、分类账和备查账。
分类账是按照账户分类记录各项经济业务的账簿。该账户按照分类明细程度的不同，分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿，简称总账，是根据一级会计科目设立的总分类账户，按照总括分类记录全部经济业务的账簿。它可以提供各种资产、负债、费用、成本、收入等总括核算资料。明细分类账簿，简称明细账，是按照二级或明细会计科目设立的分类账户。
备查账又称辅助账，是对日记账和分类账簿中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如租入、租出固定资产登记簿、代销商品登记簿等。
2.按外在形式分类
账簿按照外在形式来分，可分为订本账、活页账、卡片账。
是将账页固定装订成册的账簿。这种账簿可避免账页散失，防止抽损账页，易于归档保管。
因此，一般规定总分类账簿和现金日记账，银行存款日记账等采用订本账。
活页账
是将账页装订在账夹中的账簿。此种账簿可根据需要增加账页，便于记账工作的分工，但易于散失或被抽损。这种账簿在使用前要连续编号，登记使用完后装订成册。明细分类账多为活页账。
卡片账是将账卡装在账卡箱中的账簿。特点是比较灵活，可根据需要以上不同类别的账簿，由于其所记录的经济内容不同，所以，其账簿的格式多种多样，不同格式账簿的具体内容也不尽相同。但是，各类账簿都应具备以下基本内容：
（1）封面：主要标明账簿的名称，如总分类账、制造费用明细账、材料明细账等，还应标明记账单位名称。
（2）扉页：主要标明账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人姓名及交换日期，以及账户目录并经主管会计人员签字盖章。
（3）账页：账页是账簿的主要内容，它除了要标明账户名称、总页数和分页数外，主要记录经济业务的内容，设置有登账日期栏、凭证种类和号数栏、摘要栏、金额栏。
4.2出纳日记账
1.出纳日记账
出纳日记账是出纳员用以记录和反映货币资金增减变动情况和结存情况的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。
现金日记账是按照现金收、付业务发生或完成时间的先后顺序，逐笔登记，用来反映现金的增减变动与结存情况的账簿。
银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行转账结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的账簿。
国家财政部制定的《会计基础工作规范》规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得使用银行对账单或者其他方法代替日记账。”以下对现金日记账和银行存款日记账作详细介绍。
现金日记账和银行存款日记账的格式一般为三栏式，即在同一张账页上设置“借方”、“贷方”、“余额”三栏，分别反映现金或银行存款的收入、付出和结存情况。此外，还在摘要栏后设置“对方科目”栏，以具体登记对方科目名称。为了反映银行存款收付所采用的具体结算方式，在银行存款日记账中还专设“结算凭证种类和号数”栏。
在有些单位中，为了在现金日记账和银行存款日记账中更清楚地反映货币资金（现金和银行存款）收入的来源和付出的用途，往往采用多栏式的现金日记账和银行存款日记账，即收入栏（借方栏）和支出栏（贷方栏）按现金与银行存款的对应科目设置专栏。
如果收、付款凭证较多，而现金和银行存款的对应科目较多，为避免日记账的账页太宽，可以分别设置“现金收入日记账”、“现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。
任何一个单位，不管是企业、事业单位还是机关、团体、部队，也不管其规模大小，都存在着货币资金收付业务，相应地为了反映货币资金的收支和结存情况，都需要设置出纳日记账……但是，不同的单位，其经济的性质不同，规模大小不同，经营管理的要求不同，相应地需要设置的出纳日记账的种类、格式也就不同。比如，在只有人民币现金的单位，一般只设置一本现金日记账即可，而对于除了人民币现金外还存在多种外汇现金的情况下，一般应按现金的种类设置现金日记账，以分别反映不同现金的收付和结存情况。又如，有些单位只有一个存款账号，那么只需设一本银行存款日记账即可，如同时设有多个银行存款账户，则为了分别反映每个账户上存款的结存情况，需要设置多本银行存款日记账。再比如，如前所述……出纳日记账也有多种格式，在一般情况下使用三栏式日记账即可；如果单位经济业务较为复杂，为了分别反映不同项目在一定期间内所收入和付出货币资金的多少，或者说为了分别反映在一定时期内货币资金收入的来源和支出的去向，可以使用多栏式日记账。当然，为避免账页过宽还可以分设收入日记账和支出日记账。在具体设置出纳日记账时，应当遵循一项基本原则，那就是既要满足核算和管理的需要，又要避免烦琐。设置出纳日记账是为了能够正确、全面、及时地反映本单位货币资金的收付和结存情况，满足会计部门和其他经营管理部门对货币资金进行正确核算和科学管理的需要，所以应当从管理和核算的需要出发来设置日记账，不能为了简单而搞以单代账、以表代账，因为这样就无法满足核算和管理的需要……但这并不是说出纳日记账总是越多越全越复杂越好，应当从本单位的实际情况出发，在满足管理和核算基本需要的前提下，遵循节约原则，避免设置得过多和过于复杂，以充分节约人力、物力。
账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。
按规定，现金日记账和银行存款日记账因一律采用订本式账簿，出纳员在启用账簿时，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺页或缺号。
2.出纳日记账的设置
出纳主要设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况，出纳人员对由自己保管的各种有价证券要分设明细账进行核算，如设“长期投资股票投资（××股票）”明细科目核算本单位对××股票的购进、售出以及结存情况。
日记账可以先用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。
3.出纳日记账的启用
账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期订成份。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。在总分类和明细分类账第一页的前面，分别另加目录，记明每个账户的名称和页次，以便检查、登记和防止账页散失。
4.3出纳账务处理
1.出纳账务处理程序
会计账务处理程序，又称“会计核算形式”、“会计核算组织程序”，是指以账簿体系为核心，将会计凭证、会计账簿、会计报表、记账程序和记账方法有机结合起来的技术组织形式。在会计核算工作中，设置会计账户、填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表等会计方法不是杂乱无章、孤立运行的，而是相互联系、有机结合的。编制会计报表的资料主要来源于账簿，账簿的登记依据是会计凭证，账簿的种类、格式又决定着会计凭证的种类和格式。每个单位都应结合自身经济活动的特点、规模和业务量的大小及会计人员力量等设计科学的账务处理程序，以利于做好会计核算工作。
目前，我国常用的会计账务处理程序主要有以下几种：
（1）记账凭证账务处理程序；
（2）科目汇总表账务处理程序；
（3）汇总记账凭证账务处理程序；
（4）日记总账账务处理程序；
（5）多栏式日记账账务处理程序。
各种会计账务处理程序的主要区别在于登记总分类账的依据和方法不同，但是，出纳业务处理的步骤基本上一致，其基本程序如下所示：
（1）根据原始凭证或汇总原始凭证填制收款凭证、付款凭证……对于转账投资有价证券业务，还要根据原始凭证或汇总原始凭证直接登记有价证券明细分类账（债券投资明细分类账、股票投资明细分类账等）。
（2）根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账。
（3）现金日记账的余额与库存现金每天进行核对，与现金总分类账定期进行核对；银行存款日记账与开户银行出具的银行对账单逐笔进行核对，至少每月一次，银行存款日记账的余额与银行存款总分类账定期进行核对；有价证券明细分类账与库存有价证券要定期进行核对。
（4）根据现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细分类账、开户银行出具的银行对账单等，定期或不定期编制出纳报告，提供出纳核算信息。
2.出纳账务处理过程
从出纳账务处理的程序看，主要包括4个方面：即填单、记账、对账、结账等。
（1）填单。
填制各种原始凭证和记账凭证，其填制方法的各种技巧可以参见本书第二章关于出纳凭证的各种填制技巧。
（2）记账。
各种经济业务在编制记账凭证以后，记账人员就应按照记账凭证的内容记入有关账户，这个记账步骤通常叫做“过账”。在实际工作中，出纳人员应根据审核无误的收款凭证和付款凭证及时准确地登记“现金”、“银行存款日记账”和有关有价证券库存明细账（其他账由不从事出纳工作的账会人员登记），并且将每日结出“现金日记账”的余额与实际库存现金数核对，结出银行存款的收入（借方）合计与付出（贷方）合计以及当期余额，出据“出纳对账单”与总账会计对账。
出纳过账的总的要求是：登记时必须做到内容完整，摘要清楚，便于查阅，不重记、不漏记……不错记、按期结算，不拖延积压，发生记录错误必须按规定的方法更正，从而使账目既能明确经济责任，又清晰美观。出纳过账，即出纳登记日记账，其具体要求及方法如下：
①登记账簿，必须以审核无误的会计凭证为依据。
出纳在办理收、付款时，应当对收款凭证和付款凭证进行仔细复核，并以经过审核无误的收……付款记账凭证和其所附的原始凭证作为登记日记账的依据，将凭证的日期种类、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚，登记及时、字迹完整。
登记完毕后，要在记账凭证上签名或盖章，并注明所记账簿的页数，或做一登账符号“√”
……表示已经记账，避免重记、漏记。
②书写规范，逐页顺序进行连续登记。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的书写账簿除外）或者铅笔书写。但下列情况，可以用红墨水记账：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在三栏式账页中的余额栏前，如未印明余额方向的，可在余额栏内登记负数余额；结账时画线；会计制度中规定用红字登记的其他记录。
账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格或越格错位，书写文字应紧靠左线，书写数据就紧靠底线，字体大小一般应占格宽的一半，以便出现差错时按规定方法改错……
各种账簿按页次顺序连续登记，不能跳行、隔页，如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。每一账页记满，要结转下一页时，应结出本页发生额合计数及结余额，写在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。
③逐笔、序时登记日记账，做到日清月结、账款相符。出纳日记账必须逐日逐笔进行序时登记。
现金日记账登记。按照会计制度规定，现金日记账由经管现金的出纳员根据审核后的现金收……付款凭证进行逐笔序时登记。即三栏式现金日记账的“借方（收入）”栏，应根据现金收款凭证登记；“贷方（支出）”栏应根据现金付款凭证登记。由于从银行提取现金业务，只填银行存款付款凭证，不填现金收款凭证，因此，从银行提取现金的收入数，应根据银行存款付款凭证登记“借方（收入）”栏。
银行日记账的登记。银行存款日记账是逐日逐笔记录一个单位银行存款收付及结存情况的账簿。国家统一会计制度规定，企事业单位应按开户银行、其他金融机构、存款种类及货币种类，分别设置银行存款日记账，所设置的银行存款日记账，由出纳人员根据审核合法的银行存款收付凭证（包括现金付款凭证中的存款业务）和原始凭证，按照业务的发生额和结存额登记，以便随时掌握银行存款的收支动态和结存余额。有外币存款的企业，应分人民币和各种外币设置“银行存款日记账”进行明细核算。
每日营业终了，应分别计算当日的现金、银行存款各自的收入和付出的合计数，以及账面结余数，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，银行存款的结余数则应定期与银行对账单核对。每日按照下列公式核对：
本日余额
昨日余额数+本日收入金额合计数-本日付出金额合计数结出当天的账面余额，再与实存数进行核对。
出纳日记账除了必须逐日结出余额，每月末还要按规定结账。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“√”表示。在任何情况下，出纳日记账不得出现贷方余额（或红字余额）。
实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。
但是，现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般账页可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务多的账簿……可满页打印。
账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照正确的方法进行更正。
4.4结账与对账
（一）结账
所谓结账，就是把一定时期（月、季、年）内所发生的经济业务全部登记入账后，计算并记录各种账簿的本期发生额和期末余额，进行试算平衡，并结转下期或下年度账簿的一种账务处理方法。
出纳员将本期所发生的所有资金收付业务全部登记入账并经对账确认无误后，计算出本期内现金和银行存款的收入总额、支出总额和期末余额，以了解本单位在本会计期内货币资金的全部收付情况和期末结存情况，为编制会计报表提供依据。结账前，出纳人员应首先查明本会计期内（当天、当月、当季、当年）所发生的所有款项收付业务是否都已取得原始凭证，是否都已编制收付款凭证并已登记入账，是否账证、账账、账实相符，对于在对账过程中发现的各种问题，应及时处理解决后才能结转。结账的时间主要有日结、月结、年结等。
1.日结
每日业务终了，出纳员逐笔、顺序地登记完现金日记账、银行存款日记账后，应结出本日余额，现金日记账余额应与当日库存现金核对。
2.月结
办理月结，应在各账户最后一笔记录下面划一道通栏粗红线表示本月业务结束，在红线下结算出本月发生额及月末余额，如无余额，应在“借”或“贷”栏内注明“平”字并在余额栏内增“O”或“√”符号）并在摘要栏内标明“本月合计”或“月发生额及余额”字样，然后在下面再划一通栏红线，表示完成月结工作。
3.季结和年结
办理季结或年度结账时，应在季末或年末月份月结数下，结算本季或本年合计数及季末余额……并在摘要栏内写明“本年或本年合计”或“×季度或年度发生额及余额”字样，如为季结在其上下各划一道通栏红线；如为年结，将年末借（或贷）方余额，引入下一行贷（或借）
方栏内，并在摘要栏内注明“年末余额”字样，将年末借（或贷）方余额，引入下一行的贷（或借）方栏内并在摘要栏内注明“结转下年”字样，最后加总借贷双方各自合计数（借贷双方的合计数应平衡），再在合计数下划两道通栏红线以示封账。
4.更换新账簿
在年度换账簿时，应同时在下年新账中相应账户的第一页第一行标明“上年结转”或“年初余额”字样，并将上年的年末余额直接记入新账的“余额”栏内，同时标明余额方向。
（二）对账
出纳人员保证日记账真实性、准确性的主要方法是定期地对账和结账，发现和改正错误的账簿记录，做到账实相符，账证相符，账账相符，账表相符。
对账，是指通过会计账簿记录的有关金额数量与库存实物、货币资金，往来单位或个人进行相互核对，保证账证、账账、账实相符的一项基础工作。在出纳工作中，由于各种原因，难免会发生记账、计算等方面的差错，造成账实不符的情况，因此，出纳人员进行账簿记录的核对，保证出纳信息的真实、准确。
对账工作主要包括以下四个方面的内容：
是指将现金和银行存款日记账与有关会计凭证（收款凭证、付款凭证及其所附的原始凭证等）
相核对。这种核对一般是在日常编制凭证和记账过程中进行的。月末，如果发现账证或账账不符时，就应重新进行账证的核对，核对时，将凭证和账簿的记录内容、数量、金额和会计科目等相互对照，以保证两者相符。
账账核对是指在账证核对的基础上，各种账簿之间的有关核算指标的核对。对于出纳员而言，主要是现金日记账和银行存款日记账的期末余额和现金、银行存款总账的期末余额相互核对。
账实核对
是指在账账核对基础上，将各种财产物质的账面余额与实存数项核对。出纳员主要是对现金日记账账面余额与实际库存现金数相核对（每天进行），银行存款日记账账面余额与银行对账单余额核对（一般在月终后），如月底对账单与日记账余额不一致时，应先编制“银行存款余额调节表”将未达账项调整一致，若还不一致，应与银行共同核对，解决问题，保证账实相符。
账表核对是指将每一会计期间的出纳报告表中的数字同据以编制出纳报告表的账簿中的有关数字进行核对，要求账表相符。通过对账，如果发现不平衡或不相符的情况，出纳人员应采用正确的方法迅速查明原因，并按规定及时予以更正或解决。
