3.1会计凭证概述
一、什么是会计凭证？
会计凭证，简称凭证，是记录经济活动，明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。
任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制和取得会计凭证，对整个经济活动过程作出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。
出纳人员在核算企业发生的经济业务时，须按照业务的发生情况取得有关凭证，依据原始凭证编制记账凭证，在记账凭证的基础上，登记账簿等，编报出纳报告。作为登记账簿依据的会计凭证有哪些，这些凭证的取得和填制有什么要求？下面我们对此一一阐明。
会计凭证，是在会计工作中记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的依据。
会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项经济业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误，并由审核人员签章后，才可作为记账的依据。填制和审核凭证，是会计核算的专门方法之一。
会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务的内容，有效监督经济业务的合理性和合法性，保证会计核算资料的真实性、可靠性、合理性，发挥会计在经济管理中的作用，具有重要意义。
填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中具有重要作用。
提供经济信息和会计信息
1.会计人员可以根据
会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总，并经过会计处理，为经济管理提供有用的会计信息。
监督、控制经济活动2.通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符合有关的法令、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针和计划、预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计管理职能的重要内容。
提供记账依据3.会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制、复核……按一定方法对会计凭证进行整理、分类、汇总，为会计记账提供真实、可靠的依据，并通过会计凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录。
加强经济责任制4.经济业务发生后，要取得或填制适当的会计凭证，证明经济业务已经发生或完成；同时要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章，明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责。
二、会计凭证分为哪几种？
会计凭证有多种多样，可以按照不同的标志进行分类。但主要是按其用途和填制程序分类，分为原始凭证和记账凭证两类。
原始凭证，又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容……对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。作为一名出纳人员，应当掌握一定的会计理论知识，能够独立编制有关的收付款记账凭证。
三、如何装订与保管会计凭证？
会计凭证是重要的经济档案和历史资料，会计人员应及时对会计凭证进行整理装订，然后移交档案部门保管。
（1）会计凭证装订前的整理，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。
对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定顺序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。小票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。
有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。
原始凭证附在记账凭证后的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证面积大小来排序。会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。
（2）会计凭证的装订
会计凭证的装订是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证整理装订时，必须保持会计分录的完整，应按凭证号码顺序还原装订成册……不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。一般来说，一本凭证，厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。
有些会计在装订会计凭证时采用角订法。装订起来简单易行，这也很不错。它的具体操作步骤如下：
①封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。
②凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
③大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼是可以穿过的。
④凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。
⑤护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
⑥折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。
⑦晾干后，在凭证本的背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或盖章。现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号……如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
（3）会计凭证装订成册后，应由专人负责保管。年终，应移交财会档案保管1年，期满后，应由财会部门编制清册移交单位的档案部门保管。
对已归档凭证的查阅、调用或复制，均应得到批准和履行一定手续。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，方可复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。会计凭证的保管期限和销毁手续，必须严格按照会计制度的有关规定执行。一般会计凭证至少保存10年，重要的凭证须长期保存，会计凭证保存期满需销毁时，必须开列清单，按照规定的手续报经批准后方可销毁。任何单位都不能随意自行销毁会计凭证。
3.2原始凭证一、什么是原始凭证？
原始凭证，又称原始单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录、证明经济业务已经发生或完成的原始证据，是进行会计核算的原始资料。原始凭证记载着大量的经济信息，又是证明经济业务发生的初始文件，与记账凭证相比较，具有较强的法律效力，所以它是一种很重要的凭证。
二、原始凭证如何分类？
原始凭证按其形成，分为以下几种：
1.外来原始凭证
外来原始凭证是指同外部单位发生经济往来关系时从外部单位取得的原始凭证。如购货时取得的发货票、付款时所取得的收据等。
2.自制原始凭证
自制原始凭证是指由本单位内部经办经济业务的部门或人员，在办理经济业务时所填制的凭证。如商品入库时，由仓库保管人员填制的入库单；商品销售时，由业务部门开出的提货单等。
除上列原始凭证外，企业实际工作中还有许多其他凭证，由于篇幅关系，在此不能一一列举……企业的自制原始凭证可以按其内容分为以下几类：
（1）一次性凭证。在自制的原始凭证中，大部分凭证的填制手续是一次完成的，已填列的凭证不能再重复使用，这类自制原始凭证称为一次性凭证。
（2）累计凭证。在一些特定单位，为了连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务，需要在一张凭证中连续、累计填列该项特定业务的具体情况，这种凭证称为累计凭证……如限额领料单。限额领料单中标明了某种材料在规定期限内的领用额度，用料单位每次领料及退料，都要由经办人员在限额领料单上逐笔记录、签章，并结出限额结余，使用这种凭证，既可以做到对领用材料的事前控制，又可减少凭证填制的手续。但因这种凭证要反复使用，必须严格凭证的保管制度和材料收发手续。
（3）记账编制凭证。在企业自制的各种原始凭证中，一般都是以实际发生或完成的经济业务为依据，由经办人员填制并签章，但有些自制原始凭证，则是由会计人员根据已经入账的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的，这种根据账簿记录而填制的原始凭证，称为记账编制凭证。如月末确定已销商品成本时，根据库存商品账簿记录所编制的成本计算表；
月末计算产品生产成本时，所编制的制造费用分配表以及月末所编制的利润分配计算表等……
（4）汇总原始凭证。实际工作中，为了集中反映某项经济业务的总括情况，并简化记账凭证的填制工作，往往将一定时期内若干记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证，这种凭证称为汇总原始凭证。如收货汇总表、商品销货汇总表、发出材料汇总表等。
汇总原始凭证所汇总的内容，只能是同类经济业务，即：将反映同类经济业务的各原始凭证汇总编制一张汇总原始凭证，不能汇总两类或两类以上的经济业务。汇总原始凭证也属于原始凭证的范畴。
三、原始凭证有哪些基本要素？
在会计实务中，由于各种经济业务的内容和经济管理的要求不同，原始凭证的名称、格式和内容多种多样，其填制与审核的具体内容也会因此而多种多样。为了满足经营管理的需要，自制原始凭证备有补充的内容；为了便于使用原始凭证，有关部门制定了统一的凭证格式，如银行结算凭证、增值税专用发票等。但是，原始凭证作为反映经济业务已经发生或已经完成的原始证据，必须反映经济业务发生或完成的情况，并明确有关经济人的责任，所以各种原始凭证都必须具备一些基本内容，具有一些基本要素，这些基本要素主要包括以下7个方面：
原始凭证的基本要素
凭证的名称标明原始凭证所记录业务内容的种类，反映原始凭证的用途。如“发货票”、“入库单”等。
填制凭证的日期填制原始凭证的日期一般是业务发生或完成的日期。如果在业务发生或完成时，因各种原因未能及时填制原始凭证的，应以实际填制日期为准。销售商品、产品时未能及时开出发货票的，补开发货票的日期应为实际填制时的日期。
填制凭证单位或填制人姓名这是填制原始凭证的一项基本要求。
经办人员的签名和盖章经办人员签名盖章是为了通过该项内容明确经济责任。
接受凭证单位的名称将接受凭证单位与填制凭证单位或填制人相联系，标明经济业务的来龙去脉。
经济业务内容经济业务内容主要是表明经济业务的项目、名称及有关的附注说明。
数量、单价和金额主要表明经济业务的计量。这是原始凭证的核心。
四、如何填制原始凭证？
填制原始凭证要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。
原始凭证的填制有三种形式，一是根据实际发生或完成的经济业务，由经办人员直接填列，如“入库单”、“出库单”等；二是根据已经入账的有关经济业务，由会计人员利用账簿资料进行加工整理填列，如各种记账编制凭证；三是根据若干张反映同类经济业务的原始凭证定期汇总填列汇总原始凭证。
原始凭证的种类不同，其具体填制方法和填制要求也不尽一致，但就原始凭证应反映经济业务、明确经济责任而言，原始凭证的填制有其一般要求。为了确保会计核算资料的真实、正确并及时反映，应按下列要求填制原始凭证：
（1）符合实际情况。凭证填制的内容、数字等，必须根据实际情况填列，确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠，符合实际情况。从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原签发单位盖有账务章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，经单位负责人批准后，可代作原始凭证。对于确实无法取得证明的，如火车票、轮船票、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，可代作原始凭证。
（2）明确经济责任。填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的财务章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位财务章。
（3）填写内容齐全。原始凭证的各项内容，必须详尽地填写齐全，不得遗漏，而且凭证的各项内容，必须符合内部牵制原则。凡是填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为登记账簿的依据；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回时，除填制退货发票外，退款时……必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据或退还借据副本，不得退还原借款收据。
经有关部门批准办理的某些特殊业务，应将批准的文件作为原始凭证的附件，若批准文件需要单独归档，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
（4）书写格式要规范。原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加注币值符号，如“￥”、“US$”等。大写金额有分的，后面不加整字，其余一律在末尾加“整”字，大写金额前还应加注币值单位，注明“人民币”、“美元”、“港币”等字样，且币值单位与金额数字之间，以及各金额数字之间不得留有空隙。各种凭证不得随意涂改、刮、擦、挖补，若填写错误，应采用规定方法予以更正。对于重要的原始凭证，如支票以及各种结算凭证，一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证，在填写错误后，要加盖“作废”戳记，并单独保管。
阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的……数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分的，角位和分位可写“00”或符号“―”；有角无分的，分位应写“0”……不得用符号“―”代替。
汉字大写金额数字，一律用正楷字或行书字书写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖……拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等易于辨认、不易涂改的字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字……
阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如￥101.50，汉字大写金额应写成“人民币壹佰零壹元伍角整”。阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如￥1004.56，汉字大写金额应写成“人民币壹仟零肆元伍角陆分”。阿拉伯金额数字元位是“0”或数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如￥1320.56……汉字大写金额应写成“人民币壹仟叁佰贰拾元零伍角陆分”，或“人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分”。
五、如何审核原始凭证？
只有经过审核无误的凭证，才能作为记账的依据，为了正确反映并监督各项经济业务，会计部门的经办人员必须严格审核各项原始凭证，以确保会计核算资料的真实、合法、准确。原始凭证的审核，主要包括以下三个方面的内容：
1.合规性审核
根据有关的法令、制度、政策等，审核原始凭证所记录的经济业务是否合规、合法、有无违反法令、制度的行为；审核经济业务是否按规定的程序予以办理，对于弄虚作假、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并报请上级有关人员处理。
2.完整性审核
根据原始凭证的要素，逐项审核原始凭证的内容是否完整，原始凭证的各项目是否按规定填写齐全，是否按规定手续办理。若原始凭证的内容填写不全，手续不完备，应退经办人员补办完整后，才予受理。
3.技术性审核
根据原始凭证的填写要求，审核原始凭证的摘要和数字及其他项目是否填写正确，数量、单价、金额、合计是否填写正确，大、小写金额是否相符。若有差错，应退经办人员予以更正。
3.3记账凭证一、什么是记账凭证？
记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或账簿记录，按照会计制度规定的核算内容……对经济业务进行分类编制会计分录的书面凭证。编制记账凭证，就是将复杂繁多的原始凭证转化成分类有序的会计分录的过程，将普通的资金收付资料转化为能为经营决策者所需要的会计信息的过程。作为一名出纳人员，应当掌握一定的会计理论知识，能够独立编制有关的收付款记账凭证。
二、记账凭证如何分类？
记账凭证的格式具有通用性，实际工作中在单位的货币资金收付业务量较大的情况下，也会就货币资金的收付业务设计专用的记账凭证，转账凭证转账凭证是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成。
出纳人员一般不编制转账凭证。业务收款凭证、付款凭证和转账凭证分别记录货币资金收入业务、货币资金支出业务和转账业务（与货币资金收支无关的业务）、各种记账凭证一般印制成不同颜色，以便于识别。
三、记账凭证有哪些基本内容？
记账凭证因为核算分类的关系分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，但只是其格式稍有不同而已。它作为确定会计分录和登记账簿的依据，为了明确经济内容和对应关系，保证核算工作的正确性，其必须具备以下基本要素：
（1）记账凭证的名称。如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”或“通用凭证”等。
（2）记账凭证的日期。一般应为编制记账凭证的当天日期。
（3）记账凭证的编号。各单位应按月编制记账凭证的统一编号：如果本单位采用分类记账凭证时，可将记账凭证可分为“现收字第×号”、“现付字第×号”、“银收字第×号”……“银付字第×号”、“转字第×号”五种进行流水顺序编号。但出纳人员所涉及的凭证，包括转字。如果本单位采用通用记账凭证，则可以将所有的记账凭证统一编号，注明“总字第×号”。
（4）经济内容摘要。凭证的“摘要”栏应简明扼要地说明经济业务内容，要突出说明经济事项的内容，对方单位的名称、货物名称、数量和经办员等。
（5）会计分录内容。即按照借贷记账法的原则编制的会计账户对应关系，分为会计科目名称（包括总账科目和明细科目）、金额和记账的借贷方向，会计分录内容是记账凭证的最基本要素。
（6）所附原始凭证张数。
（7）有关人员的签章。填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。
（8）记账符号。在记账凭证记账后，在凭证的“记账符号”栏内打“√”符号，表明该凭证四、如何填制记账凭证？
真实、完整、准确的记账凭证是保证会计信息质量的根本，因此记账凭证的填制除了严格遵守填制原始单证的基本要求外，还应注意以下几点。
（1）凭证应按顺序编号。
记账凭证必须按月分类连续编号，以便分清会计事项处理的先后顺序和日后与账簿记录核对……确保记账凭证完整无缺。单位应根据单位规模、业务量大小对记账凭证进行具体分类无论哪一类编号，都必须做到按月、分类、依序。即每月第一天从第一号编起，顺序编到每月最后一天，不允许漏号、重号和错号。为防止记账凭证丢失，应在填制凭证当天及时编号。
采用复式记账的记账凭证一般是一张凭证编一个号，如果发生复杂的经济业务，需要连续编制两张或两张以上的记账凭证时，应加编分号，例如10号会计分录有两张记账凭证，分别编为10A号、10B号。
（2）凭证的摘要应当明确。
摘要应当简洁明了，不能有重大遗漏或故意隐瞒，不得含糊其词，似是而非，不得有误导性陈述，尽量避免烦琐其词。
（3）会计分录的编制应当正确。
应填列会计科目名称，或者科目名称和编号，不能只填科目编号不写科目名称。需要登记明细账的还应注明二级科目和明细科目的名称，据以登账。出纳员一般只涉及收付款凭证，不涉及转账凭证。对于收款凭证，其借方科目为“现金”或“银行存款”，其贷方科目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定，如提供劳务取得现金收入，在服务行业贷方科目应为“营业收入”。对于付款凭证，贷方科目为“现金”或“银行存款”，其借方科目则应根据经济业务的内容和行业会计制度的规定而具体确定，如工业企业用银行存款采购原材料，则其借方科目应为“原材料”。
（4）凭证的金额必须准确。
记账凭证金额填完后应加计金额合计数。记账凭证不论是一个会计科目或若干个会计科目，或一个会计科目下有若干个明细科目都应将一方的金额加计合计数填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注币值符号，如人民币号“￥”。
（5）附件原始凭证应当同类。
出纳人员可以根据每一张原始凭证单独填制记账凭证，也可以每天根据若干张同类的原始凭证汇总填制一张记账凭证，或者先将同类的原始凭证编制一张汇总表，再根据该汇总表编制记账凭证。
（6）所附原始凭证的张数。
记账凭证所记录的经济业务必须以能证明该项经济业务的原始凭证作为附件。凡是能证明经济业务内容的各种原始凭证，不论张数多少，都应按规定贴在该记账凭证后面。
除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附有原始凭证复制件。
（7）错误凭证的更正。
如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。如果是已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用“补充更正法”、“红字更正法”和“划线更正法”等方法更正；如果发现以前年度记账凭证有错误的，应当填制一张更正的记账凭证。
（8）凭证的签章。
记账凭证填制完毕后，应由相关部门和人员签名并盖章，如单位核算已实行电算化处理的，也应在已打印好的记账凭证上补齐有关签章。出纳在办理完款项收付后，除了签章明确经济责任外，还应立即加盖“收讫”或“付讫”戳记。
五、如何审核记账凭证？
记账凭证是登记账簿、科目汇总的直接依据，出纳人员应对记账凭证进行认真的审核。由于记账凭证是根据审核后的有效原始凭证编制的，因而，记账凭证的审核，应在对原凭证进行复审的基础上注意账务处理的正确性。审核的主要内容有：
（1）记账凭证各项目填制是否齐全、字迹是否清楚规范、手续是否齐备、有关人员是否皆已签字盖章等等。
（2）记账凭证是否附有真实、合法、有效的原始凭证。记账凭证所填列的附件张数与实际所附的原始凭证张数是否相符。记账凭证所反映的经济业务的内容和原始凭证所反映的内容是否一致、金额是否相等。在有些情况下，记账凭证与原始凭证所反映的金额是不相等的，如有些费用只能按规定标准报销，在原始凭证金额超过报销标准情况下，记账凭证只能按批准的报销金额填列，出纳员也只能按经批准的报销金额办理款项收付和登记出纳账簿。如出现原始单证的金额与报销金额不一致时，必须在原始单据上由经办人注明“实际报销××元”字样，以明确经济责任。
（3）会计分录中会计科目（包括总账科目、明细科目）和记账方向是否正确，对应关系是否合理，双方金额是否相等。
六、如何更正错误的记账凭证？
出纳人员在编制记账凭证的过程中往往会因工作疏忽，业务不熟等原因发生工作错误，如会计账户借贷方向记反，使用会计科目不当，写错金额等情况的发生。发生上述错误后，如尚未登记账簿的，应重新填制记账凭证，原错误的记账凭证予以作废或撕毁；对于已登记入账的记账凭证，则应根据错误发生的具体情况，相应地采用规定的方法予以更正。更正方法主要有划线更正法、红字更正法和补充登记法。
1.划线更正法
又称红线更正法。适用条件是：在结账前，若发生账簿记录有误，但其据以入账的记账凭证并无错误，纯属日记账记录时出现的文字或数字的笔误时，可采用划线更正法予以更正；或是在登记账簿以后，发现记账凭证所写部分摘要内容错误，也可采用此法更正。
更正方法：先将错误的文字或文字上划一条红横线，以表示予以注销，然后，将正确的文字或数字用蓝字写在被注销的文字或数字的上方，并由记账人员在更正处盖章。应当注意的是……更正时，必须将错误数字全部划掉，而不能只更正其中个别数码，并应保持原有字迹仍可辨认，以备查考；对于文字错误，可以只划去有错的地方，不必将与错字相关联的其他文字划去。
【例3-1】，出纳员在按记账凭证登记现金日记账时，将支付电话费550.00错误记为505.00元……更正时应将错误数字全部用红线划去注销，并在上方写上正确的文字，同时更正有关的账户及余额金额。
2.红字更正法
又称红字冲销法，因为在会计处理上，以红字记录表示对记录的冲减。适用条件：记账后，发现记账凭证的借贷方科目错误或记账凭证中实填金额大于应填金额时，采用红字更正法进更正、具体可分为以下两种情况：
（1）记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷的会计科目错误造成记账方向有误，但记账凭证及账簿记录的金额并未错，可采用红字更正法予以更正。更正的方法：先用红字金额填制一张会计分录与原错误记账凭证完全相同的记账凭证，在摘要栏内注明“冲销某月某日第×号凭证的错误”，并据以用红字登记入账，以冲销原有的错误记录；然后用蓝字填制一张正确的记账凭证，并在摘要栏中写明“补记某月某日凭证，原错误凭证编号”，并据以登记入账。
采用红字更正法应注意的问题是：在复式记账的前提下，一个科目运用发生错误，必须根据复式记账的原理，将原有错误的记账凭证全部冲销，以反映更正原错误凭证的内容，不能只用红字填制更正单个会计科目的单式记账凭证。
【例3-2】出纳人员收到甲单位交来预付购货款5000元，银行收讫、填制记账凭证时……误编为如下会计分录，同时据以登记入账。（注：实际情况是贷记“预收账款”）。
借：银行存款5000
贷：其他应付款――A单位5000
发现错误后，先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录（注：以下用方框代表红字），摘要注明“冲销×月×日第×号凭证”。
借：银行存款5000
贷：其他应付款――A单位5000
然后，再用蓝字编制一张正确的记账凭证，同时登记入账，摘要注明“补记×月×日凭证，原错误凭证为×号”。
借：银行存款5000
贷：预收账款5000
（2）如果记账以后，发现记账凭证和账簿中所记金额大于实际应记金额而应借、应贷的会计科目并无错误，那么应采用红字更正法予以更正。更正的方法是：按正确数字与错误数字之间的差额，即多出金额，用红字填一张记账凭证，在摘要栏内写明：“冲销某月某日×号凭证多记金额”，并据以登记入账，以冲销多记的金额。
【例3-3】出纳员从银行提取备用金500元；填制凭证时误记为5000元，则错误的会计分录为：
借：现金5000
贷：银行存款5000
发现后，对记账凭证进行更正，则分录为：
借：现金4500
贷：银行存款4500
3.补充登记法
错记金额，而应借、应贷的会计科目并无错误，则应采用补充登记法予以更正。更正的方法是：将正确的数字与错误数字之差额，用蓝字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向相同的凭证，在摘要栏内写明“补记某月某日第×号凭证少记××”，并据以登记入账，予以补充。
【例3-4】出纳员现金支付仓库租金2100.00元，在填写记账凭证时，误将金额写为1200元，并据此登记入账。
借：营业费用1200
贷：现金1200
发现错误后予以更正，应该少记的900元，用蓝字填写记账凭证，则会计分录为：
借：营业费用900
贷：现金900
4.使用更正方法的注意事项
（1）采用红字更正法进行错账更正时应注意，不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销错误记录或冲销原错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记载的会计分录反映特殊经济业务，而不反映错账更正的内容。尽管这样记录也能使记账的结余数额与实际情况相符，但这不能表明更正错误记录的内容，这样的分录也无法附上与分录内容相吻合的原始凭证，很容易使人们产生误解。
（2）发现以前年度的错误后，因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行结账或决算，不可能再将已决算的金额进行红字冲销，这时只能用蓝字凭证对除文字外的一切错账进行更正，并在更正凭证上，特别注明更正××年度错账的字样。
3.4会计凭证的传递一、会计凭证的传递有什么作用？
会计凭证的传递，是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程度。其作用如下：
1.有利于完善经济责任制度
经济业务的发生或完成及记录，是由若干责任人共同负责，分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
2.有利于及时进行会计记录
从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。
二、会计凭证通过哪些组织来传递？
为了充分发挥会计的作用，必须合理组织会计凭证的传递。合理组织会计凭证的传递，是会计管理制度的重要方面，也是经济管理的主要组成部分。各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理经济业务的手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。内部牵制原则是建立内部牵制制度的基本准则，主要是指办理经济业务的各项手续制度要相互制约、相互监督。内部牵制制度是单位内部的一种管理制度，是指单位的领导、各职能部门、基层机构及其人员之间，在处理各项经济业务时相互联系、相互制约的管理制度体系，通过其相互联系、相互制约的关系，达到控制和管理经济活动的目的。建立单位的内部牵制制度，必须结合内部牵制制度的基本特点，必须符合内部牵制的基本准则。内部牵制制度的基本准则主要包括三个方面的内容：各职能部门及其人员的职权和责任必须划分清楚；各职能部门及其人员按办理经济业务的程序，明确各自的手续制度；明确各职能部门及其人员之间的相互联系。
内部牵制制度特别强调相互制约的关系，要求在处理各项经济业务时，应由多人负责，共同完成，并相互制约，防止一人包办，尤其要钱、物、账分管，同时建立复核查对制度。组织会计凭证的传递，还必须根据办理经济业务手续所需的时间，规定会计凭证在各环节的停留时间，保证经济业务及时记录。
各单位在制定会计凭证的传递程序，规定其传递时间时，通常要考虑以下两点内容，以合理地组织会计凭证传递。
（1）根据各单位经济业务的特点、企业内部机构组织、人员分工情况，以及经营管理的需要……完善内部牵制制度。使各部门及其人员及时完成各种凭证手续，既符合内部牵制原则，又提高工作效率。
（2）根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间，同相关的部门和人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间，以便合理确定办理经济业务的最佳时间，及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。
在会计凭证传递过程中，若遇有不合理的环节，应根据实际情况及时加以修改，确保会计凭证传递程序的合理化、制度化和传递时间的节约。
如制造企业入库单，首先是由仓库有关人员在材料验收入库时填制一式若干联。其中一联仓库留作原始凭证，登记仓库材料保管的账簿；一联由仓库传递到有关业务部门，如采购部门……使采购部门了解到该项采购业务所购进的材料已经入库，以便于其掌握库存材料的动向；
一联由仓库传递到会计部门，使会计部门从价值方面掌握库存材料。会计部门据此记录材料的增加，进行会计核算。入库单还可以按其他途径传递。不论按何种途径传递，都应该保证它经过必要的环节，在每一环节停留必要的时间。
三、会计凭证如何传递？
（一）会计凭证传递的作用
会计凭证的传递，是指会计凭证从编制时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。
为了能够利用会计凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。
正确组织会计凭证的传递，对于及时处理各项经济业务，明确经济责任，加强会计监督，具有重要作用。从一定意义上来说，会计凭证的传递起着在单位内部管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程度。其作用如下：
1.有利于完善经济责任制度
经济业务的发生或完成及记录，是由若干责任人共同负责，分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。
2.有利于及时进行会计记录
从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，是会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。
（二）会计凭证传递的组织
为了充分发挥会计的作用，必须合理组织会计凭证的传递。合理组织会计凭证的传递，是会计管理制度的重要方面，也是经济管理的主要组成部分。
各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理经济业务的手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务……内部牵制原则是建立内部牵制制度的基本准则，主要是指办理经济业务的各项手续制度要相互制约、相互监督。内部牵制制度是单位内部的一种管理制度，是指单位的领导、各职能部门、基层机构及其人员之间，在处理各项经济业务时相互联系、相互制约的关系，达到控制和管理经济活动的目的。建立单位的内部牵制制度，必须结合内部牵制制度的基本特点，必须符合内部牵制制度的基本准则。内部牵制制度的基本准则主要包括三个方面的内容：各职能部门及其人员的职权和责任必须划分清楚；各职能部门及其职能人员按办理经济业务的程序……明确各自的手续制度；明确各职能部门及其人员之间的相互关系。内部牵制制度特别强调相互制约的关系，要求在处理各项经济业务时，应由多人负责，共同完成，并相互制约，防止一人包办，尤其要钱、物、账分管，同时建立复核查对制度。组织会计凭证的传递，还必须根据办理经济业务手续所需的时间，规定会计凭证在各环节的停留时间，保证经济业务及时记录。
各单位在制定会计凭证的传递程序，规定其传递时间时，通常要考虑以下两点内容，以合理地组织会计凭证传递。
（1）根据各单位经济业务的特点、企业内部机构组织、人员分工情况，以及经营管理的需要，完善内部牵制制度。使各部门及其人员及时完成各种凭证手续，既符合内部牵制原则，又提高工作效率。
（2）根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间，同相关的部门和人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间，以便合理确定办理经济业务的最佳时间，及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。
在会计凭证传递过程中，若遇有不合理的环节，应根据实际情况及时加以修改，确保会计凭证传递程序的合理化、制度化和传递时间的节约。
如制造企业入库单，首先是由仓库有关人员在材料验收入库时填制一式若干联。其中一联仓库留作原始凭证，登记仓库材料保管的账簿；一联由仓库传递到有关业务部门，如采购部门，使采购部门了解到该项采购业务所购进的材料已经入库，以便于其掌握库存材料的动向；一联由仓库传递到会计部门，使会计部门从价值方面掌握库存材料。会计部门据此记录材料的增加，进行会计核算。入库单还可以按其他途径传递。不论按何种途径传递，都必须保证它经过必要的环节，在每一环节停留必要的时间。
