前一篇我们已经分析过，组织架构的首项工作和关键性工作就是核算组织运行的事务工作总量和分量，并且通过系统分析，我们已经知道企业组织运行是由信息决策系统、人流组织系统、物流营销系统和资金财务系统四大系统的协调运行实现的。本篇则按照“四流”、24个二级子系统对这四大系统的每一个三级系统——系统模块的功能作用全面发挥所要求的事务工作进行概要地分解。
首先来看信息决策系统的第一个二级子系统——信息收集管理的事务工作内容。
信息决策管理系统是信息决策系统的第一个二级子系统。所谓信息收集，也就是根据企业的现状，有目的、有计划地获取有关企业组织运行的内、外部环境信息和企业生产经营中所依赖的技术信息，并对这些信息去伪存真地加以分析和归类整理。信息收集管理，也就是对信息收集的程序过程、方式方法和活动责任进行控制，以达成这一活动的目的。
信息收集管理，就其内容分析，包括内部经营信息收集管理、外部市场信息收集管理、宏观政策信息收集管理、产品技术信息收集管理、工艺技术信息收集管理、技术引进管理等六个基本子系统，也就是六个二级子系统模块。
这六个二级子系统模块没有严格意义上的流程关系，相互之间可分为两个层次的并列关系：第一个层次的并列关系包括两个方面，前三个系统模块是经营信息的收集管理，后三个系统模块为技术信息的收集管理。第二个层次的并列关系包括经营信息收集管理的三个系统模块和技术信息收集管理的三个系统模块。尽管技术引进管理包含有技术途径选择的内容，但主要是通过交换获得成套的技术信息，所以归入信息收集管理这一个二级子系统。
一、内部经营信息收集管理系统模块的事务工作举要
内部经营信息收集管理系统模块，是信息收集活动的第一个基本子系统。要保证企业决策不失误，必须广泛收集信息，首先则是企业内部经营信息。知彼知己，方能百战不殆。可首先是要知己。
内部经营信息收集管理系统模块的功能作用，概括地说，就是完整、准确地收集企业内部经营活动的信息，并进行去伪存真地分析和归类整理。其目的是在保证所收集信息的完整性和准确性的前提下，为企业的决策制定和跟踪控制提供依据。它是保证控制经营管理措施得当、决策不失误的前提。我们说知彼知己，百战不殆，内部经营信息收集管理子系统则是保证知己。
图3-1信息决策系统的25个模块其事务工作主要包括如下内容：
（1）对企业经营信息进行分类。无论企业规模大小，涉及到企业经营方面的信息，都可分为九类，即物料、生产、销售、人员、财务、成本、质量、安全、客户等九个方面。
（2）按照分类，制定各类信息收集的过程标准和信息标准，通过标准的制定，保证信息收集的完整性和准确性。
（3）按照标准对信息收集过程和结果进行跟踪，通过跟踪落实信息收集责任。
（4）对所收集的信息进行核实，去伪存真，以保证信息的真实性和准确性。
（5）对已核实过的信息进行标准化处理，能制作成图表的都制作成图表，为信息调阅提供方便。
（6）把收集整理过的信息输入企业数据库，以便保存和供人查阅。
（7）就信息所反映的问题进行分析，找出其发展变化趋势和规律。
（8）对趋势性问题要专门撰写成分析报告并传递给相关人员，以供决策方案拟订和决策制定之用。
（9）对整理过的信息按类别设定调阅使用权限密码，以在保证相关岗位员工能有效地获得相关信息阅读调用方便的同时，又避免企业商业秘密被泄漏的事件发生。
二、外部市场信息收集管理系统模块的事务工作举要
外部市场信息收集管理系统模块，是信息收集活动的第二个基本子系统。其功能作用是服务于知彼目的的达成。其目标是在完整、准确地把握市场环境变化的现状的基础上，准确地把握市场环境发展变化的趋势，为企业应对市场环境变化，提供准确可靠的依据。其事务工作主要包括如下内容：
（1）对外部市场信息进行分类。无论企业规模大小，涉及到企业经营市场环境方面的信息，都可分为七类，即行业发展前景、行业技术发展情况、产品替代品发展情况、客户消费偏好变化情况、产品市场供求情况、竞争对手的市场战略措施和市场推进措施、企业经营资源（主要是资金、人才、原材料等）的市场供求情况等。
（2）按照分类，制定各类信息收集的过程标准和信息标准，通过标准的制定保证信息收集的完整性和准确性。
（3）按照分类和标准设定专门岗位，具体负责收集整理有关市场发展变化动向的外部环境信息。
（4）根据市场环境信息分散性的特点，除了以所设置的专门岗位为主体承担市场环境信息收集整理工作之外，还必须建立信息收集的奖励制度，根据所收集信息价值的大小设定奖项。通过设定的奖项激励全体员工关注企业市场环境的变化并积极收集相关信息，以保证把企业发展所需的外部市场信息准确、及时地收集起来。
（5）对所收集的信息进行核实，去伪存真，以保证信息的真实性和准确性。
（6）对核实过的信息进行标准化处理，能制作成图表的都制作成图表，以为信息调阅提供方便。
（7）把收集整理过的信息输入企业数据库，以便保存和供人查阅。
（8）对重大市场环境变化和趋势性变化要专门撰写成分析报告并传递给相关人员，以供决策方案拟订和决策制定之用。
三、宏观政策信息收集管理系统模块的事务工作举要
宏观政策信息收集管理系统模块，是信息收集活动的第三个基本子系统。天时、地利、人和是致胜的三个条件。宏观政策信息收集是直接决定着能否获得天时和地利的关键活动。所以，企业要达成持续快速发展的目的，也就必须重视这一系统模块事务工作的圆满完成。其目标是准确地把握国家宏观经济调控的政策和法规内容，并把握其调整发展的趋势。一方面使企业组织的运行能够用足国家的政策和法规并且又不违法违规；另一方面为企业应对国家宏观经济政策调整提供依据，以保证企业经营，在顺应国家宏观政策的前提下，获得种种政策优惠的好处。其事务工作主要包括如下内容：
（1）对宏观政策信息进行分类。无论企业规模大小，涉及到企业经营市场环境方面的信息都可分为五类，即行业政策法规、市场管理法规、税收优惠政策、区域性经济发展鼓励政策、宏观经济调控政策等。
（2）按照分类，制定各类信息收集的过程标准和信息标准，通过标准的制定保证信息收集的完整性和准确性。
（3）按照分类和标准设定专门岗位，具体负责收集整理国家有关政策、法规信息。
（4）通过种种关系，与国家宏观政策信息源建立稳固的联络沟通渠道，以保证在相关信息发布之前，至少是在发布的第一时间准确及时地获得相关信息。
（5）对不同的岗位员工从不同的渠道获得的信息进行核实后，归纳汇总和分析、概括、整理。对没有核实的信息，相对于企业发展又关系密切的重要信息，也要作为警示性信息进行公告，并让企业组织各个方面的人员关注其真伪和发展变化的趋势。
（6）对核实过的信息进行标准化处理，能制作成图表的都制作成图表为信息调阅提供方便。
（7）把收集整理过的信息输入企业数据库，以便保存和供人查阅。
（8）对已核实的信息进行分析、整理，撰写成分析预测报告，传递给相关人员，以供决策方案拟订和决策制定之用。
（9）对所收集到的信息进行分类整理，并设定调阅使用权限密码，以避免并未完全核实的信息随意传播而引起人心恐慌。
四、产品技术信息收集管理系统模块的事务工作举要
产品技术信息收集管理系统模块，是信息收集活动的第四个基本子系统。产品技术是包含在为客户带来效用满足的产品或服务中的技术，是满足客户需求的技术手段。这一系统模块的目标是准确地把握企业所经营产品或服务中所包含技术的世界发展现状和发展趋势，以及企业所经营产品或服务中所包含的技术与这种技术的世界发展现状所存在的差距，乃至预测这种技术与世界发展趋势相吻合的程度。其事务工作主要包括如下内容：
（1）确定产品技术信息收集的内容，既要收集企业现在经营的产品或服务中所包含的技术，也要收集企业可能经营的产品或服务中所包含的技术。
（2）确定产品技术信息收集的最小范围，以保证对企业正经营和想经营的产品与服务的技术有一个全面把握。
（3）确定产品技术信息的存储形式并对所收集的信息进行标准化处理，以保证符合存储形式要求的同时，提升所收集信息的内部共享程度和所收集信息的适用性和可用性。
（4）确定产品技术信息收集的过程标准和结果标准，以保证收集的信息完整可用。
（5）确定产品技术信息收集责任人，以保证产品技术信息的收集工作有具体的责任人承担完成。
（6）对产品技术信息收集过程进行跟踪，督促责任人按照标准要求完成收集工作。
五、工艺技术信息收集管理系统模块的事务工作举要
工艺技术信息收集管理系统模块，是信息收集活动的第五个基本子系统。工艺技术是获得产品或服务的生产作业方式方法，是产品技术实现的手段。它往往是与生产作业的设备联系在一起的，但操作设备的人也是其载体。产品技术以产品或服务为载体，而工艺技术则以设备和设备操作者两个实体为载体并且二者不可或缺。有设备，没有会操作设备的人，设备就是废物一堆。有会操作设备的人，没有设备，这懂技术的人也难为无锅之炊。这一系统模块的目标是准确地把握企业所经营的产品或服务的生产加工和提供过程中所包含技术的世界发展现状与发展趋势，以及与这种技术的世界发展现状所存在的差距、其发展方向与这种技术的世界发展趋势相吻合的程度。其事务工作主要包括如下内容：
（1）确定工艺技术信息收集的内容，既要收集企业现实生产经营中所包含的工艺技术信息，也要收集企业将要发展的生产经营技术。
（2）确定工艺技术信息收集的最小范围，以保证对企业现实生产经营技术和将要发展的生产经营技术都有一个全面把握。
（3）确定工艺技术信息的存储形式，包括设备和设备操作指导书、操作人员培训标准教材等，以提升所收集信息的内部共享程度和所收集信息的适用性、可用性。
（4）确定工艺技术信息收集的过程标准和结果标准，以保证所收集的信息完整可用。
（5）确定工艺技术信息收集责任人，以保证工艺技术信息的收集工作有具体的责任人承担完成。
（6）对工艺技术信息收集过程进行跟踪，督促责任人按照标准要求完成收集工作。
六、技术引进管理系统模块的事务工作举要
技术引进管理系统模块，是信息收集活动的第六个基本子系统。它之所以归入这一个二级子系统，是因为技术引进也是一种信息收集活动，只不过这种信息收集是通过交换实现的。通过交换引进技术，无论是以设备作为载体的设备技术，还是以数据作为载体的专利技术，其核心价值仍是信息。正因为如此，所有购买设备的企业或国家总是希望同时获得技术转让权，购买专利技术又总是希望直接得到样品。在科学技术高度发达的当代社会，一家企业要完全通过自主开发研究，满足企业生产经营在产品技术和工艺技术发展上的需要，即使说这是可能的，可也是效率不高的。所以技术引进在企业技术信息的收集过程中，就成了一种经常性的工作。这一系统模块的目标是通过对技术引进过程的管理控制，保证企业以尽可能低的代价获得企业发展最适用的技术。其事务工作主要包括如下内容：
（1）对所要求引进的技术进行市场效果和市场前景分析定位，明确什么样的技术是有市场效果和市场前景的，以避免引进过时的技术和没有经过市场检验的技术。
（2）对企业的现有技术能力，主要是技术人才运用新技术和开发新技术的能力进行评估，明确企业组织对引进技术进行完善、消化和改良创新的能力，以确定引进技术的类型和成套水平。
（3）分析确定技术引进的途径和方法，并在此基础上核定各个环节的工作，尤其是关键环节工作。
（4）分析落实技术引进各关键环节工作的责任，把工作责任具体到人。
（5）选择技术供给商，通过技术供给商的选择以降低技术引进的风险。
（6）进行技术引进方式和限制条款的协商谈判，通过引进方式和限制条款的设定进一步降低技术引进风险。
（7）对引进技术载体进行交割并对其效果进行检验，以判定技术引进协议的履行情况。
总结分析引进技术过程中的得失，建立和完善技术引进管理制度。
