虽然在企业内制订了计划，但是，每天要面对大大小小的许多工作，职业经理人往往面临着一个困惑：先做哪件事，后做哪件事？去做哪些事，不去做哪些事呢？这里面是有规律可循的。对事务的重要程度和优先顺序的排列质量，直接决定了您将取得的成就的大小。分清处理事务的轻重缓急是时间管理的一项重要法则。
关键词顺序优先处理安排工作
确定各项工作的优先顺序
职业经理人有时面临很多工作：要参加会议，要会见客户，要打电话，还要为下属分配工作……由于在工作时要处理的事很多，处理不好工作的先后顺序往往会影响重要工作的进度。这时候，就需要正确确定各项工作的优先顺序。
1.明确行动目标
每天要做的事很多，有些重要，有些次要，有些紧急，有些可以缓一缓。每个经理人都应该有自己的目标。明确了行动目标，就可以判断这些事情的重要性和紧急性，然后按照顺序进行处理。
2.先做重要且紧急的事
这是任何一位管理者首先要做的事，因为它的重要性和紧急性，所以比任何事都要优先处理，除非几件重要且紧急的事同时出现（那您的时间管理问题就太大了），否则就应该先做这样的事情。
3.接着做重要但不紧急的事
工作中大多数人都是先“救急”而忽视了重要的事，对这类工作的处理，最能判断一个人办事有没有效率。例如参加管理技能训练、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人甚至定期去医院做健康检查等都是重要的事，但却不是紧迫的事。它们往往因不具紧迫性而被无限期延迟办理。因此，在处理完重要且紧急的事情后，应该拿出精力来做这些重要但不紧急的事情。
4.然后做紧迫但不重要的事
这一类事情表面看来是需要立即采取行动的事情，但如果客观分析一下，就应该把它放在第三类优先级里去。例如不速之客的拜访、外来的电话，等等。如果按事情的“缓急程度”来办事，疲于应付这类事，只能眼睁睁地看着重要任务完不成，使自己经常处于危机或紧急状态之下。
确定工作优先顺序有两个依据：根据紧急性或根据重要性。要把主要精力放在获得回报最大的事情上，而别将时间花费在对成功无益或很少益处的事情上，尽管它们有时也很紧急。
5.最后处理不紧迫也不重要的事
不紧迫也不重要的事，在安排工作顺序的时候，可以排在最后处理或交给其他人处理，或者干脆不做。有的人之所以在做重要的事之前先做这类事，是为了找到一种感觉自己工作效率很高的自我满足感。
综上所述，新一代时间管理理论把事情分为轻重缓急，优先顺序，只有始终抓住最重要的事，才是最佳的时间管理，才是最好的节约时间方法。
操作要点
要正确确定各项工作的优先顺序：
明确行动目标。
先做重要且紧急的事。
接着做重要但不紧急的事。
然后做紧迫但不重要的事。
最后处理不紧迫也不重要的事。
年度业务报告的编制是一个典型的被误以为是“紧迫但不重要的事”的实例。
任何一位管理者都承认，业务报告的编制是极其重要的事。但若现在距离提出年度业务报告的截止日期尚有两个月时间，则一般管理者都会将它视为今天“可以”做的事。既然它是“今天可以做的事”，它也是“今天可以不做的事”，因此，它将不断地被拖延下去。直到截止日期之前数天，管理者才如临大敌般地处理“紧急事件”。结果不是迟交了业务报告，就是草率应付了事。经过了这一番挣扎之后，这些管理者可能信誓旦旦地下定决心，下一年度的业务报告将提早准备。但是除非他们能彻底改变按照“缓急程度”办事的习惯，合理确定优先顺序，否则到了下一年度他们仍将重蹈覆辙。
使用ABC时间管理法
日常工作中常会面临这种情况：要做的事务很多，却因时间有限，陷入一片混乱，不知该从何下手。这种情况如何处理呢？
1.列出需要处理的事务
找一张白纸，想到什么写什么，把特定时期（例如一周、一天等）要做的事依次列出来，写出您的待办工作表。
2.按照ABC法则分类，在每项事务前标注类型
可以根据重要性来规定优先顺序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。对每一项工作做如下思考：“这件事是不是有助于达到我的长期目标或短期目标？”
如果非常有助于达成目标，即最重要的事标注为A。A类——必须做的事，是指与实现自己的目标相关的关键事务，比如管理性指导、重要的客户约见、重要的期限临近，能带来领先优势或成功的机会。
如果对达到目标具有一般的重要性，即次重要的事标注为B。B类——应该做的事，这是指具有中等价值的事务，这类事务有助于提高企业业绩，但不是关键性的。
如果对达到目标起的作用不大，即不重要的事标注为C。C类——可以做的事，价值较低的一类事务，无论这些事务多么有趣或紧急，都应该拖后处理。
3.按优先顺序调整
按照优先顺序，写下自己的工作安排。一般来讲，处理A类工作应占全部工作时间的60%~80%。
A类优先——必须做的事。
B类优先——应该做的事。
C类优先——可以做的事。
明确了类别，全力以赴地投入A类工作，直到完成或取得预期效果后，再转入B类工作。如果不能完成B类工作，可以考虑授权。尽量少在C类工作上花费时间。最后是检查，每隔1~2天检查一下自己的工作记录，发现问题，及时解决。
标注优先顺序时，还要考虑一个因素：时间效益性。我们知道，某一件工作虽然没有另一件重要，也没有紧急性，但是做这件工作从时间效益上说很值得，所花的时间不多，就能把它办好。例如，您一天最重要的工作是拟一份报告，需要花大半天的时间。同时您还有一些可以分给别人去做的小事。那么，在您开始起草报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到任务的人相对就会有更多的时间去做了。这显然是很值得的。
通过以上清单，我们就可以理清思路，知道优先做什么，重点在哪里，不至于按照自己的喜好来做事或者不知从何下手。
操作要点
确定处理事务的顺序：
列出需要处理的事务。
按照ABC法则分类，在每项事务前标注类型。
按优先顺序调整。
有一天，时间管理专家为一群商学院的学生讲课，他现场做的演示给学生留下了深刻的印象。站在那些高智商、高学历的学生前，他说：“我们做个小实验。”然后拿出一个广口瓶放在他面前的桌子上。随后取出一堆拳头大小的石块，仔细地一块一块地放进瓶子里，直到石块高出瓶口，再也放不下了。他问：“瓶子满了吗？”所有学生答道：“满了。”
时间管理专家反问：“真的吗？”他伸手从桌下拿出一桶很小的小石块，倒了进去，并敲击玻璃瓶壁使小碎石填满下面大石块的空隙。“现在瓶子满了吗？”他第二次问。这一次学生似乎有些明白了，“可能还没有”。一位学生回应道。
“很好！”专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶，沙子填满了石块和碎石的间隙。“瓶子满了吗？”“没满！”学生大声说。他再一次说：“很好。”然后，他拿过一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口齐平。他抬头看着学生，问道：“这个例子说明什么？”
一个心急的学生举手发言：“它告诉我们：无论自己的时间多么紧凑，如果确实努力，就可以做更多的事。”“不！”时间管理专家说，“那不是它真正的意思。这个例子告诉我们：如果不是先放大石块，以后再努力也不能把这么多东西放进瓶子里。”
您工作中的大石块是什么？不管是什么，请记住：要在最短的时间做最多的事情，一定首先放“大石块”，即先做最重要的事。
使用帕累托的80/20法则
“80/20法则”是19世纪末由意大利经济学家及社会学家帕累托提出来的，他当时发现20%的意大利人口支配着80%的国民财富，引申意思是任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。此法则又称“犹太法则”或“帕累托法则”。这一法则也适用于时间管理。
1.认识80/20法则
80/20法则主张：一个团体中的重要项目，是由团体中小部分的比例引起的，或者说80%的结果可以用20%的时间来取得。例如，公司20%的业务员，完成了公司80%的营业额；在一次会议上，20%的人发表的谈话占到全部谈话时间的80%。重要的东西只占很小一部分，因此，只需集中处理工作中比例很小的20%的工作，就可解决80%的问题。
这里介绍一种判断什么是能为您带来80%价值的20%的方法。每天早上坐在办公桌前，首先拿出笔和纸来，认真写下当天自己想要完成的10件事情或更多，按照重要性排列，其中，前几项就是重要的20%。当天就按照这个次序去工作，也就是按照重要性的次序来做事。
2.应用80/20法则
当面对一系列有待完成的工作时，在有限的时间里，它们看起来似乎是不可能一一完成的，这时我们难免心存畏惧，于是大多数人在还未做工作之前就已感到泄气，或者干脆做容易的，把难做的事情留在后面，结果永远办不成最难的事情。其实，这时最好的办法就是应该仔细分析一下，列出其中几项关键工作，集中主要精力做好这几件工作，要知道只要这几项做好了，就可以获得很大的好处。例如，企业20%的客户为企业带来80%的收入，所以我们要对客户进行分级管理。80%的产品残缺是由20%的工人造成的，所以我们要找出那20%的人，进行专门培训。请记住：集中精力在能获得最大回报的事情上，别花费时间在对成功无益的事情上。
