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第20章 商务谈判会议礼仪(3)

(3)参观者的礼仪。作为展览会的参观者,要服从大会的管理,遵守大会的秩序,不嘻笑打闹,不乱摸乱拿展品,与组织者共同维护展览会的秩序和声誉,做一个文明、守法的参观者。

5、开业庆典礼仪

开业典礼是现代商业活动中,各类企业、商场、酒店等在成立或开张时,经过精心策划,按照一定的程序专门举行的一种庆祝仪式,以达到宣传自己,扩大传播范围,塑造企业良好形象的目的。一个成功的开业典礼可以很好地体现企业的组织能力、社交水平及文化素质,是企业成熟的一个标志。

开业典礼的准备

开业典礼的准备工作是开业仪式的基础工作,它直接影响开业典礼能否成功。开业典礼要从以下几个方面做好准备:

(1)舆论宣传。企业可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告,或在告示栏中张贴开业告示,以引起公众的注意。这些广告或告示的内容一般包括开业典礼举行的日期、地点、企业的经营范围及特色、开业的优惠情况等。开业广告或告示一般宜在开业前的3—5天内发布。另外,企业还可邀请一些记者在开业仪式举行之时,到现场进行采访、报道,予以正面宣传。

(2)确定出席人员。一般来讲,参加开业典礼的人士包括:上级领导、社会名流、新闻界人士、同行业代表、社区负责人。

(3)发放清柬。出席开业典礼的人员一旦确定,应提前一周发出请柬,便于被邀者及早安排和准备。请柬的印制要精美,内容要完整,文字要简洁,措词要热情。被邀者的姓名要书写整齐,不能潦草马虎。一般的请柬可派员送达,也可通过邮局邮寄,给有名望的人士或主要领导的请柬应派专人送达,以表示诚恳和尊重。

(4)安排专人负责接待工作。在举行开业典礼的现场,一定要有专人负责来宾的接待工作,一般由年轻、精干、身材和相貌较好的男女青年承担,主要负责来宾的迎送、引导、陪同、招待等。在接待贵宾时,须由本单位的主要负责人亲自出面。搞好接待服务工作,可以使来宾感受到主人真挚的尊重和敬意,会给来宾留下深刻的印象。因此,开业仪式前要认真安排,并对接待人员进行系统培训。

(5)布置环境。开业典礼一般在商场、单位的门口举行。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场悬挂“××商场开业典礼”、“××公司隆重开业”的横幅,两侧布置一些来宾送的贺匾、花篮,会场四周还可张灯结彩,悬挂彩灯、气球等。此外,来宾签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等应提前备好。对于仪式要用的音响、照明设备也要事先认真检查、调试,以确保开业典礼的顺利进行。

开业典礼的程序

开业典礼程序由以下几项组成:

(1)迎宾。接待人员就位在会场门口接待来宾,请来宾签到后,引导来宾就位。

(2)典礼开始。由主持人宣布开业典礼正式开始。全体起立,奏国歌,宣读重要嘉宾名单。

(3)致贺词。由上级领导和来宾代表致祝贺词,主要表达对开业单位的祝贺,并寄予厚望。贺词由谁来讲事先要定好,以免当众推来推去。对外来的贺电、贺信等不必一一宣读,但对其署名的单位或个人应予以公布。

(4)致答词。由本单位负责人致答词。其主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢,并简要介绍本单位的经营特色和经营目标等。

(5)揭幕。由本单位负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布,宣告企业的正式成立。参加典礼的全体人员鼓掌贺之,在非限制燃放鞭炮地区还可放鞭炮庆贺。

(6)参观。如有必要,可引导来宾参观,介绍本单位的主要设施、特色商品及经营策略等。

(7)迎接首批顾客。可以采取让利销售或赠送纪念品的方式吸引顾客,也可以选择一些有代表性的消费者参加座谈,虚心听取消费者的意见,拉近与消费者的距离。

以上程序可视具体情况有所增减,无须照抄硬搬。总之,开业典礼的整个过程要紧凑、简洁,避免时间过长、内容杂乱,使来宾产生不快。

开业典礼的主方礼仪

对于开业典礼的组织者来说,整个仪式过程都是礼待宾客的过程,每个人的仪容仪表、言谈举止都关系到企业的形象。作为开业方的出席者,在参加开业典礼时应注意以下几点:

(1)仪容整洁。所有出席本单位典礼的人员,事前都要做适当修饰,女士要适当化妆,男士应梳理好头发,剃掉胡须。任何人不得蓬头垢面、胡子拉碴,给单位的形象抹黑。

(2)衣着得体。有条件的单位最好着统一式样的服装,没有条件的,应要求每个人穿着礼仪性服装,即男士穿深色西装或中山装,女士穿深色西装套裙或套装。绝不能在服饰方面任其自然,给人很凌乱的感觉。

(3)准备充分。请柬的发放应按时,不得有遗漏。席位的安排要讲究,一般按身份与职务高低确定主席台座次及贵宾席位。为来宾准备好迎送车辆等。

(4)遵守时间。出席本单位开业典礼的每一位人员都应严格遵守时间,不得迟到、无故缺席或中途退场。如果仪式的起止时间已经公布,主办单位应准时开始、准时结束,向社会证明本单位是言而有信的。

(5)态度要友好。遇到来宾要主动热情地问好,对来宾提出的问题应予以友善的答复。当来宾发表贺词后,应主动鼓掌表示感谢,不能起哄、鼓倒掌,不能随意打断来宾的讲话、向其提出挑衅性质疑,或是对来宾进行人身攻击。

(6)行为自律。主办方人员的得体举止,可以充分展示本单位文明礼貌、礼尚往来的良好风范。典礼过程中,主办方人员不得嬉笑打闹,不得做与典礼无关的事,如看报纸、织毛衣、打瞌睡等。不要东张西望,一再看时间,表现得心不在焉。

开业典礼的宾方礼仪

参加开业典礼的宾客应遵循如下礼仪规范:

准时参加开业典礼,为主办方捧场。如有特殊情况不能到场,应尽早通知主办方,不要辜负主人的一番好意。

在开业典礼前或开业典礼时,可送些贺礼,如花篮、镜匾、楹联等以表示对开业方的祝贺,并在贺礼上写明庆贺对象、庆贺缘由、贺词及祝贺单位。

见到主人应向其表示祝贺,并说一些祝顺利、发财、兴旺的吉利话。入座后应礼貌地与邻座打招呼,可通过自我介绍、互换名片等方式结识更多的朋友。

在典礼上致贺词时,要简短精练,不能随意发挥,拖延时间,而且要表现得沉着冷静、心平气和,注意文明用语,少用含义不明的手势。

在典礼过程中,宾客要根据典礼的进展情况,做一些礼节性的附和,如鼓掌、跟随参观、写留言等。

典礼结束后,宾客离开时应与主办单位领导、主持人、服务人员等握手告别,并致谢意。

6、剪彩仪式的礼仪

剪彩仪式源于一次偶然事件。某一年,美国圣安东尼奥州的华狄密镇有一家大百货公司将要开业。开张这天的一大早,老板按当地风俗,在开着的店门前横系一条布带,防止公司未开张前有闲人闯入。这时,老板的10岁女儿牵着一条哈巴狗从店里匆匆跑出来,无意中碰断了这条布带,等在门外的顾客以为这是该店有意玩的“新把戏”,便蜂拥而入,争先购物,真是生意兴隆。不久,当老板的一个分公司又要开张时,想起第一次开张时的盛况,又如法炮制,这次是老板有意让小女把布带碰断,果然财运又很好。于是,人们认为公司、店铺开张时,让女孩碰断布带是一个极好的兆头,都争相效法。后来,人们用彩带取代了颜色单一的布带,并用剪刀剪断,执行人由小女孩改成年轻的姑娘,后又由当地官员或社会名流所替代,人们还给这种做法正式取名为“剪彩”。时至今日,剪彩已风靡全球,成为商务公关、开业志庆的一种重要仪式,并约定俗成地形成了一整套礼仪规范和要求。

剪彩的准备

剪彩仪式要进行周密的筹备工作,如舆论宣传、发送请柬、场地布置、灯光与音响的准备、人员的培训等等。这些工作必须认真细致、精益求精。

剪彩仪式上需要一些特殊的用具,如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯等。传统的红色缎带由一整匹未使用过的红色绸缎,在中间扎上几朵大而醒目的红花。现在为了节约,一般使用两米左右长的红缎带、红布条作为变通。新剪刀必须是剪彩者人手一把,而且是崭新、锋利的,避免因剪刀不好用,让剪彩者出洋相。白色薄纱手套是供剪彩者剪彩时戴的,以示郑重,但一般情况下可以不准备。如果准备,就要确保手套洁白无瑕、人手一副、大小适度。托盘是供盛放剪刀、手套用的,最好是崭新、洁净的,通常首选银色的不锈钢制品。为了显示正规,还可在使用时铺上红色绒布或绸布。红色地毯主要铺设在剪彩者正式剪彩时的站立之处,其长度可视剪彩者人数的多少而定,宽度则不应在一米以下。在剪彩现场铺设红色地毯,主要是为了提高仪式档次,营造一种喜庆气氛。有时,也可不铺设地毯。

在剪彩仪式中,除主持人之外,还要选定剪彩者和礼仪小姐。剪彩者的身份地位与剪彩仪式的档次高低有着密切的关系,通常可从上级领导、单位负责人、社会名流、合作伙伴、员工代表中选定。剪彩者可以是一人,也可以是多人,但一般不超过五人。剪彩者名单一经选定,应尽早告知对方,并争得对方的同意。如果是由多人同时担任剪彩者时,还应分别告知是何人与他同担此任,这样做,是对剪彩者的一种尊重。

为了增加剪彩仪式热烈而隆重的喜庆气氛,可以邀请几位专业礼仪小姐,或由东道主一方的女职员担任礼仪小姐,他们主要负责引导宾客、拉彩带、捧花、递剪刀等工作。礼仪小姐一般要求文雅、大方、庄重,穿着整齐划一,化淡妆,盘起头发,统一穿着红色旗袍或西式套装。

剪彩的标准程序

剪彩仪式通常包括以下五项基本程序:

(1)请来宾就座。一般情况下,剪彩者应就座于前排。若数人剪彩时,应按剪彩时的顺序就座,即主剪者居于中间,距主剪者越远,位次越低,且右侧位次高于左侧。

(2)宣布仪式开始。在主持人宣布剪彩仪式开始后,全场起立,奏国歌。此后,介绍到场的重要嘉宾,并对他们表示谢意。

(3)简短发言。发言者依次为东道主单位的代表、上级主管部门的代表、合作单位的代表等。发言内容要言简意赅,并富有鼓动性,使场面隆重而热烈。

(4)剪彩。当主持人宣布进行剪彩后,礼仪小姐率先登场。拉彩者将红色缎带拉直,托盘者站在拉彩者身后一米左右,然后剪彩者上台进行剪彩。此时,全体人员热烈鼓掌,必要时还可奏乐或燃放鞭炮。

(5)组织活动。剪彩后,主人应陪同来宾参观,还可向来宾赠送纪念性礼品,或设宴款待。

剪彩的礼仪规范

剪彩者的着装要正规、严肃,一般着西装、中山装或职业制服。头发要梳理好,颜面要洁净,不可戴墨镜,给人的感觉应是容光焕发,精干而有修养。

剪彩过程中,剪彩者要使自己保持一种稳重的姿态,做到快而不慌、忙而不乱。当主持人宣布开始剪彩时,剪彩者要面带微笑,步履稳健地走上主席台,走向彩带。当礼仪小姐用托盘呈上剪刀时,要用微笑表示谢意。剪彩带时,要聚精会神、严肃认真地一刀剪断。如果同时几位剪彩者共同剪彩时,应力争同时剪断彩带。另外,剪彩者还应与礼仪小姐配合,让彩球落于托盘内。剪彩者把剪刀放回托盘后,应转身向四周的人们鼓掌致意,并与主持人和其他主人一一握手,以示祝贺。

当主持人宣布剪彩仪式开始后,剪彩者应立即中断与其他人的交淡,全神贯注地听主持人讲话。其间,可与邻座低声耳语一两句,表示自己的感受。剪彩完毕,剪彩者向四周的人们鼓掌致意后,可与主人进行礼节性的交谈,或与其他剪彩者进行赞赏性的交谈,但时间不宜过长,要有节制,高谈阔论或放声谈笑都是很失礼的。

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