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第10章 商务接待礼仪(2)

军人戴军帽与人握手时,应先行举手礼,然后再握手。

(6)注意手的干净。在社交活动中,除了应注意自己仪容的整洁之外,同时也应该注意保持双手的卫生,以不干净或弄湿的手与人相握,是欠礼貌的。

如果老人或者贵宾来到面前,并主动向你伸出手来,而你又恰巧正在干活,比如洗涤东西,擦弄油污之物等,你可以一面点头致意,一面亮出双手,简单说明一下情况,并表示歉意,以取得对方的谅解,同时赶快洗好手,热情招待。另外,如右手有皮肤病,包扎等不便,可以说明,点头致意。

“接待三声”和“文明五句”

办公室工作要求“接待三声”:第一声来有迎声,说“欢迎光临”之类的礼貌语;第二声问有答声,对客人的问题不能置之不理;第三声去有送声。善始善终,当客人告辞的时候要道别,再见,欢迎再来,诸如此类。

接待工作的“文明五句”,第一句就是“你好”。要养成习惯,张嘴先说“你好”,不管对自己还是外人,要先说声“你好”。第二句话是“请”。需要别人帮助、理解、支持、配合要先说个“请”。第三句话是“谢谢”。别人帮助我、理解我、支持我之后要说声“谢谢”。第四句是“对不起”。怠慢了别人,伤害了别人,为别人平添了麻烦要说声抱歉或者“对不起”,这是一种教养,礼多人不怪。最后一句是“再见”。这是文明五句。

3.商务活动中的介绍礼仪

介绍,是交往双方通过一定的方式相互结识,并对对方有初步了解的行为、过程。介绍在商务交往中是必不可少的,不认识的人通过介绍彼此相识,扩大自己的社交范围,有利于事业和个人的发展。

关于介绍我们要掌握以下几点:

自我介绍的四个要点

自我介绍是自己主动向对方说明自己的姓名等。自我介绍一般在两种场合使用,一是自己想结识某人,没有合适的人或朋友居间介绍,只有自己介绍自己。二是应他人的请求介绍自己。

在商务活动中,自我介绍要注意如下三个要点:

第一个要点,自我介绍时间要简短,愈短愈好。不要在那儿连篇累牍地大说废话。一般自我介绍半分钟以内就完全可以结束了,这就叫训练有素。

第二个要点是,内容要全面。自我介绍一般的内容要四个要素:单位、部门、职务、姓名。最好将它们一口气全出来,别挤牙膏,问一句答一句——这可能让对方误以为你没有交往的兴趣和诚意。

第三个要点是,倘若你的公司和部门头衔较长的话,第一次介绍时候使用全称,第二次就可以使用简称。比如你在“美国通用电气公司”工作,第一次你要告诉人家公司全名,第二次就可简称“通用电气”。

第四个要点,掌握介绍的时机,要在双方都方便的时间进行。一般我们总是想和某人结识才向他介绍自己,因此在介绍前要观察对方,等对方有空闲时再上前介绍自己,不要打扰对方活动而使对方反感自己。尤其是业务介绍,要做到“零干扰”,也就是说,向客户介绍产品服务的业务内容时最好在客户提出或者客户有兴趣的前提下再进行,不要强迫客户。

介绍他人的三个要点

第一个要点是,如何称呼?在商务交往中最实用、适用的称呼有四种:第一种比较适用的称呼就是称行政职务,第二种在商务交往中适用的称呼就是称技术职称,第三种用的是行业称呼,第四种就是时尚性称呼。

第二个要点是,谁当介绍人?有三种人可以做介绍人,第一种人就是专职接待人员(秘书、办公室主任等),第二种人是双方的熟人,第三种贵宾的介绍,由我方职务最高者做介绍人。

在涉外活动中,一般是由东道主的礼宾人员担任介绍人,也可以由双方各自的礼宾人员分别介绍本方人员。在多方参加的活动中由各方负责人进行介绍。在社交场合按国际礼仪应由女主人担任介绍。

当我们在机场迎接时,人数不多,交往关系简单,属于非正式场合,不必太拘泥于礼节。如果双方是初次见面,互不相识,可以由双方各自介绍本方人员。当然我方作为东道主应主动先向客人介绍自己,可由礼宾人员或秘书,也可由我方负责人介绍。

第三个要点是,尊重双方的介绍意愿,即双方都同意和对方相识。因此不论是一方请人介绍与另一方相识,还是介绍人想介绍两人相识,都要先征求双方意见,如果是一厢情愿就不要勉强。

介绍他人的礼仪顺序

在介绍他人时先介绍谁,这在礼仪中是很讲究的。正式的做法是在相见双方中:

先介绍地位低的,后介绍地位高的。

客人来访,我们出于尊敬对方的心意,应首先向客人介绍主人,再向主人介绍客人。

先介绍职务低的,后介绍职务高的。

先介绍男士,后介绍女士。

先介绍晚辈,后介绍长辈。

先介绍个人,后介绍集体。

如果是团体会见,双方在相互介绍本方人员时,应按职务高低的顺序进行,即先介绍职务高的。

4.商务活动中使用名片的礼仪

在交际活动中,名片的使用越来越频繁,越来越普遍。使用名片有两个比较大的好处,一是自我介绍很方便,这是名片的一项最基本的功能。国人交往交换名片通常是在自我介绍或经人介绍后进行。在口头自我介绍时,少不了需要字斟句酌,考虑时间的长短,留意对方的表情,然而即使做得再好,也不一定能够促使对方记忆清楚。也有许多人介绍时对自己的职务总是不好启齿,觉得一介绍,就有自吹自揭之嫌,特别是身兼数职时更是如此。只有使用名片方能处理好这个矛盾。当然就从商务角度来说,名片宁可印得“实”些,不要太“虚”。有的人印名片,喜欢印上一大堆头衔,很多都是虚的,并不一定能得到别人的尊重,倒不如突出重点,把最实在的信息传达给对方。如果只是口头介绍,常常会过一两天就忘记了对方的姓名、职务,使双方都感到尴尬。使用名片易于保存这些资料,这些资料都是日后与新结识的朋友深化友情保持联系的必不可缺的要素。经常看,就起了不断介绍的作用。

如何设计一张漂亮的商务名片

名片的设计可以体现出一个人的审美情趣、品位和个性,雅秀、俊逸、脱俗、活泼、平和、张扬等等个性特征,都能透过方寸之间的字体、布局颜色、材料和内容等展现出来。你的名片不仅旨在向未来的客户介绍了你本人和你的公司,名片还代表着你的职位及职称,更代表你的形象。因此,一定要精心设计。

名片印制中最关键的是印制质量。形状奇特的名片虽然能引人注目,但在很多钱包或名片夹里都装不下,因而不易保存。制作名片所用纸张的质量一定要好。这样,从名片夹里取出时,不致被撕破。纸张质地可粗可细,颜色也可各异,只要字迹清楚而且符合你的形象及行业特征即可。名片上的字体可横排也可竖排。

一张形象效果俱佳的名片应包括以下几项内容:

公司标志,或公司的徽记。

姓名、职务、公司名称。

公司地址、电话号码、传真号码。

背面印上公司经营范围、项目等。

家庭电话号码可有可无。

在涉外交往中要用两种语言印制名片,一面中文,另一面用外文,一般用英文。

把握好出示名片的时机

当你与某人第一次见面时,一般都要赠送一张名片,这是十分得体的礼仪。交换名片通常标志着第一次或初次见面的结束。出示名片,表明你有与对方继续保持联络的意向。

展销会开始时,销售经理与客户之间互换名片则是一种传统,表示非正式的业务往来已经开始。

刚到办公室的来客也会向接待者出示名片,以便被介绍或引见给有关人员。等见到主人时他还要再递上一张名片。在这种情况下,商务名片实质起到了社交名片的作用,既表明了你的身份和你的到来,还显示了你有进行业务往来的意向。

在宾客较多的场合,一开始就接受名片可帮助你及早了解来客的身份。比如会议上来了许多代表,而你对他们的姓名职务都不太清楚,那么在会议开始前就应向他们索要名片,然后可用日本人的习惯,把它们摆放在桌上当座位图使用。

去拜访某人时,如果主人没有出示名片,客人可在道别前索要。如果主人的名片就放在桌上的名片盒中,应首先征求同意然后再取出一张。你可以递上两张名片,一张给主人,另一张给秘书。当然你也可以索要两张名片:一张存放在你自己的名片夹里,另一张可钉在客户卷宗里。

用餐时不要出示名片,而应等到用餐结束。

赠送名片应有所选择,不要不加区别地乱发一通。在人数较多的场合或聚会上,交换名片应在私下进行。

递送名片的礼仪

递送名片时,如果是单方递、接,应用双手递、双手接;若双方同时交换名片,则应右手递、左手接。接过对方名片后应点头致射,真诚地说几句如“谢谢你”、“幸会”之类的客气话,并认真地看一遍名片。要妥善收好名片,可以放人上衣口袋里或放人名片夹中、手提包中,也可以暂时摆在桌面显眼位置,不要很随便地放在一个地方,让人感到你不够尊重对方。

交换名片的礼仪顺序

交换名片的顺序一般是:先客后主,先低后高。即客人先把名片交给主人,地位低的先把名片交给地位高的,不过,假如是对方先拿出来,自己也不必谦让,应该大方收下,然后再取出自己的名片来回报。当与多人交换名片时,最好不要匆忙从事。应依一定顺序,如座次等来互换名片,这样便于记住对方的姓名和其他特征,以免将名片与人“张冠李戴”。

在交换名片前,要事先将名片准备好,放在上衣口袋里或提包的专用名片夹里。否则在交换名片时忘记放在什么地方,左翻右找,显得不礼貌,又给人一种忙乱的感觉,对进一步了解对方,给对方一个好印象不利。

索取名片要讲礼貌

不能像收集名片似的,逢人便要。一般索要名片有这么几个要点:

第一是尽量不要去索取名片,因为名片交换有一个讲究,地位低的人首先把名片递给地位高的人,所以你要去索取名片的话,是不是马上就出现地位方面的落差了?

第二是最好不要采取直白的表达。比如对长辈、嘉宾或地位、声望高于自己的人,可以说:“以后怎样才能向您请教?”对平辈和身份、地位相仿的人,可以问:“今后怎么和您保持联系?”这两种说法都带有“请留下一枚名片”之意。

第三是“将欲取之,必先予之”。选送给对方一张名片,他自然会回你一张名片。当然,有的人地位高,他明哲保身,你把名片递给他,他跟你说声谢谢,他没下文了。这就要用到激将法:“很高兴认识你,不知道能不能有幸跟您交换一下名片?”这话跟他说清楚了,不知道能不能有幸跟你交换一下名片,他不想给你也得给你,他不至于告诉你,不换,否则就显得有失教养了。

接过名片一定要读一遍

有许多人不重视接名片。对方递名片时,他却忙着拿烟倒水,一个劲地招呼对方“请坐、请坐”,或随手往口袋一塞,然后又忙着接待。虽然表现很热情,但对方看到这样对待自己的名片,心里肯定不是滋味,可能还有反感。正确的做法是,对方递名片过来时,立即放下手中的事,双手接过来,并点头致谢。不要立即收起来,也不要随便玩弄和摆放,而应该当着对方的面,用30秒左右的时间,仔仔细细认认真真地读一遍,有时还可以有意识会重复一下名片上所列对方的职务、学位以及其他尊贵的头衔,以示敬仰。有看不懂或理解不清的地方,可立即向对方讨教,然后再把名片慎重地收藏起来。这样做绝非有意做作,而是以一定的形式使对方感受到对他的尊重。如果接过他人名片后一眼不看,或是漫不经心地随手把它一扔,甚至掖进裤袋或裙兜里,是对人失敬的表现。万一需要暂时把他人刚递过来的名片放在桌上,记住不要在它的上面乱放东西。

如何拒绝对方索要名片的要求

一般不要回绝别人索要名片的要求,如有回绝的必要,说话也要婉转些,直接回绝别人是特别不礼貌的,让人感到被看不起。你可以说“对不起,我的名片都用光了”或“我忘带了”。

名片的收藏

接过他人的名片并作了一番应酬之后,应当着对方的面郑重其事地将名片放入自己携带的名片盒或名片夹中,不要弄脏或弄皱。回到办公室或家中之后,再将接受的名片取出来,放入专用的名片薄之中,这样就不会把朋友的名片丢失了。

5.商务接待中的陪客礼仪

在商务活动中,客人来访,需要引导和陪同。在这个过程中,应遵循如下礼仪规范:

奉上令客人开心的问候语

接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方(称呼、介绍和使用名片的礼仪前文已有介绍)。

为客人代劳

客人所带箱包、行李,须主动代为提拎,但不要代背女客随身小提包。客人有托运的物体,应主动代为办理领取手续。如果准备了交通工具迎接客人,应提前到达约定地点,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。

行走时要讲礼仪顺序

在走廊的引导客人时,引导人员走在客人之前二三步,让客人走在靠墙的侧。

当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,引导人员走在后面。若是下楼时,应该由引导人员走在前面,客人在后面。上下楼梯时,引导人员应该注意客人的安全。注意不要走的太快,一步走两、三个台阶。有的女客人穿着小裙子,走不动,你一下迈两、三个台阶,她要在后面跑,才能跟上你,会累坏人家的。

引导客人乘坐电梯时,引导人员先进入电梯,按住电梯“开”钮,等客人进入后关闭电梯门。到达时,引导人员按住“开”钮,让客人先走出电梯。

对于访客,不能用手一指会客室,说一句“请到那里等候”就算完事了。无论自己有多忙,这种做法都是失礼之举。将访客带到会客室,才是应有的礼仪。

如果是将客人送到住地,引导人员不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意。考虑到客人一路旅途劳累,应让客人早些休息,不宜久留。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

将会客室的房门完全敞开,以便让客人通过

接待人员引导客人至会客厅门口,先敲门,再开门。开门后如何进屋呢?这里有礼仪上的规定。如果门是向外开的,用手按住门,让客人先进入,如果门往内开,自己先进入,按住门后再请客人进入。一般右手开门,再转到左手扶住门,面对客人,请客人进入后再关上门,通常叫做外开门客先入,内开门己先入。

无论房门为推开式还是拉开式,都必须将其完全敞开。如果是开向室内的推开式房门,首先就应使其完全打开,然后在访客之前进入里面,拉住房门并说声“请进”,让对方进入房内;如果是开向走廊一侧的拉开式房门,应在将房门完全拉开之后,后退一步并说声“请进”,让对方先进去。

开闭房门时,不要让访客看到自己的背部,并以单手来进行。如果用双手来开闭,虽然乍看起来非常谦恭,可是这样会让访客看到自己的背部,反而是件失礼的事。

有多位访客时,应事先确认他们各自的职务

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