为了更有效地利用时间，你还应该对手头要做的事情进行分析，并对时间管理的效果进行定期性的评估。你要经常检查某一短期目标是否如期完成。你可以记工作日志，或将完成每件事所花的时间记录下来，以便清楚地了解目标计划的超前与落后，以及各种未曾预测到的可能性因素，以便重新调整或改进，使整个时间的安排贴近实际。
除了工作时间以外，还应合理安排休息的时间。休闲时间和工作时间一样重要，都是组成人们生命和生活的一部分。学会休闲是社会进步的一种标志，休闲的真谛是“自由、快乐、意义”，是以“欣然之态，做心爱之事”。要懂得放松，安排好自己的休息时间，只有这样才能把自己的身体状况调整到最佳状态。工作之余，不妨多做一些户外运动，定期和身边的朋友或家人畅谈交流。
培根说：“合理安排时间，就等于节约时间。”的确如此，成功与成就往往来自于科学地安排时间。一名员工是否优秀，往往就在于如何高效利用这有限的时间。只有懂得了如何管理和规划时间，才能为你实现目标做准备，为你实现时间效率的最大化提供条件，保证你能够使用有限的时间达到最理想的目标。
凡事预则立，不预则废
《礼记》中说：“凡事预则立，不预则废。”说的就是计划的重要性，大到对组织、人生长远规划的策划，小到工作、生活中的具体事情，无不需要进行策划——“计划先行”，此乃一切事情成功之基础。
在工作中，如果预先没有制定周详的计划，没有想好自己将要走的每一步，即使有宏伟的目标也只能是望洋兴叹。没有计划而盲目地去做，我们那有限的时间和精力都会被所走的弯路消耗掉了，当好不容易回到正轨上来时，却发现自己已经没有力气走下去了。所以，我们必须在每一次行动之前就定好计划，尽可能做到在最短的时间内，花费最少的精力取得有效的成果。
有本杂志上刊登过这样一个故事：
有一个商人，在小镇上做了十几年的生意。开始时，他的生意还不错，可是到了后来，他竟然失败了。当一位债主前来向他要债的时候，这个可怜的商人正在思考他失败的原因。
商人问债主：“我为什么会失败呢？难道是我对顾客不热情、不客气吗？”
债主说：“也许事情并没有你想象得那么可怕，你不是还有许多资产吗？你完全可以再从头做起！”
“什么？再从头做起？”商人有些生气。
“是的，你应该把你目前经营的情况列在一张资产负债表上，好好清算一下，然后再从头做起。”债主好意劝道。
“你的意思是要我把所有的资产和负债项目详细核算一下，列出一张表格吗？是要把门面、地板、桌椅、橱柜、窗户都重新洗刷、油漆一下，重新开张吗？”商人有些纳闷。
“是的，你现在最需要的就是按自己的计划去办事。”债主坚定地说道。
“事实上，这些事情我早在15年前就想做了，但是一直没有去做。也许你说的是对的。”商人喃喃自语道。
后来，他真的按债主的主意去做了，晚年的时候，他的生意成功了！
可见，做事必须有计划。没有计划、没有条理的人，无论从事哪一行都不可能取得成绩。因此，我们应该为自己的工作制定计划，在这方面所花的时间是值得的；如果不计划，你始终不会成为一个工作效率高的人。提高工作效率的中心问题是：你工作计划得如何，而不是你工作得如何努力。
按照计划有条不紊地工作，可以避免出现想起一件事就做一件事，想不起来就不做了的现象，所以除了一些临时性的工作外，一般日常工作都应该有计划地进行。要知道，花足够的时间去思考和筹划，制定一份明确具体的计划，是提高效率的制胜法宝。正如美国行为科学家艾得·布利斯所说的：“用较多的时间为一次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。”
计划是解决问题的方针和策略。只有行动方针确定了，才能采取行动。这种行动方针是经过思考的，而不是凭借那种本能冲动想到的。做事之前有计划是为了寻找合适的方案。本能冲动型的人总是只想到一种行动，只考虑解决表面的问题，对后续行动和影响却不考虑。但如果我们仔细考虑对策后，就有可能既把问题解决，又避免了出现副作用。
制定完计划再行动，就需要在发生问题时沉着镇静，不急于立即采取行动，而是静下心来想一想。心急的人往往会不耐烦地催促赶快采取行动，因为他们总是担心时间紧急，再不采取行动就来不及了，其实，越忙就越容易出差错。如果事先没有考虑好，行动时就容易出现差错，这样反而会耽误时间。正所谓“磨刀不误砍柴工”。先把刀磨快了，看起来耽误了工夫，但是在砍的时候由于刀口锋利，效率高，反而节省了时间。就像开车出门，如果我们事先把地图看好了，顺着标志一路开去，就可以不绕弯路，节省时间；如果我们慌忙上路，看起来节省了看地图的时间，但是一旦走错了路，可能就会浪费比看地图长很多倍的时间。因此，无论做什么事情，事先都要有周密的计划、明确的目标，这样才能把事情办好。
好的规划是成功的开始。只有事前拟定好行动的计划，梳理通畅做事的步骤，做起事来才会应付自如。凡事三思而后行，事前多想一步，事中少一点盲点。只有做好规划，心中有蓝图，才能够临阵不乱，稳扎稳打地获得成功。
时间管理的80/20法则
80/20法则又称帕累托法则，它是由意大利经济学家和社会学家帕累托发现的。帕累托曾提出：在英国，80％的财富为20％的人所拥有，并且这种经济趋势存在普遍性。后来人们发现，在社会中有许多事情的发展，都迈向了这一轨道，即80%的价值是来自20%的因子，其余的20%的价值则来自80%的因子。最初，80/20法则只限定于经济学领域，后来这一法则也被推广到社会生活的各个领域，且深为人们所认同。
当你把80/20法则应用到时间管理上时，就会发现：一个人大部分的重大成就，包括在专业、知识、艺术、文化或体能上所表现出的大多数价值，都是在他自己的一小段时间里取得的。80/20法则这时可以表述为：80％的成就，是在20％的时间内取得的；反过来说，剩余的80％时间，只创造了20％的价值。一生中80％的快乐，发生在20％的时间里；也就是说，另外80％的时间，只有20％的快乐。
运用80/20法则，你可以很快地找到符合自己的时间管理方法。80/20法则对于时间的分析与传统看法不同，而受制于传统看法的人，可从这个分析中得到解放。80/20法则表明：我们目前对于时间的使用方式并不合理，所以也不必试图在现行方法中寻找小小的改善。我们应当回到原点，推翻所有关于时间的假定。
80/20法则运用到时间管理上，具体表述为：80%的成绩是在20%的时间内取得的；反过来说，80%的时间只创造了20%的成绩。它揭示了一个我们不愿意接受的事实：我们所做的事情大部分是低价值的。我们所拥有的时间里，一小部分时间比其余的多数时间更有价值。它告诉我们那些能为我们带来80%收益的事情就是重要的事情；那些高投入低回报的事情就是不重要的事情。把最重要的事情放在最前面去做，那些不重要的事情少花时间去做。许多人用直觉即可明白这个道理，而有些忙碌的人并不知道学习管理时间，只是在瞎忙。我们必须改一改自己对待时间的态度。80/20法则给我们进行时间管理提供了一种思考模式。
三年前，李明俊还是一个收入很低的销售员，每天工作超过14个小时，年收入为2万元。但现在，他每天只工作4小时，收入却是以前的10倍。换算一下，他的时间报酬率竟然是以前的35倍！省下来的时间，他用来学习MBA，打球。
李明俊的时间复利是如何产生的？有一天，他工作到疲累不堪时，偶然读到帕累托的80/20法则：“20%的意大利国民，创造全意大利80%的财富”，而不可思议的是，这法则适用于所有的事情。也就是说，“80%的产出，其实只来自20%的投入，只要将时间专注在那20%上，你就可以多出80%的时间。”重点是，你必须找出那“关键的20%”！
李明俊仿佛发现新大陆般的兴奋，立刻摊出客户与业绩的关系图。经过仔细研究，他发现，果然公司80%的业绩，是由不到20%的客户所带来的；但其他80%的客户却占据他过去大部分的时间。于是，他当机立断，把时间重新分配，不再主动理会那些可有可无的客户，专心“伺候”那20%的准客户。接着，他将此法则运用在信息处理、客户拜访等各方面。于是，他从一名普通的销售员，晋升为销售经理。
由此可见，将80/20法则运用在时间管理上时具有重要的意义，能够大大提高工作效率。以20%的付出取得80%的成果，这是取得成功的一条捷径。因此，在工作或生活中，你应该把十分重要的项目挑选出来，专心致志地去完成，即把时间用在更有意义的事情上。
依80/20法则的看法，如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间，便能做到一星期只需要工作两天，收获却可比现在多60%以上。这无疑是对于时间管理的一项革命。
总之，只要我们依循80/20法则，就能够用较小的付出，得到较多的回报，进而提高工作效率。
