从情商的角度来看，说话直来直去，首先，表现了秘书识别感情的能力不强，看不出此时此刻这种表达方式是不合适的；其次，也表明他们利用感情的能力不强，不会进行换位思考，不知道自己这样做会给对方带来什么样的影响以及对方有什么样的需求。这样做的结果就是，不仅不能将对方的感情朝着自己希望的方向调整，而且会导致对方的感情向负面转化，使情况越来越糟，也为以后的沟通设置了障碍。
职场生态复杂，人际关系微妙，很多人都有一种自我保护的本能。当你准备与他沟通时，他首先关心的不是沟通的内容，而是你与他沟通的目的。如果对方认为你“来者不善”，就没有意愿与你沟通，要么言不由衷，跟你打哈哈；要么惜字如金，跟你玩深沉。因此，为了消除对方的顾虑，提高沟通效率，秘书一定要养成说话之前先“铺垫”的职业习惯，特别是在给对方提意见时，一定要先“顾左右而言他”。
所谓“铺垫”，就是在谈话进入正题之前，先与对方寒暄几句，如夸对方的裙子或领带漂亮，称赞对方上个月的业绩不错，等等。这些“铺垫”能够起到缓冲作用，表现出自己的诚意，引起对方感情的共鸣，从而营造出一种适合讨论问题的氛围。如果对方对你消除了戒备，你就可以开始与他讨论问题了。
作为公司里交流沟通的枢纽，秘书的主要工作就是与人打交道。因此，对于本公司的员工，抬头不见低头见，估计没有几个不认识的。但是，有些员工你并不一定熟悉，在工作中的交往并不多，交情也不深，更不知对方的背景。俗话说，“交浅不言深”，当秘书与这样的同事进行沟通时，在对方缺乏心理准备或对秘书不是很了解的情况下，如果秘书一开口就谈工作，直截了当地表明自己找他们的目的，那么，对方不仅很难接受你的意见，而且很有可能产生强烈的抗拒心理。因此，秘书需要先作铺垫，看看对方对自己是什么态度。如果对方说话比较客气，态度热情，就可以进入正题了；反之，如果对方比较拘谨，那不妨先说点轻松的话题，打消对方的顾虑。
随着彼此越来越了解，有了交情，以后说起话来就比较方便了。同事们不会再怀疑你的动机了，即使你说错了，别人也会认为你是无心的，容易谅解你，可能用一句“开玩笑的吧”来掩饰双方的尴尬，不会与你计较。反之，如果你与别人的交情很浅，你一句无心的玩笑，就可能引发严重的误会。
要做到每说一句话都先打好腹稿，不仅很难，而且也没有必要。有些话脱口而出很正常，也不会对事情有什么影响。但是，作为职业秘书，你在每次与人沟通之前，至少要想好第一句话应该说什么，怎么说。如果你一开口就谈星期天加班，让对方心情不好，对方自然就会对你接下来的话题失去兴趣甚至产生反感。因此，你首先要引起对方的兴趣，让对方有一个好心情。比如，如果对方是女士，你可以先问对方漂亮的连衣裙是在哪里买的，如果面对的是销售部门的员工，你可以称赞对方上个月的业绩……这样，对方就会在不知不觉中放松下来，气氛就变得融洽了，后面的沟通就会变得顺畅。总之，秘书一定要养成“见什么人说什么话”的习惯。这并不是让你去欺骗同事，而是为了提高沟通效率。
只要95分——这样提建议最有效
下午刚上班，公司进出口部的冯经理就给总经理秘书小珊打来电话：“小珊，原定明天下午3点总经理与新疆天山国际贸易公司的谈判，能否改为今天下午3点？”
“提前的原因是什么？”小姗问。
冯经理说：“因为天山公司的赵总刚接到家里打来的电话，说赵总的父亲心脏病突发，刚刚住进了医院，生命垂危。赵总希望乘今晚11点的飞机赶回去。”
小姗知道总经理今天下午没什么特别的安排，只是晚上7点半有个客户应酬。于是，她对冯经理说：“我马上向总经理汇报，尽快给你答复，争取安排在今天下午3点。”
放下电话，小姗来到总经理办公室。
总经理正在埋头看文件。小珊汇报了天山公司赵总的情况后说：“赵总这事很急，所以，我觉得最好……”
“你是老板还是我是老板？”总经理头也没抬，没等小珊说完就这么问小珊。
“我……”小珊被总经理噎得够呛，她不明白自己好心好意提的建议为什么会让总经理那么反感。
秘书经常会遇到这样的难题，有些部门的人把需要上司签字的文件或提出的请求跟秘书交涉时，他们都说自己的事十万火急，要求秘书催上司尽快在文件上签字或安排时间见面。遇到这种情况，秘书总是会很为难。按理说，作为秘书，上传下达是自己的职责，而且大家都是同事，互相帮忙也是应该的，自己能帮的就帮一点，但是对于结果，秘书又没有十足的把握，毕竟是自己听上司的指挥而不是自己指挥上司。有时候出现特殊情况，秘书没能及时满足对方的要求，对方有意见不说，耽误了事上司还说是秘书没有尽职尽责。总之，这一类事情总是让秘书左右为难。
其实，像小姗这样给上司提建议本身没有错，错的是小姗提建议的方式。秘书给上司提建议是建立良好的上下级关系的一个重要途径，会加深上司对秘书的信赖。但一个重要的前提就是，秘书在提建议时不能伤害上司的自尊心，更不能越俎代庖，干涉上司的选择。
秘书给上司提建议的方式，可以反映出秘书情商的高低。如果秘书给上司提建议时只是一味地强调自己的想法，就很容易让上司产生反感，让上司觉得秘书自以为是，即使上司勉强接受了秘书的建议，心里也会不舒服，从而影响双方的关系。
秘书给上司提建议时，首先要识别上司的感情。如果上司当时的情绪比较高，就比较适合，反之，如果上司当时情绪不佳或心不在焉，就暂时不要提，以后再说。其次，秘书要提高利用感情的能力，通过换位思考，想想用什么方式提建议上司才会乐于接受，以求引起他感情的共鸣。如果把握不准提建议的时机，提建议的效果就有可能适得其反，很可能引起上司的反感。
在上面的案例中，小姗对上司说：“赵总这事很急，所以，我觉得最好……”小姗知道今天下午上司没什么特别的安排，今天下午3点见赵总是个不错的建议，上司肯定不会反对。但是，让上司难以接受的是小姗说话的方式，“我觉得最好”像是一种命令的语气，好像小姗成了自己的老板，需要小姗告诉自己应该怎么做一样。所以，不管这个建议是不是合理，上司都会本能地加以拒绝。
如果小姗换一种说法：“今天下午您没有什么安排，谈判改在今天下午也是可行的。老板，您觉得如何？”一句“老板，您觉得如何？”是小姗在向上司请示，会让上司感受到小姗对自己的尊重，肯定非常受用，再加上这个建议本身是非常合理的，因此，上司肯定会爽快地接受小姗的建议。
提建议的方式很多，秘书给上司提建议时最好采用以下几种方式：
第一，“……您觉得怎么样？”这多是一般性的建议，比如：“老板，我看这个协议还可以，您觉得怎么样？”
第二，“……这样不行吧？”这是引导上司说“是”的建议，比如：“老板，这个协议里说要增加50％的投资，这样不行吧？”
第三，“A和B，还有C三种方案，您看哪个合适？”这是让上司从多个方案中挑选。
第四，“您是否还有其他的方案？”这是增加选项的建议，比如：“老板，这里有A和B两种方案，您是否还有其他的方案？”
第五，“……也有这样的方案，您觉得怎么样？”这是引导性的建议，比如：“老板，这里有A和B两种方案，还有C方案，您觉得怎么样？”
第六，“……关于某某方案，您的意见如何？”这是征求意见的建议。
秘书给上司提建议时，应给上司留有“补充”的余地。一个好的建议应当考虑周到，以便切实可行。但是，秘书的建议又不能太周到了，不能让上司感觉没自己什么事了。如果一个完美的建议是100分，那秘书的建议最好是95分，最多98分，还要让上司去补充和完善。当秘书把“95分的建议”提供给上司，上司把它“完善”之后，秘书要及时称赞上司“画龙点睛”，这实际上体现了双方配合的默契。无形之中，上下级之间的关系也就更加和谐了。
在提一些有关原则性或决策性的建议之前，秘书一定要进行铺垫，营造一种融洽的氛围，千万不能直接提出自己的意见。比如，可以说“也可能是我多嘴，有几句话我还是……”之后再进入正题，而且在说完之后，最好再加上这么一两句：“关于某某问题，我是这么看的，不知对不对……”采用这种询问式的提建议方式，即使上司不接受，也不会当场拒绝，给双方都留有余地，不至于太尴尬。秘书给上司提建议，绝对不能用“……是不行的”这种否定式的建议方式，这种方式最容易引起上司的反感，即使你的建议真的完美无缺，但也许还没等你说完，就直接被上司否掉了。
一般来说，秘书给上司提建议是为了做好本职工作，尽一个秘书的责任。但上司毕竟是上司，在职场上的地位高于秘书，毕竟要树立起自己的威严。尽管有的上司心里很清楚秘书的建议是合理的，但在感情上他们还需要有一个接受的过程，因此，对于秘书的建议，很多上司出于本能都会反驳几句。为了不让自己的好心被当成“驴肝肺”，秘书给上司提建议时，必须注意自己的措辞和说话的分寸。比如，当上司忘记了与某位朋友约好见面时，秘书可以用一种看起来很随意的口气说：“您今天好像有个约会吧？”给上司提个醒。
