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第22章 内部管理(4)

5.妥善化解冲突

管理者的目标应该是避免冲突、避免破坏。员工有权在没有敌意和威胁的舒适环境中工作,但冲突在工作中很难避免,管理者要把握的关键在于,如何站在一个公平公正的角度去处理,不让冲突破坏了整个企业的整体团结。不过,也没必要视冲突为洪水猛兽,事实上,适当的管理可以使冲突变成促进目标达成的有利工具。冲突可以使管理者找出问题及其解决之道,并及时发现成见、不平等的事情,还可以让员工说出自己的意见。

(1)妥当处理员工的抱怨

抱怨无非是一种发泄,抱怨者需要听众,而这些听众往往是他最信任的人。当你发现你的下属在抱怨时,你可以找一个单独的环境,让他无所顾忌地进行抱怨,你所需做的就是认真倾听。只要你能让他在你面前抱怨,你的工作就成功了一半,因为你已经获得了他的信任。

另外,除了从抱怨者口中了解事件的原委以外,管理者还应该听听其他员工的意见。如果是因为同事关系或部门关系之间产生的抱怨,一定要认真听取双方当事人的意见,不要偏袒任何一方。在事情没有完全了解清楚之前,管理者不应该发表任何言论,过早的表态只会使事情变得更糟。

对于抱怨的处理,也要区别对待。如果它仅仅来自员工的习惯或敏感,可以通过与抱怨者平等沟通来解决。管理者在认真听取抱怨者的抱怨和意见之后,要对抱怨者提出的问题做认真、耐心的解答,并且对员工不合理的抱怨进行友善地批评,这样做就基本可以解决问题;如果是因为公司的管理或某些员工的工作出现了问题,那么,你要做的就是先使其平静下来,阻止住抱怨情绪的扩散,然后再采取规范工作流程、岗位职责、规章制度等措施。在规范管理制度时,应采取民主、公开、公正的原则。对公司的各项管理规范,首先要让当事人参加讨论,共同制定,对制定好的规范要向所有员工公开,并深入人心,只有这样才能保证管理的公正性。如果是员工失职,要及时对当事人采取处罚措施,尽量做到公正严明。

(2)化解员工的敌对情绪

首先,不管下属与你之间有什么过节,也都是因为工作而引起的,你们之间没有什么不共戴天之仇,因此你也没有必要用另外的眼光看待这样的下属,更不要用什么不光彩的手段去整治这样的下属。

其次,敌意不可能是凭空而来的,它必定有其原因。管理者应该寻找导致下属心存敌意的原因,并有针对性的去解决问题。

如果是自己什么地方做错了,那么我们只有真诚地去道歉,并且表明并非是有意在针对他,相信明事理的下属会接受这样的一份诚意的。

如果是由误会产生的,沟通就体现出它的作用了:误会一旦被挑明,那么只要解释得合情合理,敌意必定会烟消云散。你再适当地表明这样一层意思:既然误会已经解除,那么一切还是回到从前,自己并不会因为这件事就对对方区别对待。这样一来,下属既会因为误会了你而心怀歉意,更会因为你的宽容和既往不咎而心存感激。

如果是由批评引起的,你就要避免那些引起下属敌意的做法。因为说实话没有人喜欢被批评,而对管理者而言,批评又是工作中非常必要的。因此,作为一个领导,一个上级,批评下属的时候要讲究方法,这样才能避免招来下属的敌意。例如,可以把幽默技巧用在批评犯了错误的下属身上,往往能收到良好的效果。

此外,还有一种被称为“背后鞠躬”的劝说术,让第三者佯作无意地向对方道出你的善意或友好的想法,往往能够让不睦的职场人际关系来个大转折。如果经过你积极的努力仍不能化解下属的敌意,并且你已经做到仁至义尽了,他对你的敌意还是有增无减,这时你就不要再心慈手软了,可以将其调离或开除,不这样,你就无法正常地工作。你也不必为此感到内疚,因为你已经给他机会了。

财务税收:不懂财务知识就当不好老板

企业经营者要学会用数字来表达经营,就必须要懂得财务。懂得财务不仅能够让自己清晰知道目前企业经营的问题,还可以通过财务分析帮助自己更好地掌握经营风险,分析企业的优劣势,更好地选择能创造价值的项目或产品,所以财务对于创业者来说是非常重要的事项。

1.“钱要怎么找”——创业资金的获取

筹集资金是开创事业最基础的工作,是一切的开始。许多人可能会有一些很好的想法和目标,但当问到他们需要多少投资,资金分别做哪些方面的应用以及所需资金如何获得等问题时,却是一片茫然,因为他们太缺乏这方面的知识了。

创业所需资金的多少一定要通过仔细论证、认真推敲和详细的财务预算来估量。投资数额与创业规模、经营品种、经营方式及竞争对手的情况等因素有关。通常,创业者需要制订多个方案,并对这些方案做较为详细的比较,详细列出每个方案的支出,并对每个方案可能产生的利润进行核算:如预付多少租金、房屋装修费是多少、添置多少设备、需要多少人力等一系列的问题。确定的数额要与同行、同规模的企业进行比较,再看这个数额是否可行,是偏高还是偏低,这样不至于出现太大的误差,以免造成资金不必要的浪费。

一旦确定了投资额度,接下来,对缺乏自有资金的创业者来说,是否拥有融资渠道和融资能力,就是决定其创业能否成功的关键了。

创业者需要充分考虑自己筹措资金的能力和可能挖掘的资金筹集渠道,找到可以给你提供创业帮助的人。

需要特别注意的是,创业的阶段不同,适合的融资方式也不同。

创业初期,尤其是小本生意创业者的周转资金有限,也很难看到前景,这种情况除非有固定资产作为抵押,否则很难通过贷款的方式融资,所以这个阶段,建议“3F”式融资,或者寻求政府的扶持基金。所谓的“3F”是指,家庭、朋友、合伙人。这种融资方式在行业内称为内部融资。其中最靠谱的就是团队融资:以公司发展为同一目标的投资方式,风险低,成本低,无需资质审核,来款快;不过也有缺点,见到利润急于分红,难免出现把继续发展的钱分走的情况。发展中期,企业拥有了一定的根基,可以采取银行、典当、小额贷融资方式,这期间要利用家庭或创业者的资产进行抵押融资。当然也可以考虑企业上下游商业融资。成熟期,企业依然需要融资,此时的融资需要前期筹划,积累固定资产、合理配置资产结构等,都需要考虑在内,这样才能巩固自己的基石。

2.“钱要怎么管”——资金的管理方法

财务管理的范围涉及到公司的每一个经营管理环节,同时相应会延伸到很多管理层面,如费用管理、人员管理、投资管理等。很多公司目前存在的问题是:在资金的使用方面极其盲目,没有计划性,不进行统筹安排,完全根据经验判断,没有科学地进行资金上的管理和安排;还有一些公司管理人员不懂财务,不关心实际结果,片面追求一些指标上的好看,造成资金的无序使用,严重的产生资金断流,使企业陷入困境甚至破产。从这个意义来说,资金管理的要点是建立科学的、合理的管理制度和方法。

一是要建立健全的货币资金管理制度。严格职责分工和审批授权制度,这主要包括货币资金的管理职责与记账职责分离,要由不同职责的人员共同完成。货币资金的使用与支付要有严格的授权和审批制度。

二是要建立货币资金的记账制度。货币资金应做到日清月结,确保资金的完整。库存现金要定期与账面余额相核对,银行存款账面余额要定期与银行对账单核对。

三是要严格货币资金收支凭证的管理。加强对现金支票、转账支票以及与收支相关的发票收据等凭证的管理,建立严格的凭证保管、使用、签收、登记、废除等管理制度。

四是要严格执行国家有关规定,正确使用现金,按结算纪律处理货币资金的收支。

3.“钱要怎么花”——现金支出的控制

很多企业经营者都认为花钱不算什么难题。其实,知道怎么赚钱固然是最难的,但怎么花钱一点也不比怎么赚钱容易。这里有两个要点需要掌握:

(1)成本控制

成本控制是必要的,但盲目地降低成本不仅不会增加利润,反而会给企业带来更大损失。比如,为了降低制造成本,采用品质较差的原材料或雇用素质较差的工人,反而会因为故障率增加、造成高额的维修成本,甚至增加未来法律诉讼成本。那么,到底如何才能让成本变成利润呢?

首先是让成本去找赚钱的产品。判断任何事物之前,必须有信息作为基础。谁在提供信息呢?绝大部分企业依靠财务人员提供的各类报表。但这些报表所反映的内容是不完全、不完整的,而且通常反映不出问题的根本之所在。因此,要求我们在判断成本影响因素之前,首先详查企业的每个作业活动,找到成本发生点。一旦发现某个部分的成本高于市场供给价,就应该大胆采用市场所提供的产品或服务,降低这个环节的成本。只有这样,企业才能最大限度地获取利润。

在找到赚钱的产品后,就要寻找好的经销商。在经销商的选择上企业可以按照下面的公式计算经销商贡献:

销售额=销售总额-销售退回

折扣后的销售额=销售额-销售折让

销售净额=折扣后销售额-现金折扣

销售毛利=销售净额-销售成本

经销商贡献=销售毛利-促销费用(针对经销商的促销费用)-销售费用(由企业承担的销售费用)-其他销售支持费用计算出所有经销商的贡献后,再按贡献的大小排名。此后,企业应该撤换掉排在最后五名的经销商,再找更好的经销商。这也是企业优化资源的一种方式。

另外,还要让成本找到有价值的客户。创业的时候,产品只要能卖出去,不管卖给谁,你都会很开心。殊不知,客户的优劣也会影响你的盈利。假如企业销售出去100套产品,有70套收回了现钱,还有30套收不回来钱。30套的总成本可能会超过你卖了70套的利润。表面上企业卖得多,但是因为应收账款回不来,企业照样亏损。所以应该核算企业的收账成本和维护客户的成本,建立客户等级,实施分级管理。

最后,还要让成本去找一个称职的经理。我们知道,一个区域经理管理维护着许多客户,对企业的发展起着重要作用,那么,创业之初就需要谨慎选择区域经理,对他们进行考核,裁掉没有贡献的经理,给称职的经理配备更多的人员、分配更多的资源,鼓励其带领团队开发更大的市场。

(2)合法避税

合法避税是指在尊重税法、依法纳税的前提下,纳税人采取适当的手段对纳税义务的规避,减少税务上的支出。合法避税并不是逃税漏税,而是正常合法的活动;合法避税也不仅仅是财务部门的事,还需要市场、商务等各个部门的合作,从合同签订、款项收付等各个方面入手。

利用纳税人身份达到合法避税:除特殊委托加工和进口货物的纳税人均为一般纳税人。

选择不同行业进行投资:在税法中,行业不同,其税负也会区别对待,有的行业没有任何税收优惠条件,有的行业却有大量的税收减免优惠政策。所以投资者在投资决策时就可以避重就轻,选择税负轻的行业来避税。

选择不同性质的企业进行投资:我国在税法及具体执行过程中,内资企业和外资企业的税收负担是不一致的,普通企业和股份公司的税收负担也不一致,一般股份公司与上市公司的税收负担又有所区别。

通常,外商企业有着大量的税收优惠政策,上市公司比非上市公司、股份公司比普通企业具有税收减免政策。

选择不同地点投资:我国税法规定,经济特区和沿海经济开发区的企业就比内地企业享有众多的税收优惠,所以其税收负担要轻得多。

转让定价:通过关联公司,达到整体最大限度的逃避纳税义务。

对产品、劳务的交易不按市场价格进行,在税率高地区采用高进低出,在低税率的地区低进高出,以达到整体的避税。一般在跨国公司中才采用这种形式。

公司存货计价避税:利用公司内部具体的核算方法和存货的市场价格变动,采用高转成本,低转利润的办法。

折旧:采用税法允许而对公司有利的折旧方法。

资产摊销法:对无形资产、递延资产、低值易耗品、包装物、材料的推销尽可能保持成本最大化,税前利润最小化。

筹资租赁法:以支付租金的方法降低公司利润和税金。

挂靠避税:例如挂靠科研避税法。我国税法规定,对大专院校和专门从事科学研究的机构所进口的仪器、仪表等,享受科研用品免税方法规定的优惠,即免征进口关税以及增值税。同时,为了促进高科技产业的发展,对属于火炬计划开发范围内的高技术、新技术产品,国家给予相应的税收优惠政策。由此产生了挂靠科研避税法。

4.“钱要怎么收”——应收账款的回收

俗话说:“会销售是徒弟,会收款才是师傅。”若只是在账面上列出“资产、存货若干”、“应收货款达多少”,而实际账款是否都能收回则很难说的话,一定会对公司可持续发展带来潜在的隐患。

那么,钱到底要怎么才能收得回来呢?

据有关数据统计,实施事前管理可以防止70%拖欠风险;实施事中管理可以避免35%的拖欠;实施事后管理可以挽回41%的拖欠损失;实施全面控制可以减少80%的呆账和坏账。也就是说,要实施事前、事中和事后的全过程的、全面的控制,才可以有效地控制拖欠风险,降低催收的难度。

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