§§§第一节 文书的涵义及特点
（一）文书的涵义
文书是我国应用文的一个重要分支。它是指在公务和商务活动领域中形成和使用、用以及时处理活动中发生的各种业务关系的应用文体。
（二）文书的特点
文书较之普通文章或其他专业文体有以下显著的特点：
1．政策性
文书产生于政治经济活动的客观需求，又直接受经济活动的制约。一个组织的所有政治经济活动必须遵循党和国家的方针、政策，遵循一定的规章制度。因此，反映政治经济活动的文书必然具有鲜明的政策性。在撰拟文书的过程中，要处处依据政策，始终按政策办事，不能以个人感情代替政策。凡是符合政策的就要加以肯定、支持，凡是不符合政策的就应坚决予以反对、制止。
2．效益性
文书写作的本质特性是实用性。各种文书在实际应用中产生、发展、演进，成为反映经济情况、沟通经济信息、传递经济决策、进行经济协调的实用工具，有着较为直接的效益性。文书的效益性又体现为：一是经济效益，即以为社会创造物质财富为目的；二是社会效益，即为精神文明建设、为满足人们的文化需求做贡献。
3．求实性
文书写作的优劣高低须由实践本身去检验和评判，因此在写作态度和文风上要客观求实，力戒空话、大话、假话、反对虚张声势、哗众取宠。文书的写作一定要尊重事实，尊重科学，尊重经济活动规律，深入实际进行调查研究，以求实的态度、严谨的文风进行。
4．专业性
这种专业性主要表现在：一是文章内容的针对性和限定性；二是文章体式的规范性和特定性；三是专业术语、统计数据使用的频繁性和广泛性。
（三）文书的种类
1．公务文书
①指挥性公文，包括命令、指示、决定、批复等。
②呈报性公文，包括议案、报告、请示等。
③知照性公文，包括公告、通告、函、通知、通报、会议纪要等。
2．事务文书
①计划、总结。
②简报、调查报告。
③规章制度。
3．商业文书
①市场调查报告。
②经济活动分析报告。
③经济论文。
4．经济合同
①国内经济合同。
②涉外经济合同。
5．立项文书
①意向书、项目建议书。
②可行性研究报告。
6．谈判文书
①谈判计划。
②谈判方案。
①谈判执行计划。
④谈判记录。
7．外贸业务文书
①贸易函。
②电报、电传、传真。
③单证。
8．财经文书
①财务规章制度。
②财务分析报告。
③审计报告。
9．公关礼仪文书
①致词。
②请柬、聘书。
③贺信、贺电。
10．经济新闻
①消息。
②通讯。
11．广告
①商品广告。
②公共关系广告。
下面我们仅就几种典型的文书种类作一简要介绍，期望能起到抛砖引玉的作用。
§§§第二节 公务文书
公务文书的简称是公文，它是法定机关与组织按照特定的格式经过一定的处理程序制成的书面文字材料，作为发布政策法令、传达工作意图、联系公务与记载工作活动的一种载体。
公文的使用范围很广，不同性质、不同类型的机关和组织单位，在其工作活动中，都会形成和使用大量的公文。由于公文所反映的问题是各种各样的，而各机关和各组织单位又都有着自己的职能和活动范围，所以适合各种不同机关和组织单位的各种业务活动的需要，就相应地形成了各种的公文，可谓数量大、内容多。主要包括命令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十类十五种公文。
（一）公务文书的格式
公文具有一定的格式，由文头、正文、文尾三部分组成。严格遵守公文的书面格式，对于提高公文的撰写质量，保证公文的正常运转和科学处理，都有极为重要的意义。
1．文头的格式
文头部分包括公文名称、公文编号；次序号、机密等级、紧急程度、间隔线等。
（1）公文名称
公文名称由发文机关名称加“文件”组成，它是文头的主脑，位于文头的正中央，大字排印。如“中共中央文件”、“天津市人民政府文件”等。
（2）公文编号
公文编号，简称文号，由机关代字、年号、发文顺序号组成。如“中发[2002]10号’，即代表中共中央2002年第10号发文。几个单位联合行文，其中有一个机关是主办单位，只标明主办单位的公文编号即可；如果系几个机关联合行文，又都是主办单位，要一一分别编写文号。
（3）次序号
有些公文为有利于分发、处理、保密和查找，还编排次序号，每一份编一个号，标印在公文名称的右上侧。
（4）机密等级
按公文机密程度分为绝密、机密、秘密三级，标在文头左上方。
（5）紧急程度
紧急程度只对紧急公文使用，标明“特急”、“急”字样，放在文头的右上角（有的放在标题的左上侧）
（6）间隔线
为使文头与正文明显隔开，在公文编号之下印出一条横线。党的领导机关行文，还需在间隔线正中印上一颗红色五角星图案。
2．正文的格式
正文部分由标题、主送机关、正文、附件、发文机关名称、发文时间、印章、发文范围组成。
（1）标题
公文的标题由发文机关、事由和文种三项组成。如《中国人民银行关于发布〈发行新版人民币〉的通知》，其中“中国人民银行”是发文机关，“关于发布发行新版人民币”是事由，“通知”是文种。有时公文的标题可以省略一项或两项，但文种一项不能省略。
（2）主送机关
主送机关即受文单位，俗称“上款”、“抬头”，要顶格定在标题与正文之间的左侧。主送机关只写一个，如需同时送其他机关，应采用抄送形式。
（3）正文
正文是公文的主体，由开头、主体、结尾三部分构成。
开头即导语，一般要简明扼要地说明制发公文的目的或根据。主体是正文的主要组成部分，要阐明公文的基本思想、表明目的、交代办法、提出要求等。结尾往往用三言两语来收束全文。
（4）附件
附件是附在正文之后的文件，要注明附件的名称和件数。
（5）发文机关名称、发文时间、印章。
发文机关名称要写全称（有的还要领导人签署），放在离正文相应距离的右下方。倘若正文占满了公文纸的全页，不得不落在下一页上，要在它前面的空白处注明“此页无正文”。发文时间应另行排列。机关印章盖在发文机关名称和发文时间之间，要把年、月、日盖住，这就是通常所说的“骑年压月”，以免涂改。有的公文不写发文机关名称，用加盖公章来代替，这是不符合规格的。
（6）发文范围
这一部分注明“此件发至x x缓”或“此件可传达到x x”等字样。
3．文尾的格式
文尾部分由主题词、抄报、抄送机关及印制单位、负责制时间、印刷份数构成。
（1）主题词
主题词是指反映特定主题概念的规范化的名词或名词性词组。为便于公文处理，并适应使用计算机分类储存和检索的需要，公文可摘编标注主题词。国务院发布有《公文主题词表》，列主题词786个，可根据公文内容选用主题词位置列于成文日期之下，抄送机关之上，单独占一行，放在偏左一端，使用黑体字。2004年2月18日《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》中的主题词是“公文 管理 办法”。
（2）抄报、抄送机关
发往不需要上级单位主办的抄文叫抄报，发给平级或下属单位不需要主办的抄文叫抄送。受双重领导的机关，送给上级机关的请示应当根据公文的内容分清主报机关和抄报机关。主报机关（即主办机关）负责答复请示的问题，抄报机关不负责答复该文所请示事项。
（3）印制单位、印制时间、印刷，份数印制单位即注明此件由何单位印发。印制时间是指该公文的缮印时间，印成“x年x月x日印发”字样。印刷份数要和实地标明“共印x x x份”。
（二）公务文书的制度程序
公文的制度发有一定的程序和若干环节，择其要者介绍如下：
1．交拟、拟议
交拟就是制发单位领导人根据工作需要，将拟稿任务交给拟稿人员承担。重要的公文，领导人还要交代撰写的基本思想以及有关要求。这是公文制作的起点。拟稿人员在全面领会领导意图的基础上，酝酿撰拟内容及方法，调查情况，搜集材料，沟通有关方面的意见，反复进行研究，使之具体化和条理化，据此编写写作提纲。重要的公文，还要召集有关部门负责人，对领导意图结合党的方针政策和工作实际进行讨论研究，集思广益，提出最佳方案，形成写作提纲。
2．撰拟
撰拟就是动笔起草公文。这是公文制作过程中的关键环节。
撰写公文应做到：态度上，严肃认真，高度负责，讲求实际。观点上，符合方针政策、法律法规，不能给现行政策造成混乱。内容表达上，主题明显，重点突出，观点和材料相统一，理论和实际相统一。
结构布局上，哪种公文要符合哪种公文的结构形式，
根据该文种的要求恰切地安排材料；语言上，须用词准确庄重，言简意赅，语言通畅。拟稿需征求意见或讨论修改，要在标题下面注明“初稿”或“讨论稿”。拟送领导签发的“送审稿”，要用“拟文纸”书写，填写拟稿人姓名和起稿时间。
3．审核
初稿写出之后，要把好审核关。审核的重点是：
一看是否需要行文，凡可行可不行的公文一概不行，不给“文海”开绿灯。需要行文，发现文种或行文关系不准确，要加以改正。
二看基本思想是否正确，政策界限是否明确，提出的意见和办法是否可行，涉及其他部门或者地区的问题是否协调一致。
三看文字表达，即看情况陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力，结论的提出是否明确具体。
四看公文格式是否规范完备，特别是国家行政机关公文（十类十五种）和司法文书，对书写格式都有严格的要求，要格外注意。
五看有关部门和单位是否会签同意。审稿一定要把好“会签关”，以免文件发出后执行中受到阻力，影响文件效力。文稿审核之后，要填写（公文撰拟单）上的“文件字号”、“密级”、“印数”各栏，并在“拟稿部门意见”栏或“办公部门意见”栏填写审核意见、署名、注明日期，然后送交有关领导同志签发。
4．签发
审核合格或讨论通过的公文要按规定分送主要领导或有关领导核定、签发。
签发文件，要执行哪一级文件由哪一级的领导人签发的原则；不经授权，任何人不得超越职权签发文件。一般事务性的文件由主持日常工作或分管该项工作的负责人签发。有的公文，可由被授权人签发。联合行文，要由所有联合发文单位的领导人签发，每人都要在签字之下注明签发日期。意见不一致要如实反映各自的意见，否则可以不签。
签发文件态度要明朗，如果同意可签“可发”、“同意发”、“速发”等意见，如果觉得有不妥之处，或者认为还需要送请有关领导审阅，可签“x x同志阅后发”、“请x同志对x x问题修改后发”等意见。
5．缮印
缮印就是印制公文。经领导签发的公文，主管部门负责人签署印刷格式、份数和文书人员登记、编号之后，送交印刷部门印制。印制文件字迹要清楚，字号要适中，字距行距规整，标点符号正确，杜绝错别字。
核对是缮印中的一项重要工作。必须认真地反复地进
行核对。如果有疑误，要找撰稿人研究，不得擅自改动。缮印时要保护原稿，不得涂抹损坏，更不能丢失或缺页，缮印之后退给撰拟人或部门。缮印完毕要填写（公文撰制单）的“打印人”、“校对人”、“印刷日期”、“印刷份数”各栏。
6．用印
公文缮印后面由监印人加盖机关公章或领导人印章。机关印章是机关职权方面的合法代表，公文盖章后就产生法定效力，不盖章不生效。
印章要按实际发出的文件数量加盖，多余不发的文件一律不加盖。印章应该端正在盖在机关落款和发文日期中间。用印要有完备的登记手续。用印登记的项目有：用印日期、用印单位、用印文件标题、用印件数、批准用印人、用印人、经手人等。
7．封发
封发公文是公文制发的最后环节，一定要按规定的程序进行。其规程是：
①由内收发人员核对文件的印数和封发份数是否相符。
②根据主送、抄送的要求分别装封。
③准确地填写封套封面，有的需加盖密级、急件印戳。
④核对封面与装入的文件及份数是否一致。
⑤密件要加盖骑缝印章。
⑥填写发文登记簿。
⑦登记完毕送交发送部门，双方要当面按《发文登记簿》各栏点清、签名。
（三）命令
本部分就最常见的公务文书——命令，作一简单介绍：
1．命令的性质与特点
命令是国家行政机关用以发布重要行政法规和规章，采取重大强制性措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等情况的具有权威性和强制性的公文。根据我国宪法规定：国家主席，全国人民代表大会常务委员会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任，以及地方县以上各级人民政府，可以发布命令。党的各级领导机关一般不单独使用，必须使用时，亦与国家领导机关联名使用。命令属于下行公文。命令的最大特点是具有强制性，要求受令方面无条件服从，做到令行禁止。
2．命令的种类
根据命令的具体内容和作用，可以分为以下八类。
①颁布令。亦称公布令，是国家机关用来公布各种法规、文件的一种命令。我国目前由全国人民代表大会讨论通过的各项法律，一般都由中华人民共和国主席，以命令的形式发布施行。
②行政令。是用来发布重大的带有强制性措施，或要有关机关或个人必须采取行动的一种命令。有时，也用这种命令形式，公布一些重大行政措施。
③任免令。是用来任命或免除国家机关重要领导人职务的一种命令。
④嘉奖令。是国家用来嘉奖有功单位或有功人员的一种命令。
⑤惩戒令。是公布对犯有严重错误的国家机关工作人员处分的一种命令。这种形式已不常用。目前，一般常用决定、通报两种形式。
⑥免令。是对在押罪犯，给予免刑或者减刑处理的一种命令。一般由国家主席发布。
⑦授勋令。是国家对有关人员授予国家勋章或国家级荣誉称号时使用的一种命令。
⑧戒严令。是在非常时期，国家对一些地区宣布实行戒严的一种命令。
3．命令的写作要点
不论哪种形式的命令，一般都由标题、正文、签发人、签发日期四个基本部分组成。标题，一般要写明发布命令的机关名称或者领导人的职务，发布命令的事由和文种。有时根据具体情况，也只写上述诸项中的两项，甚至有的标题只简单的写作“命令”二字。正文之前，要写明受文单位或人员，但面向全国的命令，有些可以省略。正文内容一般还要写明发布命令的缘由和所要指挥的具体内容，并说明本命令的生效时间，如无生效时间的说明，则表示自本命令公布之日起生效。签发人，是在命令的后面，署上发布命令的机关全称，或者领导人的职务、姓名。最后，署上命令发布的日期。
但是，不同的命令，在正文的写法上稍有不同。比如，带附件的公布令，其正文内容主要包括：发布命令的原则，对附件效力的说明，有的还要说明有关要求事项和决定事项。所要公布的有关内容，一般不写在正文内，只是把被公布的文件名称，写在正文下一行空两格处。
