举办大型晚会，通常要为其印制专门的说明书，保证每名入场者人手一份。晚会上的说明书，又叫节目单。它通常列有每个节目的具体名称和演职员名单等项内容。有时，还会对节目的主要内容有所介绍，以便让观众提前了解一下节目。有外宾参加的正式晚会上提供的说明书，通常应以中文英文两种文字印制。
4．敲定场地
演出场地，是文艺节目的表演者在晚会的“英雄用武之地”，也是万千观众的聚精会神之处，故此在可能的情况下，要尽量地使之做到既方便表演，又方便观看。通常，举办晚会时所选的场地可分为两类：其一，是剧场舞台，即位于专业剧场之内的演出场地。它的传声、灯光效果好，并容易控制晚会的规模。其二，是露天舞台，即临时在室外搭建的演出场地。它所受的限制少，但演出效果往往会受到影响。
另外要考虑的是观众场地。观众场地，即专供观众观看演出之处。选择观众场地时，既要使之服从于演出场地的选择，又要认真对待其安全与容量等两大重要问题。
需要观众自带座椅时，最好要求其列队入场，按单位或部门一齐入场，并确定其具体区域，使其在指定之处就座。当条件不足，难为观众提供座椅时，也要采取必要的措施，尽量方便观众观看节目。
5．安排人员
组织晚会时，对于演职人员必须进行精心地挑选与认真地安排。倘若“目中无人”或不善于用人，是难以确保演出成功的。在安排演职人员时，特别要注意对演员、报幕员、拉幕员以有舞台监督人员的选择。
三、布置谈判事务
谈判，特别是涉外经济贸易谈判，谈判者必须入境随俗，尽可能地掌握和了解谈判对方尊重的礼仪及各个国家不同的谈判礼节和禁忌。下面主要介绍一些与涉外经贸谈判有关的事项，包括接待准备，迎送与会谈，参观与馈赠礼品等。
（一）接待准备工作
为了使谈判工作能顺利进行，必使对方有宾至如归的感觉，接待者应进行周密的准备工作，包括：
（1）成立接待班子
（2）收集对方的有关信息与资料 -
（3）拟定接待方案
（二）迎送
根据对等和守时的原则，准确掌握对方抵寓时间，通知有关迎送人员。所有迎送人员都应先于来客到达指定地点，并由接待人员提前办妥有关手续。来客抵达后前往住地或离开时由住地前往机场、码头、车站，一般都应安排迎送人员陪同乘车，陪同时应请宾客坐在坐位的右侧，两排座轿车，译员坐司机旁，三排座轿车，译员坐在中间。上车时应让客人从右侧门上，主人从左侧门上，陪同人员替客人关门时，应先看车内人是否坐好，既要注意不要轧伤客人的手，又要确保车门关好，注意安全。
（三）会场的准备
洽谈的会场布置与座位安排，都应体现出礼仪的规范和对来客的尊重。会场一般设在会议室或办公室，一般用长方形或椭圆形桌子，通常是宾主各坐一方，以面对正门为上座，即客方面对正门，主方背对正门，主谈人各居其中、译员可安排在主谈者右侧（或后面）。座位不够时可在后面安排加座。小范围的会谈，可只设沙发，不设长桌。
（四）会谈的一般礼仪
①尽量让气氛融洽轻松。开场白说一些私人问题，或者各自周末的经历等。在几分钟的闲聊中，彼此传递的无声信息，同样具有感染力。良好的第一印象和个人魅力有助于谈判顺利进行。
②经常与对方两眼相视，不仅使对方感到你的注意力，也能通过眼睛进行无声的交流。
③把握好提问的时机，不要抢话，使对方没有办法把话说完。随意打断他人的发言是很无礼的举动，而且也影响自己准确地领会对方的意思。
④谈判当然是一个讨价还价的过程，但这并不是说可以不讲道理地漫天胡说。用比较准确而且符合逻辑的句子，温文尔雅地表达可以让对方更好地按照你的思路理解。对形式逻辑的基本规律，如同一律、排中律、矛盾律、充足理由律等等，加以认真地研习。
⑤当你提出报价或者要求时，应当理直气壮，不要用抱歉、愧疚的语气，这样做并不能赢得对方的尊重。
⑥学会仔细聆听对方说话。让对方清楚地感到你在全神贯注地倾听他的发言。遇到有不太明白的地方，可请对方重复一次，“您说的是不是这个意思？”“不知道我的理解对不对？”“对不起，能请您再给我说一下这一点吗？我有几个地方不太明白。”或者以自己的口气表述一遍对方的要点。
⑦对方发怒或失去控制时，尽管冷眼旁观地让他发泄，假如你也跟着火冒三丈，事情真的可能到达无法挽回的地步。只要静静地听，对方在闷气发完后不但不会把你当“软柿子”看待，还会对你的涵养感到钦佩，为自己的失礼内疚，甚至因此把你当好朋友对待呢。
⑧不要让局面变成自己一人独个演讲的情形。看起来你在喋喋不休地说，真是占了上风，但由于不给对方发言的机会，不但没有体现你的良好礼仪素养，而且给了对方分析、抓住你话中漏洞的机会。
（五）签约仪式
谈判终于成功，美妙的签约仪式将是你们圆满合作的象征。但签约依然是受一定的礼仪约束的；
1．签约仪式上，双方参加谈判的全体人员都要出席。共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员，分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。
②助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。
③签字完毕后，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。
（六）馈赠礼品
首先，礼品的选择要注意对方的习俗和文化修养。由于谈判人员的文化背景不同，爱好和要求也会有所不同。例如，在阿拉伯国家，酒类不能作为礼品，更忌讳给对方的妻子送礼品；在英国，受礼人厌恶有送礼人单位（或公司）标记的礼品；所以，在馈赠礼品时，要注意和重视这些差异。
其次送礼的数量。我们习惯以双数为吉祥，而在日本则以奇数表示吉利。西方国家通常忌讳“13”这个数，因此在送数量较多的礼物时需要注意这一点。
再次，送礼的场合和时间亦需注意。这方面的习惯，各国、各地区大同小异。
最后，还要注意礼物的暗示作用，不要由于馈赠礼品造成误解。例如，我们国内馈赠礼品，一般忌讳送梨（与“离”同音）或送钟（与“终”同音）。
四、承办大型商务活动
如果你是重要领导身边的重要文员，那么，在你的职业生涯中，你一定出席或承办了一系列的独具特色的活动，从商务谈判到研讨会到贸易展览会，更不用提其它各种各样的会议。当你承办商务活动时，那是展示的时刻——对大量的人展示你的产品和服务的机会。
1．设立入场登记台
当你举办一次商务活动时，为了人们轻松、快捷地登记入场，考虑设一个或几个登记台。按照姓名的字母顺序、部门、领域、国籍或另外的逻辑规律制表登记，并发给每个客人一份登记的配套资料。
2．佩戴徽章
当你接待大量新面孔时，很难记清每个人的姓名。几乎所有的人都喜欢佩带姓名徽章，它让人一瞥就知道你是谁（但当你忘记了原本认识的人的姓名时，它可以帮你避免尴尬）。姓名徽章有两种基本的制作样式：一种是“您好，我的姓名是……”；一种是直接印上姓名。
3．接待房间
无论举办大型活动，还是举办规模较小的活动，设立接待套房都很重要，因为与会人员可以用此来休息、会见同事或讨论事情。接待地方的设备应包括：
（1）在进门处就可看到，放置一幅美观悦人的公司标帜或旗帜和花。
（2）房间内应多设电话机，还要多放留言条和笔。在房间的角落和边部放置传真机、电脑和列表机。
（3）房间内应备有急救箱，包括阿司匹林、绷带及治胃疼等的药物。
（4）每天提供你的客户其工作地点的报纸。
4．布置场所
布置活动场所是成功举办商务活动的重要部分。依据活动的目的、特点选择恰当的场所，进行富有创意的布置，将会给活动的成功锦上添花。
5．为展位配备人员
为你的展位配备精通你的产品和服务的人员。这些人必须能够回答客户的问题，了解竞争对手，并能用令人感兴趣的趣闻或信息切入谈话。一当有人走到你的展位前，不要说“您好，我能帮你做点什么”。那只会引导这个浏览者回答“不，谢谢，我只是看看”。你可能因此而丧失了一次热情接洽的机会。一定要有创造性：微笑伸出你的手，乐观地介绍。例如，偷看一下这个出席者的姓名徽章说：“早上好，某某先生（女士），您的公司不就是……？”
6．追踪到底
你必须熟知所有的最新信息。我的一个朋友参加了一个贸易展览会，并给几个销售公司留下了名片，他对他们的产品非常感兴趣（他不仅把名牌投到了箱子里，还同其代理人谈了谈）。但仅仅有两家销售公司特地给他寄来了信息资料。他所代理的公司与这两个销售公司中的一个签了一张数额巨大的合同。其它的公司则失去了这次极好的被考虑的机会。
7．活动开始之首
①确保所有的事都清晰有条理。登记资料和其它的相关信息，应使各种各样的人都能读。考虑使用音频磁带、用盲文印刷、提供大号字印刷的材料。
②注意气味。一些人对于香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。在会议期间，要求出席者和主持会议的人仅限于使用香皂和水（也许与会人对这些物质并不过敏，但是一阵阵的十分奇特的味道会令人很不愉快）。
③轮流供应食物。为有特殊饮食习惯的人提供一个选择。考虑为有特殊需要的人提供一个预先登记食膳的机会。
④布置场地。确保桌椅排放留出适当的空间，供步行者、轮椅或导盲犬通行。不要把残疾人隔离在一个区域。在房间的各处分散设置通道。
8．会议开始之初
发表声明，指出特定区域。包括火灾和紧急事件出口，可使用的盥洗室、电话等，也可以指出吸烟区在哪儿。
让发言人自我介绍。让来自听众、讲台（主席台）、研讨小组的发言人进行自我介绍。每次仅能允许一人发言。
9．会议活动期间
定期休息。每隔1.5—2小时提供一次休息时间。否则，你将看到涨满膀胱的人在室内四处游走。这是为所有的人考虑，而不仅仅是残疾人。
当场阅读所有的恰当的直观材料。如果某人正在按透明图片或幻灯片或参考写好的材料演讲，要求他朗读。
10．会议结束时
提供额外的提问时间。患先天性残疾、注意力分散、丧失学习能力以及其它缺陷的人可能需要一点额外的时间。鼓励信息反馈。许多活动都以评价的形式终结。寻求接近主题的反馈信息。
五、接触新闻媒体
（一）与新闻媒介的接触方法
任何一个企业如果忽视了电话、广播和报纸在未来事件和公众形象中的影响作用，那将冒屡遭不愉快事件的风险。新闻媒介可以帮助你在竞争中脱颖而出，他们也可能把那些暴发户一下子变成你和你的同行都得认真对待的竞争对手。因此，任何企业的领导包括文员，都应重视搞好与新闻媒体之间的关系，那么，如何与新闻媒介打交道呢？
1．抓住时机，直奔主题
只有那些和新闻媒介打交道经验很少的人，才会期望那些编辑、记者们放下手中所有的事，只来关心自己这一件事。除非你是个超级明星，或者是位重要的政界人物，否则记者给你的时间总是很有限。所以，你们一旦接上头，你就应该直奔主题。任何其他的做法都会让人把你看成是刚出道的新手，你讲的事情在新闻媒介中露面的机会也要大受限制。
2．不要企求免费的午餐
记者，其实更像是一群怀疑论者。如果你讲的话站不住脚，或者给人留下的印象，是你想把一个纯粹新闻素材变成一条无偿商业信息，那你或者会被打断，或者会受到猛烈的攻击。是的，你是有一些信息想让人了解，但是记者也有自己的工作要做。如果让人觉得你像是个卖二手车的，对记者所追求的角度和要求的形式，不去努力适应的话，就不必奇怪自己没有得到想像的那种关注，或者没有得到自己想像的那么长时间的镜头。
3．报道会带来更多的报道
别的新闻机构对你的故事越关注，你就越容易使任何一家报纸相信，你提供的是一条重要的、及时的新闻。但是你必须动作迅速，在你的新闻材料中还要强调，最重要的电视台和出版物曾报道过你的消息。
4．别受到新闻媒介太多的关注
记者们是一群打心眼儿里愤世嫉俗的人，并不是因为他们不如其他人敏感，而是因为他们从长期的苦涩经验中了解到，和他们打交道的很多人感兴趣的是隐瞒重要事实，只讲事情的一个侧面。揭这些人的老底儿有两个好处：它让记者更加感觉到自己做的工作是有效的和道德的，而且它还能提供一些有趣的、戏剧性的素材来填充报纸的版面和电视的节目。所以，绝对有必要向你接触的任何记者表明：你不是坏人！要做到这一点，你可以用一种公正的、不偏不倚的态度来谈论问题，有时可以承认差错和疏忽，强调你很关注一般市民所关心的事情。
5．先吸引住新闻媒介
如果你试图赢得媒体注意的努力收效甚微或毫无功效，那可能是因为你所传达的东西缺少简短、有力的吸引人的地方，不能刺激新闻媒介把它报道出去。如果你试图让新闻媒介报道你的机构，那么确定宣传中内在的引人之处就是你的责任，而不关记者的事。
6．要做好应付局促场面的准备
你碰到的很多新闻人员，他们之所以干这一行业就是因为他们有一种软磨硬泡、咄咄逼人的个性。有的时候，记者或主持人的确是来势汹汹，或者使出种种让人觉得味道不对的手段。他们不见得是在攻击你，而仅仅是因为他们干的是新闻这一行，这一行最大的忌讳就是枯燥无味。在大多数情况下，只要你顺着这种“诱”的格式来，就能够让人理解你的观点。如果不这么做，而是“虚晃一枪，跳出圈外”，或者闭口不言，那只会落个“最差嘉宾”的名声。
7．采取合作的态度
与传媒建立良好的关系要花时间和精力，但是一旦建立，将受益无穷。如果记者来找你要新闻，向他们提供线索，努力帮助他们，因为有朝一日你可能需要他们的帮助。努力提供准确无误、实事求是的信息。经常会出现报道失真的情况，原因在于当事人没有花时间解释自己的真正想法。如果你的话被引用错了，首先与记者联系，友好地与他们讨论这个问题，而不要对记者说该如何写。如果你怒气冲冲地闯进编辑室，你将失去记者对你的尊重和友谊。
8．如何对付传媒的愤怒
做错了事，就该承认，不要怕说“我们犯了错误”。你的诚实会使大多数怒气冲天的批评者消除气恼。及时公布你将采取的行动，等到弥补过错之后再作一次说明。
（二）走近新闻媒介
1．传播媒介的选择
在进行公关活动时，应该如何选择传播媒介呢？一般来说可以根据下面几个原则：
（1）首先要看你的公众是哪一类人
