第一，将必须阅读的信息放在3×5寸空间的第一位置上写新闻报道时，报社记者喜欢采用“倒金字塔”的方式，他们总是将最关键的事实和情感关联放在新闻事件的最先位置；而那些“补版”的细节，则置于报道的末端。他们这样做，是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅，如果碰到篇幅不够、故事必须删减截短时，就可以整段删掉。这一做事原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段，要写最重要的事实及有情感关联的部分，详情说明则写在末尾。要知道，一般人所使用的“信息视窗”大小都是3×5寸，换算成公制约7×12.5厘米，这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说，3×5寸的空间大小，非常适合快速浏览阅读，娴熟的速读者，甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此，必须将“严守3×5寸大小”视为一种“极致空间限制”的训练，才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机简讯。第二，必须清楚，你不是在写一封信，而是在写广告看板的文案电子邮件的内容要一目了然，容易快速浏览。尽管邮件各不相同，但要做到“容易浏览阅读”，还有一些通用的的诀窍：在有限的3×5寸空间内，最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字，大约八至十二句，且愈少愈好；如果你的篇幅较长，已经超过三行，就必须用逗点或空白键隔开；每一段落内，必须设定自动换行，或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。第三，在写电子邮件时，不能忽视CLEAR模式的作用，必须有效地加以运用作为收件人，在浏览自己的邮件时，总是希望能收到五方面的信息：关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息，人们才会注意；要自己采取下一步行动的信息。当收件人收到邮件后，知道自己下一步必须要做的事情，这种信息也会引起收件人的注意力；具有期望目标的信息。只有信息里表明发件人所期望的目标，收件人才可能给予高度重视；传授技能技巧的信息。信息中能够指导他们如何去完成目标，并列出可使用的工具与资源；能提供报酬的信息。信息能告诉对方行动将给他带来什么好处。人们尽管是不愿意浏览过多的资讯，但期望看到较多有用的资讯是一定的，尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时，你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地做出决策。请记住，邮件也有所谓的“达尔文的进化论”，得以生存的电子邮件并非最短的，而是最适合的。第四，在日常工作中积累一些常识在日常工作中，三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论，对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用，只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件，传递最有价值、最有容量的资讯，这样，你才可能成为别人爱戴的同事。范例通过这一范例，请注意到CLEAR原则的措词与细节，并有效地利用CLEAR原则的电子邮件。主题意思：目前工作计划(重点1)；下一步应该采取的行动(重点2)亲爱的安妮：上周所举行的会议相当成功！你一定为之付出了40小时的工作日吧！在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心(重点3)。在此一并将我们要给他的工作计划草案给你(在信的附件里)(重点4)。麻烦你过目，看看妥否(重点5)。在你阅览对我的杰作之后，请重点对第七、八页，及第二十三、二十四页给予关注，并给予修改意见(重点6)。哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求(重点7)。星期二之前，打个电话给我(重点8)，我们就那些要做事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这件事，节省你的时间与精力(重点9)。祝工作愉快华生(1)“目前工作计划”--这是在告诉安妮：“这封信和你现在的工作内容有关(你目前进行的工作)。”(2)“下一步”：请请我，我会列出接下来的步骤--你必须要做的事情。(3)参阅一下第二章的内容，就会明白为什么“主题意思”这一栏必须如此突出。同时本书第三、四章曾谈到“语调”的重要。这些话能与安妮之间的个人交情进一步加深。
(4)“草案给你”(在附件里)：安妮知道自己必须要准时回应，这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是启动安妮努力的工具。(5)“麻烦你过目，看看妥否？”：这是安妮接下来要做的事。(6)“给予关注，并给予修改意见”：也是安妮接下来要做的事。(7)“哈利可能会特别留意这几个地方，不知我们能否满足他的需求”：许多公司的实际状况就是如此，必须保证工作的顺利完成，一个人会注意到期望的目标。在这封电子邮件里，达到期望目标指的是要让哈利满意、高兴。(8)“请打个电话给我”：是安妮接下来要做的最后一件事。(9)“搞定这事，节省你的时间与精力”：安妮接下这项任务，会使自己在什么方面有所收获呢？她自己能有什么结果呢？这封电子邮件用字不到200(英文可能不到100)；只有9句话；然而五个人关注的重点都一一罗列出来，且在他们的脑海中打上了深深的印记。多加练习，你会用更少的空间，给对方提供更多信息。
业务技能28：简报愈短愈好
老板恐惧症我们把简单工作量表上的“勇气、困难指数”指针标到最高程度，这是“老板恐惧症”所导致的结果。心理学家兼企业心理顾问约翰.维佛估计，约有10%～15％的人面对老板时会恐惧。这些恐惧会抑制他们全力发展事业生涯。尤其是向老板做简报时，若只用几张资料说明，会更恐惧。我没有解除老板恐惧症的魔棒，但我可以保证本章提供的所有步骤及细节，全部是简报高手向老板做简报时的秘诀。如果你的工作就是为主管们提供资讯，那你写较长的简报还无可厚非，但如果为主管们提供资讯不是你的专职工作，那自己就得想办法走近路，尽可能迅速为他们提供所需资讯。
