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第44章 现金管理在企业的应用(9)

需要明确办理贷款的权限,即哪些部门和下属企业有权向银行单独申请贷款。在贷款责任部门和企业内部建立以贷款立项、调查、审定、贷款决策、贷款检查监督为基本内容的信贷管理责任制度,严格责权范围和贷款程序;建立信贷风险监测及预警体系,科学量化指标;改善贷前、贷中、贷后全过程的业务管理及业务操作人员行为控制制度。

5.投资制度

需要明确投资的权限,即哪些部门和下属企业有权进行投资。明确投资的范围和品种,规范投资的决策和操作流程,保证投资活动科学、规范、高效运作,有效防范金融风险。

6.核算制度

按照授权分责、监督制约、财务核对、安全谨慎等原则建立严密的资金结算会计控制制度,准确及时地进行相关账务处理,保存有关会计资料。

7.稽核制度

以规章制度保证稽核部门的权威性与独立性,稽核部门独立行使内部监督职能。用制度保证定期对业务进行全面稽核,同时根据需要安排一定数量的专项稽核。

三、提升队伍素质

【一】组建资金管理团队

资金管理队伍包括决策层、管理层和执行层三个层面,如下图:

1.决策层

资金管理决策层是资金管理团队的灵魂,一般由企业负责人或企业财务负责人【财务总监或总会计师】亲自担任,并吸纳各部门负责人形成工作小组,共同制定资金管理制度,监督现金管理工作开展,协商现金管理重要事项,以保证现金管理制度的权威性。

2.管理层

管理层一般是中层管理人员,具体为资金部门的经理人员。管理层负责通过科学管理,调动一切积极因素,将决策层的意志切实地落实到实际日常工作中。管理层不仅要负责资金管理部门具体工作,更要为企业的高层领导提出资金管理的建议,持续改进资金管理。

3.执行层

执行层主要包括资金管理日常操作人员,如资金专员、出纳等,负责现金管理的日常事务。熟练的操作技巧和良好的职业操守是资金管理专员必备的素质。

【二】提升资金管理人员素质

在企业开展现金管理活动过程中,往往要求对资金管理人员具有较高的综合能力,主要体现在以下几个方面:

1.应能对会计期间的利润和企业实际现金流量的关系进行合理分析和说明,使企业对其目标和现金流量关系有明确认识。

2.必须熟悉本单位的经营业务,并具有多方面的知识和经验,能将现金流量预算与日常生产经营活动相结合,善于发现和处理预算编制和执行过程中的矛盾和问题。

3.了解总部有关部门及下属企业相关资金运作流程和具体资金需求,对资金进行统筹安排,做好应收应付账款的管理,确保资金顺畅及时地收付。

4.了解企业现金的流入、流出和结余情况,对现金流量进行分析预测,合理地安排未来的投资和融资活动。

除了以上基本要求之外,还需要资金管理人员熟悉现金管理相关的法律法规,熟练掌握计算机操作技能,熟悉银行现金管理服务流程和基本的银行金融产品。

在现金管理推广过程中,企业应建立良好的用人机制和考核机制。集团总部的资金管理部门应经常组织相关人员进行职业道德教育和专业知识培训,使其熟知会计法及各种现金管理和财务会计的政策法规。经常教育资金管理人员坚决抵制各种违纪、违规现象,严把资金关,确保企业资金能够得到安全、及时、合理的使用。

四、推动流程再造

【一】业务流程再造的重要性

在传统的资金管理模式下,资金分散在不同的经营主体,资金利用效率低下,筹集资金的成本较高,下属企业资金体外循环和私设“小金库”的现象屡见不鲜,企业内部的业务流程与外部供应链脱节,无法实现企业整体资金资源集中和优化配置。

由于上述这些问题的存在导致企业无法有效地利用规模经济效益,资源浪费严重,集团企业的整体优势也就无从谈起。因此,集团企业要想发挥集团的规模优势,更好地进行资源整合,在进行现金管理的同时,应注意将现金流与业务流、供应链相结合,并进行适当的重组与改造。只有这样才能优化企业的资源配置,使企业现金流、信息流和物流畅通无阻,同时使得企业与外部供货商之间建立紧密的合作关系,增强企业的整体竞争力。

【二】业务流与现金流整合

1.业务流程设计是现金流程再造的基础

在企业实际操作中,为了解决营运活动与管理活动脱节,特别是业务流程与资金管理流程脱节的问题,企业一般会在引进现金管理思想的同时,对企业自身现金管理流程做适当的改造,以便使先进的管理思想得以顺利实施。然而现金管理流程的改造首先涉及到的是对业务流程的优化和改进。可以说,业务流程的优化和改进是现金流程优化的前提和基础。

2.业务流程再造

业务流程再造是在对企业日常运行进行全面梳理和深入思考的基础上,对其决策系统、组织架构和工作流程进行改造的过程。通过对现有流程进行梳理和分析,找出需要改进的关键环节。如果某一个流程过程效率低下或存在重复步骤,则需要作为改进重点;如果某一流程过程在整个业务流程中处于核心地位或是存在瓶颈障碍,则需要进行强化以克服原来的弊端;如果某一个流程过程在运作过程中并不能给业务带来增值或增值效果不明显,则需要考虑该流程的简化甚至舍弃。

3.现金流程的再设计

现金管理流程的再设计对象主要包括资金的预算、计划和审批、资金的收付、凭证的传递、授权和审核、资金流动性管理中涉及的信息与反馈等各方面的内容。现金管理流程设计要注重流程优化,删减无效或非增值环节,强调流程增值的最大化。现金管理流程设计与再造应按优化后的业务流程来设计,最终目标是达到现金管理流程与业务流程的匹配和协调,使整个企业资金和信息的流动体现效率和价值,为经营部门创造把握市场竞争机会的资源,最终实现企业价值的最大化和满意的股东回报。

【三】供应链与现金流集成

1.什么是供应链管理

供应链管理【Supply Chain Management,简称SCM】就是是对企业供应、需求、原材料采购、市场、生产、库存、定单、分销发货等过程的综合统一管理,包括了从生产到发货、从供应商到顾客的每一个环节。供应链是企业赖以生存的商业循环系统,是企业电子商务管理中最重要的课题。竞争的加剧要求企业能够更敏捷地响应市场需求,缩短产品上市周期,使产品结构与市场需求结构相匹配。同时,对于那些物流成本居高不下的企业,高效的物流管理和资金周转将成为提高企业竞争力的重要影响因素。

2.供应链下的企业资金管理

企业通过形成完善的供应链管理来减少库存、降低成本,不过通常情况下,供应链管理系统都是用来管理物流的,如果利用供应链管理理念来管理企业现金流,那财务供应链管理【Financial Supply Chain】也能够提高企业的现金管理水平和质量。

企业在进行供应链下的现金管理时,有两个方面特别关键:

【1】能否获得有关将来现金支出需求以及现金流入的准确信息;

【2】基本的技术实现是否已经到位。

五、加强技术保障

经济全球化浪潮势不可挡,信息技术、通信技术与电子商务的蓬勃发展,推动网络信息化时代的到来。这些信息技术的进步同样冲击着企业现金管理组织模式的变革。与此同时,随着信息技术手段的不断发展,企业现金管理面临的金融市场环境也发生了显著的变化,形成以商业银行和企业一体化、集成化的现金管理新模式,商业银行和企业通过信息技术直接联通,现金管理信息实时传递。这些都使大多数企业开始采取便捷有效的电子化的现金管理方式。可以说,信息技术已经成为企业现代化现金管理的有效保障。

【一】利用现代网络技术,实现企业内部信息共享

企业加强现金管理的前提是要不断地推进企业信息化建设,提高企业硬件水平,建立完善的信息系统和信息共享机制,从而在战略上为实行集中监控提供硬件和软件环境支持。而运用现代网络技术,借助先进的现金管理服务和信息化管理系统软件,统一筹措、协调、规划、调控资金,通过直通式业务处理,建立科学的现金管理体系,充分发挥企业集团整体资金优势,提高资金使用效率,降低资金成本,使现金流、信息流和物流及时准确地集成起来,保障集团企业日常经营和快速发展,也已成为适应现代企业集团扁平化集中管理,提升企业价值的重要途径。

利用ERP和互联网技术对企业经营过程的现金流、信息流进行有效集成和优化,建立集中式的现金管理信息系统,不仅有利于对企业的现金流实时跟踪、监督和控制,避免资金分散和账外循环,还可以实现企业内部信息的有效沟通和快速反馈,降低信息不对称带来的逆向选择风险的概率。

资金管理系统不应该是一个独立的系统,它需要和企业的ERP系统、业务系统以及办公自动化系统实现无缝连接,使信息流可以在不同系统之间传递和共享,减少信息获取和加工的成本,提高信息利用效率。虽然资金管理系统的服务提供商并没有责任负责将资金管理系统和企业的其他系统链接起来,但是这些技术厂商迫于竞争的压力,已逐步形成客户导向的服务理念。技术厂商在向企业提供资金管理系统时会将该系统与企业自身其他系统连接一并考虑,如果企业需要这方面的服务,技术厂商会非常愿意提供全面服务解决方案,当然需要企业为此付出额外的费用支出。但是这种一体化的开发是非常必要的,企业在购买资金管理系统时,一定要同步考虑这种一体化开发的成本。

【二】利用商业银行技术服务创新,辅助提升企业资金管理

企业开展现金管理服务需要的不仅是自己内部系统的信息化,同时还要求商业银行为主的金融机构能在现金管理服务方面有所创新,通过商业银行强大的电子网络平台来实现企业资金管理需求。只有银行在技术服务上有所创新,才能保证企业资金管理的高效与便捷。随着信息技术的迅猛发展,商业银行提供的现金管理产品及服务也不断完善和扩展。无论是现金池、银企互联、网上信用证、电子票据,还是跨银行现金管理平台,背后都需要IT技术的强大支持。

而企业在根据自身现金管理需求,选择银行提供的现金管理产品和服务时,需要对银行提供的现金管理产品的支撑平台、连接技术、连接成本进行考量和评估,最终选择与企业战略规划以及现金管理模式匹配的产品技术服务。在这过程中主要考虑的因素有接口兼容性比较,网银业务收费,网点覆盖面、未来金融服务功能的扩充能力以及是否支持多银行直联服务等问题。

六、建立内控体系

企业资金管理的开展是一项复杂的管理工作,影响因素众多,为保证企业资金管理的顺利实施,并最终实现优化资金配置和提高资金使用效率的目标,必须建立健全现金管理内部控制制度,建立完善事前防范、事中控制和事后监督三个环节的内部控制体系,对现金管理业务的开展进行全方位、全过程监督、控制和管理。

【一】事前防范,按照“职能分割,制约监督”的原则,建立科学的资金控制体系

1.建立职能分离机制

将某些职能分别由两个或两个以上的部门或工作人员担任,以避免或减少发生差错和弊端。企业应建立严格的组织分工和资金业务的岗位责任制,即在制定组织机构方案和向工作人员分配工作时,都应考虑将相关责任分离,起到相互制约和监督的作用。

2.建立审批流程机制

企业应当建立严格的审批机制,以减少相关权利的不合理使用。明确审批人对资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理资金业务的职责范围和工作要求。

3.建立内控规章制度

主要包括《企业财务管理办法》、《企业预算管理暂行办法》、《资金计划管理办法》、《企业资金授权审批管理办法》等与资金管理相关的制度。

【二】事中控制,保障货币资金安全性、完整性、合法性和效益性

1.资金安全性控制

资金安全性控制范围包括现金、银行存款、其他货币资金、应收应付票据的控制。主要方法有账面盘点控制、库存限额控制、实物隔离控制等。

2.资金完整性控制

即所有资金收支业务均按规定记入相关账户,保证资金全部入账,杜绝资金体外循环等违法行为发生。控制方法主要有:收据控制、银行对账单控制、往来账核对控制等。

3.资金合法性控制

主要是针对资金收付业务,要按照严格的授权审批和支付流程,合规合法地办理各项支付业务,重点控制大额资金的支付;通过严密的内部审计监督,及时发现不合法的资金收付行为。

4.资金效益性控制

即通过运用各种筹资投资手段,合理高效地持有和使用资金,实现企业财富最大化的财务管理目标。要加强资金的效益性控制,主要有以下几个方面:确定合理的应收账款水平,加强预付账款的管理,优化资金结构,减少资金浪费。

【三】事后监督,注重信息反馈

在现金管理过程中,除事前防范,事中控制环节之外,事后监督也是必不可少的环节。合理监督保证了现金管理目标的实用性和科学性,并可根据监督反馈的实际信息,随时采取调整措施,以保证管理更为科学、合理和有效。

1.加强企业内部审计工作

内部审计是监督的一个重要手段。企业首先应加强内审机构的权威和职能,健全内部审计监督控制机制。

内部审计工作需由企业内独立于各下属单位部门的审计部门统一组织,内部审计人员既可常规性地审查下属单位资金管理制度的遵守情况,又可以专门针对资金使用中的某一问题进行审查,如是否私设了小金库、是否存在应收账款不实等。对于审计中发现的问题,应向高层管理者直接汇报并及时对相关责任单位和个人进行处理。

2.推行现金稽查管理制度

为了保证资金的安全完整,使其得到合理使用,在现金管理部门应设立现金管理稽查部门,使他们能够有效配合审计、纪检部门开展相关工作,对大额资金和经营资金的使用情况,实行跟踪稽查和定期或不定期的检查,并写出专题稽查报告,对发现的问题予以通报批评,可以实行相关处罚措施,并要求进行限期整改。

3.健全企业绩效指标考评

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