创业主要是一个外向型的活动。这意味着你要通过电子邮件、报告、讲演、座谈会和博客与别人交流沟通，这其中的每一个沟通模式都是创业者需要掌握的技能。如果咨询人员告诉你需要通过专门培训来掌握这些技能，别相信他们的话。你需要做的就是读本书的这一部分，然后再用20年加以实践。
第44、有效的电子邮件
喷火器的存在只说明，某时某地某人对自己说：“你知道，我想在那些人身上点火，但我离他们太远了，办不到。”
--乔治·卡林
我们开始讨论电子邮件，因为它是最常用的商业通信形式，但这也成了我生活的一大困扰。本章就解释怎样能使电子邮件快捷高效地传递信息。
·做一个主题行。主题行是进入你核心信息的窗口。第一，它必须能保证你的邮件顺利通过垃圾邮件过滤，所以不要包含任何与性和省钱有关的东西。第二，它必须能传达出你的信息非常个性化。比如，“喜欢你的博客”、“喜欢你的书”、“就你的年龄而言，你的滑冰技术很棒”，总是对我很有效。第三，它必须令人高兴，但又不过分承诺，刚好达到能让收件人打开阅读的程度。
·限制收信人的数量。作为一个经验法则，一封邮件的收件人越多，收到单个人回信的可能性就越小，就更别指望收信人按你的要求行动了。这和基诺维斯综合征（Genovese syndrome，或称“旁观者效应”）类似：1964年，媒体报道基蒂·基诺维斯（Kitty Genovese）被害时，有38个人旁观。如果你想让一大群人去做什么事情，那么至少应使用密件抄送；这样做不仅让收件人感觉自己很重要，而且你也不用因为大家的邮件地址去拉一张长长的单子，同时也避免了不慎暴露每个人的电子邮件地址。
·英文信不要全部使用大写。大家现在可能都知道这一点了，但是以防万一：电子邮件全部使用大写的意思可以解读为大喊大叫。即使你没有大叫，让别人读全部大写的邮件也要困难很多，所以给你的收件人行行好，去遵循标准的大小写用法。
·简短。电子邮件的理想长度是5句话，理想的内容含量是一个想法。如果你想请一个合适的收件人做一件合适的事情，用一两句话简单解释你是谁，然后就开始“请求”。如果这个要求不合理，就干脆不要请求。我的看法是：如果叙述自己的生活经历，就说明这个人也在怀疑自己的请求能否得到许可，所以他们想制造一个情境来打动收件人。另一个保持短小简明的理由是，你不知道自己的电子邮件会被转发给谁--从你部长到总检察长都有可能。
·不要粘贴附件。你多久能收到一次带有“请参见附件”字样的电子邮件？然后你打开附件，发现那只不过是一个3段话的Word文档，而且本来应该轻而易举就复制粘贴到邮件正文里。或者更糟糕的是，有些人相信由于自己的在线狗粮出售模式是跨越潮流、范式转换、正在申请专利的，就认为你会愿意收到他们10M大的推销文件。由于很多人正在智能手机上开通收发电子邮件的功能，所以发送多余的文件倒反而表明了你的愚蠢无能。
·不要制造无法回答的问题。很多人问一些无法回答的问题。比如：“你怎么看待美国唱片行业联合会的诉讼？”“史蒂夫·乔布斯是哪种类型的人？”“你认为这是开公司的好时候吗？”最有代表性的问题开头是这样的：“我还没有仔细思考过这个问题，不过你怎么看待……？”换句话说，发件人自己没深入考虑过，而是想把这个责任转嫁给收件人。做梦去吧。
如果你的问题只适合去问你的精神病医生、妈妈或者配偶，那就去问他们，不要找别人。每当我收到这种邮件时，我总会陷入深深的恐惧之中：我是不是应该不回复???不然这个人会认为我是个狂妄自大的笨蛋。或者应该给一个草率的答复来解释这个问题没法回答？或者应该精心写一个真诚的邮件，提供更多信息，这样我就能打动发件人的内心深处，然后又让该人一连给我发两星期邮件？通常，我选择第二种做法。
·请求允许。如果你必须提出没法回答的问题或粘贴附加文件，就首先要请求得到许可。第一封邮件应该类似这样：“我可以告诉您我的背景情况，从而解释我联系您的原因吗？”或者“我可以发给您我的推销文件，解释我们公司的业务吗？”
·引用原邮件内容。即使发信和回信都是在几小时之内发生的，也一定要把你回复的邮件引用在内。你不妨假设你正在联系的人同时要和50个人进行电子邮件联系。如果你的回复非常简单，“好的，我同意”，那么大多数情况下你在迫使收件人在已删除邮件文件夹里搜寻发现你的邮件才能知道你同意的是什么。不过，也不要“逐字逐句地回复”，就是指引用一句原邮件，然后紧接着写一句回复，这通常是一种解答或辩论的方式。这种方式即使算不上幼稚，也好不到哪儿去，所以不要以为你必须对每个问题做出答复。
·使用纯文本。我讨厌HTML格式的电子邮件，我一度曾经试过，但是无论发送还是接收都太费事，根本不值。所有这些漂亮的色彩、华丽的字体以及风格都令我作呕。简言之就是尽量使用简单平易的形式说出你要说的话，如果不能用纯文本表示，那你的话也就没什么说的价值。
·控制URL长度。我不知道有些公司到底有什么宝贝，以致他们生成的URL包含几十个字母和数字。在我看来，32个字符的URL可能的组合似乎和宇宙的原子数量差不多。如果你转发一个URL，那么它就长得变成了两行，结果直接点击可能不能打开网页。如果你真的想让人们成功地点击打开，那就别怕麻烦，使用一个SnipURL一类的在线工具把它变短。
·冷静。这个规矩我曾经违反过很多次，违反一次，我就后悔一次。当有人写给你一封诽谤邮件时，你会忍不住想以牙还牙，但这么做会把情况搞得更糟。一个好办法是先等24小时，然后再回复。一个更好的解决方法是，要记住你当面不会说的话也不要在电子邮件里说。最好的办法是不回复，从而让发件人纳闷是不是自己的电子邮件没逃过垃圾邮件过滤器或者根本不值得回复。如果你仍然想回敬一番，那就参考马太福音7：3中的话：“为什么看见你弟兄眼中有刺，却不想自己眼中有梁木呢。”通常，互联网上的辱骂信息是能被记录下来，你懂的。
·做一个好签名。签名是电子邮件客户端自动在你发出的所有邮件后面添加的一段文本。它应该包括你的姓名、头衔、组织名称、电子邮件地址、网站以及电话号码。如果你在请求别人做什么事情，这一点尤其真实。为什么让人们难于验证你的可信度或者不能直接给你打电话？另外，我经常复制和粘贴人们的签名信息，并把它们放在预约会面的备注里。
·不要转发你认为滑稽的东西。可能的情况是当你收到它时，你的收件人也收到了，所以旨在滑稽取乐的东西现在已经沉闷乏味了。
本章专门讨论了电子邮件的问题。这些建议应该能帮助你更加快速有效地利用这个最常见的商务通信形式。更重要的是，如果合理运用，这些建议也应该令你的收件人更加快速高效。
第45、演说的技巧
舍利子，色不异空；空不异色。色即是空，空即是色。受想行识，亦复如是。
--心经
所有的人都为加尔·雷诺兹（Garr Reynolds）喝彩，因为他为想做出色演说家的人写出了权威书籍《演说之禅：职场预知的展示秘技》（Presentation Zen: Simple Ideas onPresentation Design and Delivery）。我请他在这次访谈中坦承他的所知所见，这样你就能掌握演示的艺术。
问：什么是演说之禅的途径？
答：演说之禅实际上是一种途径，而非一种方法。今天有很多种途径和方法来使报告获得惊人的效果。其核心思想是：用朴素的道理、生动的案例阐述PPT设计的基本理念和根本原则，这些原则方法可以帮助职场人士以一种独特、简便、直观、自然和有针对性的角度看待PPT演示。
问：为什么大部分报告都很失败？
答：PowerPoint和Keynote都是非常简单的工具，但是人们往往太注重工具本身。如果想学习怎样制作更好的PPT，应该学习平面设计和视觉沟通方面的优秀书籍来提高视觉认识能力。对于设计合适的图像，我们的教育中存在一个漏洞，那就是关心数量上的展示，比如，很少有人接受过正规培训去学习设计图表。大师爱德华·塔夫特（EdwardTufte）写了很多关于这方面的实用书籍。
失败有很多理由，但首要的一点是，做出色的报告并非易事，事实上是非常难。所以我们发现杰出的报告人--以及杰出的传播人，广义上来说--非常了不起，但这些人并不多见。很多专业人士总是实践经验不足，一味遵循传统做法，“按照和别人同样的方式”来做，而不是采取有效的方式。
问：PowerPonit和Keynote是问题的一部分还是解决方案的一部分？
答：毫无疑问PowerPoint至少是问题的一部分，因为它已经影响了一代人。回到上世纪90年代，它本应该具备一个警告标志和一套完整的设计工具。但是指责PowerPoint也只是一个推脱责任的借口--它只是个软件，而非方法。的确，过去的模板和程序可能考虑到大多数人--他们不知道有更好的方法--自己制作“真正的PowerPoint”的要求，正如赛斯·高汀（Seth Godin）所说的。但是今天我们掌握的方法更多了，我们甚至使用老版本的PowerPoint--而且通常只使用一小部分功能--就能有效地传达我们的报告内容。
最终问题在于我们自己，我们的技巧以及我们的报告内容。每个情况都不同，一些最好的报告不仅仅是因为PPT做得好，最重要在于报告人能深入掌握报告材料，所以设计的视图不仅有说服力，而且能扩充语言信息。
问：简单地说，一个好的报告要想具有黏性需要做到什么？
答：如果你想知道怎样进行比较好的演示，读奇普·希思和丹·希思的书《粘住》。希思兄弟发现具有黏性、引人注意、令人难忘的信息和想法具有6个共同的属性：简约、意外、具体、可信、激动人心和故事性。让自己的报告具备这些因素，你就有可能做出具有黏性的报告。
问：具体举例来说，是什么因素让史蒂夫·乔布斯的报告如此成功？
答：史蒂夫·乔布斯做报告的样子很自如。他轻松自然，这反过来也就让观众感觉轻松。他的报告主题通常能在希思兄弟的“黏性衡量等级”中拿高分。史蒂夫还会用一种谈话式的形式讲述，即使他在活动前练习了很多次，他说的话听起来也不像是在背稿子。史蒂夫利用PPT来帮他讲述一个故事，他很自然地与PPT上的内容互动补充，他也很少背对观众，因为前面显示器上出现的图像与屏幕上一致，下面的PPT都是如此。史蒂夫使用视图，用自己的语言以及自然的举止来讲自己的故事。他的视图没有压倒他的个人表现力，而只是谈话的重要组成部分。史蒂夫还会演示操作他自己的软件，有多少个总裁能做到这一点呢？这比做一场报告还难，可是他做得非常好。
问：在你看来，比尔·盖茨是不是根本就不知道自己的报告很糟糕？还是虽然知道但并不在意？
答：谁知道呢？从以往的事实来看，比尔和史蒂夫·乔布斯的风格正好相反。过去，我们说“多学史蒂夫，少学比尔”，事实的情况是，两人各有千秋。比尔似乎非常专注、非常讨人喜欢，但主题演讲不是他的强项。他身后那些糟糕的PPT通常帮不上什么忙。我希望微软公司请伯特·德克尔（Bert Decker）来指导一下，聘请DuarteDesigns设计公司来制作视图。如果Duarte软件能让阿尔·戈尔（Al Gore）成为一个出色的报告人，他们也应该能帮比尔做到这一点。比尔是个非凡的人，不仅因为他的软件，还因为他的慈善事业以及他和他基金会的工作。所以像比尔这样的非凡人物如果同时是一个出色的报告人，就再好不过。他在国际消费电子展览会（CES）上的主题演讲好一些--并不突出，不过是个提高。或许将来比尔会放弃这种司空见惯的呆板的PPT演讲模式。
问：你认为最佳的PPT页面数量、报告时间分钟以及字号分别是什么？
答：这其实取决于很多东西，不过我可能会推荐你使用10/20/30方法。在这个方法中，我尤其喜欢20分钟这个时间限制。演示情况的种类不胜枚举，PPT的实际数量和时间可能差别很大，并取决于特定的情况和方法。不过，观众应该不知道你有多少页PPT。一旦他们开始数PPT的页数了，你的报告也就失败了。至于文本内容，我认为PPT上的文本越少越好，但是当文本真的出现时，它应该是大字号，并且能够补充你的话语。人们不是来看PPT的，他们是来听的。任何发言人都能读PPT上的大字要点。观众想来听你的故事，而不是自己读。
问：一场报告应包括多少个PPT切换效果？
答：PowerPoint和Keynote有很多PPT切换选择，这??好，但是人们需要进行克制，少使用效果。我建议每次报告中使用的切换效果不要多于二或三种，不要每张PPT都使用切换效果。
我在报告的主要部分之间使用淡出的切换效果，让人们知道一部分的结束和另一部分的开始。我经常使用一个平滑淡出的切换效果，从一个视图轻轻移动到下一个视图，同时不中断讲话。不使用切换效果通常也非常合适。因为当你看电视或看电影时，通常不会注意一幕到另一幕之间的转换效果--那会分散人的注意力，所以观众应该也不会注意到我们在PPT之间使用的效果。
问：你为什么认为2D 图像比3D图像要好？
答：3D图像和图表非常受用户的欢迎，但是几乎在所有情况下，使用2D 图来表现2D 数据效果都更好。具有3D深度和扭曲后的图表通常看起来更不方便，而不是更方便，因为会失去某些精确度。简单地呈现数据本身就很美，没必要使用扭曲的观察角度来进行装饰。如果图本身的用意是展示大体的趋势，那么使用3D图表其实没什么错，不过我认为，如果你想尽可能准确清楚地用视图表现数据，那就使用简单的图表，不使用3D装饰，通常效果会更好。
问；你认为人们应该预先演习多少次？
