使自己的工作明确化的最简单方法，就是填写自己应做工作的清单。首先试着在一张纸上毫不遗漏地写出你需要做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己：如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件事呢?然后再问自己：接着该干什么呢?用这种方式一直问到最后一项。这样就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你要做的每一项工作应该怎么做，根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。
工作日程与计划不同，计划在于对工作的长期打算，而工作日程表是怎样处理现在的问题。比如今天，还有明天的工作，就是逐日推进的计划。有许多人抱怨工作太多又杂乱，其实是由于他们不善于制定日程表，无法安排好日常工作，有时候反而抓住没有意义的事情不放，所以才被工作压得喘不过气来。
要事第一
工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分轻重缓急，这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理。工作效率高的人，都能把重要的事情放在第一位。
伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。
艾维·李说：“好!我10分钟就可以教你一套至少提高50％效率的最佳方法。”
“把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，以此类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样做。”
“这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
舒瓦普认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25 000美元的支票给李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值一笔投资！”
对待工作，一定要注意区分轻、重、缓、急，集中力量在重要的事情上，而不是每天完成一堆既不重要又不紧急的事情以自慰。
在一堂时间管理课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子，然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后，问他的学生：“你们说这罐子是不是满的?”“是!”所有的学生异口同声地回答。“真的吗?”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的?”这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。”“很好!”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢，还是没满?”“没有满!”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。
“好极了!”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完了，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情得到什么重要的启示?”班上一阵沉默，然后一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。”这位学生回答完，心中很得意地想：“这门课到底是讲的时间管理啊!”教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但并不是我要告诉你们的最重要信息。”说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫了一遍说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，你也许以后永远没有机会把它们再放进去了。”
这个故事告诉我们的就是要事第一的重要性。就像往罐子里先放鹅卵石一样，与其把你所有的精力分散到许多无关紧要的事情上，还不如看准一件最重要的工作，集中精力，埋头苦干。这样就一定会收到更好的效果。人的精力是有限的，集中精力在重要的事情上是提高工作效率的一个重要的工作方法。
今日事今日毕
清人文嘉有首著名的《今日歌》唱道：“今日复今日，今日何其少，今日又不为，此事何时了?人生百年几今日，今日不为真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。”
任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己压力，到时才能完成。所以你最好制定每日的工作时间进度表，记下事情，定下期限，让每天都有目标，也都有结果，日清日新。
比尔年轻时，在大企业工作，主管的办公桌上，有一个两层公文架，下一层标示“文件进”，上一层标示“文件出”，在“文件出”字上面，用红色写着斗大的字“不过夜”。而且比尔发现，除非主管连续出差好几天，否则公文架上几乎看不到公文。
比尔的主管行事非常悠闲，不像其他单位的主管显得慌张，而且行事皆有规划、目标皆能达成，受到长官的欣赏与尊重。在他的栽培下，比尔个人也晋升相当快速，待比尔升任组长时，主管要秘书送比尔一个同样的公文架，同样贴了相同的标示，斗大的红字“不过夜”。是的，公文不过夜，就是“今日事今日毕”的最佳具体表现。
现在，每当夜晚比尔上完夜间课程回到公司，进入自己的办公室，看到公文架上一堆的文件，虽然没有斗大的“不过夜”三个字，可是比尔已习惯了“公文不过夜”的原则，每每工作到半夜，而不觉得累，一心只想把工作完成。因为他知道，如果他不完成，明天他将会更累，而且会更辛苦。
每个月要辅导10家公司以上，加上至少20小时的演讲，还要处理公司行政事务、写书、参加社团……最让比尔公司同仁佩服的是，只要他一进办公室，无论如何，他一定将该办的事项办好才下班，无论忙到几点。
“今日事今日毕”，比尔于工作忙碌之中，凡事有“截稿”时间的压力，让他绝不敢拖延，习惯成自然，工作效率便在无形中不断提升。
在工作中，有时我们可能会觉得做不完，或是觉得今天太疲劳了，不如明天早上来了再做，那时可能精神更好，可是你要知道，每天有每天的事，今天的事是新鲜的，与昨日的事不同，而明天也自有明天的事。如果你一直拖延下去的话，工作效率怎么可能会提高呢？
所以，如果你想提高工作效率，必须养成“今日事今日毕”的习惯。
创造力永远都不会消失，创造力是可以经由后天培养的，是可以经由学习泉涌而出的。创造力，只要我们努力地开发它，它就会源源不断地涌现。
