（5）现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的保管方法。
第四条分类保管期限
各种重要文件的分类保管期限及保管场所，可另行规定。对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区予以区分，最重要文件更应如此。
第五条重要文件的另行保管
重要的票证或文件，在没有其他材料可以替代时，需将其作出特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条保管的主管部门
重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施；仓库内文件的整理保管，由总务部门承担。各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交总务部门。总务部在安置文件时，应考虑其平时的使用频率，合理保管。
第七条搬运、收藏时间
将各业务主管部门文件搬出加以收藏时，需按以下规定执行：
（1）正常情况下文件处理完结时；
（2）在特别紧急危险时；
（3）在发表紧急状态宣言时。
第八条仓库内的保管位置
收藏文件仓库的位置，由总务部门决定。在搬运、收藏时，要准确无误地将文件置于各自位置。当确认文件数量大、保管场所不足时，应预先与总务部协商，要求其增加或变更保管场所。
第九条销毁处理
对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后予以销毁。
第十条向公司外转移
对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分公司及工厂的文件，在无特别命令时，除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司总务部门。
§§§第二节 如何管理档案
一、档案的收集
按照归档制度，接收其内部各部门移交来的文件是企业档案部门收集工作的基本形式。企业档案部门应采用多种收集方法，全面、有效地开展收集工作。比如收集手段，以接收归档为核心，以征集、征购、购买、代存、实测补制等为补充；又如收集形式，应将收集工作与计划管理相结合、接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、收集工作与服务工作相结合。
通常，企业档案的收集方法主要有：
（1）本企业业务职能部门移交文件归档；
（2）外企业转让或移交；
（3）企业人员非职务活动中形成的档案寄存、捐赠或转让企业人员在非职务活动中形成的一些资料，特别是一些科技发明，虽然是个人的档案.但对本企业的生产、经营活动也有一定的价值；
（4）面向社会收集、征集相关材料。
二、档案内容登记表
三、档案的整理
所谓档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。档案整理是档案管理工作中一个相对独立的组成部分。
档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制。
（一）区分全宗
企业档案全宗，是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来，由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和人事上是否具有一定的独立性，即是否具备以下条件：
（1）该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文；
（2）该组织是一个预算会议机构或独立经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划；
（3）该组织设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
（二）全宗内档案的分类
企业档案分类，是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。
分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。
它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类（文件的归类）和案卷排列等具体内容。
（三）编立保管单位（立卷）
案卷按照一定的主题、内部特征和外部特征编立而成，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。
（四）案卷排列
案卷排列，是指根据一定的方法，确定每类案卷的先后次序和存放位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法主要包括以下几种：
（1）按照案卷所反映的工作上的联系排列；
（2）按照案卷所属起止日期（时间）来排列；
（3）按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列；
（4）按照案卷内容所反映的一定问题排列；
（5）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
（五）编制案卷目录
案卷目录，即案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。设置案卷目录的原则是：必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录、以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
四、档案的保管
（一）档案保管的内容
企业档案保管的具体内容，主要包括以下几个方面：
（1）日常性的保管与保护工作：主要包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的入柜上架整理等；（2）抢救性的保管与保护工作：主要指对破损或载体变质的企业档案进行修补、复制等；
（3）条件性的保管与保护工作：主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等；
（4）预防性的保管与保护工作：主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。
（二）档案存放地备查用表
（三）文件保管备查表
五、档案的安全检查
定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理的一项重要工作。
只有细致地检查，才能确切地了解档案保管的安全程度，从而采取有效措施，改善保管条件，杜绝档案被损坏。
档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定；不定期的检查，应在下列情况下进行：
（1）发现档案遗失或被盗窃后；
（2）水灾、火灾之后；
（3）对某些档案（如利用频繁的部分）是否遗失发生怀疑时；
（4）发生虫害、霉烂、潮湿等现象时。
检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题应进行仔细研究并认真处理，必要时对某些制度做适当的修改。
六、档案的检索
企业档案检索包括两个互为联系的过程：企业档案信息的贮存和企业档案信息的查找。在整个企业档案检索体系中，检索工具一方面是贮存结果的最终体现，直接反映贮存的质量和水平；另一方面又是检索活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至是决定性的影响。
