第二十六条文书归档的范围
（1）信访工作材料；
（2）本公司的请示与上级机关的批复；
（3）本公司反映主要职能活动的报告、总结；
（4）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
（5）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
（6）本公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；
（7）本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（8）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
（9）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；
（10）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
（11）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第二十七条各部门要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件材料，由专职文书集中统一保管。
（1）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全并加以整理，送交专职文书归卷；
（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”；
（3）专职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第二十八条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数，均应齐全完整：
（2）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰；
（3）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷应统一，在有文字的每页材料正面的右上角（背面的在左上角）打印页号；（4）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字要工整，卷内目录放在卷首；
（5）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾；
（6）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷；
（7）不同年度的文件一般不放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他文件的立卷按照有关规定执行；
（8）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统排列。
第二十九条案卷的规范装订
（1）装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订；
（2）案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）、文件、封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十条调卷程序
（1）当场借阅者，免填“调卷单”；
（2）各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填具“调卷单”调取所需档案，并在“调卷单”上填注借出日期及预定归还日期，以备他日稽核：
（3）档案归还时，经核查并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹，“调卷单”留存备查。
第三十一条文件的销毁程序
（1）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续；
（2）经审核同意销毁的文件，应做到定点销毁，并派专人监视整个过程。
§§§第二节 收发文管理
一、收文管理工作流程
二、收发文登记表
三、收发文编号登记表
四、企业收文管理制度
企业收文管理制度
（一）公文的签收
第一条凡公启文件（厂领导亲启的除外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交总办机要秘书拆封。
第二条在签收和拆封时，收发员和机要秘书需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件，应查明原因；密件开口和国外信函邮票被撕时，应拒绝签收。
第三条对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告下级机要部门，并登记差错文件的文号。
（二）公文的编号保管
第四条总办机要秘书对上级来文拆封后，应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记、编号、保管。
第五条必须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，待厂领导启封后，也应分别交总办办理正常手续。
第六条本厂外出人员开会带回的文件及资料，应及时送交总办机要秘书进行登记、编号、保管，不得由个人保存。
（三）公文的阅批与分转
第七条凡正式文件，均须由行政部经理根据文件内容和性质阅签后，再由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅完，紧急文件要即阅即办。
第八条一般函、电、单据等，分别由总办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
第九条为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门；如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。
（四）文件的传阅与催办
第十条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，或带到宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露。
第十一条阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，总办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第十二条阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。确因工作需要时，要办理借阅手续，以防丢失泄密。
第十三条文件阅完后，应送交总办机要秘书，切忌横传。
第十四条总办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、传真，应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得总办同意后予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第十五条按照阅文范围，离退休人员一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由总办机要室通知到机要室阅文。
五、发文管理流程
六、发文登记表
七、企业发文管理制度
企业发文管理制度
（一）发文的规定
第一条全厂上报下发正式文件的权力集中在厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
第二条各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作时，应分别向厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交总办审核。厂部同意发文，则由厂办按行政部门设置与业务分工统一归口，以厂××字发文。
第三条对全厂影响较大、涉及两个以上厂领导分管范围的文件，必须由厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
（二）发文的范围
第四条凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第五条厂部下发文件主要用于：
（1）公布全厂规章制度；
（2）发布有关奖惩决定和通报；
（3）公布工厂体制机构变动或管理人员任免事项；
（4）转发上级文件或根据上级文件精神制定的工厂文件；
（5）公布全厂性的生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等重要决定：
（6）其他有关全厂的重大事项。
第六条厂部上行文、外发文主要用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
第七条在工厂日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传送上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
第八条凡各业务科室开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用“工作简讯”形式发会议纪要。
第九条各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查），不用厂部名义发文。
（三）发文程序规定
第十条各部门需要发文，应事先分别向厂部提出申请。
第十一条厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或实际需要草拟文件初稿。
第十二条文稿拟定后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人并签名、盖章，标定日期和密级。
第十三条对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
第十四条需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
第十五条文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送厂部领导审定签发。
八、传真发文工作流程
九、传真收文工作流程
十、复印文件登记表
§§§第三节 信函管理
一、信函分类的次序
信函到达时，首先应依其重要性分别归类，常见的次序是：
（1）电报类；
（2）限时信件或附上支票等重要文件的信函；
（3）公司其他部门来函；
（4）亲启信函；
（5）报刊、杂志；
（6）商品目录及其他广告宣传资料；
（7）包裹。
对于报纸杂志、商品目标和邮购广告，除非与经理有直接关系，一般由办公室人员处置。这类信件数量大，经理无暇一一过目，办公人员可事先挑出重点，或者用红笔将有关事项勾出，以便经理参阅。
对于亲启信函，除非经理有可以拆的指示，否则不应拆注明“亲启”的信。如有误拆，应立即封妥，并签字注明“误拆”字样。
二、信函的种类
信函通常由行政办公室起草并寄发，大致包括以下十种类型：
（1）公司内部的备忘笺、便条；
（2、）邀请函：邀请参加开会、宴会等；
（3）通告函：通知开业、地址或电话变更等；
（4）恭贺函：恭喜对方乔迁、开业等；
（5）慰问函：对于对方的不幸感到难过，并予慰问；
（6）感谢函：对他人的赠送或服务表示感谢；
（7）介绍及推荐函：介绍某人到对方公司参观或拜访某人，请示对方予以便利或协助之信为介绍函；推荐函则为推荐某人至对方公司机构任职、求学或受训等；
（8）拒绝函：拒绝对方的请求，必须注意礼貌用语；
（9）申请函：申请工作或加入某团体；
（10）回复来信：对于来信需斟酌情况，妥善回复。
三、信函寄发记录表
四、处理来信的工作流程
五、回复信函的工作流程
