现代特许连锁经营已经越来越呈现出信息化的特征。特许连锁经营企业通过信息系统来记载潜在特许加盟商的信息、潜在特许加盟商的来源地、接触日期、如何与潜在特许加盟商进行沟通、每次接触时的谈话内容以及整个接触的历史记录、跟踪特许加盟商的基本信息及业绩表现、对特许加盟商进行控制和评价。在特许连锁经营企业的运作中，通过使用计算机技术、通讯技术、网络技术等技术手段，大大加快了特许人与特许加盟商之间的信息的处理和传递速度，从而使特许连锁经营系统的效率和有效沟通得到大大提高。
信息系统渗透到特许连锁经营系统的方方面面，下面笔者主要在特许发展、特许支持、特许商务系统管理和特许财务管理等方面讨论一下如何建立并维护有效的信息系统。
根据信息系统的适用范围来分类，信息系统主要分为通用信息系统和特定信息系统。通用信息系统适用范围广，价格较低廉，功能较齐全；特定信息系统，只是为了满足特定用户需要而开发，价格要比通用信息系统高 100~1 000 倍左右，功能有限，但具备特定功能。对于任何特许连锁经营企业来说都面临着信息系统的选择问题，设计完美的信息系统能使特许人的公司在吸引和支持特许加盟商方面极具优势，反之，差的信息系统不仅浪费时间和金钱，甚至会毁掉企业。一般来说，特许连锁经营企业在起步阶段，因为规模较小，特许加盟商数量有限，信息系统相对简单。当特许人拥有50~100个特许加盟商的时候，就需要比较复杂的信息系统。而当特许连锁经营企业规模继续扩大，特许加盟商数目继续增加的时候，采用更加复杂的信息系统就成为必要了。
（一）特许发展信息系统
特许发展就是特许加盟商数目增加的过程。在特许发展的最初阶段，一个典型的特许人会采用通用信息系统，通用信息系统既便宜又有活力，适合新特许人使用。只需一台电脑，整个设置都比较便宜，比人工记录省时省力，而且通用信息系统一般都有对外功能，如果需要，特许人将来可以把数据传送到特许人选择的其他系统中去，但是只限于传送名字、地址、电话号码这样的数据。
随着特许企业的发展，特许人要更多考虑特许企业发展信息系统的设计。这个设计最少应该满足如下的一些要求：
1.记录姓名、地址和电话号码；
2.追踪前景；
3.追踪相关数据；
4.追踪销售圈中的潜在顾客；
5.追踪所有可能加入本特许体系的人（包括接触的日期、时间长短、接触对象的类型、联络的内容）；
6.便利交流，包括自动总机、联合发信便利、打印信封、标签、发传真、发电子邮件等等；
7.提醒销售人员回电话和采取进一步行动；
8.允许销售人员通过零星信息来查找潜在顾客的姓名、回电信息、销售地址等等。
这些要求在许多通用软件的应用中都能找到，而且许多通用软件还满足更多的要求。但是需要提醒特许人注意的是：功能的繁多就意味着速度的下降。通用软件的诸多功能反而影响了它的运行速度，尤其当使用网络时，许多单机运行良好的软件在网上运行极慢。
很多特许人对信息系统有特定的功能要求，而这个特定的要求往往是通用信息系统难以满足的，此时具有特许人需要的关键功能的特定信息系统也许是最好的解决方案。那么究竟是哪些特定的功能要求促使特许人使用特定的信息功能呢？首先是增加和改动数据的功能，特许人可能想拥有增加或改动数据的能力。这是一个很重要的功能。特许人可能拥有世界上最大的客户管理系统，但如果有一条自己需要的信息，系统却无法保存，那就无异于“行百里者半九十”。其次是分析数据的功能，通过分析数据，特许人能迅速、轻易地找出线索来源，以及销售过程中每一步的转化率。再次就是分析销售人员的功能，特许人需要利用手头的数据，分析一个销售人员每周打多少个电话，向客户发了多少商业信函以及其他许多有用的评估信息。此外特许人还要求信息系统拥有大改数据的功能、用不同格式输出输入数据的功能、自动交流的功能等等。
由上面的分析可以看出，信息系统在网络中运行的速度和拥有的功能，决定了到底是选择通用信息系统还是特定信息系统。如果在网络环境下，速度太慢或缺少一项重要的功能，那么通用信息系统就会难以胜任。其他情况下使用通用信息系统就会比较划算。
（二）特许支持信息系统
特许连锁经营主要是通过特许人与特许加盟商之间的关系作业务，所以特许支持信息系统是一个关系管理系统，不应只是管理数字，还应帮助建立和维护特许人和特许加盟商之间的关系。因为每个特许连锁经营体系都有自己的核心运营参数和独特的信息需求，所以通用信息系统无法实现关系的管理。一个设计良好的特许支持信息系统应具有以下功能：
1.收集核心运营统计量。这主要是通过特许加盟商每周寄回总部的特许报告来完成。有效地输入数据并及时发现错误对收集核心统计量是相当重要的。所以特许人应该仔细核对特许加盟商寄回总部的特许报告，以确保统计量的准确真实。
2.生成报告，反映核心运营参数。这是一个好的信息系统最重要的功能。报表因特许连锁经营类型的不同而不同。有的特许连锁经营企业想知道顾客数量、员工数量以及每个团队的平均收益，而有的特许连锁经营企业则想知道每天每种产品的销售数量或从外卖窗口通过的车辆的数目。一个好的信息系统应该能使特许人知道业务中想知道的东西。它应能使特许人定义核心参数，并使组织中每个人都能快速得到并使用他们。
3.自动沟通。这是一个良好的特许支持信息系统的一项重要功能。总部员工之间以及总部与特许人之间的沟通主要是通过电子邮件来实施的。当总部收到特许加盟商的特许报告时，系统会自动地向总部的每个人发电子邮件，从而使总部的每个人都可以了解到特许加盟商的成长情况。当总部的支持人员与特许加盟商书信联系时，它也可以将此次联系的所有内容同时抄送给总部的其他人。这样的沟通与联系，不但提高了特许人对特许加盟商的支持能力，而且还可以使总部内部提高效率，减少或缩短冗长的员工会议，节省时间。自动沟通还包括打印地址标签、产生格式信签，生成地址录和其他例行报告。
4.能全面接触关于每个特许加盟商的信息。通过特许系统，每个督导员都能立即接触到特许加盟商的方方面面。这极大增强了特许支持的能力，节省传播信息的时间和气力。它使特许加盟商意识到总部的每个人对它的情况都了如指掌。同时这也提高了新的支持人员的工作效率，缩短了他们对特许加盟商的培训时间。通过特许支持信息系统，特许人可以随时审查特许报告、联系记录、商业计划、财务报告、照片、销售图表以及订的广告材料等等。因此每个特许人都应该为特许加盟商定义核心运营参数，开发一个信息系统来快速全面地运用各种信息。
（三）特许商务管理信息系统
特许人在决定使用某种信息系统的时候，应该考虑到这个信息系统特许加盟商也会使用。这个信息系统应该能支持特许人和特许加盟商的各种要求，所以在决定采用特定信息系统还是通用信息系统时，要考虑以下几个问题：首先看该行业是否有管理或信息处理的任务，是否可通过运用信息科技使完成该任务的过程合理化，是否能使销售管理、客户管理、库存管理、订货、客户/员工时间表的制作方面提高效率；其次，调查通用软件市场，看看是否存在适合需要的或稍微改动即可的系统，如果有通用系统可以满足条件，则可为特许系统节约一大笔费用，但是也需要确保通用系统不但可以满足目前的需要还是满足预期将来的需要，最好具有升级的功能。
一旦特许人决定开发特定信息系统，特许人就必须有一个持续增强和系统升级的计划。市场瞬息万变，信息系统必须适应甚至超前变化。特许人必须处理特许加盟商要求的新功能、特许形式的变化、电脑科技的变化以及通信科技的变化所带来的种种问题。如果特许人的信息系统不能适应变化，那么特许人就会丧失他所期望的优势。总之无论是选择通用信息系统还是特定信息系统都要力求满足商务系统管理的需要，要将特许加盟商的要求同特许人的需求综合起来考虑。
（四）特许财务管理信息系统
对于特许人来讲，是否应将财务系统和商务系统合并起来采用一个统一的大系统呢？财务软件是记录收入费用并打印单据、财务报表以及工资表的软件。特许人的商务管理系统可能有财务功能，但那并不是财务系统。特许人需要有一个单独的财务软件来打印单据、打印报表、计算所得税等等。这是因为财务支付是一个不规则的支付，财务信息每天都在不断地更新、变化，用一个包罗万象的大系统来控制不规则支付是非常困难的。所以建议特许人应将财务系统与商务管理系统分开。特许人最好在加盟手册中规定特许加盟商使用相同的财务软件，因为这样做可以带给特许企业更多的便捷和好处。例如，可以使特许加盟商的商业起步更快更简单，可以使特许加盟商的财务报表更统一，更加便于比较特许加盟商的财务表现，总部也能够提供更完全的支持，特许加盟商之间可以互相帮助，从而建立了特许加盟商之间的友好关系，减少了总部的支持负担。
通过信息系统的建立，特许人可以更加有效地掌握特许加盟商的各项活动以及由此带来的财务关系的变化，便于特许人对整个特许连锁经营系统的财务进行管理，最终实现对特许加盟商的业绩进行有效的评价。那么特许人究竟应该如何评价加盟商的运营绩效，具体的方法有哪些，应该注意些什么问题呢？
