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第62章 运用商务信函的技巧

信函也就是平时所说的公函,是为开展各项商务活动而用的,因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。

商务信函的基本礼仪

1.信封的使用礼仪

应根据我国标准信封的具体规定,并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封,宜用胶水封口,邮票贴在右角,若需多枚邮票,可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是,印刷了单位名称的信封,不能用来寄递国际及港澳台邮件。

2.信笺的选择

在颜色方面,可以是白色、乳色、蓝色等,彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信,那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信,应使用信纸质地较好的,如用打字机,字迹一定要清楚。

3.书写的礼仪

书信字迹要规范,最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写,用圆珠笔或毛笔书写也可,不宜用铅笔书写,忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确,称呼恰当。信封J二收信人的称谓后一般有“启”,也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人,要写上“请留交”;当需转交时可写“烦交”或“转交”某人。发信人地址也要写清楚,一旦信交不到收信人,可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面,收信人姓名、地址居中书写,第一行写收信人的姓名,姓名前就加上称呼,第二行写门牌和路名,第三行写城市名和邮政编码,最后一行写国名。可以各行开头对齐,也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写,寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部,顺序同收件人姓名、地址一样。

4.信纸的折叠

信纸的一般折叠法是文字向外,先直后横,或先横后直。文字面内的折法,一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合,因为收信人拆信后,抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时,最好注意这一点。寄往欧美国家的信函,信纸折叠方式为一分为i地横折。先折信纸的下端,后折信纸的上端,以便收信人拆信后,打开信纸便可看到自己的名字。

几种常用商务信函的礼仪

(1)邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容比较简单,但措辞要诚恳,受到邀请的人无论应邀与否,都要及时回复。

(2)聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信,不过,对于单一的或特殊的对象来说,信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰,则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多,其他机构使用不多,但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成,聘任信会逐步普遍起来。

(3)推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人,也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况,需实事求是,态度也要适当,不可强人所难。

(4)商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人还是组织,第一次就问题商洽,要就这一事项的缘起、目的等阐明,提出具体的意见和建议,乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函,有关数据、指标等都要明确无误。

专家支招

依据我国文字书写的形式。题词可以分为横竖两种格式。竖式的一般从右向左写,横式自左向右写。题词一般都有三部分内容:一是题词正文;二是题词的对象,即给谁题写的;三是落款。常见的情形是题词居中,对象在右或在上,落款在左或在下,落款除题词者的姓名外,还应有题词的时间。有的也把题目的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词,大多省略题写对象。一些题写于山水实物上的题词,则多是上不写题词对象,下不写落款。

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