虽然我们在整理档案中做了很多工作，但由于我们对档案管理的认识还不深入，档案整体管理水平还有待于进一步的发展和提高。公司虽然在档案现代化投入了大量的人力物力，并且开发了一些新的功能，但是，今后还需要在充分利用这些功能的基础上，为企业生产经营服务提供依据。今天，从事档案管理的领导、专家在百忙之中抽出时间到我公司参观、指导，这本身就是对我们档案管理部门莫大的鼓舞和鞭策，我们一定会珍惜这来之不易的机会，虚心向各位领导、专家学习，不断改进我们的档案管理技术，力争成长为一流的档案管理部门。
最后，请各位领导、专家多提宝贵意见。谢谢大家！
情景二：怎样控制脱稿讲话的会议
【范例点评】
张敏是某个公司的董事，她在下属公司的会上很多时候会遇到这样的情况：公司的领导在台上讲得有滋有味，自我沉醉，但台下的同事们却面无表情，呆若木鸡，对领导发言提不起任何兴趣，有的甚至还打起了哈欠。张敏明白，这是领导发言的内容枯燥乏味，讲话没有技巧，达不到生动形象的描述所造成的。她不止一次地给下属公司的领导提过建议，说是为了避免上述状况发生，领导应该对对于一些大家都了如指掌、已经听腻了的套话，车轮话，做到能不说就不说，实在要说的话，也要注意尽量压缩内容，概括主旨以求短小精悍。这样会议才是高效的会议，也不会出现听众打盹的情况了。但是，这些领导们却迟迟没有任何的改观。
如果在领导讲话的过程中，听众看起来有些疲惫，甚至有睡着的情况出现的时候，领导者也不要着急，要适当地调整自己的精神状态，让自己先兴奋起来，然后转换说话方式来唤醒听众，集中听众的注意力。这种调整和转换要力求自然，千万不能突然加大声音的分贝，也不能突然转换到另一个话题，而是要有一个平稳的过渡。
比如：领导者想要重新吸引大家的注意力，就可以根据会议的主题，讲一个有趣的故事或者采用幽默的语言对内容进行阐述。大家一笑，轻松一下，注意力自然也就重新回到演讲上了。
有时候，领导者还会陷入一种尴尬的境地：听众不但没有将注意力集中在讲话上，还会在底下窃窃私语，甚至旁若无人的大声喧哗，整个讲话现场乱成了一锅粥。这时，领导者一定要采取措施掌控局面。但是不要突然大声呵斥或者用力拍桌子，尽管大声的呵斥在集中注意力的效果方面是立竿见影的，但是，听众会立马安静下来，也是因为见你动了肝火，碍于领导的身份才会安静下来，而不是真正发自内心的把注意力集中到你的讲话上去。所以，不到万不得已，千万不要发火。领导者可以尝试这样做：突然不说了，停止发言一到两分钟，而且不要显示出不满的情绪，表情平静如水，环视会场，最好还能淡然的向听众报以微笑，听众发现讲话者不讲了，就会立马反应过来，意识到问题。听众也是有基本素质的，自然会马上停止私下的交谈。接下来，领导不要表达一些对刚才情况的情绪，只要会场安静下来，继续自己的讲话就可以了。
有时候还会遇到这样的情况：领导者正在发言时，会场很安静，但是突然有人不小心将茶杯碰到了地上，发出很大的声音，而且茶水还洒了一身。突然会场就热闹起来，为了能够让会议正常进行，领导者要反应迅速，用简短的两句话把会场气氛安定下来，平复听众的情绪。
在领导者的发言中，掌声是整场发言的一种不可或缺的调味剂。如果领导者的演讲非常成功，在现场带动了听众的情绪，与听众产生了共鸣，听众自然不会吝啬自己的掌声。但是，如果此时发言还在进行中，听众长时间的鼓掌就会对发言者造成影响，打断发言者的思路。那么，为了不影响整场讲话的完整性，领导者可以稍微暂停一下，等大家的情绪都平静下来后，再继续你的讲话，这样也利于领导者理清下面的思路。当领导者发言结束时，面对听众的掌声领导者要有所回应，向大家招手示意，并轻微点头微笑，以表示对听众的尊重和感谢。切忌脱稿讲话结束后就低头处理自己的事情，面对听众的掌声无动于衷。
当然，在脱稿讲话的过程中，有些掌声并不是在鼓励讲话者，在大多数时候，脱稿讲话者应该可以听出听众的掌声是一种反向情绪的表达，是一种无声的抗议。面对这样的情况，领导者应该立即回想一下之前讲过那些话，是不是有什么不合适的地方，找出其中哪些话“得罪”了听众，导致听众喝倒彩，并不失时机地加以修正，及时调整自己的说话方式。
在脱稿讲话的会议中，领导者要善于“插话”。插话通常是指领导者在脱稿讲话的会议进行中，打断正在陈述的发言者，可以使借题发挥，可以是读内容的补充、强调，或者是提出反对意见的一种讲话艺术。如果领导者在脱稿讲话的会议中，插话运用得精彩而恰当，不仅能够活跃现场气氛，吸引听众的注意力，还能起到画龙点睛，升华主题的作用。但如果领导者的插话不合时宜、偏离主题、突兀生硬，反而会有画蛇添足的感觉。并且，同样的插话，如果使用的方式不同，选取的插话时机不同，插话所取得的效果也会大相径庭。所以领导者在脱稿讲话的会议中，必须重视和掌握插话这门语言艺术。
在脱稿讲话的会议中，插话不同于一般的脱稿演讲，为了达到调节会议氛围、推进会议进程的目的，领导者在插话的时候，要根据当时的语境和说话者正在表达的内容有所不同，而采取不同的方式。在发言者表达过程中，适当插入恰当的话语，用来表示对发言者观点的赞同、附和或者反对，起到补充内容、促进谈话的作用。这集中体现了插话者的综合素养，是领导者经常运用和必须掌握的技巧之一。
【技巧指导】
1．以合适的话题插话
恰当的插话能将会议推向高潮，促进会议向好的方向发展；反之，一句没有水平的插话能够让会议陷入混乱的状态。有些人在会议的过程中，胡乱插话，目的就是为了哗众取宠、故弄玄虚，专门找些新鲜离奇的话题来打断发言者，这样做以为会提高自身的威信力，其实这样做反而会有损插话者本人的形象。好的插话起到的效果，是对讲话者所说的内容进行补充或者强调。所以，插入的话题应与整个会议主题有着密切的关联。如果插入的话对主题没有任何的意义，那么就不要说。因为本来发言者正讲得起劲，思如泉涌，大家也听得很认真，你突然打断这个和谐的氛围，而且还插不到点子上，听众的高涨情绪自然就会下滑。所以在脱稿会议的讲话中，领导者插话时不要太鲁莽，要仔细听发言者的内容，适当的做些补充或者强调，只有在这种前提下，插话者“横插一脚”才有效果。
2．在合适的时机插话
领导者在脱稿讲话的会议中不要见缝插针，话要插得好，就必须选好“缝”。如果发言者的讲话本身没有“缝儿”你却硬往里插，那就会起到画蛇添足的效果，给会议带来负面的影响。可是，脱稿讲话的会议中，有些领导者总是不顾他人的感受，跟着自己的感觉走，不懂得把握时机，觉得自己有话就非说不可，也不管时机是否恰当，插话符不符合主题，是否会打乱别人的思路。这样插话的结果，不但会让发言者有种不受尊重的感觉，还会让场面陷入尴尬的境地。而且这样做，产生的负面效应至少有两方面：一是正在发言者会产生抵触情绪，心里会想，“我讲得是不是不好，那你上来讲好了”。二是作为听众也会对这种胡乱插话的行为产生逆反心理：“怎么这么不懂得尊重人，听你说还是听他说？”所以，在插话时，领导者一定要注意选择好时机，在适当的时候插些有质量的话，才会显示出领导者的风范和能力。
3．插话要显得有质有量
俗话说：“冰冻三尺，非一日之寒。”要想巧妙精彩的插话也不是一时就能够搬到的，它是领导者在长期的经验积累中，综合素质和各方面经验的集中体现。所以领导者平时就应注重加强自身的文学素养，语言积累，不断训练自己自然、灵活、准确、简明的语言状态。插话要插的顺其自然，不要刻意为之，要达到呼之欲出的境界。领导的插话要不拘一格，灵活多样，但是插入的话一定要与主题相契合。
4．切忌随时随地插话
有些领导者为了显示自己的低位，生怕大家在会议中忽略了自己的存在，插话成癖，这会让听众厌烦的。所以，领导者应当在会议中大部分时间把自己当“哑巴”，只听不说，即使到了非插话不可的地步，也要注意语气态度。否则，即使领导者的插话很幽默，也会让发言者的心情感到压抑。
