所以，了解他们的想法，怎样决定优先顺序是很有必要的。一位老政治家对接电话、约见人的唯一标准是：权力多大。当他面对成堆的电话记录时，他不问：“谁先打来的？”而问：“他们中，谁权力最大？谁对我有用处？”同理，市长、高级政府官员也不可能都去一一答复信件和电话，他们把这些都交给秘书去做，但即使是秘书处理此类事情，他们的原则也是“谁权大？谁可以利用？谁可能会造成负面影响？”
一些远离政治的人也不得不小心这些问题。当亚伯可地区长老会医疗服务中心人力资源总经理玛丽·布尔被问及“最先回哪些人的电话”时，她回答说：“捐款者和董事的电话”。显而易见的：雇佣、升迁、开除是董事的事，捐款者可以称之为“上帝”。一旦你了解管理级人员的工作方式，就会明白为什么没接到他们的回电。倘若和他联系很费力，原因大都是你联系的人，或他的助手认为你对他们没多大用处。
因此，对一切的信件和电话应分类处理，首先处理的当然是你认为对你有利的。当然，这里面也有一定的技巧，倘若你的助手只被告知只接权威人士外的电话，他们也可能由于不认识所有和你交往的权威人士而误把他们当成无名之辈；此外，如果你只听到权威人士的话，你就有可能错过了许多小人物提供给你的重要情况。
怎样挤时间
善用等候的时间
当你去看医生时，你可以带上一本书，这样一来，你就没必要去看他们的杂志或没用的东西了。
不管在哪排队等候时，拿破仑·希尔都带上一些东西去看，对于空挡时间他很会利用，他把技术报告和商业杂志放到车里，在塞车和等红灯时看上几眼。一位叫安妮·索思的总裁助理也是这样的人，她的车里有一把拆信刀，当红灯亮时她便拆开信来读。她说，大概一半的信是无用的。因此，当她到办公室时，垃圾信件已被她处理掉了。
琳达·迈尔斯是一家顾问的老板，她平均每年要接下130个案子，而且她的大部分时间是在飞机上度过的。她认为和客户保持良好的关系是至关重要的，因此在飞机上她就给她的客户们写短签，她说：“我已经习惯如此了，这有什么坏处呢？”一位等候提行李的旅客对她说：“在2小时48分钟里，我注意到你一直在写短签，你的老板对你一定非常满意。”迈尔斯说：
“我就是老板。”
实际上，我们往往碰上让你等的时候，你也许错过公车、地铁、火车，或突然的中途休息；你或许非常谨慎地计划好每一件事，但出乎意料却将你困在机场，白白地浪费几个小时。然而成功人士会在这几小时中打开皮包，读书、写报告、检查语音邮件、打电话。
将时间管理当成比赛
马克·麦科马克以和时间比赛的心理状态尽量减少浪费时间，他记住了哪家餐厅的动作迅速，哪些楼中的电梯快，哪些航空公司准时，什么地方处理行李快捷。在乔治环境公司上班的凯西·桑德斯成功的秘诀是：我到办公楼首先做的事是打开收件箱，将文件分类处理好，在心中规定完成的时间，接着尽可能在时间内完成，通常我完成的要比预期的多一些。运动员也是这样：他们不仅与对手竞争，而且也和自己比赛，尽可能追求超水平的成绩。
将时间管理当成比赛有如下益处：
1.能让平淡无味的工作变得有趣、生动。即使是最有刺激性的工作中也免不了乏味的事。
2.和自己比赛可以激发心理学上的“满溢状态”的行为。
这是一种内在的变化，时间好象很少，然而你的成果却很多。
3.会改善你的工作质量。
给我们自己的目标应是“更快、更好”，优秀的跨栏选手除了期望自己速度更快，还要求不把栅栏碰倒。
一些竞赛性的活动，个人、团体、部门都很喜欢。
如比赛零缺点能保持多长时间、全单位能创出多少业绩，通过加强合作增强员工的斗志。米利肯公司——专门生产纺织品和化学制品——就是赁此技巧而荣获“麦坎波得吉”全国品质奖。他们的宗旨是：“倘若你不算分数，那么你还处于练习阶段。”米肯利的工厂到处都是记分板，以此让同事们一目了然。管理者认为：如此做，员工的斗志、热情、自尊、趣味都会被激发出来。
可以说，时间管理不仅是独乐，也是众乐的一场赛事，每个人都有可能是胜利者。只有不参加的人，才是失败者。
善用通勤时间
倘若你的工作在机关，你该不会为了离工作地点近而住在跑道边吧；又如你的办公地点是治安很差的地区，你也未必就住在其附近。然而，每天通勤只按30分钟来算，那么一年内的数字也够叫你吃惊的了。一周5天班，每天单程30分钟，一年通勤要用250个小时。按一天工作8小时，等于一年有超过6个星期的时间花在上班的路上。
若一天通勤单程用1小时，那么一年中你将会有超过3个月时间耗费在路上。如果你年薪是50000美元，半小时的通勤就等于6250美元；一小时的话，就是12250美元，而且还未算上汽油、修理等费用和时间。
表面看来在市区外围的房价似乎不贵，实则不然。
如果你单纯为了经济利益而这样做，不妨你再算算为此而付出的金钱和时间。假如你选的住处稍远一些，或许是你对那里的生活形态感兴趣，你不喜欢拥挤，或是盼望每天都能改换一下不同的生活节奏。然而如果你希望有更适合你的环境，最好还是选择一个生活形态，合你口味并且离办公地点不远的地方。
你的通勤方式也许是火车或公交。很多人表示他们很喜欢通勤的时间，他们可以和同车的同事谈天；有些人则利用这段时间整理报告、读报，或批阅文件。
当然，得保证你不是司机。
许多城市的交通很不好，而许多工作点也离大众运输系统很远。因此，郊区一些卫星联络中心就应运而生了，员工能够用“电讯通勤”。即使在家里，也能够做到与本公司面对面地接触而不脱节。卫星办公室没必要每天都用，这只是代替长途跋涉到办公地点的另外一种办公方式。
大约300万美国的上班族用这种方式上班，很大一部分人都只是一两天到办公室上班，其他工作日就利用卫星系统了。据估计，到2002年，这一数字将达到1100万人。一旦石油危机发生的话，显而易见，数字还会更高。
假如你每天的通勤是长途的话，这段时间可是一笔可以利用的财富。你可以仔细地考虑你的计划，可以用车上的移动电话处理一些约会，还可以利用语音邮件处理一些口头信件。然而，对大部分开车长途通勤的人来说，这段时间都会浪费一半以上。因此，应该用心去思考该怎样利用这段时间。
创造时间区
拿破仑·希尔提议经理可以将工作组织后分段地使用他们的时间。在这些时间段中，经理完全是自己支配、不受任何人打扰。对创造时间区段的另一种选择是“大杂烩”，这和电脑在程序之间不停地奔波却没有结果是一个道理。
真正接受这个建议是不容易的，对多数人来说：
干扰已成为他们的一种方式。一些员工甚至是在电话和别人的打扰中工作的，这是很不对的。现场转播的负责人，或买卖兴旺的餐厅经理，不得不把上百个决定在几小时内作出，但只要能创新再增加一些自制，即使忙得不可开交的他们也有机会创造和利用时间区段。
下面就来看看他们的几条建议：
1.早到或迟到许多高级负责人都是提前上班的，他们明白此刻电话不会很忙，正好能够利用。这也是凯·柯波洛维兹一贯使用的技巧。另外，下班后他们也留在办公室中，这时别的员工已走了，而且也不会再接进电话。
2.远离工作一些成功人士每周都会给自己留下一两天在家的时间，以便创造时间区。当然，前提是你的老板允许你如此，或者你就是老板。
3.在空挡时间中创造时间区达拉斯·霍尔博士（艾莫礼大学医学院临床研究董事）在他的三个办公室来往之间找到了他的时间区。三个办公室：一在校区，一在葛莱狄医院，一在狄克室中。过去他认为在三个办公室辗转太浪费时间了，可现在令他高兴的是，他知道了可以如何充分利用他三个办公室的时间差了。在办公室的来回需要15分钟，这15分钟是他一天中最适于思考时间。
