为了避免自己“穷忙”和得不到应有的回报，就有必要将那些浪费时间的低价值的活动抛弃，将时间花在能给生命带来喜悦和成功的高价值的活动上。
当我们将手头的工作分为紧急的、重要的、不紧急重要和既紧急又重要的4类的时候，我们其实忽略了一个对效率来说最大的缺陷，那就是事情的价值。有些事情可能需要花费几个小时的时间去做，但最后却未必会有效果，或者得不到高额的回报；有些事情即使只需要10分钟就能做好，但是却毫无价值可言。于是，在你辛辛苦苦、忙忙碌碌、按部就班地完成所有事情的同时，也在浪费你宝贵的时间。
在分辨无价值的事情、低价值的事情和高价值的事情时，我们需要知道一个著名的管理学法则——80/20法则。80/20法则又称帕累托法则，是指在任何大系统中，约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。具体到时间管理领域是指大约20%的重要项目能带来整个工作成果的80%，并且在很多情况下，工作的头20%时间会带来所有效益的80%。这是一个让很多人难以接受的事实。他们不能相信自己80%时间所做的工作，只给自己带来了区区20%的工作成效。于是，人们在惊慌和沮丧之余，急于从工作时间表里寻找出那剩下的、却极为宝贵的20%工作时间，并努力将其扩大到30%、40%、50%……
为了实现这一目标，人们首先要重新审视自己的工作时间表。找找看排得密密麻麻的工作时间表中，有哪些工作是有价值的？有多少是你付出了时间就能得到相应回报的？哪些事情对自己很重要，具有很高的价值？哪些是阻碍你进步和发展的低价值的时间浪费？
有了这样的概念，仅仅将列出来的工作按部就班地做完显然是缺乏效率的。为了避免自己“穷忙”和得不到应有的回报，就有必要将那些浪费时间的低价值的活动抛弃，将时间花在能给生命带来喜悦和成功的高价值的活动上。
因此，80/20法则给我们的启示是：
1.找出20%的时间来。
根据80/20法则，如果一个人每天要完成10件工作的话，只需完成其中的20%（也就是两件），就可以产生80%的价值。所以，你应该先找出这两件工作，将其标志为最重要的，然后尽快完成它们。如果可以，你完全可以将另外八件工作暂时放在那里，因为他当天大部分工作的价值都来源于自己已经完成的那两件工作。
2.避免将大量的时间花费在琐碎的多数问题上。
这些琐碎的、花费大量时间、却只有很低价值、甚至没有价值的工作有：
为别人而做的事。比如，替上司去参加一个礼仪性的会议，既不需要你发言，也不需要你获得有用的信息，只需要你（实际是你的上司）出现就可以了。很多人以为这是上司的信任和器重，不但不会推辞还会欣然接受。但是当你完不成工作的时候，上司可不会认同你拿这件事作为理由。
毫无新意、例行公事的事。比如，一些企业周一早上要开例会，这本来是好事，但是最后往往流于形式，开会时既不会有工作安排，也不会提出新的建议，完全成了上司演说的时间，下属们也听得昏昏欲睡。
自己不擅长的事。有些事情自己并不擅长做，却勉为其难地坚持着，结果是没有得到上司的认可，还被认为拖了后腿。80/20法则告诉我们，与其这样费时费力，还不如交给别人去做，或者换一种便捷的方法。
别人也不感兴趣的事。比如，上司让你负责办好宣传栏，你尽心尽力地搜集有用的信息，花心思变花样，但是一段时间后，你发现同事们对此毫无兴趣，根本没人谈论这件事。一般来说，很多人会认为这是上司交待的事情，上司认为有意义就应该坚持下去，同事们反应平淡很可能是自己做得还不够好。80/20法则告诉我们，没有任何收效的事情再坚持下去也没有意义，不妨和上司沟通一下。
把上司的询问当作命令。一些工作狂老板是没有休息日的，或者说他的休息日是不固定的，很随机，所以，你在正常休息日接到他电话的概率就会很高。有的人在休息日接到老板询问工作进度的电话，尽管只是询问，他也会理解为是老板对进度不满意，从而做出放弃休息进行加班的决定。80/20法则告诉我们，如果保证了工作进度，就可以在休息日将类似的电话转接或者电话留言，保证充足的自由时间。
所花时间远远超出预计，还没有结果的事情。比如，谈判了多次，花费了很长的时间，远远超出了自己的预计，却还不能签约的客户。一般情况下，人们会认为既然已经花费了这么多的时间，就应该善始善终做完它，半途而废太可惜了。80/20法则告诉我们，如果花费的时间超过了预计的一倍，那事情的价值就已经大打折扣了。这时候考虑放弃是较优的选择，否则耗费的时间和收效将更加不平衡。
所以，在工作中应避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效，甚至没有成效。出色地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。你应该将时间花在重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。工作中要学会“不钓小鱼钓鲸鱼”。
3.坚信自己的判断。
一些工作如果在别人看来很有价值和意义，很值得做，并且别人也极力鼓励你去做，但是，如果对你自己而言根本没有意义，那就果断放弃。将时间用在那些能让你真正感到快乐、成功和满足的事情上，而不要让枯燥、乏味的例行公事占据你绝大部分的时间。
你和时间是什么关系？时间能掌控你，你也能掌控时间
任何事物之间的关系都是相互的，你利用、管理、影响时间，时间也可以利用、管理、影响你，只不过形式和方法不同而已。对每一个人来说，在和时间的关系中，只有将主动权掌握在自己手中，才能够利用时间来得到自己想要的。
为了让我们不再忙得没有价值，不再忙得低效，除了对前面的科学观念和高效方法学以致用外，还要理解好三个关系：你和时间的关系、时间和高效的关系、高效和自由的关系。从本节开始，我们将简明扼要地帮助你厘清这些关系。首先搞清楚你和时间的关系。
时间是什么？通俗地说，时间是事件从发生到结束的时刻间隔，是事件先后顺序的量度。它不是自变量，而是因变量，随宇宙的变化而变化。对每一个人来说，时间就是生日、纪念日、年龄、工作时间、节假日、吃午饭的一小时、睡觉的八小时、和家人朋友一起旅游的两天，时间就是每一个人的生命。
一般来说，一个人要在母体里待够十个月才能出世；三岁上幼儿园、七岁上小学、二十二岁大学毕业；二十几岁结婚，三十几岁孩子上学，五十几岁孩子结婚，六十岁退休……
一般来说，一个人一天工作八小时，一周上班五天，休息两天，有节假日，有十一、春节的小长假，有年假……
一般来说，一个人晚上十一点睡觉，早上七点起床；中午十二点吃午饭，晚上七点吃晚饭……
一般来说，一个人需要将自己一天的时间分配成很多个小块儿，来完成各种各样的事情……
一般来说，一个人每一分钟所做的事情，都可能对自己、对周围人产生或大或小的影响，而每一个一分钟都可能成为生命变得积极和消极的分水岭……
……
这些都是时间在一个人生命中烙下的印记。当然，这样的印记还远不止这些。看起来，人们在使用时间做事，度过自己的人生，成就自己的未来，人和时间之间的关系是使用者和被使用者的关系。而实际上，人和时间之间的关系还是利用和被利用、管理和被管理、影响和被影响的关系，至于利用、管理、影响的主体是人还是时间，要视具体情况来区别对待。
比如，一个人总是拖拉懒散、犹豫不决，所有的事情都是能推就推，实在不能推了才匆忙做决定，结果每每因为考虑不周、错过最佳时机，不仅得不到预期的结果，反而损失更多。在此类事情上，人没有很好地利用时间以及时间带来的时机，导致做事没有结果。反过来看，时间则利用了人们的懒散和拖拉，唱着轻快的歌儿流向了时间的大海，和其他的兄弟姐妹更早相会，省却了被人利用的“切肤之痛”。
比如，一个人本应该分配好自己的时间在每天需要完成的工作上，他应该先给自己的工作排序，然后先做重要的，保证自己能够将更多有效的时间用在能给自己带来最大收益的事情上。这就是管理时间带给人的好处。但是，如果你的时间只是日程表上的“点”，只是“秘书”告诉你的“事”，那你不可能得到自己想要的，还可能倒贴很多自由支配的时间在那些可能不需要你来完成的事情上。你没有管理好时间，反而被时间“左右”了。
比如，一个人早上起来后心情很愉快，那么他这一天都会在这种积极心态的指引下高效地完成很多工作，并且还能一直保持愉快的心情。而如果他昨天晚上做了个噩梦，搞得心情很糟糕，那他这一天都会在恶劣心情的左右下做事，不但没有任何效率可言，还可能会“坏事”——不是丢三落四，就是出错牌。这样的一天其实就等同于完全浪费了。如此看来，是心情影响了时间，还是时间影响了心情呢？
任何事物之间的关系都是相互的，你利用、管理、影响时间，时间也可以利用、管理、影响你，只不过形式和方法不同而已。对每一个人来说，在和时间的关系中，只有将主动权掌握在自己手中，才能够利用时间来得到自己想要的。因为，对任何人来说，时间都是生命，把握住了时间也就把握住了生命，也才能够将生命的价值发挥到极限。
时间和高效是什么关系？耗时越少收益却更多就叫高效
要证明高效，不但所用时间要少，而且得到的收益要多，这样才能称之为高效。
同样一件事情，如果甲用1小时才能完成，而乙只需要40分钟就可以完成，那乙要比甲高效。但是，如果甲找到了更为有效的方法，使得工作效率大幅提升，超越了乙的40分钟，只用30分钟就能完成同样的事情，那甲的效率不仅提升的幅度大，而且已经高过了乙的效率。即使是做同样一件事情使用同样多的时间，由于带来的最终收益不同，工作效率也难以划等号。
比如，同样是花费一天时间卖给和尚10把梳子，甲卖给和尚梳子时，告诉和尚梳子可以让自己清醒，多诵佛经，对修道有帮助，于是和尚回到庙里后给10个弟子一人一把，也算是物尽其用；而乙卖给和尚梳子时，告诉和尚可以将这些梳子用来给那些善男信女们整理妆容，这样更能发挥用处，结果10把梳子被很多信徒们使用，并开始有人向和尚打听哪里可以买到这样的梳子。
简单分析就可以看出，从数量上来看，同样是花费一天时间卖给和尚10把梳子，没有什么区别。但是，甲卖出的梳子和尚只给了自己的10个弟子使用，而乙卖出的梳子则被和尚推广到了信徒们那里。也就是说，乙不但卖出了10把梳子，还培育了一个潜在的巨大市场。从结果上看，乙要比甲高效得多。所以，这里说高效，指的是一种效能，而不单单指效率。
由此看来，要证明高效，不但所用时间要少，而且得到的收益要多，这样才能称之为高效。
“方法总比问题多”，这是近年来风靡的一个理念。事实上，这也为提高效率，取得高效能指明了方向。做同样一件事情，按部就班地去做和找到方法去做，效率肯定不同。
比如，曹冲称象。如果按那些大臣的想法，在当时的条件下，恐怕折腾一天都未必能有结果，但是，聪明的曹冲找到了解决问题的方法——用船装载和大象能够达到同样吃水程度的石头来间接得到大象的重量。有了这个方法，或许只需要几个小时就能解决问题。由此看来，找到了方法，就节省了时间，也就体现了高效。
此外，同样的事情放在不同的时间段来完成也会得到不同的效能。比如，人一般是早上5点到8点这三个小时的做事效率最高，因为外界的干扰因素少，最能集中注意力，而且经过了一晚上的休息，早上的这个时间段是精力最旺盛的。当然，前提是早睡才能早起。但是，中午饭后，人们普遍会感到有些昏昏欲睡，这个时间段即使强打精神做事，效率也会很低。如果把同样一件事情放在这两个时间段，那花费的时间和得到的结果会有很大的差异。所以，抛弃按时间顺序来的日程表，为自己的工作进行更合理的排序是实现高效的另一个好办法。
总之，高效可以用时间短来标示，但时间短并不一定就等同于高效，还要看对时间的利用，以及最终的收益。
