对每一位管理者来说，应当不断提高自己主持会议的语言艺术，在会议中能够应付自如，并通过自己的语言魅力控制会议程序以及会议的方向，使会议取得成功。
第114招：会议要会而有议，议而有决
企业开会的目的是帮助员工解决问题的，如果把开会当成例行公事，不如不开。还有很多人把开会当成“批斗会”，这样更不可取。
一家企业组织一场会议，讨论“效率低下的原因及如何改善”。会议刚开始，老总就说：“最近我发现我们企业的效率不高，大家就此事谈谈自己的看法吧！”
于是，其中一位参会者说：“在我看来，不能及时汇报工作是效率不高的重要原因。就拿我自己来说，根本不知道该何时向李主任汇报工作，而且主任也从来没有让我汇报工作。”
听他这么一说，李主任不乐意了，于是说：“你向我汇报了几次工作，我觉得没任何问题，而且你每次汇报的工作也都差不多，既然这样，你还不如把精力投入工作上去呢。”
“那我应该什么时候向你汇报呢？”
李主任回答说：“你觉得什么时候有必要，就什么时候汇报吧！”
此时，汇报工作的讨论就告一段落，而老总也适时地总结了一下说：“很好，这个问题解决了，关键是工作一定要积极主动，对效率低下的原因及如何改善再讨论一下。”
老总话音刚落，另一名参会者说：“依我看，效率低下的原因是员工的工作积极性不高。就拿我们部门来说，如果能够把销售提成再提高一点，就可以有效地促进大家的工作积极性，这样效率自然就高了。”
“好，既然这样，那把你们部门的提成再提高3%，大家务必要把业务给搞上去。那大家还有什么问题吗？如果没有就散会吧！”
其实，像上文中的会议在很多企业是常有的事，这种会议很少能发现问题，即使发现了问题，也很少能解决问题。这种会议就像是一种形式，只是做做“面子”工程。
在许多的会议中，我们常见的一些现象是，参会者觉得会议的议题和自己没什么关系，因为与己无关，就很难做到全神贯注地去倾听，这样的会议就相当于浪费时间。会议没有明确的议程，与会人想到什么谈什么；或是有议程却不懂得遵守，海阔天空地乱谈一番，却忽略了其他议题的与会人员。另外，会议不遵守时间、无限延长也是一种常见的现象，其实作为管理者，你应该明白，即便你的讲话还没有结束，你也应该按照常规休息，如果无限延长会议时间，很容易引起与会者的抵触心理，这样的会议就没什么效率可言。
开会的目的是为了解决问题，那么会议就要会而要议，议而要决。成功的会议在管理上还起着协调成员思想的作用。如果一个团体经常不组织开会，或者无法组织团员开会，那么这个团队之间的凝聚力就会减弱。因此，在优秀的管理者手中，会议是一面强化管理的旗帜，通过会议可以明确前进的方向。如何把会开好，提高会议的效率，可以从以下几点出发：
第一，会议时间的安排
1.时间不宜过长
一个人聚精会神地投入工作的时间是有限的，因此，开会的时间也不宜安排得过长，否则会让与会者“身心疲惫”，从而影响会议效率。当然，太短的话也不利于大家充分沟通并达成最佳结论。
2.会议尽量不安排在午餐或者下班前
人在饥饿的时候是很难集中精力工作的，因此，安排会议尽量避免在午餐时间加班开会，更不能在下班前开会，因为根据人的心理，员工在下班前的情绪是最为不稳定的，而且此时开会更容易招致大家的厌恶，何况下班后大家都归心似箭，无法集中精神参加会议，更不要说发表意见解决问题了。
3.准时召开会议
会议延迟召开是对时间和成本的一种巨大浪费，而杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚，时间一到即召开会议。
第二，会议准备材料的安排
1.提前将会议的相关材料分发给与会者
为节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人在开会前应将会议的相关材料分发给与会者，以便与会者有时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，在进行正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。
2.会议议题不要安排过多
目标太多，就等于没有目标。会议也是如此，每一次会议不必安排过多的议题，如果议题过多，大家讨论时的注意力很可能会分散，这样一来达成结论就要慢许多，另外，议题过多，势必会拉长开会时间，而会议时间过长也会影响会议效率。因此，一般以一到两个议题为宜，尽量不要超过3个议题。
3.做好充分的会前准备
不打没把握的仗，会议前如果没有准备，那就可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法达到所期望的效果。因此，在会议开始前，对会议内容及材料做一番准备，则在很大程度上提高会议的效率。
第三，对于与会者的要求
1.不邀请与会议无关的人与会
邀请与会议无关的人参加会议是一种极大的浪费，也是没有任何意义的做法。因此，作为管理者，在主持或者召开会议时，一定要事先确定好哪些人需要且必须参加会议，而那些参加也可不参加也可的人员，尽量不要邀请他们与会。
2.尽量避免讨论与会议议题无关的内容
每次会议都有其议题，管理者在开会时应注意控制并限制讨论本次会议没有计划的问题。否则一旦放开，则很难收回，而最后的结果则是该讨论的问题没有讨论到，导致会议不得不拖延。
第115招：营造好会议气氛是管理者的能力
会议气氛的控制是主持会议的重要内容，在一个良好、热烈的氛围中召开的会议，会充分调动大家的积极性，激发员工的主人翁精神，增强责任心。
其实，作为一个管理者，主持好会议是一种能力的体现。会议在优秀的管理者手中就好比是一个喊话器、一种兴奋剂，可以在士气低落的时候提高士气，在骄气上扬的时候帮员工们恢复冷静，而他则是坐观大势，随势而为，统率三军，征战“会”场。当然，一个优秀的管理者也必须是一个演讲高手，会议就是他的舞台，而他则是这个舞台的核心，掌控着全局。
在一次公司开会分析招标未成功的会议现场。“此次招标未能成功，责任完全在于李安，明知道自己是此次招标的讲解人，他倒好，一个电话‘吱’一声，人就跑得没影了，留下我们在那里大眼瞪小眼。”张伟瞪了一眼李安，很是气愤地说。
尽管李安知道自己这次确实有一定的责任，可是被张伟这样训着，心里也不是滋味，于是开口道：“是，临时溜跑是我的不对，可那也不是有原因吗？再说了，我临走前不是有跟你们打招呼吗？你们随便哪个人根据资料把产品说明一下不就行了吗，这个案子是大家跟我一起跟进的，这倒好，我一不在，你们就不知道怎么说了？”
“哎，你这倒还有理了……”
“好了，这个事情已成定局，现在我们所要讨论的不是谁的责任，而是要想着如何挽回这个损失。”主管王进的一句话给即将加剧的争吵画上了一个句号，而大家也开始着手讨论下一步该如何做。
一场精彩成功的会议，会议的控制是非常重要的。主持人要让所有人都发挥自己的主观意见，积极表态，但在气氛陷入僵局或冷场的时候进行适时的调节，甚至通过讲一个幽默的小故事活跃一下会议气氛，或者唱首歌激发一下士气……以避免把会议搞得没有一点儿生机。另外，还要控制好会议时间、会议进程等，这些，都要求会议主持人始终保持冷静、清醒的头脑，做到讨论时要放得开，但不能偏离主题太远。总之，会议主持人是会议进程的动力和向导，要想会议精彩、焕发活力，就必须掌握因势利导、处理难题的艺术。一般而言，难道有解决争端、控制感情、传递信息。为此，主持人可按以下步骤展开会议主持。
第一，使会议进入程序
良好的开始是成功的一半，会议开头至关重要，想把握成功的机会，要遵守如下规则：
1.准时开会。准时开会是主持人的责任和魄力之所在，如果因为某个人迟到或其他原因而推迟会议，就需要你改进，做到准时开会。
2.直截了当地宣布会议的目的。尽管会议开始前，会议文件或通知已经到了与会者手中，但你仍有必要再强调一下会议目的。因为口头说明有助于为与会者明确地限定讨论的问题，而且能够消除在会议开始时人们思绪的混乱状态，集中大家的注意力。
3.要讲积极、有信心的话。你的话语要表明会议定能成功；指出议题的重要性；指出达成的决议将对人们所产生的影响；充分估量会议的价值，给与会者设一个目标。
4.潜心用词，妙趣横生。直接而有活力的开场白往往能使会议变得有气氛和节奏，同时也能给你的思想穿上明快、动人的服装。
5.要简洁。开场白要简洁，一般限制在一分钟左右，因为讲长话会磨钝“会锋”，还会分散与会者的注意力，引偏目标。
第二，推进会议
主持人应起到指挥员或向导的作用。当与会者之间怒火迸发时，你可以通过一些总结性的话语，或者是巧妙地转移话题来消除即将爆发的“灾情”。同时，主持人也是一个采购员，可容纳百家之言，并从中鉴别出有价值的意见，进一步完善。总之，在整个会议进行的过程中，他既像法官一样评判正反，又会像调解员一样，使整个会议在一种和谐、积极的氛围中开展。
第三，结束会议
结束会议前要制定或引出决议，在这个时刻，若没有主持人的有力领导，那么所有的努力都会在最后关头功亏一篑。因此，在闭会阶段，要懂得充分发挥主持人的权威，要向与会者报告已得出的结论、尚存的分歧以及会后要采取的行动。对此，要记住以下3个要点：
1.通报取得的成果。简明扼要地列出已经达成的协议，把它向与会者公开。
2.指出分歧。我们不能指望在一次会议上就把所有的问题都解决，也不能指望会议会在全体与会者意见一致的情况下结束。因此，要用明确的语言指出分歧，估价它的影响并说明是多数人还是少数人的意见。
3.明确今后的行动方法。指出哪些事情会在会后得到落实、相关的负责人是谁，并且对与会者的帮助表示感谢，然后把会议决定的事项打印成文件，分别分发给与会者和与此有关的人。
第116招：即席讲话最能考验讲话人的心理素质
即席讲话考验的是领导者的心理素质、表达水平、应变能力、文化修养等综合素质。
善于即席讲话，是每个领导者都必须具备的一项基本功，因为领导参加一些礼仪活动、外出参观学习、下基层检查工作、向领导汇报情况、接待来访等活动是常有的事，而且这些活动中也难免需要即席讲话。或许，即席讲话因其突然性、临时性和不确定而让不少人畏之如虎，其实，即席讲话作为领导工作中时常使用的一种讲话形式，也有一定的技巧和规律可循。只要我们保持心态的平和，善于思考，相信一定会顺利完成讲话，并赢得众人的认同。
作为一个领导者，时常会遇到一些特殊情况需要做即席讲话。没有现成的稿子，也来不及认真准备，全靠现场思考主题、组织语言和临场发挥。
不管是哪种情况，哪一类型的即席讲话，领导者都应本着让听众听懂、听清楚、被接受、被感动的原则，选择话题、组织语言。而要做到这一点，领导者应注意以下几点：
第一，简洁。即席讲话力求简洁明了。一句话能表达清楚的问题，就不要说两句话，更不能婆婆妈妈，添油加醋。因为讲话简洁，不仅方便听众理解，也方便自己减少负担、减轻压力。
第二，通俗。即席讲话要尽可能地使用口语化的词语，尽可能避免在大众场合用专业术语，千万别为了显示自己的学问深奥而用一些晦涩之词。
第三，适当运用对偶排比句，能使听众印象深刻，便于记忆。即席讲话时，运用对偶排比句，不仅有利于听众记忆，听起来也有耳目一新的感觉，关键是自己说起来也朗朗上口。
第四，适当运用幽默和名言隽语。幽默和名言隽语在即席讲话中的运用就像炒菜加作料一样，作用很大，但不可多用乱用。要根据不同对象、不同场合合理运用，否则就会贻笑大方。
另外，即席讲话还要紧扣主题、选好切入点。明确自己的态度和观点、选择恰当的话题，那么即席讲话也就成功了一半。而作为管理者，在选择合适的话题时，以下几个原则可供借鉴：
第一，话题取熟。即席讲话最怕的就是说到一半没话说，或说不下去，但如果懂得借用可以生发新意的事物，且围绕自己熟悉和体会深刻的话题讲话，就能够有效地消除紧张情绪，打开思路，应付自如。
第二，话题惊众。讲话是为了让人听，而一个人讲得如何、水平高低，关键是要看听众的反应。因此，选择话题首先要考虑听众对此是否有兴趣、是否愿意听。也就是说，即席讲话要尽可能地选择那些与听众关系密切、能给听众以启发的内容作为话题。
第三，话题独妙。即席讲话讲得好不好、有没有水平、所讲内容有没有新意、有没有独到之处也很关键。如果你所讲的都是一些老生常谈、众所周知的事，那听众就很容易感到厌烦。因此，要在仔细观察现场、感受气氛、知己知彼的基础上确定一个好的话题。
第四，题契语境。即席讲话所选的话题还要根据所听的对象、所处的场合及在现场的具体环境中找触发点，发表自己的感想和议论，然后再一步步展开演讲的主题，这样才显得随和、亲切，没有生硬之感，也容易被听众所接受。
第117招：冷静处理突发事件，避免会场变战场
冷静的处理会场的突发事件，让会议能继续进行。不能让一个问题的爆发影响了整个会议的进程。
会上出现吵架的情况应该不是什么新鲜事，就算是在国际议会上，也会出现一些因意见相左而发生大吵，甚至大打出手的事情。而在企业会议上出现吵架之类的突发事件也是司空见惯。但突发事件的发生及处理不当会直接影响到会议的顺利进行，影响会议的效果，甚至还会把矛盾的双方公诸于众，对一个企业的发展带来较多的负面影响。因此，作为一个管理者，应做好在会议上面对突发事件的心理准备，冷静地对待会议上的突发事件，然后做出最为妥当的处理。
某公司召开月底工作汇报大会，会议刚开始，管理者张伟就此次会议的主题说明了一下，然后让与会者分别汇报这个月的工作情况。
等到小李汇报去省政府听取报告的工作时，与小李同一办公室的老周有些不服了，他打断了小李的汇报，当面质问道：“小李，你与我同在一个办公室，而且负责的都是相同的工作，平时工作我都会与你交流沟通，可是为何这次去省政府听报告的事你没跟我说一声？”
听老周这样说，小李也不服气地说：“我跟你在同一个办公室是没错，负责的工作也相同，可这并不代表我什么事都得向你汇报……”
就这样，小李和老周在会议上吵了起来。
