（3）社会环境信息。社会环境信息包括政策指导性信息、社会政治动态、经济金融信息、文化科技进步、新闻舆论热点、时尚潮流变化等等动态信息。此外，我们还要注意随时分析各种社会动态对组织的直接或间接的影响，充分利用环境中的有利因素和有利时机，及时避免环境中的各种不利因素的影响。
（4）组织内部员工信息。组织内部员工信息是指员工对本组织的决策及各项活动的看法、职工的思想状态、愿望、工作态度以及他们对组织的期望、设想和建议。组织通过对职工信息的采集和分析，可以使组织的管理工作建立在现实的基础上，克服因情况不明而产生的各种问题。
（5）市场环境信息。组织搜集市场信息是为了适应千变万化的市场环境，谋求最佳的市场策略。市场环境信息的内容有：市场的需求、供给、价格方面的信息，市场竞争方面的信息，用户意见与态度的信息，消费者心理与消费习惯的信息，其他方面的市场信息如家庭收入、技术情报等。
4.采集信息的渠道和方法。
一个组织采集信息的范围是非常广泛的，涉及许多方面。信息的广泛性，决定采集信息的渠道和方法的多样性。从公共关系角度看采集信息的渠道主要有新闻媒介的反应，政府部门和上级主管部门的提供，公关人员的社会交往和调查，专家分析，各种类型的座谈会，产品展销会、订货会，征订广告，兼职信息员等等。
采集信息的方法也是多种多样的。主要有：
（1）文献资料法。文献资料法就是从文献、档案、报纸、书刊、报表和各种报告等已有的记录材料中去搜集所需要的信息资料的一种方法。这些记录材料的来源包括：组织内部的来源，如各种报告上的业务函电，财务、产品成本记录以及报刊、杂志的剪辑、文件等；专门来源，如政府部门信息机构、情报所等机构所提供的资料；文献来源，如年鉴、工商企业名录、百科全书等。国外很多厂家非常注重运用这种方法，如日本三井物产株式会社，其总部拥有4千米长的书架、卡片柜、报栏，各种文献目录、统计期刊名录、报纸、工具书等应有尽有，这对获取信息起到了巨大作用。
（2）访谈调查法。访谈调查法是通过与被访问者有目的的谈话来搜集有关组织信息的方法。这种方法可以有多种形式，如召开座谈会、对公众进行走访、当面谈话、电话询问等。深受广大家长欢迎的儿童食品——“亨氏营养米粉”和“亨氏蛋白营养米粉”，就是美国亨氏集团与我国的合资企业通过公共关系人员召开“母亲座谈会”，在了解母亲们对儿童食品的意见和要求的基础上确定产品的配方、规格和价格之后投放市场的。白云山制药厂则通过调查，广泛听取和征求用户意见，3个月内走访了黑龙江、四川等八个省区，免费送出价值5万多元的药品，征集了1000多个单位4000多人的意见，这种方法促进与公众的关系，收到了良好的经济效益和社会效益。
（3）问卷调查法。问卷调查法就是通过书面文字，提出与组织有关的问题，向公众进行调查的方法。这是目前世界上十分流行的调查方法之一。它又可分为当面调查、通信调查、电话调查等几种方法。
（二）咨询建议
1.咨询建议的涵义。
所谓咨询建议，是指公共关系人员向决策管理部门提供有关公共关系方面的情况和意见，它是从社会公众的角度、组织形象的角度和传播沟通的角度为决策提供咨询服务的。
公共关系的咨询建议与采集信息是密切相关的。获取信息是咨询建议的前提，没有足够的信息，一切咨询和建议只能是空谈。采集的信息只有通过向组织提供咨询和建议，才能充分发挥其功能，实现其价值。
2.咨询建议的内容。
（1）为确立决策目标提供咨询建议。决策的第一步是确立决策的目标，公共关系的咨询参谋作用首先表现在为制定目标提供咨询建议。这种参谋的作用不是从技术、财务、人事等专业角度出发的，而是从社会的角度去评价决策目标的社会制约因素和社会影响效果，努力地使决策目标与公众利益和环境因素相容。特别是现代组织的决策日益专门化，各职能部门的管理人员将决策的焦点放在本部门的专业目标上，往往疏于从全局和社会的角度考虑决策可能导致的社会效果。因此，组织急需公共关系部门站在公众和社会的立场上，综合评价各职能部门的决策目标可能引起的社会问题；从公众利益的角度去观察组织及职能部门的缺陷，敦促有关部门或决策者依据公众需要和社会价值及时修正可能导致不良社会后果的决策目标，使得组织决策目标既反映组织发展的要求，又反映社会公众的需求，使公共关系本身成为整体决策目标系统中的组成部分。
（2）关于组织形象的咨询。组织形象的咨询在于诊断组织存在的问题，为塑造组织形象提出合理化的建议。组织形象的好坏是组织生存的一个重要因素。如果一个组织具有较高的知名度和较好的美誉度，那么就容易被公众所理解和支持。
此图示为组织形象地位评估图，它表明组织不同形象的四种情况。这种方法以知名度和美誉度作为衡量组织形象的主要指标，综合分析公众意见，测定组织的实际社会地位。
第一象限表明高知名度、高美誉度。处于这种形象地位，说明组织的公共关系处于最佳状况，是公共关系工作努力追求的目标。这是组织具有强烈的公共关系意识和不懈努力工作的结果，组织要维护和巩固已经取得的良好形象。
第二象限表明低知名度、高美誉度。处于这种形象地位，说明组织公共关系具有良好的发展基础，组织在社会上获得了一定声誉。这时公共关系工作的重点是在维持美誉度的基础上，提高知名度。
第三象限表明低知名度、低美誉度。处于这种形象地位，说明组织公共关系工作需要从“零”开始。它表明组织的公共关系状态并不理想，首先应从树立组织的信誉入手，之后再逐渐提高知名度。
第四象限表明高知名度、低美誉度。这种形象地位，说明组织公共关系处于“臭名远扬”的恶劣境况。组织信誉和形象遭到严重损害，其公共关系工作首先要降低已经形成的坏名声，挽救组织声誉。
总之，公共关系人员要全面搜集公众对组织形象的信息，在慎重分析后，及时向组织决策层提供参考，从而帮助组织决策。特别是当组织形象受损时，公共关系人员更要及时反映现状，提出建议，改善组织形象。
（3）提供关于市场动态和公众意向的预测咨询。在科技和商品经济飞速发展的现代社会中，市场日新月异，变化极快，公众的心理状态、趋向也在不断变化。能否迅速预测、把握市场变化动态和公众意向的变化趋势，决定着一个组织的生存和发展。因此，公关人员要凭借自己丰富的经验和广泛的活动，根据已获得的大量信息，进行科学的分析，预测市场变化趋势、公众的心理及意向，向决策部门提出建议咨询。而决策部门只有在掌握这些信息的基础上，才能作出适应时代潮流和“领导”时代潮流的战略决策。如前些年，美国市场开发人员发现，在美国25-40岁的男女中，相当多的人是单身，又是各行各业的骨干，因而工作紧张，时间观念强。他们挣钱多，重视体形和仪态，舍得花钱。这类人对食品的要求是方便、低热能、营养好、味道好，这实际上也反映了一般人对食品要求的趋势。一家食品厂搜集到这些信息后设计出一种食品盒，只要把它放进微波烤炉，2分钟后即可取出，成为美味可口的快餐。这种食品盒符合消费者心理发展的趋势，投放市场后销路很好。
（4）为决策提供各种建议。在组织与公众的关系紧张，并有发生摩擦的苗头时，公关人员要以积极的态度和进取的精神，为组织出谋划策，协助有关部门协调好关系，以防发生失误，使组织形象受到损害。
3.咨询建议的形式。
（1）成立咨询服务部。咨询服务部是组织的智囊团，其主要任务是向组织提供各种咨询建议，为领导科学决策发挥参谋作用。如广东对外经济贸易总公司曾为广州人民造纸厂提供是否引进一套造纸设备进行的咨询，通过认真比较，分析国际行情价格，结果为国家节约外汇100万美元。
（2）帮助组织选择决策方案和活动的动机。公共关系的咨询作用表现在运用公共关系手段，为决策者评价、选择和实施有关的决策，特别应注意决策方案在经济效益和社会效益方面的统一和协调，敦促决策者重视决策行为的社会影响和社会效果。同时，调动公共关系手段，广泛征询各类公众对象的意见，促进决策过程的民主化和科学化。
组织要提高知名度，就必须多参加和举办各种各样的公共关系活动，如举办记者招待会、商品展销会、博览会、策划新闻稿件等。公共关系人员可根据自己的实践经验，为组织选择适当的时间、地点和方式参与这些活动，通过活动，使组织广结良缘，提高声誉。
（3）参与决策。公共关系人员不仅要向组织提出一般的咨询建议，而且要尽可能参与决策。为领导决策提供必要的信息和建议，直接影响决策过程，这才是公共关系咨询建议的最高形式。公共关系人员要努力开展工作，在决策之前，要广泛征询内外公众意见，获取全面信息，以供决策者参考，使决策方案具有较强的社会适应性和应变弹性，并争取通过决策方案较完整地反映出公共关系人员的工作成绩及其思想，引起领导层的重视，为公共关系人员更多地参与决策活动提供机会。
（三）传播沟通
公共关系在组织经营管理中发挥着传播沟通的作用，即通过各种传播媒介，将组织的有关信息及时、有效、准确地传播出去，争取公众对组织的了解、信任与好感，树立良好的社会形象。
1.传播沟通的方式。
这个模式表明：信息来源是组织；传播的内容是实现组织公共关系目标的信息；传播渠道是人际传播媒介、大众传播媒介等；传播对象是组织所面临的公众；组织根据反馈的信息不断调整、修改下一个传播计划。这些工作的目的是树立组织的良好形象。
2.传播沟通的特点。
（1）双向性。公共关系传播沟通的最大特点是它的双向性，不仅单方面向外界发布信息，而且注意搜集、反馈外界的信息，以便监测环境，并对外界的变化随时作出反应。
（2）广泛性。当今社会，一个组织如不尽最大努力让尽可能多的公众了解自己、支持自己，那就意味着把自己封闭起来。因此，任何一个社会组织，在它的宗旨、政策、产品、服务等刚刚推出，别人还不十分了解的时候，就应开展传播工作。通过新闻媒介进行广泛的宣传活动，让“社会公众知道”，这样才能够打开局面，并最终获得效益。如证券交易所刚出现时，其业务内容是大多数人所不熟悉的，但通过媒介的传播沟通，很快就门庭若市了。
（3）及时性。社会组织与其内部、外部公众始终是处在既对立又统一的状态中。公共关系不是谋求无矛盾的境界，而是致力于化解矛盾、协调关系，通过双向沟通达到平衡。如目前企业普遍进行的人事、用工分配制度的改革，必然会触及一些人的切身利益，引起新的矛盾，这时组织者及时进行宣传教育就显得十分重要。一方面他们要把组织的政策向员工解释，理顺员工情绪；另一方面又要把员工合理的意见和要求反馈到决策层，对现行政策进行必要的调整与修改，这时传播沟通的及时性就显得很重要，如果忽视了及时沟通，只能使矛盾扩大升级，影响全局。
在组织危机公关中，对影响组织声誉和根本利益的重大事件或重大事故发生的时候，传播沟通的及时性尤其显得重要。
传播沟通还强调准确性、公开性和真实性。1992年3月22日18点40分，全世界都在关注着中国发射“澳星”，这是中国航天史上重要的一页。全国数以亿计的观众盼望看到“澳星”发射成功的画面，但实际上他们目睹了惊心动魄的令人惋惜的一幕——首次“澳星”发射没有成功。面对这一突如其来的异常事件，现场采取了冷静、妥善的处理，及时、公开、真实地进行了报道，把“澳星”中止发射的原因作了准确的说明，特别是公开介绍了火箭本身的计算机自动关闭控制系统，在事故发生的瞬间有效地实施关机，保证了火箭的安全，保住了“澳星”。这样广大公众既知道了事故的概貌，又了解了我国航天技术先进的一面，从而坚信“长二捆”火箭以后一定能发射成功。
3.传播沟通的方式。
（1）人际传播。人际传播指的是人与人之间的交流沟通，包括双方处于同一空间，彼此面对面的交谈、交往；也包括彼此不见面，在电话、电报等书信中的沟通。这种传播沟通的优点是：
第一，使人感到真挚、亲切，容易建立感情。第二，信息真实，不易“变形”和“走样”，说服力强。人们常用“亲眼所见”、“耳闻目睹”来强调信息的可信性。第三，信息反馈及时。由于直接交往，发出去的信息可以及时的反馈，传播者可通过对方的姿态、动作、表情及语言等了解信息发出后对方所引起的反应，并据此来检查自己的传播行为，纠正偏差，强化效果。
人际传播这种方式在树立形象上有它特殊的功效。人们往往把自己的亲身体验相互传播，无论是好事还是坏事，常常一传十，十传百，有时比官方发布正式消息的作用还要大。比如西方国家总统竞选时，总统一定要与选民直接接触，沟通与选民的感情，达到改变其态度、影响其行动的目的。再如，服务性企业强调“微笑服务”，就是为了通过人际交往，树立良好形象。因此，任何组织都应该充分利用人际传播这种方式，直接与广大公众沟通。具体的形式是多种多样的，例如：
对话活动。就公众关切的问题，组织有关人员直接征询公众的意见，回答公众的问题，解释有关政策和行为，寻求共识。
举办开放日活动，即组织机构定期向公众开放，进行接待公众的参观、咨询、投诉、来访等活动，增进了解。
另外，还有信访和热线电话、互访活动、会议交流等。
（2）组织传播。组织传播指的是组织和其成员、组织和其所处环境之间的沟通交流。我们每个人都是生活在组织之中的，组织内部成员的关系和谐与否，组织与组织之间的关系和谐与否，关系到组织的健康发展。组织的形成本身就有赖于传播活动，没有传播，就无法形成组织。组织传播一般有三种形式，即上行沟通、下行沟通与平行沟通。
第一，上行沟通，是自下而上的沟通形式，是员工向上级领导反映情况、汇报工作、提出建议的正常渠道。上级领导主动搜集信息、征求意见、听取汇报也属于上行沟通。上行沟通最好采用“直通”的方式，减少间接的传递，避免出现失真和误时等现象。
