应用文写作对选材的要求有以下几点。
1．准确性
所谓准确性，就是真实、可靠。因为作者从不同地方、通过不同渠道搜集来的材料可能真假并存，这就要求仔细地甄别，去粗取精，去伪存真，有选择地运用到文章中去。道听途说，似是而非，想当然，图省事，就可能导致所选材料失实。而材料失实，主旨就立不起来，文章就失去价值。
2． 代表性
所谓代表性，就是材料要具有典型性和说服力，既有共性又有个性，能够起到以一当十的作用。如《大自然的语言》在说明物候的变化时，举了 “北京”和“南京”的例子，并把二者加以比较，以说明物候变化的规律。这两个材料就很有代表性。一个是北方的代表，一个是南方的代表，选择这两个地区的物候现象作材料，读者也比较熟悉，能收到加深印象的效果。
3. 新颖性
所谓新颖性，就是材料新鲜，有活力，它包括新近发生的事情、有鲜明时代特征的材料、别人没有用过或很少用过的材料。
新鲜的材料，才能表现新鲜的思想。写文章，切忌运用别人用滥了的陈旧材料。当然，并不是说老材料不可以运用。老材料可以改造，或者改变角度，或者巧妙地与现实结合，使它产生新意，变成新材料。
4．针对性
射箭要看靶子，宣传要看对象，写文章要针对读者的情况来选择材料。要选择与读者生活经历、文化教养相适应的材料。
材料选好了，还要合理、巧妙地运用，要用得恰到好处。材料运用得好，不仅能够很好地表现主旨，而且能增加文章的美感；运用不好，不仅影响主旨的表现，而且影响形式上的美。
四、应用文的结构
结构是指文章的内部构造，表现在写作过程中就是对材料的组织安排和谋篇布局。如果把主旨比作文章的灵魂，材料比作文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。结构的设置使凌乱的材料有序地排列起来，使零散的材料之间有了一种内在的逻辑联系，使材料本身隐含的意思明朗化。与一般文章结构不同的是，应用文的结构是经过长期的应用实践，不断地发展和完善而逐渐固定下来的。应用文结构的相对稳定和约定俗成，使写作更快速，阅读更便捷，处理更方便，有利于提高工作效率。
相对于一般文体和文学作品来讲，应用文的结构要简单得多。这是由应用文的主旨单一、篇幅简短、读者对象明确和格式约定俗成等多种因素所决定的。正因为如此，应用文结构的构成要素相对来讲要少一些和简单一些。一般来讲，一篇完整的应用文由开头、主体、结尾和标题四个部分构成，但也有一部分应用文没有标题或不用标题。
（一）开头
很多人写文章不知道怎样开头，这是拿到题目后常常打不开思路的一个主要原因。怎样开头，实际上就是考虑文章从什么问题写起，从哪个角度下笔的问题。应用文的开头担负着统领全文，揭示主旨或提示全文内容的作用。应用文的开头方式主要有以下几种。
① 概述式。概括叙述基本情况，提出基本问题，交代事情发生和发展的基本过程；说明事情发生或问题提出的背景，强调某种做法的实际意义等。这种开头，多用于调查报告、简报、总结、会议纪要等。
② 目的式。开头以简明的语言，直接说明写作的目的和意义，常用介词“为”、“为了”领起下文。这种开头常用于情况通报、通告、通知、意见等文种。
③ 根据式。开头引用上级指示精神或有关法律、法规，或根据对方来文，或针对存在的问题及突发事件等行文。常以“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文。这种开头方式多用于报告、批复、条例、通知等。
④ 提问式。提问式是开门见山地提出问题，引起人们的思考，然后引出正文。这种开头方式能引起读者的注意和思考，常见于调查报告、学术论文的写作。
⑤ 说明式。说明式开头先对要写的对象的背景、情况做一些说明，在此基础上引出正文。开头常用“由于”、“鉴于”、“因为”等词领起下文，也可以简述发文原因，再引出写作目的。这种开头多见于调查报告、新闻、通讯、广告等。
（二）主体
主体是指应用文的主干部分。在考虑这部分的结构安排时，要紧紧扣住主旨，条理清晰地逐层展开述说，把有关事项的基本情况、表现出的问题、处理问题的要求、措施、办法或者处理结果、成效、经验、教训等叙述清楚。应用文主体部分的写法没有固定的模式，作者可以根据主旨表达的需要灵活处理。应用文主体部分层次的安排，经常采用以下几种形式。
① 时序式。时序式是指按时间的推移或按事物发展演变的过程来安排结构。先说什么，后说什么，要依据各部分内容的内在联系而定，前后各项次序不能颠倒。总结、调查报告、情况通报等常用此种方式。
② 递进式。递进式是指内容之间的意思一层更进一层，层层深入，各项之间的顺序不可颠倒。经济活动分析报告、意见、报告、议案等常用这种方式。
③ 总分式。总分式是总述与分述的层次关系。具体运用此方式时，可以是先总提，后分述的“首括式”安排；也可以是先从几个方面分述，最后总括。简报、调查报告、总结、述职报告等常用这种方式。
④ 并列式。并列式是指文章各层意思无主从关系，但并列而有联系，共同表达主旨或论点。并列式的层次安排有三种情况：一是按空间的分布或场面的转换安排层次，如综合性简报、调查报告、情况通报等，常把不同地区、不同部门的动态情况，按同一主旨，采用并列结构的方式进行具体陈述；二是按材料的性质归类安排层次，如调查报告、总结、经济活动分析报告等，常按材料的性质分为几个层次；三是按中心论点的若干侧面，提炼出几个分论点，从不同的角度分别加以论述。学术论文等常用此方式。
（三）结尾
结尾是文章的总收。应用文的结尾方式主要有以下几种。
① 总结式。总结式是对文中的主要观点或问题，加以归纳总结或再次重申，得出结论，点明主旨，以加深人们的印象。 这种结尾方式多用于总结、调查报告、通报等。
② 号召式。号召式是在结尾处提出希望、发出号召，目的是要人们行动起来，完成文中所提出的任务。这种结尾方式多用于决定、会议纪要等。
③ 说明式。说明式主要是指对主体部分的未尽事宜作一些补充说明，或者对与内容有关的问题作一些必要交代。这种结尾方式多用于公告、通报、通告、规章制度等。如“本通告自发布之日起生效”、“本通知精神，适用于政府机关和事业单位”之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。
④ 惯用式。惯用式多用于公文的结尾，包括上行文中的祈请式，如“妥否，请审查批示”、“以上意见，如无不妥，请批转各地执行”等带有祈请意思的语句，作为公文的结束语；下行文中的期望式，如“特此公告”、“希遵照执行”、“希参照执行”等带有期望意思的惯用语句作结尾。
⑤ 呼吁式。呼吁式的结尾主要是以呼吁的方式说明所谈问题的重要性和迫切性，以引起有关方面的高度重视。这一结尾方式具有深化主题的作用。
⑥ 强调式。对文中提出的问题作强调说明，以引起重视，督促贯彻执行。
（四）标题
应用文的标题，要求充分体现主旨，有的标题还有规范要求，这与文学作品形式多样、灵活多变的标题有着明显的不同。应用文的标题通常有以下三种形式。
① 公文式标题。这类标题程式性强，表达直接而少变化，主要用于公文。
② 新闻式标题。新闻式标题通常又称文章式标题，可分为单标题和双标题两种形式。单标题即单行标题，通常有三种形式：一是主旨式，即标题直接揭示应用文的主旨；二是事实式标题，即标题概括地反映出文章所写的主要事实或情况；三是问题式标题，即标题提出问题，明确应用文的写作目的。
双标题是由正题和副题两部分构成的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多地突出文章主旨，副题则对正题起补充作用，常常说明应用文的内容范围和文种，如 《重技能 轻素质 高校课程设置问题多——关于高校课程开设情况的调查报告》。
③ 论文式标题。这类标题或表达文章的观点和内容，或点明所论述的范围，如 《高校人文素质教育必须加强》。
应用文的开头、结尾方法和主体层次的结构方式远不止以上几种。这里列举出几种常见的方式、方法，目的是希望借此举一反三。在写作实践中，要不断地摸索，推陈出新。只有这样，才能写出更新、更活、更具实用价值的应用文。
五、应用文的表达方式
写文章，材料选好了，主旨明确了，对整篇文章的结构布局也有了构思，接下来的工作就是付诸笔端了——用适当的表达方式把文章的内容表达出来。
常用的表达方式有记叙、描写、议论、说明和抒情五种。在常见的五种表达方式中，应用文写作主要运用记叙、说明和议论三种，抒情和描写在应用文写作中偶尔使用。
（一）记叙
记叙是写作中最基本、最常见的一种表达方式，它是作者对人物的经历和事件的发展变化过程及场景、空间的转换所作的叙说和交代。这一表达方式在应用文中主要有三个作用：一是介绍人物的经历和事迹；二是陈述事件发生、发展的过程；三是为议论提供事实论据。
记叙是主要用于写人、记事的一种表达方式，而事物本身是错综复杂的，加之作者因追求表达效果所作的调整和变换，使得记叙的方式多种多样。《汉文正典》说记叙有十一种，清代刘熙载又概括为十八种。实际上，应用文写作中经常使用的就三种。
1．顺叙
顺叙是按照人物成长过程或事件发生、发展、结局的先后顺序进行叙述，是一种最常用的叙述方式。顺叙有两种：一是按人物成长或事件发生、发展的时间顺序叙述；二是按人物活动或事物发生、发展的空间顺序叙述，如由远及近、从上到下、先内后外等。顺叙的好处在于使文章条理清楚，脉络分明，有头有尾，能突出事物发展变化的过程，读起来顺当。运用顺叙必须善于剪裁，做到详略得当、主次分明，不可平均使用笔墨，力避平铺直叙和记流水账。
2．倒叙
倒叙是先把事件的结尾或某个最突出的片断提到文章的开头叙述，然后再回到“顺叙”，按事件的发生、发展顺序一一道来。倒叙并非是把整个事件倒过来叙述，而是把某个部分提前告诉读者，完整的故事仍按顺叙来写。倒叙的部分常常是最重要的部分或最精彩的部分。运用倒叙可以使文章中心突出，造成悬念，渲染气氛，形成波澜，产生引人入胜的效果，避免结构上的平铺直叙。如鲁迅的小说《祝福》先写祥林嫂的死，然后回过头来叙述祥林嫂的经历。使用倒叙必须根据表达的需要，切不可片面追求奇特的效果，为倒叙而倒叙，矫揉造作，故弄玄虚。另外，还要注意由“倒”到“顺”的转换，做到交待清楚，衔接自然。
3．插叙
插叙是作者有意将正在进行的叙述中断，插入另一段叙述，插入的叙述结束后，再继续原来的叙述。插叙可以起到丰富情节、扩展内容、交待人物、说明因果、联结关系、造成波澜、深化主题等作用。插叙的内容必须与原叙密切相关，不能喧宾夺主，还要注意处理好插叙与顺叙之间的衔接、过渡和照应。根据插叙内容的性质可分为追叙、补叙和逆叙三种：追叙所插叙的内容是对过去的人、事、物的追忆；逆叙所插叙的内容是由近及远、由今及古的回溯；补叙是在叙述过程中或在叙述的末尾，对情况或事件作某些解释、说明或交待。
（二）说明
说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、构成、功能等解说清楚的一种表达方式。被解说的对象，有的是实体的事物，如山川、江河、花草、树木、建筑、器物等；有的是抽象的道理，如思想、观点、概念、原理等。我们在一般文章中所能见到的说明方法不下二十种，但在应用文写作中经常用到的也就以下几种。
1.下定义说明
下定义是指用精练、简洁的语言对某一事物的本质属性或某一概念的内涵作出确切说明的方法。其特点是既能使读者对被说明的对象有一个明确的本质的了解，又能使读者将该事物与其他事物区别开来。如恩格斯给“人”下了一个准确、科学的定义：“人是能制造生产工具的动物。”这个定义，揭示了人和其他动物的根本区别。用定义说明法时要注意“被定义者”和“定义者”的外延相等，否则就成为不科学的定义 。运用下定义的方式，可以是先下定义，再根据定义作具体说明；也可以先作具体说明，最后概括成定义。
2.诠释说明
诠释说明是对事物或概念进行解释的说明方法，常和下定义说明法联合起来使用，先下定义，然后诠释说明，使读者对事物或概念既有概括的认识，又有具体的了解。如《辞海》中对“水”的说明，先用“水，氢和氧的最普遍的化合物，化学式H2O”一句下定义，然后对定义没有包括进去的水的其他特征、状态、分布、沸点、冰点、密度、热容量和溶解性能等其他特征一一解释说明，使读者对水有一个完整全面的认识。诠释说明有三种方式：一种是与行文融为一体；另一种是穿插在行文中间，用括号或破折号标出；还有一种是在当页下端或文章末尾与行文隔开，这种诠释一般用于说明写作目的、背景、出处和释义等。诠释与定义不同，它不要求对概念作完整的界说，只要求揭示概念的一部分内涵即可。
