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第14章 流程确保执行——流程管理促实效(1)

严格按企业制度办事

军队是最典型的依靠严密的制度与严格的纪律来运行的组织,如西点军校。从西点毕业的学员都对西点的规章制度印象深刻。他们认为是西点的制度造就了西点,或干脆认为制度是整个体系的核心。而规章制度在西点确实举足轻重。

对于企业来说,制度是实现目标的必要条件。在制度建设中要坚持这样的要求:有制度,就要坚决执行制度;制度不合理,就要先执行再完善;没有制度,就要建立制度再执行。

职场魔方:

谷振明是一家网络公司的技术总监。由于公司发展方向改变了,所以他觉得这家公司不再适合自己,于是决定换一份工作。以谷振明的资历和他在IT行业的影响,加上原公司的实力,他找份工作并不是件困难的事情。很多家企业早就盯上他了,以前曾试图挖走他,可都没成功。

这一次,谷振明自己想离开,而且很多公司都提出了令人心动的条件,但是在优厚条件的背后总隐藏着一些东西。他知道这是为什么,但是他不能因为优厚的条件就背弃自己一贯的原则,因而拒绝了很多家公司对他的邀请。最终,他决定到一家大型的企业去应聘技术总监。这家企业在全国乃至世界都有相当的影响,很多IT人士都希望能到这家公司来工作。

给谷振明面试的是该企业的人力资源部主管和负责技术方面工作的副总裁。对于谷振明的专业能力,他们无可挑剔,但是他们提到了一个令谷振明很失望的问题。

“我们很欢迎你到我们公司来工作,你的能力和资历都非常不错。我听说你以前所在的公司正在着手开发一个新的适用于大型企业的财务应用软件,据说你提了很多非常有价值的建议,我们公司也在策划这方面的工作,所以你能否透露一些你原来公司的情况,你知道这对我们很重要,而且这也是我们看中你的一个原因。请原谅我说得这么直白。”副总裁说。

“你们问我的这个问题令我很失望,看来市场竞争的确需要一些非正常的手段。不过,我也要令你们失望了。我必须遵守原来企业‘不得泄露公司机密’的规章制度,即使我已经离开,可是任何时候我都必须这么做。与获得一份工作相比,严守制度对我更重要。”谷振明说完就走了。

没过几天,他收到了来自这家公司的一封信。信上写着:“你被录用了,不仅因为你的专业能力,更因为你忠于公司,严守制度的精神。”

制度面前,人人平等。公司的每个员工都应该毫无条件地遵守公司的规章制度。严守公司机密,既是一个人遵守公司制度的表现,又是一个人高尚的道德品质的体现。一个不尊重企业制度、不遵守企业纪律的人,不可能是一个有团队精神的人,也不可能是一个对企业负责的、能高效执行任务的员工。目无制度、不守纪律者的言行不仅会害了企业,而且还会给他人、给社会带来恶劣的影响。

一个企业一定要培养员工的规则意识,让他们严格遵守企业的规章制度,把企业的规章制度落实到位。

遵守规章制度是企业正常运行的基本保障,而规范操作则是提高企业员工执行力及组织运行效率的根本手段。

点石成金:

企业员工必须严格遵守企业制度,按规章制度办事。要做到这一点,可以从这两个方面做起:

1.不允许的绝不做

现代企业管理从根本上说就是制度管理。在一个成熟的企业里,制度既是办事的标准,又是管人的准则。正所谓没有规矩,不成方圆。每一个企业都是依靠合理的制度和运营机制来规范员工行为的。明确的岗位条例可以让大家知道哪些事能做,哪些事不能做,应该做什么,怎么做,又怎么能做好。对于企业管理制度不允许的事情,无论是员工还是领导,都不要做。

2.按制度执行

我们往往缺的不是制度,而是制度的执行力。打了卡,然后去吃早餐;晚上打了加班卡之后,回去睡觉;借着工作的名义办私人的事情;顶着公司的制度做一些违章违纪的事情……这些都是不被允许的事情。

量化标准,让工作更具可操作性

执行到位是一个大的纲领。那么,具体怎么才能执行到位?不要总说应该怎么办,而要表明到底怎么办。这个“怎么办”指的就是可操作性。执行方案的可操作性,是执行力提高的关键。

职场魔方:

海尔的员工手册把如何与人握手、如何递名片、如何掌握工作的基本操作手段等都详细列了出来。这样一来,海尔就将操作性落实得极为具体。

手册中让人印象最为深刻的是个人每天必须反省的四个内容:

1.为用户增值在哪里?

2.为企业增值在哪里?

3.个人增值在哪里?

4.应该警示和避免的问题:

(1)工作中的自以为是

我们现在已经比别人好,所以出现问题是不可避免的;部下已做好,现在没问题了;这件事我已经通报处罚了,问题已经解决了;这个是某某提供的,他是我们部门专门负责此事的人,数据肯定不会错。

(2)工作中敷衍了事

我已经给部下安排好了;我现在非常忙,没时间去管这件事;这个问题是某某负责的,我不清楚;这个问题部下已经向我汇报了;现在制度规定这样,所以我只能这样做。

简洁明了的操作步骤能够让人执行起来更加得心应手。可见,海尔的执行之所以做得很好,是因为他们强调工作的可操作性。

在很多公司的管理中,领导会强调用简单的管理规章、一看就比较明了的内容、篇幅不太长的形式来进行有效管理。从理论上说,这种管理规章是所有企业一直追求的管理规章制度。为什么呢?一看就明白,可以提高效率;篇幅少,可以减少学习的时间。在量和质上都达到这个要求,似乎就是最佳的方案。但是,这种管理思想一般缺乏可操作性,因为理论上比较完美的东西,执行起来往往难度很大。

点石成金:

简单的操作步骤执行起来往往更让人得心应手。操作性越强,执行起来就越容易到位。对此,我们应该做到:

1.尽可能用简单明了的语言,单句文字尽量控制在8个字以内。

2.在面对原则性的条款时,要有解释,对原则性的范围进行相应的阐释。对于有歧义的文字,要坚决不用;若非用不可,要将想表达的意思阐释清楚;对于一些专业术语,要用口语进行解释。

3.方案的篇幅尽可能长些。这个长并非为了长而长,而是对一些细节、一些可能出现的危机以及危机的解决方法、由于理解偏差而造成的损失、各条例的使用范围和期限进行必要的说明和解释。

4.在成熟型企业的管理中,最大的问题是风险控制。所以要降低内部效率损失,降低歧义和解释不清带来的经济效益损失,以避免企业日后成为风险的集中地。

5.对于下达的每一个命令,公司都要对员工进行相应的培训和必要的阐述。对于新员工,公司宁可多花两天时间对他们进行公司条款的详细培训,也不能仅仅告知其原则性问题,而忽略概念的阐释,否则就可能增加由于执行出现偏差而带来的风险。

学会统筹,让工作系统化和程序化

有人说:“一家企业应该有两本书:一是红皮书,称为战略;一是蓝皮书,称为战术,也就是标准作业程序。”战略是作战时的指导性纲领,可以大而全,高而玄,可是战术却一定要细化和量化。如果战术发挥不出来,那么战略就不可能达到目的。通常,战略是一项指导性的纲领,是一个框架,它的执行靠战术;而战术的每一个流程、支撑、动作、支持,都是一个细节,都需要系统化和程序化。

职场魔方:

一位老板发现,公司里很多新员工成长得特别快,往往在一两个实际的项目后他们的技术熟练水平和效率就赶上甚至超过了很多有多年工作经验的老员工。于是,他就留心观察和分析,把那些成长快的员工身上的特质与那些老员工的进行比较。他发现,那些老员工虽然工作了多年,但是他们的工作效率还是很低,随意性也比较强,因此,他们工作过程中的随机问题很多,各个环节之间衔接得不好,所以就造成他们有的时候忙得四脚朝天,有的时候百无聊赖。而那些成长快的新员工会对每次遇到的工作进行分析总结,对工作处理的过程进行记录,然后再将工作系统化、程序化。在建立个人的工作系统之前,他们坚持三个原则:规范、认真和研究。

对于每一件小事,他们都会用认真的态度、规范的方法去研究和做好,将其形成系统,因而取得了较大进步。

执行程序化告诉我们要先做什么,后做什么,有章可循,有条不紊。虽然这样看上去有些死板,但对于执行是很有效的。

当今社会,头脑不清楚,办事无方法的人没有立足的余地。只有学会系统化、程序化地工作,才能忙而不乱,做事规范、有条理,才能力保每个环节不出问题,环环紧扣、有条不紊,有层次、高质量地完成工作。

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