电算化会计核算基本流程★★★★
账务处理模块基本操作★★★★★
其他会计核算软件功能模块的操作★★★★
计算机基本操作要求★★★
考点归纳解读
考点一电算化会计核算基本流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大的差别。实际工作中，单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
1.编制记账凭证
编制记账凭证可以采用以下几种方式：①手工编制完成记账凭证后录入计算机；②根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章；③由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据，采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
2.凭证审核
负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。
3.记账
记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地登记到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。
电算化会计核算流程中的记账有以下特点：
（1）记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；
（2）同时登记总账、明细账和日记账；
（3）各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
4.结账和编制会计报表
手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制会计报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成的。
考点二账务处理模块基本操作
（一）系统初始化
系统允许以两种身份进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员的身份进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理以及对该账套操作员权限的设置等。
1.设置操作员及权限
设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。
（1）增加操作员
增加操作员时，必须指定操作员编号、姓名、定义并确认操作员口令。
①操作员编号（ID）：用来标志所设置的操作员，操作员编号必须是唯一的，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复；
②操作员全名：操作员姓名，是操作员登录各系统时的用户名，内容不能为空；
③部门：操作员所属部门，部门内容可以不填；
④口令：操作员登录系统时使用的口令。
（2）修改和删除操作员
设置的操作员一旦登录过系统，便不能被修改或删除，所以“修改”和“删除”只能对未启用的操作员进行，另外还可以设置操作员处于“有效”（启用）或“无效”（注销）状态。
2.建立账套
建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先应根据企业的具体情况设置基础参数，其次软件通过这些基础参数自动建立一套账。
首次使用系统时，应先进行账套参数设置。主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。
（1）设置账套信息
①账套号：用来输入新账套的编号，账套号为3位，唯一且必须输入。
②账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。
③账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径。
④启用会计期：新设置账套被启用的时间。
⑤会计期间：是指确定会计月份的起始日期和结账日期。
（2）设置单位信息
单位信息用于记录本单位的基本信息。主要包括单位名称、单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。
3.设置会计期间
会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。单位可以根据单位的实际情况自行设定。
4.设置记账本位币
包括设置本位币代码、本位币名称等。
5.设置会计科目
会计科目设置要求完成下列操作：
（1）设置会计科目编码。科目编码必须唯一，必须按其级次的先后次序建立，科目编码用数字、英文字母等表示，避免用如&；；、@、空格等其他字符。
（2）设置会计科目名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。
（3）设置会计科目的余额方向。
（4）设置数量核算科目。设定需要进行数量核算的科目，以及数量核算计量单位。
6.录入科目初始数据
期初余额录入是将手工会计资料录入计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。
期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。
（1）总账期初余额录入
对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入期初余额。
（2）辅助核算科目期初余额录入
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
7.设置辅助核算项目
定义并对往来单位、部门、项目进行编码。设置使用的凭证类别一般划分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。
8.设置外币币种及汇率
9.设置凭证类别
通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：①记账凭证；②收款凭证、付款凭证、转账凭证；③现金凭证、银行凭证、转账凭证；④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；⑤自定义凭证类别。
某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制，系统提供五种限制类型：①借方必有；②贷方必有；③凭证必有；④凭证必无；⑤无限制。
（二）日常账务处理操作
（1）录入记账凭证。录入凭证时，应首先选择凭证类型，输入制单日期，凭证按月份凭证类型自动连续编号；然后依次输入附件数、摘要、会计科目、辅助核算信息、金额等，其中，会计科目要求输入末级明细科目。录入完成后，要保存已录入凭证。
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。
①凭证头内容：凭证类别、凭证编号、制单日期、附件数。
采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期；凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
②凭证正文内容：摘要、科目、辅助核算信息、金额。
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空；科目编码必须是末级的科目编码；金额不能为零；红字以“-”表示；可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置；不能确定的辅助核算信息可不输入。
③具体操作：增加一张普通凭证、增加一张有辅助核算信息的凭证。
（2）记账前凭证修改。对于记账前的机内错误会计凭证进行修改。在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可以修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。
（3）凭证审核。只有经过审核的记账凭证才允许记账。审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符、会计分录是否正确等。
提示：①审核人必须有审核权；②作废凭证不能被审核，也不能被标错；③审核人和制单人不能是同一个人；④凭证一经审核，不能被修改或删除，只有取消审核签字后才可以修改或删除。
具体操作：①更换操作员；②审核凭证。
（4）记账凭证查询打印。输入一定的条件，查询相关记账凭证并将其打印输出。用户不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。
（5）凭证汇总。将记账凭证按照一定的范围、条件进行汇总。
（6）记账。在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
注意：①第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账；②上月未记账，本月不能记账；③未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围；④记账过程中一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账；⑤对审核后的记账凭证完成记账工作。凭证记账后就不能进行修改，如果发现凭证有错，只能用冲销凭证的方法进行修改。
（7）账簿查询。会计凭证记账后，输入一定的条件进行查询，查询的结果可以屏幕显示，也可以打印输出。要求查询的账簿包括明细账、总账、日记账等。
（三）结账
在会计期末，对指定月份进行结账；如果该月有尚未记账的凭证，则不允许结账；上一个月未结账，下一个月不能记账；结账后，不能再输入当月的记账凭证。
计算机结账不仅要结转各账户的本期发生额和期末余额，还要进行一系列的电算化处理，检查会计凭证是否全部登记入账并审核签章、试算平衡、辅助账处理等。与手工相比电算化结账工作更加规范，结账全部由计算机自动完成。
结账工作需要注意的事项：①由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。②结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记入账，只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。③结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功，则做月结标志，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做出相应的调整。④年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（数据文件包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额。同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。⑤跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度1月份的凭证；单位可以根据具体情况，将结账环境设置为在上年未结账的情况下不允许输入本年的凭证。⑥结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。
（四）编制会计报表
编制会计报表一般要求数据真实、计算准确、内容完整和报送及时。
1.报表的基本结构
报表的基本结构包括表头、表体、表尾。
2.报表单元
单元是构成报表表体的基本元素，分为固定单元和变动单元，每一个单元都有自己的地址、内容和格式。
（1）单元地址通常以行列坐标编号并遵照Excel命名规则，如C2、B5等；报表单元具有唯一性，每个单元只能填写一个数据，从而使单元实质上成了一个变量。
（2）单元内容即会计报表的数据，它可以是数值型数据、字符型数据，也可以是一个计算公式（一般以“=”开头）。
（3）单元格式。单元数据的显示或打印输出的格式。
3.报表的编制方式
（1）预置报表。系统预先设定格式和取数关系的报表，由专用报表模块生成。
（2）自定义报表。根据用户定义而生成的报表，由通用报表系统生成。
4.报表系统的主要功能与操作流程
（1）报表系统的主要功能
报表系统的主要功能包括文件管理、报表定义、数据处理、报表输出、合并报表和其他功能。
（2）报表处理的操作流程
编制报表的处理方法是先定义后生成。报表定义相当于系统初始设置，对一个具体报表而言定义是一次性操作，只要格式和取数关系没有改变，其定义就无须修改，所以一张报表的定义往往是一劳永逸的。当然，报表的生成和输出却是经常性的操作，不过这种操作相当简单。
（3）报表的格式状态和数据状态
①格式状态
在报表定义时一般选择格式状态，在格式状态下只能看到报表的格式、固定单元的内容以及变动单元的计算公式，而看不到变动单元的具体数据。
②数据状态
在报表数据处理时应该选择数据状态，数据状态下不能看到报表的单元公式，也不能修改报表的定义，但能看到一张完整的报表，包括报表框架和具体的数据。
5.报表数据的定义
报表数据指表格单元的内容。单元分固定单元和变动单元，其中固定单元的数据一般是在报表定义时直接输入的，它们是固定不变的，输入之后通常不需要修改。
（1）变动单元的数据
变动单元的数据一般为数值型数据，主要有取自账簿或其他报表的数据、计算生成的数据、系统外部数据。
