（三）新闻发布会中的注意事项
1.主持人要充分发挥组织好会议的作用
主持人要以庄重并富有感染力的言谈活跃会议气氛，引导记者踊跃提问。当记者提问离题太远时，主持人要善于巧妙地将话题引回主题；当会议出现紧张空气时，要善于及时调节和缓和气氛。要掌握好预定的会议时间，不要随意延长。对各方媒体记者要一视同仁，切莫厚此薄彼。
2.发布信息必须做到准确无误
发布信息必须准确无误，如果发现错误应及时予以纠正，对不愿发表或透露的信息，应委婉地做出解释，记者一般会尊重组织的意见。如果发布信息时总是闪烁其辞、吞吞吐吐，势必引得记者追根问底而造成尴尬局面，甚至记者还会因此发表一些对组织不利的负面报道。
3.不要随便打断记者的提问
记者在提问时，即使所提问题过于尖锐或挑衅或带有偏见，主持人都应当表现出优良的涵养，决不能用语言或非语言表示不满，或抢白记者，应用冷静的态度和缓和的话语陈述事实，对不实之词应予以坚决纠正和反驳。遇到难以回答的问题，也不能简单地说“不知道”、“不了解”和“我不能对你说”、“无可奉告”等，应采取通权达变的办法予以回答，避免引起记者的反感。
（四）新闻发布会后的善后工作
（1）要尽快整理出会上的记录材料，并对会上的不足和经验做出客观的评价和总结，然后立卷归档备查。
（2）注意收集到会记者在各自媒介上发表的新闻报道，并对报道的内容和倾向性意见做定性定量分析。
（3）对会后出现不利于组织的新闻报道，如果确属自身问题，应虚心接受并及时向公众致歉，对检查出的问题要查出原因；如果确属记者问题，应采取行动说明真相，可能的话，尽量让媒介予以更正。
（4）及时收集到会记者及其他与会人员对新闻发布会的接待、安排、提供方便等工作的反映和报道，并以此作为以后召开新闻发布会时邀请记者范围的参考依据。
四、新闻发言人的素养
新闻发言人是组织机构的“喉舌”，是组织形象的代表，是新闻发布会的主角。衡量一个新闻发言人是否合格，有多方面的标准，如相貌体态、风度举止、思维言谈、才华学识等。这些标准除了相貌体态基本由个人的先天条件决定外，其他标准可以通过后天训练达到。新闻发言人通常由组织最高领导人来担任，公关人员应帮助领导人加强这方面的修养。
新闻发布会的效果，在很大程度上取决于新闻发言人的现场“表演”，因此，集组织领导人和发言人双重角色与一身的新闻发言人，必须在新闻发布会上向新闻记者展示以下五种素养。
1.对组织的无限忠诚
一个新闻发言人必须忠诚于自己的组织，其具体表现在：
（1）要与组织荣辱与共。既能为组织取得的成就而高兴，更能为组织遇到的挫折而分忧。在荣誉面前，不为个人邀功摆好；当挫折降临，不在公众场合推卸个人责任。
（2）不要阳奉阴违。无论何时何地，都要维护并自觉地宣传组织的政策，不能发布会上说一套，私下里说一套，也不能以任何原因随意泄露组织人事、技术等机密。
（3）与决策层保持一致。在决策过程中，如果自己的个人意见被否决，在代表组织对外发言时，应不夹带个人成见，不流露个人情绪，更不能向外界暗示自己与决策层存在的分歧。
2.对信息的全面了解
新闻发布会的主题大都集中、单一，但单一的主题也是从大量复杂的信息中总结归纳出来的。从主题和信息的关系来衡量，有支撑主题的信息、烘托主题的信息和深化主题的信息三类。
（1）支撑主题的信息。即对新闻发布会主题起支撑作用的信息，如主题的具体内容，这件事情是何人何时何地完成的，为什么做这件事情，结果怎样，意义是什么等。
（2）烘托主题的信息。即对主题起对比和衬托作用的信息资料，既可以是本组织过去发生的事件，也可以是关于同行业组织的信息资料。
（3）深化主题的信息。即对主题起着进一步深化和产生影响的信息，如最新市场动态，社会公众对本组织的态度。
以上信息都需要发言人提前认真研究，力争全面掌握，做到心中有数，方能在新闻发布会上游刃有余。
3.与主持人配合默契
发言人是新闻发布会的主角，但不是唱“独角戏”的独角。发言人要充分发挥自己的作用，首先要有与他人主动配合的意识，尤其要与主持人密切配合。在新闻发布会上，主持人固然要主动为发言人“搭台”，为发言人提台词、打追灯，尽力使新闻记者的采访镜头“聚焦”于发言人。但发言人也要主动配合，在会前主动与主持人商讨新闻发布会的程序，预先设计会上的联络“暗号”；在会上随时注意主持人的提示或“暗号”，以求口径的统一和步调一致；在会后要表达对主持人的谢意，一起总结会上的得失等。
4.具有坦诚的态度和言辞
“现代公关之父”艾维·李在20世纪初就主张“一切向公众公开”；现代社会几乎没有任何力量能够阻塞新闻传播的渠道。因此，在新闻发布会上，发言人要以坦诚的态度面对新闻媒介，以恳切的言词回答记者提问，决不能虚与尾蛇对待记者。经验证明，大多数情况下，在记者面前“捂盖子”、“兜圈子”，只能使事情越办越糟；而坦诚相待，以实相告反而能获得记者的谅解。当然，坦诚相告不是说就可以随意泄密，属于组织的机密，如果有记者提问，可以明确地告之不能披露的理由，只要态度诚恳，仍然能够获得记者的谅解。
5.具有驾驭现场的综合能力
新闻发言人一定要知道，在新闻发布会上所面对的不是组织内部的员工，而是有着“无冕之王”称号的新闻记者。在日常工作中，作为组织发言人的高级领导，可以让员工令行禁止，一呼百应，即使当工作不顺利的时候，也总有精兵强将替自己出谋划策、排忧解难。这既得益于组织的行为规范，也得益于自己的职位权利和人格力量所建立起来的权威。但这种规范和权威，在新闻发布会上都将“失效”。面对记者敏锐的眼光和连珠炮式的提问，发言人要是没有驾驭场面的能力，就只能穷于应付，甚至还会造成场面失控。因此，发言人要在公关人员的帮助下，做一些模仿训练，努力培养驾驭全局的综合能力。
展览会
展览会是一种综合运用各种传媒，通过现场实物的展示和示范表演来传递组织信息，推销组织形象，展示组织成果的公关宣传活动。由于展览会图文并茂、直观形象，往往会给公众留下深刻的印象。因此，展览活动已成为当今新组织、新产品、新技术等塑造形象的最优公关宣传媒介之一（见本章案例一）。
一、展览会的特点
展览会具有以下五个显著的特点。
1.传播效果生动、直观
展览活动是一种非常直观形象的传播方式。它把实物直接展现在公众面前，并配以现场操作表演，甚至集知识性与趣味性一体，给公众以“眼见为实”、“亲眼目睹”的真实感觉，有助于达到广泛传播的目的。
2.提供双向沟通的机会
展览活动通过讲解、咨询、洽谈以及座谈会、意见薄、有奖测验等方式，实现组织与公众的交流与互动，它不仅可以当面向公众展示自身形象，同时还可以广泛收集公众的反馈意见，有针对性地就个别公众或某种特殊情况进行交谈，做到良性的双向沟通。
3.是一种复合式的传播方式
展览活动通常要综合运用多种传媒进行交叉混合传播，往往以实物展示为主，配以文字资料、图片、幻灯、影视、广播，加上生动的现场讲解、优美的操作表演、高雅的环境布置和热情的咨询答疑等，总之，综合了多种媒介的传播优势，具有很强的吸引力。
4.是一种高效率的沟通方式
展览活动可以一次展示许多行业的不同产品，也可以集中同一行业的多种品牌产品来展示。它既为参观者提供了比较产品和购买产品的方便，也为组织之间的相互交流和沟通信息提供了良机。许多组织及其优秀产品就是在展览会上脱颖而出，从而提高了知名度，打开了销售市场。
5.是新闻媒介热衷报道的热点
展览活动是一种综合性的大型活动，除本身能进行自我宣传外，还会成为新闻媒介重点追踪报道的对象，从而形成舆论热点。一些重要的展览会还会因许多政界官员、商界名流、演艺明星前来庆贺、捧场，加上宣传媒介的报道传扬，使展览活动的宣传效应倍增和扩展。
二、展览会的类型
1.根据展览活动的性质不同划分
（1）贸易性展览。就是用实物做广告，促进商品销售，如“成都春季糖酒交易会”，它既展示实物，又当场出售产品。
（2）宣传性展览。就是只展示而不销售物品，目的是宣传一种观念、思想、知识、成就等，如2002年成都市纪监委在锦江大礼堂举办的“反腐倡廉图片展”。
2.根据展览活动的内容不同划分
（1）综合性展览。就是规模较大、参展项目多、参展内容全面，综合概括性强的展览，如“日本筑波国际展览会”、中国“建国45周年经济社会成就展”等都是规模宏大、内容丰富，全面展示世界范围或一个国家和地区的优秀成果。综合性展览活动的时间一般都较长，影响也相当大，是组织宣传形象的好机会。
（2）专题性展览。这种展览通常由企业或行业性组织，围绕某一特定专题而举办的展示活动。其内容较为单一，规模小，但主题鲜明，内容集中，有深度，如“北京计算机产品展示会”和“成都市花卉博览会”。
3.根据展览活动的规模不同划分
（1）大型展览。如在昆明举办的“世界博览会”。
（2）小型展览。如在各地举行的美术作品展览。
（3）微型展览。如在深圳举办的“城市缩微景观展览”。
4.根据展览活动的场地不同划分
（1）室内展览。如计算机产品展览、服装展览等，这类展览不受天气影响，但室内展览的设计布置较复杂，花费也较大。
（2）露天展览。如机械产品展览、花卉展览、轿车展览等，这类展览布置工作较为简单，所花费用较少，但受天气影响较大。
（3）巡回展览。如在各地巡回举行的兵马俑展览、美术作品展览、新电影作品展览等，这类展览除了设计布置需要开销外，根据物品的贵重还要花费一定的运输费、保险费。
三、举办展览会的要求
1.明确展览活动的目标和主题
目标明确，主题鲜明，展览活动才能提纲挈领，才能确定展览活动的传播沟通方式和接待形式，才能使各种传播手段的运用具有针对性，才能有针对性地收集各种展览资料，把所有实物和文字、图片等组合排列成有机的整体，并使展览活动的整体效果得以实现。
2.明确参展单位和参展项目
一般采用广告和发邀请的形式组织参展单位，尽可能为参展单位提供展览活动的宗旨、展出项目类型，展览规模、传播形式、接待规格、收费标准，以及对参观者的性质、层次、范围、数量、需求特点进行分析预测等基本资料。
3.指定展览活动主创与主编人员
要依据目标和主题进行整体活动的规划和构思，就必须指定相应的主创人员和主编人员。主创人员主要构思整个展览结构，策划新闻宣传，安排开幕式和闭幕式，确定剪彩嘉宾等；主编人员负责设计并确定会标，撰写展览会的前言和结束语，向各部分的编辑讲明总体布局及各部分之间的衔接要求等。
4.明确参观者类型和数量
主创和主编人员要针对目标公众来设计制作版面，确定传播手段和沟通方式，以保证展览活动的效果。例如，对一些专家或专业观众一定要配有内行的解说人员和专业化的资料介绍；对一般的参观者就要求解说员采用通俗易懂的语言进行讲解，或采取直观普及性的宣传就可以了。
5.选择展览活动的时间和地点
选择展览活动的时间要考虑所展示内容有无季节性和周期性，如农副产品、花卉、服装、糖酒、饮料、滋补食品等；展览活动是否与重大社会活动的时间发生冲突。选择展览活动的地点要求交通方便，辅助服务设施完善，安全保卫系统有效；展览会周围的环境还要与展览活动的主题和内容相协调，例如，2003年成都国庆花博会就安排在被誉为花卉之乡的城东三圣乡举行。
6.准备好展览活动的宣传资料
各部分编辑根据展览活动大纲收集各参展单位的实物和文字、图片、招贴画、目录表、录音、录像等资料，然后撰写展览脚本交设计室完成设计，再由制作组完成制作、加工美化。各种文字、电子辅助宣传资料、各种辅助设备以及各种相关服务都应在前期做好准备。
7.成立展览活动对外发布新闻机构
展览活动中会有很多具有新闻价值的信息可供公关人员挖掘，并写成新闻稿件通过媒介发表，也可以邀请新闻记者现场采访报道。当然，这项工作应该由为展览活动专门成立的对外发布新闻的机构制定计划和组织实施，以扩大展览活动的社会影响力。
8.培训展览活动的工作人员
展览活动工作人员的素质与技能对整个展览效果起着重大影响作用。因此活动前要对员工进行公关知识的培训，尽可能使他们做到懂得展览项目的专业知识，能为观众提供咨询服务；善于用文明礼貌的语言和大方得体的举止，与各类观众交际和交流；服饰仪表也要做到端庄大方，不落俗套。
