名片，是当代社会人际交往中一种最常用的介绍性媒介。由于它印制规范、文字简洁、使用方便、便于携带、易于保存，而且不讲尊卑、不分职业、不论男女老幼均可使用，因此它的用途是十分广泛的，颇受社会各界的欢迎。
在人际交往中，如欲正确使用名片，就有必要对名片的制作、名片的分类、名片的用途、名片的交换以及名片的存放五个方面的具体问题有所了解。
一 名片的制作
目前，在国内印制名片，一般均可委托名片制作商承办，所以并不费力。然而，为了使自己的名片规范而实用，还是应当细心斟酌，以求使名片体现本人的风格。
（一）规格
眼下国内最常见的名片规格为9cm×5.5cm，即长9厘米，宽5.5厘米。这是制作名片时应当首选的规格。此外，名片还有两种常见的规格：10cm×6cm和8cm×4.5cm。前者长10厘米、宽6厘米，多为境外人士使用；后者长8厘米、宽4.5厘米，则为女士所专用。
如无特殊需要，不应将名片制作过大，或者有意搞成折叠式，免得给人以标新立异、虚张声势之感。
（二）质材
印制名片，最好选用纸张，并以耐折、耐磨、美观、大方的白卡纸、再生纸、合成纸、布纹纸、麻点纸、香片纸为佳。至于高贵典雅、纸质挺括的刚古纸、皮纹纸，则可量力而行，酌情选用。必要时，还可为名片覆膜。
在一般情况下，没有必要选用布料、塑料、皮革、光纤、钢材、木材、黄金、白银等其他质材印制名片，它们或价格昂贵，或不甚实用。
（三）色彩
印制名片的纸张，宜选庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色，并且以一张名片上只有一种颜色为好。
最好不要印制杂色名片，即不要使一张名片上多种色彩杂陈，它会令人眼花缭乱。也不要用黑色、红色、粉色、紫色、绿色纸张印制名片，它们均会给人以不庄重的感觉。
（四）图案
在名片上，允许出现的图案除纸张自身的纹路外，还有企业标志、企业蓝图、企业方位、企业主导产品简介等，但以少为佳。
按常规，不提倡在名片上印人像、漫画、花卉、宠物。那些东西出现于名片上并无实用价值，却会给人以华而不实的印象。
（五）文字
在国内所使用的名片，宜采用汉语简体字，而不要故弄玄虚地使用繁体汉字。在国内少数民族聚居区、港澳台地区、外资企业以及境外使用的名片，则可酌情使用少数民族文字、繁体汉字或外文。
最佳的做法，是在一枚名片的两面，分别以简体汉字和一种少数民族文字或外文印制相同的内容。切勿在一枚名片上采用两种以上的文字，也不要将两种文字交错印在同一面上。
（六）字体
不论使用何种文字印制名片，均以采用标准、清晰、易识的印刷体为好。
尽量不要采用行书、草书、篆书或花体字印制名片，更不要亲自手写。要记住：只有他人看清楚、看懂了自己的名片，它才能够真正发挥作用。
（七）印法
制作名片，最好不要手书自制，也不要以复印、油印、影印的方法制作名片，它们均不够正规。
名片一般铅印即可，若是胶印，则显得档次更高一些。但是，后者价格往往会高出前者许多。
（八）版式
印制名片，通常有两种版式可以选择。一是横式，行序由上而下，字序由左而右。二是竖式，行序由右而左，字序由上而下。
一般认为，中文名片以采用横式为佳，因为它易辨识、易收藏。竖式名片虽然风格古朴，却不具备这些优点。若以两种文字印制同一枚名片，则应避免一面横式、一面竖式。
二 名片的分类
因名片的内容、用途各有不同，日常生活中所用的名片可分为应酬式名片、社交式名片、公务式名片、单位式名片四类。前三种又统称为个人名片。
在正式的场合，讲究面对不同的交往对象时使用不同的名片；希望给人以不同的印象时，亦应使用不同的名片。因此，一个人同时制作并携带多种名片不足为奇，而不分对象、不讲目的地滥用同一种名片则是不妥当的。
（一）应酬式名片
应酬式名片，又称本名式名片。顾名思义，其内容通常只有个人姓名一项，最多还会加上本人的籍贯与字号。
应酬式名片，主要适合在社交场合应付泛泛之交、拜会他人时说明身份，馈赠时替代礼单，以及用作便条或短信。
（二）社交式名片
社交式名片，特指主要适用于社交场合，用以进行自我介绍与保持联络之用的个人名片。其内容有二：一是个人姓名，应以大号字体印于名片中央；二是联络方式，则应以较小字体印于名片右下方。
其联络方式一项，主要包括家庭住址、邮政编码等内容，必要时还可加上住宅电话号码。它一般不会提供本人的公地址，以示“公私分明”。若不喜欢打扰，还可只印住宅电话号码，而不印家庭住址与邮政编码。
（三）公务式名片
公务式名片，在此是指在政务、商务、学术、服务等正式的业务交往中所使用的个人名片。它是目前最为常见的一种个人名片。
一枚标准的公务式名片，应由归属单位、本人称呼、联络方式三项内容所构成。
1.归属单位
此项内容通常由企业标志、供职单位、所在部门三个部分组成，并可酌情加减。但供职单位与所在部门均不宜多于两个，免得给人以用心不专的印象，必要时可多印几种名片。此外，供职单位与所在部门均应采用全称。
2.本人称呼
本人称呼通常由本人姓名、所任职务以及学术头衔三个部分组成，后两项可有可无，但不宜过多。在本人姓名之后加注“先生”、“小姐”、“夫人”，则是完全没有必要的。
3.联络方式
本项内容由单位地址、办公电话、邮政编码三个部分组成，因其均不可或缺，故又称“联络方式三要素”。在此，不宜提供家庭住址与住宅电话。至于手机号码、传真号码、电传挂号、语音信箱号码与电子信箱号码等是否需要列出，则应根据自己的实际情况决定。
本人称呼，通常应以大号字体印在名片正中央。归属单位与联络方式，则应分别以小号字体在名片的左上角与右下角。
（四）单位式名片
单位式名片，因其多为公司企业所使用，故此又称企业名片。它主要用于单位对外宣传、业务推广活动。它的内容分为两项：一是单位的全称及其标志；二是单位的联络方式。后者通常由单位地址、邮政编码、单位电话号码或公关部电话号码所构成。
三 名片的用途
对现代人而言，名片绝非一种自欺欺人的招牌，而是一种物有所值的实用型交际工具。在人际交往中，名片的用途一共有下列十种：
（一）自我介绍
初次会见他人，以名片做辅助性自我介绍效果最好。它不但可以说明自己的身份，强化效果，使对方难以忘怀，而且还可以节省时间，并避免含糊不清。
（二）结交朋友
没有必要每逢遇见陌生人，便主动上前递上自己的名片。换言之，主动把名片递给别人，便意味着对对方的友好、信任和希望深交之意。也就是说，巧用名片可以为结交朋友“铺路架桥”。
（三）维持联系
名片犹如“袖珍通讯录”，利用它所提供的资料，即可与名片的提供者保持联系。正因为有了名片上所提供的各种联络方式，人们的“常来常往”才变得更加现实和便利。
（四）业务介绍
公务式名片上列有归属单位等项内容，因此利用名片亦可为本人及所在单位进行业务宣传，扩大交际面，争取潜在的合作伙伴。
（五）通知变更
利用名片，可以及时地向老朋友通报本人的最新情况。如晋升职务、乔迁新居、变换单位、电话改号之后，可以通过印有变更的新名片向老朋友打招呼，以使彼此联系畅通无阻，使对方对自己的相关情况了解得更为及时、更加充分。
（六）拜会他人
初次前往他人居所或工作单位进行拜访时，可将本人名片交由对方的门卫、秘书或家人转交给被拜访者，以便对方确认“来系何人”，并决定见或不见。这种做法比较正规，可避免冒昧造访。
（七）简短留言
拜访他人不遇，或者需要请人转达某件事情时，可在名片上写下几行字，或一字不写，然后将它留下或托人转交。那样做，通常会令对方“如闻其声，如见其人”，不至于误事。
（八）用作短信
在名片的左下角，以铅笔写下几行字或短语，寄交或转交他人，如同一封长信一样正式。若内容较多，也可写在名片背面。在国外，流行以法文缩略语写在名片左下角，以慰问、鼓励、感谢、祝贺他人的做法。
（九）用作礼单
向他人赠送礼品时，可将本人名片放入其中，或将名片装入一个不封口的信封中，再将该信封固定于礼品外包装的上方。在国外，后者是说明“此乃何人所赠”的标准做法。
（十）替人介绍
介绍某人去见另外一人时，可用回形针将本人名片（居上）与被介绍人名片（居下）固定在一起，必要时还可在本人名片左下角写上意即“介绍”的法文短语缩写“p。p。”，然后将其装入信封，再交予被介绍人。按常规来理解，这是一封非常正规的介绍信，是会受到高度重视的。
四名片的交换
欲使名片在人际交往中正常地发挥作用，尚须在交换名片时表现得法。交换名片时，需要注意的问题有：
（一）交换名片的时机
交换名片，必须斟酌具体的时机，并且见机行事。
1.宜换名片之时
遇到以下几种情况时，需要将自己的名片递交他人，或与对方交换名片：
第一，希望认识对方。
第二，表示自己重视对方。
第三，被介绍给对方。
第四，对方提议交换名片。
第五，对方向自己索要名片。
第六，初次登门拜访对方。
第七，通知对方自己的变更情况。
第八，打算获得对方的名片。
2.不必交换名片之时
碰上以下几种情况，则不必把自己的名片递给对方，或与对方交换名片：
第一，对方是陌生人。
第二，不想认识对方。
第三，不愿与对方深交。
第四，对方对结识自己并无兴趣。
第五，经常与对方见面。
第六，双方之间地位、身份、年龄差别悬殊。
（二）交换名片的方法
交换名片时，每一个人均必须重视其具体的方式、方法。
1.递上自己的名片
递名片给他人时，应郑重其事。最好是起身站立，走上前去，使用双手或者右手，将名片正面面对对方，然后交予对方。切勿以左手递交名片，也不要将名片背面面对对方或是颠倒着面对对方，不要将名片举得高于胸部，不要以手指夹着名片给人。若对方是少数民族或外宾，则最好将名片上印有对方所认得的文字的那一面面对对方。
将名片递给他人时，口头应首先有所表示。可以说，“请多指教”、“多多关照”、“今后保持联系”、“我们认识一下吧”，或是先作一下自我介绍。
与多人交换名片，应讲究先后次序，或由近而远，或由尊而卑，一定要依次进行。切勿挑三拣四，采用“跳跃式”。当然，也没有必要广泛滥发自己的名片。双方交换名片时，最正规的做法是位卑者应当首先把名片递给位尊者。不过，在一般情况下，也不必过分拘泥于这一规定。
2.接受他人的名片
当他人表示要递交名片给自己或交换名片时，应立即停止手中所做的一切事情，起身站立，面带微笑，目视对方。接受名片时，宜双手捧接，或以右手接过，切勿单用左手接过。
“接过名片，首先要看”。接受他人名片时，这一点至为重要。具体而言，就是接过名片后，当即要用半分钟左右的时间，从头到尾将其认真默读一遍。若有疑问，则可当场向对方请教。此举意在表示重视对方。若接过他人名片后看也不看，或手头把玩，或弃之桌上，或装入衣袋，或交予他人，都是失礼的。
接受他人名片时，应口头道谢，或重复对方所使用的谦词敬语，如“请您多关照”、“请您多指教”，切不可一言不发。与此同时，须将自己的名片回敬对方，以示有来有往。
若需要当场将自己名片递过去，最好在收好对方名片后再递出自己的名片，不要左右开弓、一来一往地同时进行。
（三）索取他人的名片
如果没有必要，最好不要强索他人的名片。若索取他人名片，则不宜直言相告，而应采用以下几种方法之一：
第一，向对方提议交换名片。
第二，主动递上本人名片，此所谓“将欲取之，必先与之”。
第三，询问对方：“今后如何向您请教？”此法适用于向尊长索取名片。
第四，询问对方：“以后怎样与您联系？”此法适用于向平辈或晚辈索要名片。
（四）婉拒他人索取名片
当他人索取本人名片，而本人不想给对方时，不宜直截了当，而应以委婉的方法表达此意。可以说，“对不起，我忘了带名片”，或者“抱歉，我的名片用完了”。不过若手中正拿着自己的名片，又被对方看见了，上述托词显然不合适。
若本人没有名片，而又不想明说时，也可以以上述方法委婉地表述。
如果自己名片真的没有带或是用完了，自然也可以这么说，不过不要忘了加上一句“改日一定补上”，并且一定要言出必行，付诸行动。否则会被对方理解为自己没有名片，或成心不想给对方名片。
五名片的存放
要使名片的交换合乎礼仪，并且使其在人际交往中充分发挥作用，则还应注意如下三个问题：
（一）名片的放置
在参加交际应酬之前，要像准备修饰化妆一样，提前准备好名片，并进行必要的检查。
随身所带的名片，最好放在专用的名片包、名片夹里，此外也可以放在上衣口袋之内。不要把它放在裤袋、裙兜、提包、钱夹里，那样做既不正式，又显得杂乱无章。在自己的公文包以及办公桌抽屉里，也应经常备有名片，以便随时随地使用。
在交际场合抛头露面之前，应将名片预备充足，不要在使用时再去瞎翻乱找。
接过他人的名片看过之后，应将其精心放入自己的名片包、名片夹或上衣口袋内，切勿放在其他地方。
（二）名片的收藏
参加过交际应酬以后，应立即对所收到的他人的名片加以整理收藏，以便今后利用方便。不要将它随意夹在书刊、材料里，压在玻璃板下，或是扔在抽屉里面。
存放名片的方法大体上有下列四种，它们通常都可以交叉使用。
第一，按姓名的外文字母或汉语拼音字母顺序分类。
第二，按姓名的汉字笔画的多少分类。
第三，按专业或部门分类。
第四，按国别划地区分类。
若收藏的名片甚多，还可以编一个索引，那么用起来就会更加方便了。
（三）名片的利用
随着人际交往的不断深入，有时还可在收藏的他人的名片上随手记下可供本人所参考的资料，使其充当社交的记事簿。在收藏他人名片上可记的有利于人际交往的资料有：
第一，收到名片时的具体情况。它包括收到名片的地点、时间以及是否与对方亲自交换，等等。在国外有一种做法，即把名片的右上角向下折，然后再使其恢复原状，此举表示该名片是对方亲自与自己交换的。
第二，交换名片者的个人资料。例如，性别、年龄、籍贯、学历、专长、嗜好、主要社会关系，等等。它们既可备忘，也可充作资料。
第三，交换名片者在交换后变化的具体情况。例如，单位、部门的变化，职业的变动调任，职务、学衔的升降，联络方式的改变，等等。
