学会选择和放弃，是一种大智慧。
想一想可不可用一种机制/系统让它们“自己做”？
科技和设计改变生活，有些繁琐的事情，换一种方法，换一种工具，就会变得简单快捷许多。
公司或者部门之间如果要查找资料的话，不妨建立一个公共数据库或者云平台，这样可以很方便地通过内部搜索功能或者共享的文件夹来查找部门之间不同同事之间分享的，不同年份的资料和项目数据。或者，可以采用BI（BusinessIntelligence）商务智能系统，很轻松地把数据整合起来，可以自动分析数据并实时更新。这些都减少了大量寻找数据，重复劳动，分析和更新数据的时间精力。
就拿记账这件事来说吧，很多朋友都有记账理财的习惯：有些人会拿了一堆发票以后回家用excel输入整理，有些人会随身带一本小本本把每一笔小费都记录下来，然后每个月每个季度再计算分析分类消费和余额。但现在信用卡和很多网站和手机应用都有自动记录消费支出的功能，会自动归类并整理总结，那么好好利用这些功能或者应用，就可以轻松省下很多记账整理的时间。
付账单也是，与其每个月收到一大堆账单然后还要提醒自己按时付账，登录网上银行或者跑去银行自己付钱，倒不如设定自动付款的机制。这样就不用检查各个账单，逐一付钱，也避免了忘记付钱而遭遇罚款或者被降低信用的情况。想想看，生活当中还有哪些东西可以设定让系统自动完成的呢？
想一想可不可以把它们交给别人去做？
有些事情可能必须要做，但要花去不少时间，对你却创造不了多大价值，那么想想看，可不可以委托给别人做？
很多烦琐的行政工作或许可以归为此类：出差回来填写报销表格，布置准备会议场所，整理文档等。生活中比如做家务，买菜，安排假期旅行等。这些事情不可不做，但做砸了或者做得一般也没有什么太大的风险，那么就尽量交给助理、保姆、着装顾问或者旅行社专员去做。相信他们，他们会比你做得更快更好，让你可以省下时间做其他你擅长的事情。
省下的时间，做精、做多那些重要的事：多联系几个客户，多完善产品，多研究模型，多培训员工等。或者，如果这些都做完了，多抽出时间陪伴家人发展自己的兴趣爱好，给自己充电等。这样不但会有更多的时间让自己心情更好，绩效也大大提高了。
就像前人说过的，“复杂的问题简单化，简单的问题系统化，工作抓重点”。先抓住重点，那么其他事情就是小菜一碟啦！
必须记住我们学习的时间是有限的。时间有限，不只由于人生短促，更由于人的纷繁。我们应该力求把我们所有的时间用去做最有益的事。
——斯宾塞（英国教育家）
同时有很多事情的时候，怎样判断事情的轻重缓急（上）要想穿越沙漠，就得放弃咖啡和可乐。
——佚名
那么，对于前面这些过分积极、事事都想做的朋友们；或者同时有一大堆事要做的话怎么办呢？怎样取舍，怎样知道哪些事情应该放弃，哪些事情应该选择呢？
按照下面的步骤，或许可以帮助理清事情的轻重缓急，帮助更好地选择和丢弃要做和不用做的事。
第1步，预计一下这个阶段的时间库存
首先，当然是要清楚自己到底有多少时间。就像如果都不知道卡上有多少额度，钱包里有多少现金，就去商场买了一大堆衣服或者网上订购了很多数码产品，然后结账时发现钱不够的窘况一样，搞清楚自己有多少可支配的时间是非常重要的。
举个例子：假设这周周末一共有24×2=48小时的时间，减掉每天睡觉时间（7×2=14小时），吃饭洗手间洗澡时间（2×2=4小时），那么还剩48-14-4=20小时的自由支配时间。
第2步，把摆在面前所有需要做的事情列出来，并估计它们所需要花的时间（如果不是在家里的话，还要算上路上的时间或者准备时间）举个例子，比如现在手上的事情有：
①完成周一要交的作业（或者上班族要写的会议总结）——2小时②很熟的亲戚的婚礼仪式——5小时③闺蜜发小们的茶话会或者友谊篮球赛——4小时④读一本偶像的人物传记——2-5小时⑤周日晚上的音乐焰火晚会——3小时⑥列一下自己对职业发展的规划——3小时⑦上外语培训班——4小时⑧去电影院看部电影——3小时⑨去美发沙龙剪头发——3小时⑩和一起开小店的合伙人讨论财务和进货计划——3小时11朋友打电话向你咨询你以前学过的做过的题目——1小时如果这11件事全都做，就需要：2+5+4+2+3+3+4+3+3+3+1=33小时，显然，现有20小时的可支配时间是不够的。
第3步，列出来它们各自的重要性和紧急程度，并把这些事情按照它们的重要性和紧急程度列入下面的表格里别小看了这个简单的表格，这个“重要性vs紧急性矩阵”可是时间管理里面很有名的一个工具呢，用重要性/紧急性来排序任务先后的概念，被美国前总统艾森豪威尔将军和效率管理大师史蒂芬·柯维大力推崇。
注意：分清“重要性”和“紧急性”是很重要的。
重要的活动，是指对你达成个人成长、学习和工作有重大影响的密切相关的事情。
紧迫的事情，是那些可能需要马上处理的最关注的事情，也往往和别人有关。
通常，我们会把大把时间和注意力花在先做那些“紧急”却未必“重要”的琐事上，却因此腾不出时间，或者忽略了去做那些“重要”的事。
那么，接下来我们就分别分析以下四种情况：
重要又紧急的事
重要但不紧急的事
不重要但紧急的事
不重要也不紧急的事
大行不顾细谨，大礼不辞小让。
——司马迁（史学家）
同时有很多事情的时候，怎样判断事情的轻重缓急（下）善待自己，是最重要的事。
——佚名
前面我们提到了四种不同类型的事情，而它们的先后取舍，可以这样来处理：
对于“重要又紧急”的事情
它们是有最高优先权的，所以就应该先做这些事。其中，有些事情是可以预见到提前去做的。比如和“合伙人讨论财务和进货计划”或者“完成作业”，如果可以的话，把它们提前做完。这样，万一遇到了突发的或者时间不能改变的重大急事时（比如亲戚结婚），就可以有多余的缓冲时间了。
对于“重要但不紧急”的事情
忙起来的时候，我们常常就容易忽略了这些事，或者把它们放在一边一直拖着没空做。但是这些事对实现你的人生目标是很有帮助的，或者本身就是一些必须要做的事，比如对自己的长期规划，拓展人际关系、形象打造等。如果时间太紧张，它们暂时可以推迟一下，但平时要给它们留一点时间，一有空就想办法去完成它们。如果一直拖下去，它们可能会变成“重要又紧急”的事情。
还有一个好方法，可以避免因为平时“太忙”或者缺乏紧迫感而忽略了做这些“重要但不紧急”的情况：平时在每周每月的日程表中，安排插入固定的时间段用来做这些事，这样也不用平时靠自觉或者提醒去做这些给自我规划反省的事情，到了时间看到表上标注的任务去执行就可以了。
对于“不重要但紧急”的事情
这些事情也是我们常常会优先做的，但与我们自己的主业可能关系不大，从某种意义上来说可以是一种“干扰”。这些事很多时候来自其他人比较随意的要求或者打扰。这里也分几种情况，一种是可以不去做的（或者委婉地拒绝），比如可以选择不去看焰火和演唱会；一种可以看看是不是可以找别人做，比如向朋友解释，问问他如果很着急能不能找别人来做。或者如果工作中有个快要上交却不太重要的材料需要编排一下格式，那么可以问问助理或者其他同事是否能帮忙做一下。
有的时候，造成事情如此紧迫的原因，是因为那些找你一起活动找你帮忙找你做事的人喜欢在“最后一刻”突然地出现，然后对你说他们的要求很急。这时候，就要委婉地让那些平时喜欢“从天而降”的人们知道，自己并不是24小时随时待命或者闲着无聊没其他事情做的。可以事先告诉他们，如果有任务或者需要帮助，最好提前几天预约，或者如果有活动邀请，请提前几天通知。这样一来可以在平时比较闲、时间比较充裕的情况下帮忙，就不会变成“紧迫”的事占用时间啦，也可以提前安排其他要做的事情，更有灵活性。
对于“不重要也不紧急”的事情
时间不够的话就先把它划掉吧。有的时候就算时间充裕，也可以想想是不是真的要做这件事。比如，每周都要和同样的朋友一起喝茶聊八卦吗？或者电影需要看得这么频繁吗（特别如果是单身的话）？做这些事情的时间，是不是可以用来做别的“重要但不紧急”的事情呢？
把要做的事情分别放到它们相应的格子里，就大概清楚事情要解决的先后顺序了。那么接下来看下一步。
第4步，按照上面所提到的各类事情的优先级，从“时间库存”中先减去那些最重要的、必做的事，看看还能剩下来多少时间，直到把事情分配完在上面的例子里，我们减去“很重要/很紧急”的事情以后，还剩：20-2-5-4-3=6小时。这6个小时里，我们就可以从“重要但不紧急”或者“不重要但紧急”的事情里进行挑选来处理了。这样的话，我们就有充足的时间保证那些最关键的事情先做完，而不会被其他“干扰”们搞得晕头转向手忙脚乱。
总结：不同类型的事，用不同的处理方法。
在人生的大风浪中，我们常常学船长的样子，在狂风暴雨之下把笨重的货物扔掉，减轻船的重量。
——巴尔扎克（作家）
