原因：
一般经常高估做某事所需要时间的朋友们大都是比较小心谨慎的，对自己的能力不够自信，也常常是比较容易悲观消极的。特别是，我们对要做的任务不太熟悉，没有经验的时候，就很可能低估自己的能力，过多地考虑了做事情时可能遇到的各种状况——甚至很多是小概率的，从而高估做某事需要的时间。
有的时候如果遇到比较重要的事或者去见比较重视的人，我们就可能因为担心会迟到或者不能按时完成任务的风险太大，从而预测了过多的，超过必要的缓冲时间。
还有些情况，是我们要做的项目中有别人参与，而我们对他们不够太了解，或者不够放心他们的水平，容易过多预测他们所需要完成某事的时间，从而高估了项目整体的时间。
最后，也有些朋友喜欢做的比承诺的更好，可以说他们是“故意”把要花费的时间估高了。这样，如果对方一开始的期望值比较低，而自己能比“预定期”提前完成任务，就会给对方带来不小的惊喜。比如去一个饭店等餐位，一开始服务员告知要等半小时才能入座，但后来过了10分钟就有座位了，你是不是会有一种意料外的惊喜，觉得特别开心幸运呢？反过来，如果服务生告诉你大概只要等10分钟，而你也确实是等了10分钟，叫到座位的时候大概就没有那么兴奋了吧。
当我们低估了做某事需要的时间
情景：
有的时候大家在一起聚会，预定了时间大家都到了饭店，却有一名同学姗姗来迟，而他恰好是离饭店住得最近的！他会一脸抱歉然后很真诚地说路上遇到堵车了之类的突发事件，下一次不会了等等。然后下一次聚会还是迟到！
有的时候向老板保证了一个项目1个星期后就可以完成，但开始做了以后才发现问题丛生，到了周五的下午发现进度只完成了一半。不得不向老板申请多批1个星期。
或者，学期末老师要求交一篇1万字的论文。本来以为这种小事情也就是轻轻松松两三天搞定的事，真的快要交了，开始写却发现找不到什么灵感，再加上学期结束其他七七八八的事情，越写越慢，感觉如果这样下去大概要至少再写2星期才可能。最后只能在喝了半箱红牛的抓狂状态下奋战了几个通宵突击完工。
低估了时间，让我们很多事情不能“按时完成”，影响了个人和团队的表现和利益，即使按时完成了，过程中也会造成很多不必要的紧张焦虑。
其实，低估了自己做某件事情的时间，比高估时间的现象更为常见。在心理学上，诺贝尔奖得主丹尼尔·卡尼曼教授和他的同事阿莫斯·特沃斯基教授就做过此类研究，提出了“计划谬误”（PlanningFallacy）理论。
“计划谬误”理论指出：个人或者团体往往容易低估他们自己完成某项任务需要的时间，即使他们过去对于类似的任务有过相同的超时经历。“低估时间”的现象非常普遍，项目不分大小：从填税表、做作业、到编程序甚至折纸都有发生。同样的“低估现象”不仅发生在时间上，在成本的预测上也同样适用。
在卡尼曼教授的一个实验里，他找了37名心理系的大四毕业生，问他们觉得自己需要多久来完成毕业论文。学生们估测时间的平均值为34天，在“一切顺利”的情况下预计27天可以完成，而在“最糟糕的情况下”他们预计49天可以做完。
而真相往往是比较残酷的。实际上，大学生们平均花了56天完成论文，只有30%的人在他们预定时间的范围内按时完成。
那么，我们为什么会低估自己要做某件事情的时间呢？下面这篇就结合卡尼曼教授对“计划谬误”现象的解释和我自己过去不少超时的“惨痛教训”领悟到的个人体会，来谈谈可能的原因。
不要低估你的问题，也不要低估自己的能力。
——罗伯特·舒乐（演说家）
为什么我们会常常高估或低估了做某事需要的时间（下）我们往往对自己的判断力过于自信。
——丹尼尔·卡尼曼（心理学家，诺贝尔经济学奖得主）我们低估自己完成某项任务需要的时间，往往有下面的一些因素：
高估了自己的能力：
假设你在马路上随机拦下100个路人（或者在网上搞一个投票），问他们对自己长相的评价，大概会有65%以上的参与者会谦虚地说，自己“中等偏上”吧。而实际上如果我们用概率算一算，人群中（电影学院之类不算）中等偏上的比例难道不应该小于等于50%吗？同样的，我们常常会“美化”自己，对自己的能力过于自信，相信自己能比其他人（或者普通人）更快更好地完成任务。
过于乐观
人们在做计划时，往往会往最乐观的方面去想，而不是理智的根据他们以往类似经历的实际数据来预测。或者说，人们预计的时间，其实是他们内心“希望”完成的时间。
过于乐观也有两种情况：一种是我们对要做的事情理解得不够多，想得不够周全，把任务想得太简单了，然后发现问题其实比我们想象的要复杂。比如老师布置的练习题，看似只有短短的一页纸，但有好几道都是需要仔细思考的难题。或者要编写一个程序，不单应该考虑程序编写本身所需要的时间，还应该考虑调试程序和优化程序所需要的时间。
还有一种情形，就是我们会忽略各种风险和突发因素的发生，或者把可能推迟任务的因素发生的概率和可能性低估了。即使以往有类似超时的经历，我们也常常认为那是一次偶然，这次/下次不会再发生。就比如那位堵车的同学吧，可能他觉得那次因为堵车而迟到是一个很偶然的现象，但实际上这条路线在吃饭的这个时间段交通经常会拥挤。如果那位同学没有意识到这点的话，那么下次迟到也是必然的了。或者，我们在预计项目时间的时候，没有考虑到或者低估了会生病或者开会这些导致项目进度推迟的情况。
控制不了其他人
即使我们自己的能力很强，但和别人的协调也是相当关键的。我们往往会以为别人都会在那里等着我们，把我们的事放在第一位，一起完成我们要做的事情，但事实常常不是这样。比如，我们发邮件需要别人给出建议或者审批的时候，对方正好去度假了。或者，我们打算去邮局寄包裹的时候，发现邮局不是关门就是前面排队排了好多人。或者我们以为团队里的一个同事/同学会在两天里把属于他的任务做完，但人家其实没我们想的那么熟练，或者他们手头还有一些其他任务要先完成。这些“其他人”因素，都不在我们的可控范围之内，安排协调不好，也会导致不能按照预定时间完成。
“完美主义症”发作
自己或者团队里的队友如果有完美主义或者追求“高，大，全”，很容易导致项目的进度变慢，如果按照一般人的速度来预计时间，也很容易导致超时的现象。这个在前面有篇幅详细讲到。
即使那些逻辑性很强的人们也会做出非理性的决定，聪明人的聪明之处，在于他们会发现并设法解决这些不理性的陷阱。
——丹·艾瑞里（经济学家，心理学家）
怎样更加准确地预计做一件事的时间
先获取事实数据，然后可以根据你的喜好修改它们。
——马克·吐温（作家）
前面我们聊到了各种高估、低估项目完成所需要时间的情况，那么现在我们来看一看怎么样来更好地预测完成某事需要的时间，减少不必要的时间浪费，也避免超时带来的一系列不便尴尬。
有先例的，简单或者稳定的活动，就借鉴事实数据和先例前面提到了，如果我们太过主观，不看事实的话，就很容易导致各种各样的预计失误。所以，在我们预测要完成任务的时间时，不妨参考其他人完成这类任务平均所需要的时间，或者自己过去遇到类似问题时所花费的时间。除非有真正很特殊的原因，不要觉得自己这次会比上次做得更快或者更慢，或者自己可以比别人做得更快更慢。这样的方法特别适合于一些很简单明确，没有什么不确定性的任务，比如出行时间，打扫卫生，打印文件等。
在对于交通时间的估测上，现在的地图软件和GPS系统往往会结合实时交通路况，所以可以相信它们给出的时间预测，不用过早或者太晚出门。
此外，还可以比较过去自己对项目的预测时间和完成项目真正所需要的时间，看看自己一般是高估了还是低估了，那么在下次预测时间的时候，可以往反方向调整一下。比如如果你以前平均预测完成项目的时间是真正花费时间的75%，那么你下次再做一个项目的时候，不妨把自己原始的预测多加20%～30%，作为调整后的估测时间。
把复杂的项目，拆分成一个个小任务
如果有一个项目比较复杂，涉及不同人员的任务，那么就把它拆分成一个个小项目进行估算。每一个小项目，都可以由相关的负责人员来给出估算，最后把它们预测整合起来。如果用项目管理的图表或者软件把计划列出来，还可以一目了然地看出每个小任务所需花费的时间和它们之间的联系，从而更好地估测整体项目所需要的时间。项目管理图表的应用，后面会具体介绍。而即使是个人的复杂任务，也可以拆分成一个一个小步骤，分步预算，这样的话我们会有更加具体的概念，估测的也更加准确。
保留一定的缓冲时间
如果遇到有新技术、新知识点要学的项目，或者太过抽象，需要自由发挥的项目，那么就要保留多一点的机动时间。同时，如果遇到团队项目的话，还要预留培训和请假的时间。遇到要和外部合作联系的项目时，也不要太过高估了他们执行的能力，应该事先询问他们预期的完成时间，再多留一些缓冲时间。不过，像前面说到的，如果有些项目很简单，步骤很明确，也没有什么不确定因素，那么就不用预留太多的弹性时间了。
事先了解他人的计划打算，减少不必要的“惊讶”
如果有一个项目需要涉及其他人其他事情，那么就要事先向“第三方”沟通询问打招呼。这样你需要找他们的时侯，就不会出现他们还有很多事情要做，来不及做你的事情，或者你去银行邮局遇到关门的情况了。事先了解相关人员相关任务，也会减少预测中不确定的因素，提高预测的准确度。
真正开始做了以后，可以根据实际情况修改预计时间在绝大多数情况下，我们对项目时间的预期是可以修改的。在项目开始以后，我们就会得到真实情况的反馈。这时候我们就可以对之前的时间预测进行调整，并及时通知有关人士。对于周期比较长、比较复杂的项目，不断调整预期并反馈给他人是非常有帮助的。特别是在做项目的前期和中期阶段，也特别适用于那些进度会受其他活动影响的项目。这样，对方（老板，同事，客户，朋友们）就可以及时地调整他们的预期和计划，不会在原定截止日期到来的时候因为没有完成而惊讶，而如果项目进展得比预期的好，他们也可以把省下来的时间用作其他的打算。
列出可能影响任务进展的因素和它们会影响到的时间如果一个项目当中有不少不确定性的因素，难以事先预计它们是否会发生，那么就可以把这些因素列出来，并且列出它们的发生会对进度造成的影响。比如，“如果老板在预定时间内出差，那么进度会影响2天”，或者“如果这段时间被拉去开会，那么进度会影响2小时”等。提前列出各种因素的话，可以提高预测的适用性，大家也会相应调整预期。
最后，想一想有没有备选
如果有些项目按进度按预期完成很重要，那么在估算时间的时候，可以考虑一下有没有备用计划或者“救火人员”。这样，即使项目中出现一些不可知因素，也还是有可能按照预定的时间按时完成。
如果你要做出一个好的预测，不要只局限于数字信息。
——纳特·西弗（统计学家，作家）
善用甘特图管理团队的进度
对于管理人员和工程师来说，最重要的问题是如何高效地利用人力资源。
——亨利·甘特（工程师，咨询顾问）
如果说日程表是用来管理自己任务时间的好方法，那么“甘特图”则是用来管理团队项目时间进程的好工具。
甘特图，由工程师和管理顾问亨利·甘特先生于1910年发明，现在已经成为项目管理中最常用的图表之一。甘特图用图表的方式，简明直观地反映了一个项目中所包含的分步任务/活动，这些任务之间的顺序，和它们各自相对应的时间。从而可以让大家很容易地了解项目的进度，已经完成和剩下要做的任务。
甘特图是条状的，横轴显示的是时间（或者说是“日历”，一般以天、周甚至月为单位），纵轴则是项目。线条起点和终点的位置，代表了它们开始和结束的日期，而长短则代表了它们需要花费的时间。
横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项任务（项目）还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。
利用甘特图来对项目进行时间进度管理的步骤是这样的：
1.找出项目中所需要涉及的所有分步活动/任务。
2.列出各项活动要完成所需花的时间。
3.理清各项活动之间的联系或者顺序关系，哪些活动是有所先后，互相依赖的，哪些活动是可以同时进行的。
4.把这些活动所需的时间和关系输入MicrosoftProject，Excel或者其他特定软件绘制出甘特图。
