邀请是以各种形式和通过各种渠道来进行的。所有的邀请，不论其形式与渠道，都有一个共同点：它们都必须出于诚意。如果你邀请别人出席某个场合，只不过碍于情面或迫于必要，一旦你下了决定，就得重新检讨你的态度，激发出你的热忱，心甘情愿地递出邀请函。帖子发出去之后，你就必须义无反顾，自始至终以彬彬君子之风处之。
同理，接获每一张邀请函，你都要认为主人是发自诚心。别浪费时间疑神疑鬼：“他邀我去，是真心希望我出席，还是碍于面子？”对于每张邀请函，你都当作别人真心欢迎你的大驾光临，而且也要基于同样的商业礼仪原则，自始至终都以优雅的态度去面对它。
邀请宾客
邀请函该用邮寄吗？
决定寄出邀请函，是要找人印刷，还是亲自书写？是直接打电话邀请，或者下回见了面再亲自开口邀约？
如何取决：如果受邀人数众多（超过12到15人），比较好的作法是付诸书面形式。即使应邀人数不多，正式或半正式的场合最好以书面邀请。
举例来说，如果你的公司举办一项早餐会，感谢员工完成一项重要任务，而且几名供应商也在应邀之列，那么就该以邮递方式寄出邀请函。不过，如果你只是邀请几位同事去一家餐厅吃午饭，打电话邀请就算合宜了。
出席的场面算正式还是非正式？对受邀的客人了解多少？是不是很难用电话联系到？当你决定邀约方式时，这些都是应该考虑的问题。
电子邮件有没有人情味？
用电子邮件邀约可能是一种诱惑，尤其当你平日已用惯了电子信箱、电话留言机、或传真机和他人联系。我则亟力建议邀约时要摒弃这些方式，电子通讯省时省钱，极富效率，但是其本质却与邀人赴会恰为其反，因为邀约本身必须带着热忱和人情味，不是冷冰冰的电子通讯所能取代的。
无论手写或印刷，邀请函的纸张须慎加挑选。比方说，稀奇古怪的色泽和花样就与正式邀请函格格不入。有碎花或花体字点缀的纸张也许看起来很可爱，但是却不适合出现在寄给重要股东的邀请函上。检视纸样，挑出符合需要的用纸。当你从接函者的角度来考虑邀请函所造成的印象时，你一定会作出最明智的选择。它是不是能够为即将来临的盛会演出最佳的前奏？
当你找人印制邀请函时，遣辞用字别过分仰赖印刷商样本里的八股文句。有多少次你接到这种千篇一律的套装文句，觉得遣辞用字和主人的个人风格大相径庭？
不论你的邀请函是以公司、专业协会或个人的名义发出，文句的语气必须符合主办人的身分。
邀请函应该在什么时间前发出？
你经常无法享有这种时间上的奢侈，能在举办盛会的八到十周之前发出邀函。不过，当你及早发函的时候，应邀者则有时间在安排上保留这个时段，或者重新调配行程，以便应约赴会。
如何取决：如果是一场嘉宾云集的大宴会，而且你还必须早早将人数报知餐饮商或饭店不可，要向相关业者问清楚你有多少时间决定最后人数。能在这方面与业者配合时间，就更能确保他们提供最佳的服务。在这种情况下，会前十周发出邀请函应该是合理的时限。其他性质的邀约大概少至一周前就很足够了。因此，提出邀约，早则不可早过会前十周，晚则不可晚至会前一周。除非你习惯应付那种即兴式的家族或密友聚会，否则应处处为人着想，遵循这些原则来提出邀约。
适宜的复函时间
多数人都得查过自己的行程后才能复函，因此期待别人立即答复是很不合理的要求。还有些人必须长途跋涉才能抵达集会地点，因此需要时间去洽询旅游资讯，或斟酌长途旅行的可行性。
如何取决：如果你在9月3日之前必须与餐饮业商会面，敲定最后细节，那么，不妨要求客人在8月28日之前必须回复。这么办，你就有时间确定总人数，并且和迟未作答的客人联系。邀请函总有可能因故并未送达，因此，发函后可再以电话确认。宾客若已收到邀请函，在电话中顺便向他提及须在特定日期前回复，应是明智之举。
回复他人邀约
尽速回复他人的邀约是体贴对方的举动。当然，你必须先查查行程历，确定你在哪个时段有空档。率然答应，而事后又反悔，是极为失体的举动。
当接受邀约之后，必须竭尽所能履行承诺。有时答应赴约之后，又有另一项邀请更令你心动，倘若出尔反尔，就轻忽了待人之道。这个世界很小，纸包不住火，日后曝光，将会严重得罪朋友。
依样画葫芦
口头邀约应以相同方式回复。如果你收到的是邀请函，除非邀请函上注明以电话复函，否则应该以邮递方式回复，回复的原则，就是“依样画葫芦”。
通常，为受邀客人着想，一张回复卡和打好地址的回邮信封会附在邀请函之中，你就利用它来回复，在卡上写下你的决定。拉拉杂杂地解释你为何必须拒绝，不但多此一举，而且不合礼数。简短的“歉难赴约”或“欣然受邀”即已足够，而且别忘了写下你的姓名！如果邀请函上注明“不能出席者才回复”，你若有意出席，只须在行程历上标明此事，届时赴约就行了。
如果你回复一项与公事或业务无关的邀约，写封短笺解释拒约，不但在礼度范畴之内，而且也显得很有人情味。最好以你的个人专用信笺书写。
如果邀约十分正式，又未附回复卡，你复函的用辞就必须符合那沿用至今的敬语与格式。
当邀请函上说“敬邀阁下大驾光临”，复函上就应该回道“欣然应邀赴会……”，或“歉难应邀赴会……”。
这类复函以行列式排列，字长的一行摆在中间，字数少的搁在头尾。（请参见两则复函英文范例）表①复函范例1MissRandyRay
accepts with pleasure
the kind invitation of
Professional Engineers，LaPalomaChapter
for Monday afternoon，
Septem be releventh
周一下午
9月11日
兰迪雷小姐
欣然接受
工程师职业工会拉普罗马分会之邀约
表②复函范例2
Mr.Robert Porter
regret she is unable to accept
the kind invitation of
Mr.GregThornandMs.BettyRoth
forMonday，thefourthofMay
athalfafteroneo‘clock.
5月4日周一
下午1时30分
罗伯波特先生
歉难接受
葛莱格桑恩先生暨贝蒂罗斯女士之盛邀
