会议前后为特别来宾安排行程
邀请一名特别来宾参加公司集会，你会希望像对待自家客人一般礼遇这位贵宾。如果时间许可，你可以在会前或会后邀请他来你家坐坐，或请他去餐厅或俱乐部吃顿饭。或许你公司的总裁有意作东，你可居间协调，让总裁了解这位贵宾的行程和时间的空档。
下列清单可供你参考：
1在贵宾即将抵达前，再和他联系一次，确认拟妥的计划，其中若有变更，要及早通知他。举例来说，倘若预订旅馆有所变动，客人当然应该及早知道。即使你会去接机，开车送他到旅馆，但是他及时得知，可以转告配偶、助理、同事或相关人员，不致有急事一时找不到他。
你如果认为这么做过分唠叨，请别忘了那个国际知名励志演说家的故事。这位演说家身材高于常人，特地为出场预订一套崭新的晚礼服，要他的巴黎裁缝寄到广场大饭店去，但临时生变，实际上下榻的却是里兹大饭店。
届时，晚礼服杳无踪影，演说家又找不到合身的礼服替代，只得硬着头皮上场，晚宴庄严肃穆，全场只有他一人还穿着白天的西服，弄得他整晚不知如何自处。
对于特别来宾，你不但要投其所好，甚至要尽量纵容他，此乃理所当然也！
2如果有人经过长途旅行后才抵达你们这个地点，将心比心，想想换了你，会有什么需求。先找个安静场所好好休息？找个地方伸伸腿？用些点心？喝点饮料？或有机会洗把脸？
可能的话，将这些选择一一提供给你的来宾。
3有些达官贵人旅行必带秘书或随从。先问清楚；如果他并非独自前来，你当然也必须为随同人员作妥善安排。事到临头应付突来变故，弄得你慌张狼狈，不但会显得你小家子气，而且还让你无法全力应付会前其他的重要工作。
4如果贵宾将接受献花。你不妨先悄悄和她的秘书打个电话，问问她有什么喜好。假如有人连听到玫瑰这两个字都会猛打喷嚏，那么你就会决定改订栀子花。如果所献的是胸前花饰，什么颜色的花朵配她那天要穿的衣裳最好看？女士最重视这些细节，她的助理会告诉你她这些个人好恶。你在细处特别费心，对于整个会程而言，绝对会锦上添花！
5如果客人有特殊饮食需要，悄悄为他安排妥当。举个例子来说，在晚宴餐叙上招待烤牛肉，纯素食者就无法填饱肚子。你如果要求餐饮业者为客人额外准备一份特餐，上菜之际要做得轻松自然，不必弄得大张旗鼓。如果客人的饮食习惯是基于宗教信仰或健康要求，你可以在他餐碟旁搁着一份手写的食谱注解，说明整道菜没用动物脂肪，或蔬菜是清蒸的，里面没用牛油或其他油质调味料。
特地为贵宾花一点小心思，在你并不费多少时间，可是看在客人眼里，却有天壤之别，对你的款待印象必定极为深刻，久久不忘你们公司竟然雇用了如此体贴和能干的人员。
6若客人下榻的饭店并非会场，应替他考虑如何从饭店到会议中心或相关地点。
是不是你自己或另一名公司主管应该开车到饭店接他去会场？如此才叫做贵宾式礼遇，并向贵宾证明他是与一群知书达礼的人士为伍！
7会议到了终场，你这位灰姑娘并不会马上变成一个南瓜。你还是必须留意他的交通需要或其他收尾的活动。比方说，如果客人在次日下午搭机离境之前无所事事，是不是该邀他共进早餐，或逛逛本城名胜？如果到目前为止，你所展现的礼仪和体贴都无可疵议，别在最后却虎头蛇尾，草草收场。当然，客人也许宁可独处，或因为赶工作而没有时间。但是至少你的心意是传达到了！
与讲者讨论演讲酬劳
通常在你邀请演讲者来演说时，就已经决定好演讲的报酬。有时，演说者有业务经理帮他打点行程，可能也由他出面处理像费用这类细节，不用你开口问，就会自动告诉你演讲费是多少，何时应该付讫。如果你听到演讲费比你预期的还高，要自行决定是否应该要求降价。
你也许能够陈述理由，要求减价。能为公司省钱，绝对不须腼腆到迟迟不敢开口。记住，你是在为公司的利益着想。
举例来说，公司一年一度野餐会的全部收益都要捐给社区食物救济基金，你就和他们明说，如果野餐会中的演讲支出降低，社区贫户就可获得更多帮助。如果对方的演讲费固定不变，就别再继续讲价。必要的话，告诉讲者的助理，你必须为这笔支出取得上级核准。然后，按步就班，如期将一切条件谈妥，以致各方对协议细节都不存异议。
如果演说酬劳须在会前预付，坚持对方书面保证如期履约无虞。
万一讲者开了天窗，是否退费？
如可退费，在什么期限内？
万一讲者因病或因故无法出席，是否会安排别人代替？
得到答案的最佳方式就是多问问题。对方如果用理所当然的语气说话时，别像受到催眠似地也理所当然地同意他们开出来的条件。如果届时有人顶替，你也许会颇不以为然，因此，你当然要把疑点剖析清楚。
一开始就巨细靡遗，你会发现整个邀约讲演者和处理细节的过程得以顺畅无碍。
如果讲演者任神职，或是一位当地显要，没有明定酬劳，但却期望领取一笔车马费，他们会事先和你说好预期的酬金。如果没提，打电话去其办公室问清楚一般收取费用金额。
对某些人而言，对众演说还要收取金钱似乎颇为庸俗，他们可能会安排中间人来讨论酬劳。
如果有名讲者根本不会领取酬劳，你还是应该表示心意。悄悄探听合礼的酬劳应为若干，以免因金额太小而辱及其人。如果对方要求你将酬劳捐献给他赞助的慈善机构，留意捐款数目，不得让他失了面子。在这方面，阅历丰富的同事也许能够建议适宜的数目。此外，如果你相信那句三个臭皮匠胜过一个诸葛亮的谚语，不妨多问问几个人的意见。
请准备信封
节目终了时，如果你准备好支票或现金，先把它装在一个白色信封里。将信封悄悄塞给讲者，通常比较不惹旁观者注意。一五一十地把钞票数清，或从口袋里掏出一叠钞票当面点数，是全然悖礼的举动。你可以和讲者握手，赞美他的演说，向他致谢，一边将信封悄悄递过去。
如果讲者是儒雅人士，会不动声色地将信封立即放入公事包或衣袋。没有人会当众打开信封，清点里头的钞票数目。
讲者迟到或未到该怎么办
当听众俱已到齐，而讲者却迟未出现时，让听众久等而不作解释，是非常失礼的举动。别让他们等得太久；事先就想好该如何应付这种局面。
你是否能够更换讲者的顺序？迟到的人或许可以挪到最后再讲。
如果你必须站在讲坛上向听众解释讲者尚未到场，要怎么对他们开口？对于你不能确定的事，别用权威性口吻乱向听众保证。比方说，你当众宣布讲者因故会稍微晚到一点，但是旋即你又确知他根本不会来了。话不该先说得太满，没有必要让自己陷入尴尬的局面。
如果在中场休息时安排了饮料点心，此时，叫他们立即送上。请会场听众先享用饮料咖啡，在讲者抵达前先松弛几分钟身心。
如果讲者根本没到，你有两个选择：延期或找人代替。公司的高阶主管也许可以上台对听众演说，立刻打电话到他办公室解释你碰到的难题。如果你找不到合适人选，别浪费大家的宝贵时间。此时，商业礼仪要求你向听众致歉，宣布散会。
你或许应该考虑向每人发函致歉，到了那时，你应该已经知道讲者未出现的原因，别忘了在信中提到这个理由。你费心解释，会得到人们的体谅。由于时间本身就是一项贵重的商品，你浪费了别人的时间，务必要传达出这份关怀和歉意。你没有必要添油加醋凸显这回的挫折，但是你确实也希望传达给大家你的歉意。
