“GettingThingsDone”，让工作井井有条
什么是GTD
关注时间管理相关方面信息的朋友们一定听过“GTD”，也就是“GettingThingsDone”的时间管理方法。这个方法来源于戴维?艾伦有限公司的总裁戴维?艾伦的书GettingThingsDone--TheArtofStress-FreeProductivity，中文翻译作《搞定--无压工作的艺术》。戴维?艾伦也是著名的效率管理专家。
GTD是一种为了使个人时间得到高效利用的时间管理法则，简单来说，这本书就是告诉我们如何通过“收集、整理、组织、回顾、执行、再收集”的固定流程来完成我们所面临的任务。它把大的时间分成一个一个的小阶段，以“天”为单位，以“周”为小阶段，在每周的5个工作日里，每天进行一次循环，周末进行回顾，接着进行下一周的日程规划，并在这个过程中享受着对时间的掌控感和完成任务的满足感，以及对下周工作的期待感。
GTD方法的功能就好像是把我们本来的任务--攀登一座山峰--分解为N个山坡，今天要走A段山路，心情愉快地走完这段之后就停下来休整，明天继续怀着愉快的心情和高昂的斗志来走B段山路，用更少的压力和焦虑来完成攀登山峰的全过程。
也许你已经了解过很多时间管理方法，但是却觉得它们空洞、复杂或是言之无物，那么你可以来试一下GTD的方法，切实可行地把这种方法和我们自身以及我们所处的客观环境结合起来，形成自己特有的时间管理秘诀。
如何GettingThingsDone
戴维?艾伦的整套GTD方法的核心理念就在于：把你心里面想要做的事情全部都写下来，清空你心头的所有牵挂，然后心无旁骛地完成每一项任务。
我们可能都有这样的体验，在写报告的时候心里还牵挂着要去帮女朋友修电脑，在洗衣服的时候又想着煤气费似乎欠费了还没有去交--不管大事小事，总是有那么几件与你正在做的工作毫不相关的事情萦绕心头、悬而未决，你就在杂乱的思绪中浪费着自己的精力。
第一个步骤：收集。那么我们首先要做的事情就是列出所有的“待完成事项”，也就是GTD方法的第一个步骤。你可以准备一个“工作篮子”，好像菜篮子放各种蔬菜一样，你的“工作篮子”就用来存放你的各种工作计划和文件，把你要做的事情全部都写出来，一条一条地列在便签上或者笔记本上，这一步的关键在于赶走心头事，清空你的大脑。
第二个步骤：整理。看看你的“工作篮子”里有些什么东西吧，然后按照你自己的习惯分类处理。比如递交升职报告、查询快速治疗感冒的偏方和回复好友聚会的邮件是可以在网络上进行的，当下就可以完成，而给汽车加油、给电卡充钱和买水是可以出门时顺便进行的，另外的一些已经用过的会议文件早已没有其他用处，可以处理之后放到垃圾桶里--可以当下完成的就立即行动去GettingThingsDone，不能当下完成的就进行下一步的组织。
第三个步骤：组织。组织的主要内容是对参考资料的组织和对下一步行动的组织。前者是进行文档的管理，而后者是对行为的管理，如处理待办事项、工作任务、委托任务和日程等等。除了列一个List使事项一目了然之外，这也是对“事项”和“地点”进行习惯性联想的训练，把处理的事情按地点分类，那么下一次再到达这些地点的时候就可以很快地反应出需要做哪些事情了。
第四个步骤：回顾。这是GTD方法中的一个重要环节，通过回顾和检查以及列表的更新来确保GTD系统的顺利运作，并且在一次循环结束的时候进行下一周的工作计划安排。
第五个步骤：执行。根据以上原则列出的若干个清单，那么现在我们就可以按照清单去执行了。在执行的时候可以根据特定的时间和方便程度来进行。
接着就可以继续进行下一轮的“再收集”，习惯之后，就可以非常自然顺畅地让生活中的方方面面“GettingThingsDone”了。
效果怎么样？试试就知道
很多人问戴维?艾伦，这个GTD方法真的有那么神奇吗？
答案是：你试试就知道了。
他的一个客户曾经这样评价这本书里的这个方法：“当我习以为常地采纳GTD方法的时候，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们的时候，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中常见的‘救火现象’，同时也是一种解毒剂，能够有效地舒缓人们施加在自己身上的不平衡的压力。”
由于大脑中盘踞问题的多少和我们解决这些问题的效率成反比，如果某一件事情一直在你的脑海中挥之不去，那么你的思维就会受到阻碍，我们必须像清除路障一样把它铲走，放到工作篮子里，让你的时间管理系统引导你去解决它。
这个原理十分简单，操作流程也并不复杂，而且除了管理工作任务之外，生活中各种琐事也可以用GTD的方法进行管理，一通百通，举一反三，你可以从今天就开始试一试，先把大脑清空，把明天等待着你的事情列入清单，再不断地进行补充和回顾。但是不管清单上列出了多少事项，我们一定要坚持的原则是“每次只做一件事情”以及“同一件事情绝对不能再次放回工作篮子”。
当然，为了提高使用GTD方法的效率和加强效果，我们可以选择不同的工具来进行GTD管理，比如：
1.记录工具可以选择：笔记本、便笺纸、EASY贴、电子文档、相机、录音笔等；
2.辅助提示可以选择：手机记事功能、邮箱的日历提示、闹钟等；
3.任务的分类可以进行：按照所用时长分类、按照进行地点分类、按照紧急程度来分类等，同时还要注意在合适的情况下进行任务的分配和授权。
不久前我向我的一个女性朋友推荐了这个方法，因为她在工作上的时间安排确实存在不少混乱的地方，不过没想到她融会贯通地把这个方法首先用在了减肥美容的伟大事业上。她准备了一个专用的外表十分精致的笔记本，每一轮的计划一般用到七页纸，第一页是本月的大任务清单，第二页是每周分到的小任务列表，之后的四页是每个星期的完成情况，用钩和叉来区分，最后一页是当月的情况总结。比如每天早晨起床后喝一杯水，打钩；周三下午下班之后和同事去做美容，打钩；周五中午去健身房上瑜伽课，打钩。两个星期过去后，很多诸如“晨起喝水”之类的小任务已经不会出现在她的笔记本上了，因为这已经成为了她生活中很自然的习惯，而这个朋友的生活也比之前要更加丰富、规律、有情趣。
一千个读者有一千个GTD，学习一种方法，然后让方法专属于你--现在就开始行动吧。
跟我做--生活管理小妙招
善用笔记本，学会写“时间日记”
学会写“时间日记”，一本小小的笔记本就可以帮你管好自己的时间。
首先，得明确“时间日记”包括每日日程、每日计划和生活三大板块。
其次，根据三大板块制定细枝末节。比如，在日程中记录的内容有：今日流水账（记录每个时间点要做的事）、今日任务和今日总结等。在计划中记录：本月重点与目标等内容。在生活板块中记录：今日饮食、睡眠、运动情况、健康指数甚至是服饰评价，女士们还可记录自己今日妆容情况，等等。
然后，就是严格地按照自己每日的情况在日记中记录下来。在第二天还可以在日记中加一栏“昨日回顾”，比较自己两天以来的情况，发现其中的问题并且予以改正，从而做到真正把时间用到位。
如何？一本日记本的用处很多吧？快点学起来吧！
5个S，日本人为什么是拼命三郎
掰掰手指，数出5个S
5S管理方法最初起源于日本，其中的5个S分别是指：
1.整理（SEIRI）
2.整顿（SEITON）
3.清扫（SEISO）
4.清洁（SEIKETSU）
5.素养（SHITSUKE）
这五个词都来自于日文，五个部分都是日企进行企业资源管理的方法，包括了对人员、材料、机器等生产要素，在20世纪60年代末得到了完善，并且开始在世界范围内得到推广和推崇。尤其是在代表企业--丰田公司的大力倡导之下，5S在“塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面”都发挥了巨大的作用。
第一个S，整理。整理的目的是要把人、事物根据需求和价值情况进行分类处理。以最初应用的生产现场为例，开始“整顿”步骤的时候，员工们需要先对生产现场的所有资源进行分类，然后把现场不需要的东西进行清理，把不能再利用的设备进行合适的处理，确保现场的每一个存在都是“有用的”。
第二个S，整顿。要达到的效果就是目光所及没有无用的东西，所有的工具或者设备都是各归其位，数目明确、科学合理。不仅要摆整齐，而且要按照使用频率的高低来安排位置，经常用到的工具就放在更容易拿到的地方，而且要“一个萝卜一个坑”，从哪里拿的就要放回哪里去。形成习惯之后既能方便记忆，又能提高效率。
第三个S，清扫。清扫的目的是要保持工作场所的干净整洁，把垃圾及时清理出去，这样就可以避免因为垃圾的阻碍而使人们忽视现场存在的隐患。
第四个S，清洁。在这里，清洁的意思是把前面的三个S的做法“制度化、规范化、持久化”，通过给员工提供良好的工作环境来促进员工的身体健康和精神愉悦，这样可以达到更高的生产效率。
第五个S，素养。素养的目的是要让每一个员工都养成按章办事、规矩行动的好习惯，提升每个员工的素质和品质，这是5S的核心所在。
日本人“拼命三郎”的精神是众所周知的，日本人的效率和控制力早就在世界范围内得到认可，日本员工的流失率也是世界最低的，我们通过这个“5S现场管理法”就可以窥冰山一角了。通过整理、整顿、清扫、清洁、素养的过程，企业和内部员工的整体水平就能够上一个新的台阶，接下来就可以进行下一轮的整理整顿，业务水平和员工素养都得到持续提升--也许就是这种对科学方法的实践和不断改进，才造就了日本人持续的竞争力吧。
向日本人学习，用5S自我管理
“5S现场管理法”最初是应用在企业的生产领域的，但是我们进行自我管理的时候也可以活学活用，帮助我们进入更好的生活和工作状态。
在日本的企业中，他们在应用5S法则进行企业管理的时候，一直坚持着三个原则，也就是自我管理原则、勤俭办厂原则和持之以恒原则。
自我管理原则是通过员工的高度参与，让他们体会到“劳动的果实最甜美”，自己亲手创造的美好环境，就舍不得去破坏它，所以更容易保持。
勤俭办厂的原则，是说在进行开始的整理整顿的时候，会产生很多在现场没有价值的“垃圾”，但是这些物品本身还是有可以挖掘的价值的。要把每一根钉子都高度利用起来，并且十分提倡变废为宝，废物利用。不管企业的效益是如何如何的好，都不能养成大手大脚的习惯。反观国内的部分企业，由于员工认为公司财产是“公家的”，和自身无关，于是就干脆把“节约”两个字留在家里，尤其是办公室里办公用电和办公用纸的浪费，实在是触目惊心。“成由勤俭败由奢”，这是前辈的老话，可惜很多人都忘了这一点。
持之以恒的原则，也是最重要的一点。因为出于一时兴起或者跟风来开始5S的管理方法是很容易的，但是确实存在很多企业坚持不下去就半途而废的情况，结果反而浪费了人力物力财力还得不到效果，而且还影响了员工的情绪。
现在我们把5S拿来做自我管理，也要坚持这些原则。比如拿整理衣柜来说吧，这是让很多人头疼的一个问题，那我们就用“宰牛刀”来处理一下这只“小鸡”。
整理衣柜5S法则，开始：
第一步，整理。
把衣柜里所有的衣服全部都拿出来，放在视线范围内，分别从春夏秋冬四个季节，内衣外衣、上衣裤子、裙子袜子以及搭配部件等来分成若干个小堆，也可以分别用袋子先装起来，接着进行下个步骤。
第二步，整顿。
在衣柜里给每一类别选择特定的位置，按照穿衣的频率来摆放，甚至有精力的话，还可以按照颜色来分类摆放，或者做好习惯搭配，把通常一起穿的衣服作为套装放在一起。
第三步，清扫。
如果一件衣服的穿着次数少于每年一次，那么你可以把这类衣服单独装在真空袋里，放在衣柜的最底层。也可以把它和其他已经决定不穿的衣服打包送给回收机构，来激发它们的第二生命。
第四步，清洁。
看着已经焕然一新的衣柜，你心里一定感觉非常有成就感，请好好地享受它并且记住它，每次增添新衣服的时候还是要按照既定的习惯来分类放好，把整理衣柜的习惯长久保持。
第五步，素养。
既然与衣柜有关，那么我们的素养部分就可以是随着衣柜的整理和清洁，我们更加懂得整理的重要性，而且对服装的审美和分辨能力也在提升，也更能了解我们自己的穿衣风格。
当然在这五步进行完之后，我们还可以用PDCA循环模型来巩固和保持战果，也就是计划（Plan）、完成（Do）、检查（Check）和行动（Action），每经历一次这样的循环，似乎我们的精神境界也提高了一些呢！特别是对于女人来说，管理好衣柜，就是管理好了“祖国的大后方”啊！
进步无止境
第一个使用“5S现场管理法”的人当时绝对想不到，神奇的五个S竟然能够翻倍变成了十个S。
虽然管理方法在不断的完善和升级着，甚至还有企业升级到了12个S的配置上，但是其实都是万变不离其宗的，5S或者10S的本质，都主要是在调动组织内部的最大积极性，把企业锻造成一个不断变强大的钢铁巨人，企业的每一个员工都是这个巨人的一滴血液，都起着重要的作用。
而当我们把这些偏于宏观的管理方法用在自我管理或是时间管理方面的时候，可以不用过于严格地把每一个S都记准背熟、毫厘不差，因为在管理我们的生活和时间的时候，我们需要保持一种更加轻松和自然的心态，目的是要养成更好的习惯，而并不是为了记住这些单词。选择合适的，然后把这些文字变成习惯，这也就完成了这些方法的使命。
跟我做--生活管理小妙招
提高效率非难事
一心多用是好招：从小我们就被教导做事要专注，不能一心多用。但有时我们在工作中会遇到瓶颈而无法继续下去，那么不妨去吃点东西、回封邮件或者看会儿书。这样既把时间充分利用起来，也可以让自己的大脑舒缓一下，后面继续工作的效率自然也就能提高了。
