其一，打电话时要简短，而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙，或甚至认为施压给他为理所当然，这是不对的。千万不要浪费别人的时间。打电话时，要保持友善、轻松和确实，并尽可能用最短的时间表达你的目的，然后结束。如果你遵循这个原则来打电话，别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
其二，打电话时，要注意周围的嘈杂声，例如电话的声响、旁人的谈话，或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大，这会令电话线彼端的人感觉烦躁。
其三，如果你已经拨了一通电话，但是没联络了，你应重新再拨，不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音，“啪”地挂掉电话，你应该迅速友善地表示歉意：“非常抱歉，我拨错电话了。请您不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意，别人就不会心生忿恨了。
其四，准时拨电话给忙人，这对他比较方便。如果你欲与某人联络，而直接打电话到办公室找他，一定要问：“这时候打电话给你方便吗？”如果时间不恰当，你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间，或是办公室里有客人，或是正在参与某项活动，所以没办法接听你的龟话。也可能你打电话给他时他在，但是因为没有秘书，或者他有其他约会，因而不方便接电话。所以你一定要问他：“这时候打电话给你方便吗？”这是非常重要的事。
其五，注意听对方在说些什么。当你接听电话时，不要同时在看报纸，或是阅读放在桌上的一篇报告，否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高，他也不知道该怎么办，这样一来，谈话时间就会拉长，比原订长了很多。保持轻松，要有适当的间歇，这样电话就会愈快结束，当然也就愈能称心如意。
其六，不要突然转身与办公室里的其他人说话，因而打断电话。当你料想必是你的电话时，你的注意力是与你交谈的人最在意的问题，你应该示意秘书或同仁去接听。同样的，当你约了别人来办公室商谈某事，却在这时候一直打电话，这种举动实在无礼且没效率。
其七，如果你打电话给外省市的某人，并请求协助，或者试图向他推销一个观念，你必须确定他是否该回你的电话。当然，电话费应该由你来付，而不是他。举例来说，如果你从纽约打电话到旧金山找某人，这个人正好不在办公室里，最好不要要求他回你的电话，否则他必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何‘时会有空，然后再打电话给他。如果留言请他务必回你的电话，要声明由你付费（当对方请你回电话时，你可别以为电话费很便宜）。
其八，对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍，你一定会经常接到推销东西的电话，要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服，因而被遭到不必要的斥责。他们通常是年轻人，才开始创业，斥责他们实在太残忍，因此当有人来电推销东西时，正确的处理方式是告诉他：“听着，我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错，不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错，我们也谈得很融洽，看得出来你很细心，我虽然帮不上忙，但仍祝你好运。希望你的业绩卓越！”然后挂掉电话。因为有如此的赞美，相信对方将会满心喜悦，而不会牛闷气！
