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第29章 出纳的日常管理(1)

出纳的日常工作内容

了解自己日常工作的内容应该说是从事出纳工作首要的内容,也是一项不可小视的工作。

出纳的日常工作主要包括货币资金核算、往来结算、工资核算三个方面的内容。

货币资金核算

按照我国《会计法》的有关规定,出纳在进行货币资金核算过程中的日常工作内容主要包括如下几个方面:

1.严格按照国家有关现金管理制度的规定,根据稽核人员审核签章的收付款凭证,进行复核,办理款项收付。对于重大的开支项目,必须经过会计主管人员、总会计师或单位领导审核签章,方可办理。收付款后,要在收付款凭证上签章,并加盖“收讫”、“付讫”戳记。

2.要严格控制签发空白支票。如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时,必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期,规定限额和报销期限,并由领用支票人在专设登记簿上签章。逾期未用的空白支票应交给签发人。对于填写错误的支票,必须加盖“作废”戳记,与存根一并保存。支票遗失时要立即向银行办理挂失手续。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人。

3.根据已经办理完毕的收付款凭证,逐笔顺序登记现金和银行存款日记账,并结出余额。现金的账面余额要及时与银行对账单核对。月末要编制银行存款余额调节表,使账面余额与对账单上余额调节相符。对于未达账款,要及时查询。要随时掌握银行存款余额。

4.对于现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺。库存现金不得超过银行核定的限额,超过部分要及时存入银行。不得以“白条”批充现金,更不得任意挪用现金。如果发现库存现金有短缺或盈余,应查明原因,根据情况分别处理,不得私下取走或补足。如有短缺,要负赔偿责任。要保守保险柜密码的秘密,保管好钥匙,不得任意转交他人。

5.必须妥善保管印章,严格按照规定用途使用。但签发支票的各种印章,不得全部交由出纳一人保管。对于空白票据和空白支票必须严格管理,专设登记簿登记,认真办理领用注销手续。

6.认真审查销售业务的有关凭证,严格按照销售合同和银行结算制度,及时办理销售款项的结算,催收销售货款。发生销售纠纷,货款被拒付时,要通知有关部门及时处理。

往来结算

出纳在日常中除了对单位的货币资金进行核算外,往来结算也是出纳一项重要的工作内容。往来结算的日常工作内容主要有:

企业与内部核算单位和职工之间的款项结算;企业与外部单位不能办理转账手续和个人之间的款项结算;低于结算起点的小额款项结算;根据规定可以用于其他方面的结算。对购销业务以外的各种应收、暂付款项,要及时催收结算;应付、暂收款项,要抓紧清偿。对确实无法收回的应收账款和无法支付的应付账款,应查明原因,按照规定报经批准后处理。实行备用金制度的企业,要核定备用金定额,及时办理领用和报销手续,加强管理。对预借的差旅费,要督促及时办理报销手续,收回余额,不得拖欠,不准挪用。建立其他往来款项清算手续制度。对购销业务以外的暂收、暂付、应收、应付、备用金等债权债务及往来款项,要建立清算手续制度,加强管理及时清算。

对购销业务以外的各项往来款项,要按照单位和个人分户设置明细账,根据审核后的记账凭证逐笔登记,并经常核对余额。年终要抄列清单,并向领导或有关部门报告。

工资核算

工资核算是出纳又一项重要的日常工作,由于它涉及到单位员工的利益,因此出纳在做这些工作的时候尤其需要谨慎。一般来说,工资核算日常工作内容有:

根据单位批准的工资计划,会同人力资源管理部门,严格按照规定掌握工资和奖金的支付,分析工资计划的执行情况。

根据实有职工人数、工资等级和工资标准,审核工资奖金计算表,办理代扣款项(包括计算个人所得税、住房公基金、劳保基金、失业保险金等),计算实发工资。按照单位各部门归类,编制工资、奖金汇总表,填制记账凭证,经审核后,会同有关人员提取现金,组织发放。发放的工资和奖金,必须由领款人签名或盖章。发放完毕后,要及时将工资和奖金计算表附在记账凭证后或单独装订成册,并注明记账凭证编号,妥善保管。

按照工资总额的组成和支付工资的来源,进行明细核算。根据管理部门的要求,编制有关工资总额报表。

出纳日常工作纠错

在任何工作中,错误和失误是避免不了的,最重要的是在发现后如何解决,出纳工作也是这样。出纳在工作中,既要避免错误发生,同时还要防止舞弊。

出纳工作发生差错的原因

我们知道解决一项问题最要紧的是了解这些问题产生的原因,然后对症下药。出纳工作也是这样。从我国出纳工作实践来看,我国出纳工作最容易产生问题和出现差错的主要有如下几个方面:

1.有些单位不按钱账分管的原则行事,单位领导、会计人员随意经手现金,且长期不与出纳结算,出纳人员对现金收支情况不明,因而常出现差错。有的单位为了逃避上级或有关部门的审计、检查、监督,采取隐瞒收入的手段,私设“小金库”,搞“账外账”,这也是导致出纳工作出现差错的重要原因。

2.有的出纳人员填写现金支票、编制记账凭证不规范,被极少数别有用心的人钻了空子,有的借款无凭据或领款不签字、不盖章,时间一长,借款、领款人遗忘,或有意赖账,事后清查账务,出纳人员又找不出对方借款、领款的其他证据,只得自己赔钱了事;有的对现金、凭证、支票、存折、印鉴等保管不善,一旦遗失或被盗,就会酿成祸患。

3.由于出纳人员本身的问题,在日常的工作中工作不积极,不能及时处理好相关的工作事务致使工作陷于停顿,出现差错不能及时发现和纠正。而有的出纳则自以为是,不虚心请教和学习,不懂装懂也常常导致出纳工作出现不应该有的差错。

4.有的单位由于管理上的混乱,会计监督不到位,出纳人员对会计人员的工作不配合、不支持也常常导致出纳工作出现不应当有的差错。

5.由于直接与金钱打交道的原因,有的出纳人员由此产生了不纯的动机,随便挪用单位的现金,知错犯错,给出纳工作造成不可避免的损失。

错款和失款

1.错款

错款,是指当日终了或经过一般时问,库存现金的实存数和账存数有差额。如果现金实存数多于账上结存数,就叫“长款”,反之,则称“短款”。这些长、短款大都是由于工作造成的差错,因此应及时查清原因,正确处理。

2.失款

失款,是指办完收付款后,发现现金实存数少于现金账存数的差额。失款一般属于人为损失或自然损失的款项。

出纳一旦在工作中发生错款或失款,不论是责任事故或意外事故,是人为原因或自身原因,都应立即向主管会计人员报告,如实反映情况,切勿因怕受牵连、受嫌疑或因工作有缺点而隐瞒、掩饰真相,甚至私下制造假象以图推卸责任。

出现差错后,出纳要积极采取有效措施,查明原因,以挽回或减少损失。

3.错款和失款的处理

在实际工作中,一旦发生现金差错,出纳要采取措施,仔细查找,以挽回损失,更正错误。对确实无法挽回的损失,要在弄清情况的基础上,正确处理,具体的处理要求和方法为:

(1)属于技术性的错误和一般责任事故的错误,经过及时查找,确实无法找回时,按主管部门规定的审批手续处理。技术性错误是指在坚持财经制度的前提下,由于书写、计算、清点或机器故障等原因造成的错误。

(2)属于对工作不负责任,玩忽职守,有章不循,违反劳动纪律而造成的错款、失款,应追究失职人员的经济责任,视情节和损失程度的大小,赔偿全部或部分损失,有的还要给予行政处分。

(3)属于有关人员监守自盗款项,侵吞长款,挪用公款的,应按贪污案件处理。

(4)如发生火灾、水灾等自然灾害,应及时报请领导查看现场,将灾害发生的时间、地点,造成的损失等书面上报。

(5)由于不明原因,正在继续调查,一时难以处理的,应由责任人填具《出纳借款、失款审批报告表》,经会计主管人员签署意见,单位领导批准后,列入有关账户挂账处理,但仍需继续清查,不能草草了事。

(6)各单位发生长短款时,都应在出纳账上进行记录。原因未明的,先记入“其他应付款——现金长款”或“其他应收款——现金短款”账户,已查明原因并经审批后,属本单位负责的,再记入财产溢余或损失。

总而言之,错、失款处理的基本原则是:长款不得溢库,短款不得空库,不得以长补短,也不能不做登记。

收付款差错的原因

1.收款中造成差错的原因

(1)一笔款未收完,又接着收第二笔,搞乱交款者的款项。

(2)收款清点完毕,对券别加总数时不认真复核,以致发生加错金额、看错券别、看错大数、点错尾数等。

(3)桌子上的现金还没有收拾干净又收第二笔,或收入现金的抽屉里的分格箱没有放好丢在桌面上,把自己的款与他人的款混淆在一起,误作长款退给了他人。

(4)初点不符,复点相符,不再进行第三次核实,实际有误,就作无误收下。

(5)交款者交来的现金零乱,只凭出纳人员初次清查计算的数目为准。

(6)忘记将应找补的现金还给交款者。

(7)清点10张或20张的折叠钞票、只点平版的9张或19张,忽视了折起来的那张。

(8)用手工清点现金时贪快,有夹杂其中的不同票面额的票币未能发现。

(9)用机器点完一把钞票,拿起来捆扎时,没有看清接钞台上是否仍留有人民币,或人民币被卷入输送带未发现,以致产生一把多、一把少的现象。

2.付款中造成的差错

(1)备用金的放置不定位,配款时取错券别,既不细看,又不复核,随手付出,或者凭证连同款项一起交给了收款人。

(2)小沓折叠钞票,每沓不固定,有时10张一沓,有时20张一沓,付出时不复点。

(3)未看清凭证上所列的付款金额数,粗心大意,随手付出。

(4)贪图方便,付款时不用算盘加计券别,单靠心算,以致出错。

差错的类型

出纳工作中,经常遇到的差错种类很多,其主要表现在:记账凭证汇总表不平;总分类账不平;各明细分类账户的余额之和不等于总分类账有关账户的余额;银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等。在实际工作中常见的记录错误主要有以下三种;

1.会计原理、原则运用错误

这种错误的出现是指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理、原则、准则规定的错误。例如,对规定的会计科目不设,不应设立的却乱设,导致资产、负债、所有者权益不真实;对现行财务制度规定的开支范围、执行标准不严等。

2.记账错误

主要表现为漏记、重记、错记三种。错记又表现为错记了会计科目、错记了记账方向、错用了记账墨水(蓝黑墨水误用红水,或红水误用蓝黑墨水)、错记了金额等。

3.计算错误

主要表现为运用计算公式错误、选择计算方法错误、选定计量单位错误等等。

记账凭证中的常见错弊

1.记账凭证的错误

(1)基本要素不全或填写不完整

主要是日期不写或写错、摘要过于简单或用语不准确。

(2)科目运用错误

即没有正确运用有关会计科目,发生了科目运用错误、内容错误和对应关系错误等。

(3)记账凭证无编号

无编号是指对多份原始凭证没有按序排队编号,使各份凭证难以辨别彼此。

(4)记账凭证编号错误

编号错误是指虽然存在原始凭证编号但所排列的顺序混乱,难以体现其相互关系。

(5)附件数量和金额错误

记账凭证所附的原始凭证的张数和内容与记账凭证不符,或者各张原始凭证所记金额的合计数与记账凭证记录金额不符。

(6)印鉴错误

对已入账记账凭证未加盖有关印章,或者加盖不全,使已入账的凭证与未入账凭证难以区分;有效的记账凭证与出错作废的凭证难以区分;记账凭证中没有记账、审核等人员的签章。

2.记账凭证中的常见舞弊

(1)假账真做

它是指无原始凭证而以行为人的意志凭空填制记账凭证,或在填制记账凭证时,让其金额与原始凭证不符,并将原始凭证与记账凭证不符的凭证混杂于众多凭证之中。

(2)真账假做

舞弊者故意错用会计科目或忽略某些业务中涉及到的中间科目,来混淆记账凭证对应关系,打乱查阅人的视线。

(3)障眼法

这就是对记账凭证的摘要栏进行略写或错写,使人看不清经济业务的本来面目。舞弊者采用这种手法使记账凭证的摘要往往与原始凭证所反映的真实经济业务不符,或让摘要空出不写,或者粗略写上让人不得要领的几个字,以达到掩饰和弄虚作假的目的。

账簿中的常见错弊

1.账簿中的常见错误

会计账簿中的错误主要存在于启用、设置、登记、结账等环节。

(1)会计账簿启用错误

出现在会计账簿启用中的错误主要表现在以下几个方面:

①在账簿封面上未写明单位名称和账簿名称。

②在账簿扉页上未附“启用表”,或虽附有“启用表”,但所列内容不齐全、不完整。

③会计人员调动工作时,未按规定在账簿中注明交接人员、监交人员的姓名或未加签章,无法明确有关责任。

④启用订本式和活页式账簿时,未按规定对其编订页数等。

(2)会计账簿设置错误

会计账簿设置错误主要表现在以下几个方面:

①账簿形式设计不合理。包括装订形式、账页的尺寸、账页划线、印刷颜色及账页用纸等不合理。

②账簿设计不齐全。任何单位必须设置数量能满足需要的总账,对现金和银行存款必须设置日记账,对需要提供详细经济活动情况的总账,还必须在其下设置能够满足需要的明细账。另外,根据工作需要,还应设置若干备查簿,以反映一些特殊的不能在正规账簿进行反映的经济事项。在实际工作中存在着账簿设置不齐全的问题主要有:

◇未设置应有的总账。

◇未设置应有的明细账,或明细账的分类不合理。

◇未设置必须的备查簿或设置项目不全等。

◇所设置的账簿末能很好地形成一个账簿体系。

(3)会计账簿登记错误

会计账簿登记错误主要包括以下几个方面的内容:

①登记的方式不合理。明细账一般是根据记账凭证和原始凭证登记的,而总账要根据所采用的会计核算形式的不同而选择要根据什么进行登记。在实际中存在着所采用的核算形式、登记总账的依据不合理、不能满足生产经营管理需要的问题。

②账簿摘要不合理。一种是摘要过于简略或表达不清,使人不能明白到底是什么业务;另一种是摘要虽然写的很好,但所反映的经济业务不合理、不合法。

③登记不及时。

④账簿中书写的文字和数字所留空距不合理。

⑤登记账簿所用笔墨不合要求。

⑥登记中发生跳行、隔页的情况。

⑦末按规定结出账簿中账户的余额。

2.账簿中的常见舞弊

账簿上常见的舞弊形式有:

(1)无据记账,凭空记账

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