传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
公文格式
七、公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。
1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内客，并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
2.向上级请示的公文，一般只写一个主送单位：如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
3.发文时间，以领导签发日期为准：联合行文，以最后单位签发的日期为准。
4.公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
5.公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
6.收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
7.文字一律从左至右横写横排。
八、公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
九、对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。
十、对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
十一、内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
十二、各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。
十三、向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）：向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
十四、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
十五、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
公文处理程序
十六、收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
1.上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
2.承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
3.凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并回复文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
4.加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
5.领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
十七、发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1.草拟公文的要求：
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
（3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（6）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
2.公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
审核的重点：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令与本单位发过的公文是否衔接。
（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
3.公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
4.公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
××公司印章管理制度范本
监印人员
第一条各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。
第二条特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。
第三条各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。
第四条监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。
印章盖用
第五条行文时应依行文判行权限的规定判行送请盖印人员依行文名义、署名及印信借用的规定于函件、文稿及底本上用印。
第六条其他文件需差用印章者，经办人应填具“盖用印章申请单”一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于“盖用印章申请单”正面加盖使用的印章，并收存第一联，第二联退回经办部门再查。
印色使用
第七条公章、职章以红色印泥或红色打印水用印。
印章管理
第八条公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
第九条总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务的主管职章经各部（室）经理（主任）核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
第十条各事业部经理、厂（处）长的职衔签字章、特定业务的主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定，由各公司总经理室的管理部门统一制发。
印章登记
第十一条业务主办部门需用特定印章或业务专用印章向有关主管机构报备时，该印章的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。印章申请
第十二条印章制发的申请
因业务需要或组织变更，由主办部门填具“请（制）发印章申请表”一份，送会印章管理部门依规定权限及程序呈经核定后由管理部门制发。
第十三条印章换发的申请
一、印章的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请（换）发印章申请表”一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印章管理部门依规定的权限及程序呈经核定后由管理部门换发。
二、原有废旧印章应于换发的印章收到后一周内，由监印人员依规定办理。
第十四条印章补发的申请
一、印章毁损或遗失时，监印人员除向该印章登记机构报备并依法公告作废外，应填具“请（补）发印章申请表”一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印章管理部门依规定的权限及程序呈经核定后，由管理部门补发。
二、补发印章的文字体应有异于原印章，以资区别。
三、遗失的印章寻获时，应即交由监印人员于二日内依本印信缴销规定办理。
第十五条印章增刊的申请
一、一种印章以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。
二、增刊的印章应由管理部门斟酌实情设法加以区别。印章缴销
