①标题。可直接写出总结的单位、时间和文种，如《2002年××乡党建工作总结》。
②正文。总结的内容要在这部分得到的恰当安排和有条理的阐述。写法上，有的可按照事物各个阶段的发展变化来安排先后层次，如做法的变化，思想认识的变化等，这种写法适合内容比较单一的总结；有的可按照事物发展的各个方面来安排层次，如做法、成绩与经验、问题与教训、今后打算等，这种写法适合内容较全面的综合性总结；或者是工作、学习、生活、纪律等，这种写法适合个人总结。但不管采用哪种写法，正文各个层次提炼观点的角度要一致。
③署名和日期。
此外，与总结有关的重要材料，不便在正文里表述的，可作附件放在最后。
16、汇报提纲
汇报提纲是向上级机关汇报情况的书面纲要。多在上级机关检查工作或下级机关主动争取上级机关领导时，用口头形式表达，也可以只用文字形式上报。
按汇报内容可分为全面工作汇报提纲、专题汇报提纲等。
17、情况汇报
情况汇报是下级向上级用书面形式反映工作进展情况的一种公文。一般是在一个单位的工作到一定阶段（如季度、年度）时或一项工作结束时向上级写情况汇报。
情况汇报分综合汇报和专题汇报。综合汇报是反映在一定时间内全面工作或某几项工作情况的汇报。专题汇报是专门反映某一问题或某一项专门工作情况的汇报。
情况汇报的内容，一般要写已经完成了哪些工作任务，有些什么经验和教训，还存在哪些困难和问题，正在采取哪些有效措施，以及下一步工作如何进一步开展，等等。
写情况汇报应该注意：要汇报真实情况，一是一，二是二，不夸大成绩，也不掩饰或隐瞒缺点错误，切忌弄虚作假，并尽可能做到及时汇报。
18、大事记
大事记是记载本单位的重要公务活动和重大事件的一种公文形式。
党委机关大事记的内容一般包括：
（1）组织变动情况，如本机关的成立，职权范围的调整，内部组织机构设置的变动，办公地址的迁移，人员编制的增减，主要负责人的任免和变更，干部的重要奖励和处分等。
（2）上级机关指导本机关工作的情况，如上级机关发来的有关本机关的重要文件指示，上级领导来本机关检查、指导工作的情况等。
（3）主要工作情况，如发出的重要文件，机关负责人的重要活动和重要批示，发生的重大问题和采取的主要措施，主要工作成果和外事活动等。
（4）重要会议情况，如党代会、全委会、工作会议的名称、任务、议题、决议、参加人员、召开时间等。
大事记一般按年月日扼要记录每件大事，有的根据工作需要，可按内容分类撰写。
19、批示
批示是上级机关对下级来文作指示的一种公文形式。其内容通常有：对下级来文汇报或请示问题的看法、对问题处理的意见等。
20、批复
批复是答复下级机关请示事项的一种公文形式。批复具有指示性，专门用于对请示事项的答复，行文比较简单。
（1）批复的要素
一般包括：标题、主送机关、批复根据、批复意见、发文机关、发文日期等。
批复具有针对性、指示性和鲜明的特点。因此，写批复前要搞清楚有关情况，根据党和国家的方针、政策、法令或规章制度，写出观点明确、态度明朗、措辞庄重的批复。必要时，还要适当地说明理由。
（2）批复的写法：
①标题。包括发文单位名称、内容和文种。内容要写明同意或不同意下级机关的请示事项。如《关于同意××同志任××村党支部书记的批复》。
②收文单位。写明请示机关或个人的名称。
③正文。正文要简短、明确，格式也较固定。内容包括两部分：一是概括引述来文日期、发文号和要点；二是明确答复请示事项。同意、不同意或不完全同意等，都要写清楚，不能含糊或推诿。
④结尾。可写“批复”或“特此批复”字样。
⑤署名和日期。批复是一级组织的意见，不能是某个领导的意见。因此署名必须是机关名称。
如果批复的内容具有普遍意义，同其他下属机关也有关系的，还可抄送给有关下级单位。
21、简报
简报按内容可分为工作简报和会议简报；按发出期限可分为定期简报和不定期简报；按分发对象可分为普发性简报和专发性简报。
简报的要素一般包括：对党的方针政策的反映，思想认识及其变化情况，新发生的值得注意的事件，带预见性的问题即好的苗头和坏的苗头，对方针政策的执行的情况、做法、经验，典型调查的材料和结论摘要，表扬和批评等。
简报的格式一般包括报头、正文、报尾三个部分。
报头包括简报名称、期数、编印单位、印发日期、密级、编号等，正文包括标题和基本内容，报尾包括发送单位、印发份数等。
22、函
函是信的别称，包括公函和便函两种。
公函也称公务信件，公函是上下级和各平行机关或不相隶属的机关之间商洽、询问、答复、联系具体工作问题的一种公文。
公函在内容上主要是机关工作中的重要公务的联系与答询，不具有指挥性质和指示性质，使用范围广泛，不受行文关系的限制。
公函按行文方向分为向对方商洽工作或询问问题的去函，以及对对方来函作出答复的复函。
便函是平行单位或不相隶属机关、单位之间商洽、询问、答复一般性事项的函。便函不是正式公文，在行文上没有公函那样严格，可以用本单位信笺缮写，可不编发文字号。
23、会议报告
会议报告，是会议主持者代表本级领导机关向会议所作的集中反映会议中心议题的陈述。会议的基本精神，一般都通过报告表述。
报告按会议的性质可分为代表会议报告，工作会议报告，传达上级文件、会议、指示精神的会议报告等。
24、会议记录
会议记录是笔录会议基本情况的一种公文，多用于比较重要和正式的会议。是传达、贯彻会议决定和精神的依据，会后进一步分析、研究、总结工作的参考材料，还具有供存查备考的重要作用。
（1）会议记录的分类内容
会议记录按记录内容的详略可分为摘要记录和详尽记录。内容一般包括：会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、记录人、会议议题、议程、发言、决定、决议等。会议记录须指定专人负责，会后由会议主持人签阅，然后归入档案保存。
（2）会议记录的写法
①会议组织情况。包括会议名称、次数、时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者等。这部分内容要在会议开始前记录好。如果出席者、缺席者或列席者较多，可只写人数，或由出席者、列席者自己签到。
②会议内容。这是会议记录的主要部分。记录方法有两种。一种是摘要记录。内容比较简单的会议，只记会上讨论的主要问题、发言的主要内容以及通过了什么决议等。另一种是详细记录。内容比较复杂的或重要的会议，要详细记录下每个人的发言。对讨论中的不同意见，更要把观点看法记录完整。但不管是摘要记录还是详细记录，记录的内容都要符合发言者的意愿，重要内容不能漏记或少记，更不能任意增减或改变发言人内容。最后要写上“散会”或“记录完毕”字样。
25、会议纪要
会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的一种公文。主要用于总结会议要点，通报会议精神，推动工作开展，积累留存重要资料。会议纪要可以直接下发，或呈报上级批转下发，或由主持会议机关加批语下发。
（1）会议纪要的分类
会议纪要按性质可分为专门性工作会议纪要、座谈会议纪要、学术会议纪要、会谈纪要，技术鉴定会议纪要等；按内容可分为意见性会议纪要和情况性会议纪要。
（2）会议纪要的要素
会议纪要的要素一般包括：召开会议的根据、会议时间、会议地点、与会人员、会议议程、会议活动、会议收获、会议研究和讨论的主要内容、对今后工作提出的希望、号召和要求等。
（3）会议纪要的写法
①标题。一种是单标题，由机关名称、会议名称和文种组成，如《××县党建工作会议纪要》。另一种是双标题，正标题概括会议纪要内容，副标题补充说明机关名称、会议名称和文种，如《从严治党，保证改革顺利进行——××县纪委关于加强纪检工作座谈会纪要》。
②开头。简述会议情况，如会议的宗旨、时间、地点、主办单位、主持人、参加者、收获、评价，以及为什么要发会议纪要等。文字要简明扼要，交代清楚。
③正文。概括会议议定事项和主要精神。写法有两种。一种是以整理与会人员的发言要点为主，通过发言反映会议精神。整理发言，可以先后为序，显出发言过程；也可以按内容分类，突出发言要点。这种写法多用于座谈会纪要。另一种是以综合反映会议精神，概括归纳决定的事项为主。第二种写法是把会议简况，会议上讨论、解决和决定了哪些问题，还有什么问题需要解决等，分条列项地加以阐述。
26、会议总结
会议总结是会议主持者在会议即将结束时向会议所作的总结性陈述。会议总结按内容可分为两种：一种是会议已作过报告的会议总结，主要是对报告进行补充说明，进一步强调报告的重点，提出传达贯彻会议的意见要求。一种是会议没有作过报告的会议总结，主要承担会议报告的内容，起到会议报告的作用。
会议总结的内容一般包括：对会议的评价、估计，回答会议提出的一些问题，突出强调会议的要点，传达贯彻会议精神的具体意见和要求。
27、会议须知
会议须知是会议主持者告知与会人员有关事项以引起人们注意和警觉的一种公文。较大型的会议一般都印发会议须知。
会议须知的内容一般包括：会议日程、会议领导机构和办事机构、注意事项、作息时间、保密纪律、与会人员名册等。
28、鉴定
鉴定是评价党员、干部在一段时间内思想和行为表现的一种党务文书。按性质分为自我鉴定和组织鉴定。
鉴定的内容一般包括鉴定对象、鉴定时间、鉴定对象主要表现、对被鉴定人的评价等。
写鉴定时要注意全面、客观、如实地反映一个人的真实面貌，公正地评价一个人的功过。要防止报喜不报忧，只讲优点，少讲或不讲缺点，更要防止借鉴定机会有意整人。组织鉴定一定要同本人见面，允许本人提出自己的看法和意见。鉴定属于档案材料，要归档。
29、证明信
证明信是以组织或个人的名义，根据真实确凿的证据，证明某人的身份、经历或证明有关事件的真实情况的专用书信。
（1）证明信的种类
①组织证明信。这种证明信多数是以组织名义证明曾在本单位工作的人员的身世、经历、表现或与本单位有关事件的情况。证明材料可从档案中摘引，也可通过调查获取。
②个人证明信。这种证明信以个人的所见所闻证明某人或某事的真实情况。内容由个人回忆写成，完全由个人负责。个人证明信写好后，由所在组织在证明信末尾加注意见，说明写材料人的身份情况和所写材料的可信程度。
③身份证明信。这种证明信经常是因工作需要而随身携带的。它以组织名义，证明携带证明者的身份和从事的工作，起到一种证件的作用，为携带者提供身份证明，以保证其工作、生活、旅行等的顺利进行。
以上三种证明信，都要求制发者要以对党对人民负责的态度，严肃认真，实事求是，提供的材料要确凿可靠，不能任意夸大或缩小。
（2）证明信的写法
①标题。写“证明信”字样。
②开头。身份证明信不写收受证明的单位，组织证明信或个人证明信一般要写上收受证明的单位。如果个人证明信是仅证明信中内容的真实性，也可不写收受单位。
③正文。正文要写明证明的事项，有针对性地回答要证明单位提出的需证明的问题。对所证明事件的过程，要有条理地写出时间、地点、人物、经过和结果，内容复杂的可分段叙述。
④结尾。习惯上另起一行顶格写“特此证明”。身份证明信的结尾要注明有效期限。
⑤署名和日期
证明信书写要工整，文面要整洁。要有登记和存根，以备查证。
30、典型材料
典型材料是把先进人物、先进集体的事迹，或把犯错误党员干部、发生问题单位的情况经过整理而写成的书面材料。通常所说的典型材料，包括正面典型材料和反面典型材料。
（1）典型材料的要求
①内容要真实、可靠。典型材料的任何一个细节、数字都要绝对真实、可靠，不能有溢美或护短之词。有些没有完全搞清楚的材料宁可不写进去。
②语言要概括。典型材料的整理要具体。但在语言表述上，则要注意简练、准确、具有概括性。对事情发展的过程，一般不作详细的、具体的叙述。
（2）典型材料的写法
①标题。标题要概括出什么人（或什么单位）、什么性质的典型材料，如《××市优秀党员×××同志的先进事迹》。
②正文。首先，简要介绍一般情况，如姓名、单位、职务、评选为哪一类先进人物或犯何种性质错误、受到什么处分等。其次，重点介绍先进事迹或犯错误的事实。介绍先进事迹要把主要做法、取得的成绩、产生的积极意义写出来；介绍犯错误的事实要把主要问题、产生的不良后果及错误产生的主客观原因写清楚。如果内容较多，介绍时要注意条理性。
③署名和日期，典型材料不能由个人署名，要署上整理材料的组织名称。
31、介绍信
介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、政治面貌、接洽事项等情况的一种公文。持介绍信的人可以凭借此信同有关单位或个人联系，商洽某些事项。收信者从介绍信里可以了解来者是什么人、任什么职务、要办什么事情、有什么希望和要求等。介绍信不仅有联系双方的作用，还有证明身份的作用。
介绍信有三种常用的形式：一是公文信纸写的普通介绍信；二是铅印的现成格式的介绍信；三是铅印的带存根的介绍信。
介绍信的一般格式：
①开头。联系单位或个人的称呼，顶格写，称呼后加冒号。
②正文。另起一行，空两格起写介绍信的内容。说明持介绍信者的姓名、年龄、政治面貌、职务、要接洽联系的事项和向接洽单位或个人提出的希望。
③结尾。祝愿和敬意的话，如“此致敬礼”，“请接洽”等。
写介绍信应注意：要填写持介绍信者的真实姓名、身份，不能冒名顶替，接洽联系的事项要写得简明扼要；必要时要经主管领导过目或在存根上签字，以示慎重负责；重要的介绍信要留有存根或底稿，存根和底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并经开介绍信的人认真核对；书写工整，不能随便涂改。
32、发言稿
在参加各种会议时为了更好地表达对会议议题的意见，往往把所要讲的话在会前用文字写下来，这就是发言稿或讲话稿。
（1）发言稿的分类
①在比较大的会议上，如在党的委员会或党代表大会上的发言或报告，为了郑重起见，会前把所要讲的话全部写下来，可以拿到会上宣读；
②在较小型的会议上，如党小组会、支委会或学习讨论会上，会前只把所要讲的话拟成提纲、要点，在会上根据提纲或要点的精神发言即可。
（2）发言稿的写法
