超市采购概述
一、采购释义
狭义上的采购是指商品的购进（亦含引进之意）。广义上的采购是指商品信息的采集与商品实物的购进。采购是实现商品销售的，能否及时、准确地采购到价廉物美且符合消费群体需求的商品，不仅体现了超市的采购能力，而且决定了超市的赢利能力。
超市的商品量有上万种之多，采购量很大。为了采购到充足的商品，根据商品的结构，超市应分工组建相应的采购队伍。通常，各单店超市都设有专门的采购部门，并按商品大类结合商品比重或直接根据商区设置采购分部，商品比重较少的商区可以合并设立采购分部。而大型连锁超市，一般都实行中央采购制，并按区域层级建立采购组织，以达到集中调控、统一采购的目的。
按工作性质评价，超市采购的流程较短，但采购工作的强度较大，主要侧重在信息采集、计划制订、采购谈判、商品结构调整、商品结算、销售支持、供货关系维护等方面。
二、采购信息系统
没有调研就没有发言权。在瞬息万变的信息时代，深入市场采集信息，建立和维护完善的信息系统，是获取采购资源、控制采购成本、提高采购效率、掌握采购主动权的有力保障。
采购信息系统主要是利用计算机数据库，通过采集零售业商品的信息资料和整理超市销售商品的信息资料分类编辑设立而成的。
1、零售业商品资料信息
零售业商品资料信息主要包括：
①零售业行业环境信息。零售业行业环境信息主要包括行业发展历程、行业政策、行业标准、行业知名品牌、行业采购特点等。
②零售业主要商品目录。零售业主要商品目录为超市行业常规销售的商品类，可以按大型超市销售商品的类别进行分类采集。
③零售业商品供货信息。零售业商品供货信息主要包括商品品牌信息、供货单位等。
④零售业商品价格信息。零售业商品价格信息主要包括同类产品不同品牌、不同供应商的批发价格与行业零售价格。
⑤零售业新产品信息。零售业新产品信息主要包括新产品开发方向、开发品类及相关性能、价格、特点、使用范围等。
⑥零售业采购信息分析。零售业采购信息分析主要包括行业采购规律、行业采购趋势、行业采购策略等。
2、超市商品资料信息
超市商品资料信息主要包括：
①超市采购历程信息。超市采购历程信息主要包括超市采购方向、采购事件、采购策略、采购制度等。
②超市商品结构目录。超市商品结构目录是根据超市所采购商品的品类、特点分类编辑的采购目录。
③超市商品采购信息。超市商品采购信息主要包括超市采购商品品类、规则、购价、数量、日期及入库、出库、退换货、申购等。
④超市商品销售信息。超市商品销售信息主要包括超市采购商品所销售品类、售价、数量、破损、结算等。
⑤超市供应商信息。超市供应商信息主要包括超市供应商名称、地址、联系方式、商品品类、账户、合同、账单等。
采购计划
一、采购计划分类
采购计划是指涉及采购品类、采购步骤与采购措施等内容的预设行动方案。
超市商品数量和种类繁多，为了明确采购目标、加强采购调控控制，采购部门应根据超市商品结构、营业状况、行业动态、市场需求等方面的信息，分工、分期地制订采购计划。
按分工来说，采购计划主要分为分部计划、部门计划、个人计划三种。三者之间的关系是：个人计划依据部门计划，部门计划依据分部计划，分部计划依据总部计划，总部计划依据战略规划。
按时间来说，采购计划主要分为年度计划、季度计划、月计划和临时计划四种。四者之间的关系是：月计划依据季度计划，季度计划依据年度计划，年度计划依据战略规划，临时计划作为补充。
二、采购计划内容
采购是一项细致的工作，为避免出现采购上的失误，采购计划的内容应该尽量完整、详细。采购计划的内容主要包括：
①采购计划的标题、编号（标题应明确什么性质的采购、并可根据采购的次数或日期来编号）；②采购计划的时期、目标（时期为采购的整个时间段，目标为达到的采购要求与目的）；③采购商品的类别、品种（类别为采购什么商品类，品种为具体的商品内容）；④采购商品的数量（明确每类每种商品的采购数量是多少）；⑤采购商品的地点（各类商品从什么地方采购）；⑥采购商品的标准（包括品牌、型号、材质、规格、花色、供货单位等）；⑦采购商品的价格（分类商品的单价与总体采购成本）；⑧采购商品的要求（包括采购方式、供货方式、结算方式、促销支持等）；⑨采购商品的时间（各类商品分期采购时间）；采购收益的预算（包括采购成本、商品售价、销售毛利、销售数量、销售收益等）；采购商品的支持（包括国家政策支持、人才支持、资金支持、信息支持等）；采购计划的拟订部门、拟订人与拟订日期等。
因为采购系统非常庞大，所以在采购的商品品种、数量多时，采购计划后可附上“采购商品目录”。“采购商品目录”主要包括采购商品大类、品种、单价、数量、日期、供货商等信息。
通常大型连锁超市的计划都是由采购总部来制订，各分店只须提出采购申请即可。
由于各大超市之间竞争激烈，“计划没有变化快”的现象非常普遍，这就要求超市应建立灵活的采购机制，如授予分店或采购部门一定额度的临时采购权，以增加采购的应变能力。具体的授权额度通常可根据采购责任人的风险调控能力来确定。
三、采购计划管理
采购计划管理是对采购计划进行跟踪、评价与调整的过程。
超市采购部门应定期对采购计划的执行情况进行分析评价，遇计划指标与实际指标差距较大时，就应对原计划进行修正。
说明：超市可设采购评价警示系统，当实际指标超过计划指标一定级别时，就可显示几颗绿星；若低于计划指标一定级别时，就可显示几颗红星。级别通常按百分比来设定采购计划管理的执行效率同超市专业化管理水平息息相关，很多超市由于计划管理执行力不足，而否定计划的作用，这种意识需要改进。
采购谈判
根据采购计划，采购最具挑战性、也是最关键的环节在于采购谈判。采购谈判是指商品采购的业务洽谈。采购谈判的目的是为了确保能够按时、按质、按量地购进价廉物美且符合消费者需求的商品，同时还要争取获得供货商铺货、促销、结算、返利、市场保护等销售方面的政策支持，并与供货商建立长效、紧密的合作关系。
一、采购谈判的内容
采购谈判首先要明确谈判的目的、找准谈判的对象、熟知谈判的内容、掌握谈判的信息、确立谈判的目标，然后通过发函、通电或登门预约等方式进入谈判程序。来访的供货商需要临时接待。采购新商品的谈判内容相对较多，也较细，主要包括：
①采购商品的品种、品名、规格、色调、总量、批量、包装；②采购方式（代销、经销、联合销售、自营）；③销售方式（普通上架、专柜、打包销售、零散销售、团购）；④采购时间、最低批次量、运输方式、交货地点、到货时间；⑤采购价格（出厂价、到岸价、现货价、期货价、折扣价、含税价、不含税价等）；⑥进场费用、免费样品、广告与促销支持；
⑦折扣政策（数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节折扣等）；⑧结算方式、结算账期；
⑨市场维护、售后服务（退换货、安装、保修标准）；⑩损耗补偿、违约责任等。
商品良好的销售业绩离不开供货商的资源支持，而且微薄的毛利空间，往往需要供货商的返点才能赢利，所以采购谈判不是一蹴而就的，而是一个持续不断的磨合过程。
其次，采购谈判还必须把握一个度，过分自利与苛刻的谈判条件，不但容易伤害供货商的感情，还会因供货商变相加价和服务滞后，而影响到商品的利润与服务质量。
二、采购谈判技巧
谈判是一门学问，也是一门艺术，要想在谈判中获胜，除要求谈判者具备良好的口才、丰富的行业知识、沉稳的心理素质外，还要求谈判者具备洞察秋毫、运筹帷幄的谈判技巧。我们根据谈判步骤与谈判要求总结出十五条谈判技巧，供采购人员参考。
①摸清信息，资料充分；
②充足时间，预约守时；
③组织有方，分工明确；
④逐条深入，准确清晰；
⑤保持语速，控制节奏；
⑥用心聆听，多加赞誉；
⑦分清利弊，争取利益；
⑧稳定情绪，礼貌用语；
⑨少用辩驳，间断调和；
⑩不轻易表态，不绝对用语；
择机果断，谨防变故；
深虑远见，后续获益；
大型会议，抢占优势；
坚持原则，善于取舍；
聚餐娱乐，加深感情。
在谈判过程中，主谈者应保持适当的语速与音量，控制好谈判进度，不轻易打断对方言语，并要恰当赞赏对方及其公司。针对拘谨的谈判环境，可以通过主动寒暄和讲讲笑话等方式来缓和紧张的气氛。
在恰当时机，可以适当地提出对方商品的不足之处，以争取获得谈判优势。
遇谈判争议时，应克制激动，稳定情绪，多用些礼貌用语拉近彼此的距离。当对方对谈判条款出现抱怨和质疑时，需先耐心听取，坦诚地表示歉意，委婉解释，避免辩解，可提议暂停谈判以放松心情。
遇到不能明确和不完全清楚的问题，或受权限制约不能随意表态时，禁止用绝对、不行、不可能等无商量余地的语句中断谈判进程。
若面对一定时期处于弱势但有长远收益价值的谈判，应征求领导意见，决断及时，通过后续协作逐步争取利益，避免被他人抢占先机。
谈判中应清楚谈判立场，坚持谈判原则，避免在谈判中掺杂个人感情色彩，对确实有损企业利益的谈判可以暂时放弃，积极寻找新的购货渠道。
对于重要的采购谈判，可以安排宴请和参加文娱活动，以增进感情，提高谈判成效。
除了以上简要介绍的一些技巧之外，参与采购谈判的人员还应清楚，谈判前需要详细收集采购信息，尽最大可能掌握意向采购商品的特点、制造工艺、原料成分、生产成本、出厂价格、市场价格及生产单位、产品系列、销售模式、经营资质等信息，筛选出有针对性的供货商（生产厂家或地方销售商），预约洽谈时间，并要准备好谈判所需的资料（名片、简介、采购政策、意向合同、纸笔等）。
大单业务应组建谈判小组并进行明确分工，实现资历对接的合理搭配，由采购总监或总经理带队同对方高层约谈。谈判内容必须逐条进行，而且要清楚地表达采购意向，促进双方意向的统一。此外，还可以通过召开商务会扩大影响，占据谈判主动。
对于一些强调效率的谈判，采购责任人可直接带着支票或提着现金前往谈判，以增强谈判气势，提高谈判效率。大额进出口商品，可以确立好采购标准，通过委托专业的商贸公司来进行谈判以获得采购利益。
超市廉洁的采购制度、互利的采购文化、良好的结款信誉、强劲的发展势头，都是取得采购谈判优势的有效因素。
采购合同
谈判达成共识，明确了合作关系后，双方就进入了采购合同的签订程序。
采购合同是明确采供双方责权利的书面协议，而且具有法律约束效力，因此各条款不但要求完整，而且要求定性、准确、量化，并须邀请律师进行文本审核。
采购合同主要条款包括：
①采购商品品名、规格、型号、色调、材质；
②采购商品批次量、包装、单位、单价、总采购量；③采购商品运输方式、到货地点、验收标准；
④采购商品最小订货量、交货周期、广告支持、折扣返利；⑤采购商品退换条件、结算方式、耗损率；
⑥采购商品进场手续与相关费用、违约责任；
⑦市场维护规定、合同期限和谈判商定的其他约定条款等。
大型超市的采购都要求供货商提供增值税发票，而所谈的采购价格通常为不含税价。
我国超市商品税率主要分13％、17％两档。13％的税率适用于粮食、水、食用植物油、图书、杂志、饲料、化肥、农副产品等商品，17％的税率适用于大多数销售商品。
超市准入制度
采购商品，除采用到货付款的结算方式外，主要采用账期付款的结算方式。通常超市采购付款账期是40～60天，并且分为按一批采购量结算和年实际销量结算两种付款方式。
合同结算条款中，若出现类似“1／20、n／40”的字符，就表示20天内付款可享受1％的折扣，在享受1％的折扣前提下，40天内必须付全款，n代表确定的百分比。
准入制度是指超市对供货商供货资质的审核过程。超市进场的商品都必须符合国家超市商品的管理规定。只有采购谈判达成协议且符合准入资格的单位，才能同超市签订采购合同。
准入关卡
根据不同商品的种类，供货商提交的资质材料各不相同，主要的资质内容应包括：
①营业执照复印件；
②生产经营许可证复印件；
③税务登记证复印件；
④法人委托书复印件；
⑤产品质检报告复印件；
⑥卫生许可证复印件；
⑦厂商代码；
⑧注册商标登记证复印件；
⑨增值税号；
⑩货款结算代码；
开户银行；
银行账户；
进口检验检疫报告、报关单；
特殊品批准文号等。
采购队伍
现代经济是人才经济，企业中所有被动的、积极的因素都可以归结为人的因素。事在人为，打造优秀的采购队伍是提高采购效率和采购质量，增强超市商品竞争力的有力保障。
